Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. El Colegio de Veracruz. Xalapa-Enríquez, Veracruz

Transcripción

1 Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave El olegio de Veracruz MANUAL DE PROEDIMIENTOS Xalapa-Enríquez, Veracruz abril de 2004

2 Página 2 de 89 ÍNDIE Presentación...4 Estructura Orgánica...6 Simbología...7 Descripción de Procedimientos...0 Subdirección Académica... Departamento de Servicios Escolares... Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso... de boletas de calificaciones...6 ontrol de asistencia del profesorado...20 Departamento de Docencia...23 ontratación de personal académico...23 Evaluación académica...28 Subdirección de Investigación...3 Reunión de onsejo Técnico...3 Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades Departamento de Biblioteca...39 Adquisición, control y préstamo de libros...39 Subdirección de Vinculación...43 de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico Departamento de Programación y Evaluación...47 y avance del Programa Operativo Anual...47 Departamento de ómputo...52 Asignación de direcciones de red...52 Solicitud de soporte técnico...55

3 Página 3 de 89 Subdirección de Administración...58 Departamento de Recursos Financieros y Humanos...58 del Estado del Ejercicio del Presupuesto...58 del Estado Económico de los Ingresos y Egresos....6 de la nómina...64 Departamento de Recursos Materiales y de Servicios...67 Solicitud y control de bienes de consumo...67 Adquisición de bienes muebles y de consumo...7 ontrol y actualización de resguardos de mobiliario y equipo...75 Departamento de ontabilidad...78 Registro ontable de las Operaciones Financieras y de los Estados Financieros...78 de conciliaciones bancarias...83 Directorio...86 Firmas de...88 réditos...89

4 Página 4 de 89 PRESENTAIÓN El olegio de Veracruz, como toda entidad pública, requiere contar con una estructura de organización adecuada y realizar sus operaciones apegadas a la normatividad vigente, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y metas propuestas. Para ello es necesario tener dentro de los documentos normativos que rigen las actividades internas de la Institución, los manuales administrativos respectivos, los cuales tienen como propósito fundamental el apoyar el funcionamiento institucional, coadyuvando a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el desempeño del trabajo. Es por eso que se desarrolló para este fin el documento denominado, siendo de suma importancia para El olegio de Veracruz en virtud que propiciará la optimización de las tareas de la administración pública en general, teniendo como propósitos específicos los siguientes: Presentar ordenada y detalladamente las operaciones que se realizan en cada área y los puestos que intervienen en ellas. Puntualizar las responsabilidades operativas en la ejecución, control y evaluación de las actividades. Establecer normas, métodos y técnicas formales de trabajo. ontar con un soporte documental que permita el análisis y la detección de duplicidades y omisiones, y que constituya la base para la implementación de acciones modernizadoras y de simplificación.

5 Página 5 de 89 La integración de este documento, parte de los cuestionarios aplicados durante el proceso de elaboración del Proyecto de Manual de Organización y de la recopilación de información adicional directamente con las áreas involucradas a través de entrevistas y observaciones; los diagramas y descripciones de procedimientos resultantes fueron validados por el personal responsable de efectuarlos. Es importante destacar que para la elaboración tanto de este manual como el de organización, se contó con la ayuda incondicional de la Dirección General de Desarrollo Administrativo, adscrita a la ontraloría General. El documento se conforma de ocho apartados: Presentación, Estructura Orgánica, Simbología, Descripción de Procedimientos, Diagramas de Flujo, Directorio, Firmas de y réditos. abe señalar que para cumplir adecuadamente los propósitos del presente manual, tomando en cuenta que la administración es por naturaleza dinámica, es conveniente revisar periódicamente las actividades que requiere la operación institucional para adecuarlas a los nuevos enfoques administrativos y la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a cabo las actualizaciones necesarias en el presente manual.

6 Página 6 de 89 ESTRUTURA ORGÁNIA Junta de Gobierno Director General Área de Apoyo del. Director General Subdirector Académico Subdirector de Investigación Subdirector de Vinculación Subdirector de Planeación Subdirector de Administración Jefe del Departamento de Servicios Escolares Jefe del Departamento de Biblioteca Jefe del Departamento de Publicaciones y Difusión Jefe del Departamento de Programación y Evaluación Jefe del Departamento de Recursos Financieros y Humanos Jefe del Departamento de Docencia Jefe del Departamento de ómputo Jefe del Departamento de Recursos Materiales y de Servicios Jefe del Departamento de Registro y ertificaciones Jefe del Departamento de ontabilidad

7 Página 7 de 89 SIMBOLOGÍA

8 Página 8 de 89 Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias. Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo "Documento" y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A = Alfabético N = Numérico = ronológico Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente. onector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

9 Página 9 de 89 onector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Dirección de flujo o Líneas de unión onecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Preparación Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Efectivo o heque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

