Fecha de Elaboración: 30 de enero de 2009 Hoja 1 de 245

Transcripción

1 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 1 de 245 En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, Título Segundo de la Administración Pública Centralizada, Capítulo I De las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos, Artículo 19 y al Reglamento Interior de esta Secretaría, Capítulo II de las Facultades del Secretario, Artículo 6 Fracción IX, el Lic. Javier Lozano Alarcón, en su carácter de Secretario del Trabajo y Previsión Social, ha tenido a bien expedir el presente DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. 1

2 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 2 de 245 ÍNDICE PÁGINA INTRODUCCIÓN 3 I. Organigrama 5 Misión y Visión 6 Objetivo y Responsabilidades 7 Subdirección de Austeridad y Ahorro Sustentable 10 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo 12 Misión y Visión 13 Objetivo y Responsabilidades Proyectos y Procesos 19 II. III. IV. Dirección de Adquisiciones y Almacenes Misión y Visión 41 Objetivo y Responsabilidades 42 Proyectos y Procesos 61 Dirección de Administración de Servicios Generales Misión y Visión 101 Objetivo y Responsabilidades 102 Proyectos y Procesos 122 Dirección de Conservación de Inmuebles Misión y Visión 187 Objetivo y Responsabilidades 188 Proyectos y Procesos 210 2

3 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 3 de 245 INTRODUCCIÓN El presente Manual de Organización y Procesos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, ha sido elaborado con la finalidad de brindar, en forma ordenada y sistemática, la información estructural y funcional que sustenta la conformación de las áreas administrativas adscritas a dicha Dirección General. El documento contiene en consecuencia, la misión, visión, el objetivo y las responsabilidades de la Dirección General, así como de las Unidades Administrativas que la conforman. Dentro del aspecto organizacional, incluye el organigrama correspondiente, que representa gráficamente de la estructura de su organización, de tal forma que es posible visualizar los niveles jerárquicos y las relaciones de dependencia que existe en cada uno de ellos. Asimismo, el presente manual incluye los procesos sustantivos y de soporte, los cuales señalan en primera instancia el objetivo que pretende alcanzar cada uno de ellos, el alcance, la duración, una breve descripción y sus indicadores del desempeño; así como el diagrama de flujo. La actualización del Manual será responsabilidad de la propia Unidad Administrativa y dependerá de los movimientos estructurales que en lo subsecuente se lleven a cabo, tomando como base para ello, el dictamen que previamente emita al respecto el C. Oficial Mayor del Ramo y que deberá ser gestionado por conducto de la Dirección General de Recursos Humanos. 3

4 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 4 de 245 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES I. 4

5 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 5 de 245 ORGANIGRAMA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Dictamen KC2 72 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección de Adquisiciones y Almacenes MC Dirección de Administración de Servicios Generales MB3 2 Dirección de Conservación de Inmuebles MC2 Subdirección de Procesos Licitatorios Subdirección de Almacenes y Distribución Subdirección de Compras Directas NC1 NA1 NA2 NA2 Subdirección de Servicios Generales NA1 Subdirección de Administración de Servicios Generales A Subdirección de Seguridad, Vigilancia y Protección Civil Subdirección de Obras 87 Subdirección de Supervisión y Mantenimiento NA1 NA1 NA2 NB1 82 Subdirección de Administración de Inmuebles 51 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo NC2 89 Subdirección de Austeridad y Ahorro Sustentable NA1 86 Departamento de Contratación de Estudios, Consultorías y Eventos OB3 Departamento de Bienes e Inventarios OA Departamento de Seguimiento y Evaluación de Compras OA1 39 Departamento de Archivo General y Oficialía de Partes OB1 77 Departamento de Supervisión de Servicios, Comedor y Eventos OA1 58 Departamento de Protección Civil OA1 7 3 Departamento de Estudios y Proyectos OC1 80 Departamento de Administración y Mantenimiento Zona Norte OA1 48 Departamento de Control Operativo OA1 OA2 9 Departamento 1 de Seguimiento y Control de Presupuesto de Recursos Materiales 75 Departamento de Comité y Subcomité OA1 85 Departamento de Apoyo Técnico de Servicios Generales OA2 78 Departamento de Transportación Aérea OA1 79 Departamento de Supervisión de Obras OA1 81 Departamento de Administración y Mantenimiento Zona Sur OA1 74 Departamento de Procesos de Adquisición de Mantenimiento y Obra Pública OA1 5