10 Página 0 de 89 DESRIPIÓN DE PROEDIMIENTOS

11 Página de 89 SUBDIREIÓN AADÉMIA Departamento de Servicios Escolares PROEDIMIENTO Nombre: Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso. Objetivo: Integrar y controlar la base de datos de los aspirantes a ingresar a El olegio. Frecuencia: Anual. NORMAS La convocatoria de aspirantes a nuevo ingreso se publicará en los medios de comunicación impresos y se subirá a la página de internet de El olegio. El olegio integrará un omité de Evaluación con personal académico y de la plantilla de investigadores, de preferencia con grado de Doctor, el cual evaluará a los aspirantes a nuevo ingreso, debiendo emitir fallo en el tiempo establecido el cual será inapelable. La Subdirección Académica verificará que la documentación presentada por los aspirantes a ingresar a El olegio cumpla invariablemente los requisitos establecidos en la convocatoria. La Subdirección Académica remitirá al omité de Evaluación los expedientes y fichas técnicas de los aspirantes, dentro de los siguientes cinco días hábiles posteriores a la conclusión del periodo de entrega de solicitudes. La Subdirección Académica, una vez entrevistados los aspirantes por el omité de Evaluación, notificará los resultados a los aspirantes admitidos y aspirantes rechazados.

12 Página 2 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Departamento de Servicios Escolares. Elabora en un tanto, el proyecto de convocatoria a nuevo ingreso y la presenta a la autorización del Director General. Pasa el tiempo. 2 2A 2A. Recibe del Director General el Proyecto de onvocatoria de Nuevo Ingreso y revisa si indicó modificaciones a la misma. Indica modificaciones? En caso de haber indicado modificaciones: Elabora el Proyecto de convocatoria para entrega de solicitudes a nuevo ingreso en un tanto y desecha el documento incorrecto. Presenta al Director General el Proyecto de onvocatoria a nuevo ingreso para la autorización respectiva. Pasa el tiempo. ontinúa la actividad número En caso de no haber modificaciones: Elabora a original y dos copias el oficio dirigido a la oordinación General de omunicación Social para la publicación de la convocatoria y recaba en éste la firma del Director General. Envía a la oordinación General de omunicación Social la convocatoria original para su publicación a través del oficio original y distribuye la primera copia al Director General, la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. 5 5A Una vez publicada la convocatoria e iniciado el periodo establecido para la recepción de solicitudes, recibe de los aspirantes la documentación curricular solicitada y verifica que este correcta y completa. Esta correcta y completa? En caso de no estar correcta y completa: Devuelve al aspirante la documentación curricular. Fin.

13 Página 3 de 89 ÁREA AT. DESRIPIÓN 6 En caso de estar correcta y completa: Elabora la ficha técnica en original con los datos del aspirante. 7 Turna ficha técnica y documentación curricular al omité de Evaluación para su valoración y selección, realizándolo a través de entrevistas, exámenes y ensayos, así como considerando los antecedentes escolares de los aspirantes. Pasa el tiempo A Recibe del omité de Evaluación las fichas técnicas de los aspirantes y la documentación curricular de cada aspirante y los archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Una vez realizada la valoración de los aspirantes a nuevo ingreso por parte del omité de Evaluación, recibe del propio omité la relación de los aceptados y rechazados. Aprueba la evaluación? En caso de no aprobar la evaluación: Notifica al aspirante su descalificación en el proceso de evaluación, elaborando oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante anexando la documentación curricular, la cual toma del archivo cronológico temporal, la primera copia al Director General y la segunda copia al Subdirector Académico. Fin. 0 En caso de aprobar la evaluación: Notifica al aspirante su aprobación y derecho a inscribirse a El olegio, a través de oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante, la primera copia al Director General y la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. 2 Realiza la inscripción de los alumnos a nuevo ingreso de El olegio, tomando la documentación curricular del archivo cronológico temporal. Registra en el formato Kardex los datos de los alumnos inscritos y archiva la documentación curricular de manera cronológica permanente en los expedientes de cada alumno. Fin del procedimiento.