6 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 6 de 245 MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Contribuir al logro de los objetivos institucionales cubriendo las necesidades de las áreas de la Secretaría de manera oportuna, eficaz, eficiente y transparente, así como garantizar bienes y servicios de calidad y el cumplimiento de las medidas de austeridad y ahorro del gasto, a través del establecimiento de políticas y lineamientos que contribuyan al aprovechamiento óptimo y racional de los recursos. VISIÓN Ser un área reconocida por la calidad y oportunidad de los servicios que proporciona, propiciando siempre una mejora continua de los mismos. 6

7 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 7 de 245 OBJETIVO Proporcionar a las unidades administrativas que integran la Secretaría, los bienes y servicios que requieren para su funcionamiento, en forma oportuna y con calidad. Establecer las políticas y lineamientos necesarios para que los recursos sean utilizados y aprovechados de manera racional, honesta, austera y en estricto apego a la normatividad vigente. 7

8 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 8 de 245 RESPONSABILIDADES Proponer los proyectos de políticas, normas, sistemas y procedimientos para la administración de los recursos materiales; ejecución de obras; seguros; servicios generales; arrendamiento, ocupación y aprovechamiento de inmuebles destinados a la Secretaría y de los equipos e instalaciones con que cuenten, así como programar su operación, llevar a cabo su ejecución y verificar su cumplimiento. Formular el programa anual de adquisiciones, arrendamientos, servicios generales, seguros, mantenimiento y obras de la Secretaría, así como administrar su ejercicio conforme a los objetivos y metas definidas. Conducir los procesos de licitaciones públicas, de invitaciones a cuando menos tres personas y de adjudicaciones directas en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, y de obra pública y servicios relacionados con las mismas, así como efectuar los actos jurídicos y administrativos inherentes y derivados de ellos. Proporcionar y administrar los servicios de mensajería, archivo, almacén, fotocopiado e impresión, artes gráficas, limpieza, jardinería, fumigación, mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, seguridad y vigilancia, comedores, vehículos y transporte, estacionamientos, seguros y adquisición de boletos para transportación aérea. Suscribir y formalizar los contratos, convenios y pedidos relativos a adquisiciones, arrendamientos, servicios, obra pública y servicios relacionados con las mismas, así como de disposición final de bienes, y cualquier otro acto jurídico relacionado a los mismos. Administrar el inventario de bienes muebles de la Secretaría y proveer lo necesario para su actualización y control, así como determinar el procedimiento de disposición final. Elaborar el programa anual de conservación y mantenimiento de las instalaciones, inmuebles, mobiliario y equipo de la Secretaría, de conformidad con los requerimientos de las unidades administrativas; presentarlo a la consideración del Oficial Mayor, y ejecutarlo conforme a lo establecido en las disposiciones legales aplicables. 8

9 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 9 de 245 RESPONSABILIDADES Integrar y coordinar la ejecución del programa interno de protección civil para el personal, instalaciones, bienes e información de la Secretaría, así como aplicar las normas y disposiciones que emita la Secretaría de Gobernación para la operación, desarrollo y vigilancia de dicho programa. Coordinar el funcionamiento de los Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios; de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas; de Bienes Muebles, de Consolidación y de Ahorro Sustentable, así como de los subcomités respectivos. Establecer criterios que permitan llevar a cabo las medidas de austeridad, disciplina del gasto y ahorro sustentable de los recursos materiales de la Secretaría, así como en los procesos que lleva a cabo. Coordinar la producción de materiales impresos, su edición e impresión, de conformidad con los lineamientos correspondientes. Gestionar los pagos relativos a adquisiciones de bienes, prestación de servicios y obra pública y servicios relacionados con la mismas, así como aplicar, en su caso, las penas convencionales establecidas en los contratos correspondientes, y Las demás que le señalen otras disposiciones legales o reglamentarias y sus superiores jerárquicos, y que estén en el ámbito de su competencia. 9

10 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 10 de 245 OBJETIVO Subdirección de Austeridad y Ahorro Sustentable. Promover el óptimo uso y aprovechamiento de los recursos con base en la normatividad en materia de austeridad y ahorro sustentable así como asesorar a las áreas de la Dirección General, en la normatividad aplicable. Asesorar en materia normativa a la Dirección General, para que los contratos, convenios modificatorios, rescisiones, sanciones y penas convencionales, se hagan con estricto apego a la normatividad vigente. Procurar que se cuente con una normatividad interna actualizada en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, y en materia de obra pública y servicios relacionados con la misma. Promover el establecimiento de una cultura ambiental en la STPS, impulsando la implementación y seguimiento de Sistemas de Manejo Ambiental que conlleven a un adecuado ahorro y criterios de sustentabilidad ambiental. 10