14 Página 4 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable: Nombre del procedimiento: Departamento de Servicios Escolares. Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso. INIIO Envía oordinación General de omunicación Social Director General Subdirector Académico onvocatoria Elabora Director General Oficio O-2 Proyecto de convocatoria Recibe y verifica Aspirantes Documentación curricular Recibe y revisa Director General Esta correcta y completa? No Proyecto de convocatoria Si Devuelve Aspirante Indica modificaciones? Si Elabora y desecha FIN Documentación curricular No Proyecto convocatoria Elabora y recaba firma Proyecto incorrecto Presenta Director General Director General Oficio O-2 Proyecto

15 Página 5 de 89 Elabora Ficha técnica Documentación curricular Turna omité de Evaluación Aprueba evaluación? No Notifica y entrega Aspirante Director General Subdirector Académico Ficha técnica y Documentación curricular Si Oficio O-2 documentación curricular FIN Recibe omité de Evaluación Notifica Aspirante Director General Subdirector Académico Ficha técnica y Documentación curricular Oficio O-2 Recibe omité de Evaluación Realiza Relación Documentación curricular Registra Documentación curricular Kardex FIN

16 Página 6 de 89 PROEDIMIENTO Nombre: de boletas de calificaciones. Objetivo: Registrar en un documento oficial las calificaciones de los alumnos obtenidas de las evaluaciones semestrales realizadas por los profesores de asignatura. Frecuencia: Semestral. NORMAS Los registros de las evaluaciones se realizarán invariablemente en los formatos establecidos por la Subdirección Académica. Los profesores de asignatura entregarán las calificaciones a la Subdirección Académica a más tardar tres días hábiles posteriores a la Evaluación correspondiente. Los alumnos se sujetarán a las formas de evaluación que al inicio del semestre, instruyan los profesores de cada asignatura. Las calificaciones serán proporcionadas a los alumnos por la Subdirección Académica, a través del Departamento de Servicios Escolares.

17 Página 7 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT DESRIPIÓN Departamento Entrega al inicio del semestre a los profesores de asignatura el de Servicios formato identificado como concentrado semestral de Escolares. calificaciones en un tanto, el cual deberá ser llenado conforme a la norma establecidas. Pasa el tiempo. 2 3 En el periodo de evaluaciones, recaba los formatos concentrado semestral de calificaciones debidamente requisitados de los profesores de asignatura en original y copia en los cuales están asentadas las calificaciones de los alumnos. Revisa el correcto llenado de los formatos, atendiendo las instrucciones de llenado y las normas establecidas. Está correcto? 3A En caso de no estar correcto: Devuelve al profesor responsable el concentrado semestral de calificaciones en original y copia para su correcto llenado. Pasa el tiempo. ontinúa con la actividad número En caso de estar correcto: Sella de recibido la copia del concentrado semestral de calificaciones y la entrega al profesor de asignatura. Obtiene del archivo cronológico permanente el kardex de cada alumno y registra las calificaciones de los alumnos de acuerdo con el concentrado semestral de calificaciones original. Elabora la boleta de calificaciones por cada alumno en original y copia y recaba la firma de validación del Subdirector Académico en las boletas y el sello correspondiente de El olegio, archiva de manera cronológica permanente con el kardex y el concentrado semestral de calificaciones y la boleta de calificaciones original y copia. Pasa el tiempo.

18 Página 8 de 89 ÁREA AT DESRIPIÓN 7 Entrega a los estudiantes en el momento que lo soliciten la boleta de calificaciones correspondiente que obtiene previamente del archivo cronológico temporal y recaba la firma en la copia de la boleta de calificaciones por parte del alumno. 8 Archiva la copia de la boleta de calificaciones de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.

19 Página 9 de 89 DIAGRAMAS DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Departamento de Servicios Escolares. de boletas de calificaciones. INIIO Sella de recibido y entrega Profesor de Asignatura Entrega Profesor de Asignatura oncentrado semestral de calificaciones O- oncentrado semestral de calificaciones O- Obtiene y registra oncentrado semestral de calificaciones O- Kardex Recaba oncentrado semestral de calificaciones O- Elabora Boleta calificaciones O- Subdirector Académico oncentrado semestral de calificaciones Revisa Boleta de calificaciones oncentrado semestral de calificaciones O- Entrega Estudiantes Está correcto? No Devuelve Boleta de calificaciones O Si oncentrado semestral de calificaciones O- Archiva opia boleta de calificaciones FIN

20 Página 20 de 89 PROEDIMIENTO Nombre: ontrol de asistencia del profesorado. Objetivo: Verificar que se cumpla con las horas de enseñanza-aprendizaje establecidas en el programa de estudios correspondiente, dando seguimiento al desarrollo de todas y cada una de las asignaturas, a través de un registro y control de la asistencia del cuerpo docente a sus clases. Frecuencia: Diario. NORMAS El registro de asistencia de los profesores de asignatura se realizará en los formatos establecidos por la Subdirección de Administración. El control de asistencia se realizará en forma diaria y puntual, debiéndose presentar a los Subdirectores Académico y de Administración, un reporte mensual por las incidencias. Los profesores de asignatura se sujetarán a los lineamientos establecidos para la asistencia a las cátedras impartidas.