11 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Hoja 11 de 245 RESPONSABILIDADES Apoyar en la elaboración de los contratos y pedidos que se deriven de las diversas modalidades de adquisiciones, arrendamientos y servicios a cargo de la Dirección General, verificando que se acaten todas las disposiciones legales o reglamentarias vigentes. Coadyuvar en la vigilancia del cumplimiento de las políticas, bases y lineamientos internos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios, respecto a los convenios modificatorios, rescisiones, sanciones y penas convencionales. Dar seguimiento a la formalización de contratos para asegurar su otorgamiento en tiempo y forma. Brindar asesoría y consultoría a las áreas en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y en materia de obra pública y servicios relacionados con la misma. Promover las actividades que conlleven a la actualización de manuales y normatividad interna sobre los procesos sustanciales de la Dirección General. Coadyuvar en la vigilancia del cumplimiento de la normatividad en los procesos de adquisiciones, arrendamientos y servicios, así como en obra pública y servicios relacionados con la misma. Impulsar el establecimiento de objetivos e indicadores de ahorro en diversos bienes y servicios. Asesorar a las áreas en la implementación de mecanismos necesarios para el sistema de manejo ambiental, constituido por sus 3 programas básicos: Programa de Ahorro de Energía, de Uso eficiente y Racional del Agua y Consumo Responsable de Materiales de Oficina. Promover el desarrollo de los Sistemas de Manejo Ambiental conforme lo establece la Ley General de Equilibrio Ecológico y Protección al Ambiente. 11

12 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 12 de 245 SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL OPERATIVO 12

13 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 13 de 245 ORGANIGRAMA SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL OPERATIVO DICTAMEN NC2 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo 51 Departamento de Seguimiento y Control de Presupuesto de Recursos Materiales OA

14 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 14 de 245 MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Contribuir al logro de los objetivos de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de un adecuado seguimiento y control operativo orientado a resultados. VISIÓN Que la cumpla con los objetivos trasversales establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, así como con el calendario presupuestario, por medio de un adecuado seguimiento y control de los indicadores de desempeño que conlleven a una mejora continua en la administración de los servicios brindados por la misma. 14

15 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 15 de 245 OBJETIVO Coordinar y operar los programas del sistema de administración de los recursos materiales y financieros, con el propósito de apoyar la operación de la Dirección General, bajo los criterios de eficiencia, eficacia y honradez, así como implantar las medidas internas, con el fin de observar la normatividad vigente y coadyuvar al cumplimiento de los objetivos y metas de la Dirección General con base en una planeación estratégica. Coordinar las actividades de programación, presupuestación y control del gasto de las Direcciones de área que conforman la Dirección General, con base en las disposiciones que emita la Dirección General de Programación y Presupuesto. Coordinar y elaborar los informes, controles, programas y demás documentos que permitan el cumplimiento de los objetivos encomendados a la Dirección General. 15

16 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 16 de 245 RESPONSABILIDADES Establecer los mecanismos necesarios y adecuados para la administración de los recursos a cargo de las direcciones de área que conforman la Dirección General, mediante el diseño y aplicación de normas, lineamientos, herramientas y métodos de trabajo que consoliden su ejercicio de presupuesto transparente, eficiente y de óptimo aprovechamiento. Coordinar las actividades de programación, presupuestación y control del gasto de las Direcciones de Área que conforman la Dirección General, con base en las disposiciones que emita la DGPP. Dar seguimiento al sistema de control de pago de las asignaciones presupuestales destinadas a cubrir la adquisición y/o arrendamiento de bienes, la contratación de servicios generales y obra pública. Dar seguimiento al ejercicio del presupuesto de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, con el fin de eficientar el gasto y evitar subejercicios. Llevar a cabo un adecuado seguimiento y control del Fondo Rotatorio Ampliado asignado a la Dirección General. Participar en el análisis, elaboración y ejecución de comunicados, informes, controles, procedimientos y funciones que permitan dar cumplimiento a los objetivos de la Dirección General. Llevar a cabo en coordinación con la Dirección General de Política Laboral, el establecimiento, seguimiento y control de los indicadores de planeación y los informes relativos. Llevar a cabo los programas de inversión de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social con base en los lineamientos emitidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 16

17 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 17 de 245 OBJETIVO Departamento de Seguimiento y Control de Presupuesto de Recursos Materiales. Atender los requerimientos de las direcciones de área que integran la Dirección General, en lo que respecta al control y manejo presupuestal por movimientos, transferencias, adecuaciones, solicitudes de gasto por comprobar, fondo revolvente así como recepción, verificación para trámite de pago a proveedores de bienes y servicios. Registrar y controlar las cuentas asignadas a la Dirección General, para llevar a cabo un control de las entradas y salidas. Tramitar las solicitudes con afectación al presupuesto autorizado, por pago de bienes y servicios contratados bajo los procedimientos de Licitación Pública, Invitación a Cuando Menos Tres Personas, Adjudicación Directa, reembolso, fondo revolvente, procedimiento para verificación de evidencias, contratos, periodos de servicios así como asignaciones presupuestales por contrato. 17

18 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 18 de 245 RESPONSABILIDADES Manejo del presupuesto asignado, para atención a los requerimientos presupuestales para la asignación de compromisos a través de contratos por los diferentes procedimientos de adjudicación. Recibir, verificar y tramitar la documentación inherente a los compromisos de pago adquiridos a través de la firma de contratos por los diferentes procedimientos de adjudicación, para cumplir con la norma establecida. Registro, captura y resguardo de la documentación inherente a los diferentes procesos de pago, para la elaboración de análisis presupuestales, afectaciones ó toma de decisiones presupuestales. Registro y captura en sistema de los auxiliares de control de las cuentas asignadas a la Dirección General. Elaboración de reportes, conciliaciones bancarias, y trámites por revolvencia del fondo revolvente ampliado. Atender los requerimientos de fondo revolvente así como su control presupuestal por asignación mensual, trimestral, semestral y anual para el cierre contable. Revisión de evidencias, verificación contra contrato y asignación presupuestal. Captura y registro de datos para cruce de información presupuestal. Preparación de informes del ejercicio de presupuesto asignado. 18

19 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 19 de 245 PROCESOS SUSTANTIVOS: LISTADO DE PROYECTOS Y PROCESOS 1. Elaboración de Informes de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.. 2. Elaboración de los Programas de Inversión de la Secretaria del Trabajo y Previsión Social. 3. Trámite de pago para los procedimientos de adquisición de bienes y contratación de servicios para la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. 4. Trámite de Fondo Revolvente Ampliado. 19

20 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 20 de 245 OS Y PROCESOS PROCESO SUSTANTIVO: Elaboración de Informes de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. Cargo del Líder (Dueño del Proceso): Subdirector de Seguimiento y Control Operativo OBJETIVO: Llevar a cabo la elaboración en tiempo y forma de los diferentes informes solicitados a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. ALCANCE: Inicia con la elaboración del calendario de informes y la solicitud de los mismos a cada una de las áreas de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, y termina con el envío del informe al área, previa corrección de las observaciones, en el caso de que existan. DURACIÓN: Varía dependiendo el informe y la solicitud de las áreas. DESCRIPCIÓN: La tiene la responsabilidad de entregar diversos informes, algunos de periodicidad continua y otros que son solicitados de manera extraordinaria, en ese contexto, la Subdirección de Seguimiento y Control Operativo es la encargada de consolidar la información y elaborar los informes finales. Entre los informes cuya periodicidad es permanente son: Informe de Indicadores Informe de Planeación Informe de Contratos Informe de Labores Informe de Autoevaluación Informe de Logros Informe de Cuenta Pública. Informe del estado que guarda el Control Interno Institucional. INDICADORES DE DESEMPEÑO: Número de informes. 20

21 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 21 de 245 PROCESO SUSTANTIVO: Elaboración de Informes de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. ÁREA RESPONSABLE: Subdirección de Seguimiento y Control Operativo DIAGRAMA DE FLUJO Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Direcciones de área de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Direcciones responsables Inicio 1 3 Envía calendario de Informes de la DGRMSG A Elaboran el informe Correspondiente y envían Solicita informes a Las áreas de la DGRMSG 2 Revisa y analiza la información 4 Si Está Correcto? 6 No 5 Consolida, realiza el informe final y envía Devuelve a la SSCO con observaciones 6.1 A 7 Consolida con las demás direcciones ó pública Fin 21

22 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 22 de 245 PROCESO SUSTANTIVO: Elaboración de Informes de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. ÁREA RESPONSABLE: Subdirección de Seguimiento y Control Operativo SECUENCIA DE EVENTOS Subdirección de Seguimiento y Control Operativo. 1. Elabora el calendario de informes y lo envía a las áreas de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 2. Solicita los informes a las áreas de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. Direcciones de la DGRMSG 3. Elaboran el informe correspondiente y lo envían a la Subdirección de Seguimiento y Control Operativo. Subdirección de Seguimiento y Control Operativo. 4. Revisa y analiza la información enviada por las áreas. 5. Consolida la información, elabora el informe final y lo envía a la Dirección o área de responsable. Subdirección de Seguimiento y Control Operativo. 6. Esta correcto y completo el informe? 6.1 No, devuelve a la Subdirección de Seguimiento y Control Operativo. 7. Si, Consolida con los informes de las demás direcciones ó pública en la página de transparencia de la STPS. FIN. 22

23 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 23 de 245 PROCESO SUSTANTIVO: Elaboración de los programas de Inversión de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Cargo del Líder (Dueño del Proceso): Subdirector de Seguimiento y Control Operativo. OBJETIVO: Dotar a las Unidades Administrativas de los bienes y servicios necesarios para el desempeño de su operación por medio de la elaboración de los programas de inversión que contengan las características solicitadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para su aprobación. ALCANCE: Desde la solicitud de la Dirección General de Programación y Presupuesto a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, hasta su envío a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para su autorización. DURACIÓN: Conforme a los tiempos establecidos por la Dirección General de Programación y Presupuesto. DESCRIPCIÓN: El proceso comienza con la solicitud de la DGPP a la DGRMSG, posteriormente es turnado a la Subdirección de Seguimiento y Control Operativo, que es la encargada de clasificar la información y elaborar con el apoyo de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, los documentos de justificación y los documentos de justificación económica. Una vez concluidos los somete ha visto bueno del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales quien autoriza ó modifica dichos documentos. Una vez autorizados son enviados a la Dirección General de Programación y Presupuesto para que esta a su vez los registre en el sistema de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y de a conocer si fueron autorizados. INDICADORES DE DESEMPEÑO: Número de programas realizados. 23

24 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 24 de 245 PROCESO SUSTANTIVO Elaboración de los Programas de Inversión de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. ÁREA RESPONSABLE: Subdirección de Seguimiento y Control Operativo DIAGRAMA DE FLUJO Dirección General de Programación y Presupuesto Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Unidades Administrativas Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Dirección de Adquisiciones y Almacenes Inicio Solicita los programas de inversión 1 2 Elabora oficio y envía Elaboran justificación 3 Recibe la información y la clasifica 5 B Envían la información 4 Envía a la DAA para cotizar los bienes. 6 7 Cotiza los bienes 9 8 Elabora documentos Envía cotizaciones A la SSCO Registra los programas En la SHCP 12 Elabora oficio y envía Envía documentos finales. 1 24

25 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 25 de 245 PROCESO SUSTANTIVO Elaboración de los Programas de Inversión de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. ÁREA RESPONSABLE: Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Dirección General de Programación y Presupuesto DIAGRAMA DE FLUJO Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Subdirección de Seguimiento y Control Operativo 1 13 Solicita la justificación económica Si 18 Están bien requisitados? Turna oficio a la SSCO 14 Elabora los documentos 15 No 18.1 A Solicita información complementaria Continúa con los trámites antes la SHCP 19 A Envía documentos a la DGPP Envía documentos de justificación Si Fueron autorizados? 20 No 20.2 Informa a la DGRMSG B Proporciona el OLI con clave de cartera 20.1 Fin 25

26 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 26 de 245 PROCESO SUSTANTIVO: Elaboración de los Proyectos de Inversión de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. ÁREA RESPONSABLE: Subdirección de Seguimiento y Control Operativo SECUENCIA DE EVENTOS Dirección General de Programación y Presupuesto 1. Solicita documentos de planeación del siguiente ejercicio fiscal Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 2. Elabora oficio a las Coordinaciones Administrativas y al Titular de las Delegaciones Federales solicitando que envíen a la Subdirección de Seguimiento y Control Operativo los bienes a adquirir y la justificación correspondiente. Unidades Administrativas 3. Elaboran los documentos de justificación. 4. Envían la información a la Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Subdirección de Seguimiento y Control Operativo 5. Recibe información y clasifica por tipo de bienes con el fin de elaborar proyectos integrales para la STPS. 6. Envía descripción de bienes a la DAA y le solicita su cotización. Dirección de Adquisiciones y Almacenes 7. Cotiza los bienes. 8. Envía cotizaciones a la Subdirección de Seguimiento y Control Operativo. Subdirección de Seguimiento y Control Operativo 9. Elabora los documentos de justificación con los precios enviados por la Dirección de Adquisiciones y Almacenes. 26

27 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 27 de 245 PROCESO SUSTANTIVO Elaboración de los Programas de Inversión de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. ÁREA RESPONSABLE: Subdirección de Seguimiento y Control Operativo SECUENCIA DE EVENTOS 10. Envía documentos finales a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para su aprobación, cambios o sugerencias. 11. Elabora oficio y envía los documentos a la Dirección General de Programación y Presupuesto. Dirección General de Programación y Presupuesto 12. Registra los programas en el sistema de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 13. Solicita los documentos de justificación económica. Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 14. Turna solicitud a la Subdirección de Seguimiento y Control Operativo. Subdirección de Seguimiento y Control Operativo 15. Elabora los documentos de justificación económica, en los cuales se lleva a cabo un análisis costo beneficio. 16. Envía documentos de justificación económica a la DGRMSG. Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales 17. Elabora oficio y envía los documentos de justificación económica a la Dirección General de Programación y Presupuesto Dirección General de Programación y Presupuesto 18. Revisa que estén bien requisitados los documentos No, Solicita información complementaria a la DGRMSG. 27

28 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 28 de 245 PROCESO SUSTANTIVO Elaboración de los Programas de Inversión de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. ÁREA RESPONSABLE: Subdirección de Seguimiento y Control Operativo SECUENCIA DE EVENTOS Dirección General de Programación y Presupuesto 19. Continúa Con los trámites ante la SHCP. 20. Fueron autorizados? 20.1 Si, Proporciona Oficio de Liberación de Inversión clave de cartera 20.2 No, Informa a la. FIN 28

29 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 29 de 245 PROCESO SUSTANTIVO: Trámite de Pago para los Procedimientos de Adquisiciones de Bienes y Contratación de Servicios. Cargo del Líder (Dueño del Proceso): Jefe del Departamento de Seguimiento y Control Presupuestal de Recursos Materiales. OBJETIVO: Llevar el seguimiento, registro y control del trámite de pago, así como el proceso del ejercicio del presupuesto asignado para la elaboración de contratos y trámite de pago de los mismos con cargo al presupuesto autorizado para los diferentes procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios. ALCANCE: Inicia cuando las Unidades Administrativas de la Dependencia requieren del suministro de bienes y servicios para poder concluir sus proyectos y metas, dando inicio a los procesos de adquisición, contratos y manejo de cuentas bancarias para satisfacción del cliente, suministrando bienes y servicios que le permitan cumplir con los programas y metas asignados a la diferentes Unidades Administrativa. DURACIÓN: Permanente. DESCRIPCIÓN: El proceso se inicia con la atención de los requerimientos de las áreas que integran la y demás Unidades Administrativas de la Secretaria, posteriormente comienza el proceso de adquisición por los diferentes procesos de contratación, siendo esto los contratos, los cuales presupuestamente se les da un seguimiento y control para trámite de pago, con el cabal cumplimiento con los lineamientos y normatividad establecida para éstos. Para el caso de gastos por servicios urgentes se canalizan estos pagos por servicios o bienes a través de las cuentas bancarias asignadas a esta unidad administrativa. INDICADORES DE DESEMPEÑO: Número de solicitudes. 29

30 Subdirección de Seguimiento y Control Operativo Hoja 30 de 245 PROCESO SUSTANTIVO: Trámite de pago para los Procedimientos de Adquisiciones de Bienes y Contratación de Servicios. ÁREA RESPONSABLE: Jefe del Departamento de Seguimiento y Control Presupuestal de Recursos Materiales. DIAGRAMA DE FLUJO Departamento de Seguimiento y Control Presupuestal Dirección de Adquisiciones y Almacenes Inicio 1 2 Solicita documentación de contratación Envía la documentación si 3 Esta completa? No A 3.1 Solicita información complementaria A 4 Se abre expediente. 1 30