21 Página 2 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Subdirector de Administración. Elabora las tarjetas de control de asistencia de los profesores de asignatura y las coloca en el reloj checador. Profesores asignatura. de 2 Registran su asistencia cada vez que asistan a El olegio a impartir su cátedra. Pasa el tiempo. Departamento de Servicios Escolares. 3 4 ada mes concluido, registra las incidencias en el reporte de control de asistencia, elaborando oficio en original y tres copias. Turna el reporte de control de asistencia, a través del oficio original, a la Subdirección de Administración y distribuye la primera copia al Director General, la segunda copia al Subdirector Académico y archiva la tercera copia de manera cronológica permanente en el expediente de control de asistencia. Fin de procedimiento. (onecta con el procedimiento elaboración de la nómina ).

22 Página 22 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Departamento de Servicios Escolares. ontrol de asistencia del profesorado. Subdirector de Administración Profesor de Asignatura Departamento de Servicios Escolares INIIO Elabora y coloca Registran Registra y elabora Tarjeta de asistencia Tarjeta de asistencia Reporte Oficio Turna Director General Subdirector de Administración Subdirector Académico Oficio O-3 ontrol de asistencia FIN onecta con el procedimiento de Nómina

23 Página 23 de 89 Departamento de Docencia PROEDIMIENTO Nombre: ontratación de personal académico. Objetivo: ontratar nuevos catedráticos en sus tres niveles o en su caso recontratarlos para futuros semestres, tomando en cuenta su profesionalidad y responsabilidad. Frecuencia: Semestral. NORMAS La Subdirección Académica publicará una convocatoria en los medios impresos y se subirá en la página de internet para invitar a los aspirantes y elegir los que tengan mejor perfil académico. La Subdirección Académica será la responsable de evaluar la posibilidad de contratación de profesores de asignatura, cumpliendo siempre con los perfiles académicos requeridos. La contratación de profesores de asignatura se sujetará a los lineamientos establecidos en las leyes laborales, estatutos internos y el contrato individual de trabajo.

24 Página 24 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Departamento de Docencia. Elabora en un tanto, el proyecto de onvocatoria para ontratación de Profesores de asignatura y la presenta a la autorización del Director General. Pasa el tiempo. 2 Recibe del Director General el Proyecto de onvocatoria de ontratación de Profesores de asignatura y revisa si indicó modificaciones a la misma. Indica modificaciones? 2A 2A. En caso de haber indicado modificaciones: Elabora el Proyecto de onvocatoria para ontratación de Profesores en un tanto y desecha el documento incorrecto. Presenta al Director General el Proyecto de onvocatoria para contratación de profesores para la autorización respectiva. Pasa el tiempo. ontinúa la actividad número En caso de no haber modificaciones: Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la oordinación General de omunicación Social para la publicación de la convocatoria y recaba en éste la firma del Director General. Envía a la oordinación General de omunicación Social la convocatoria original para su publicación a través del oficio origina y distribuye la primera copia al Director General, la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. 5 Una vez publicada la convocatoria e iniciado el procedimiento establecido para la recepción de solicitudes, recibe de los aspirantes a profesores de asignatura la documentación curricular solicitada y verifica que esta completa y correcta.

25 Página 25 de 89 ÁREA AT. DESRIPIÓN Esta correcta y completa? 5A En caso de no estar correcta y completa: Devuelve al aspirante la documentación curricular. Pasa el tiempo. Fin. 6 En caso de estar correcta y completa: Realiza las entrevistas a los aspirantes a profesores de asignatura y archiva de manera cronológica temporal la documentación curricular de cada aspirante. Pasa el tiempo Elabora y turna reporte al Subdirector Académico, informando de los aspirantes que cumplen el perfil académico requerido, el cual autoriza la contratación de los profesores de asignatura una vez analizada la documentación curricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal. Devuelve a los aspirantes no aceptados la documentación curricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal. Notifica a los aspirantes a profesores de asignatura su aceptación a El olegio, a través de oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante, la primera copia al Director General y la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. 0 Elabora los contratos laborales a los profesores de asignatura, tomando la documentación curricular del archivo cronológico temporal. Realiza la contratación de los profesores de asignatura, archivando conjuntamente con la documentación curricular de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.

26 Página 26 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Departamento de Docencia. ontratación de personal académico. INIIO Elabora Proyecto de onvocatoria Director General Envía Oficio O-2 y convocatoria oordinación General de omunicación Social Director General Subdirector Académico Recibe Director General Recibe y verifica Aspirantes Proyecto de onvocatoria Documentación curricular Indicó modificaciones? Si Elabora y desecha Director General No Elabora y recaba firma Proyecto de onvocatoria Documentación Incorrecta Oficio O-2 Presenta Proyecto de onvocatoria

27 Página 27 de 89 Está completa y correcta? No Devuelve Aspirantes Documentación curricular Si Realiza entrevista FIN Documentación curricular Notifica Aspirante Director General Subdirector Académico Oficio O-2 Elabora y turna Subdirector Académico Reporte Elabora ontratos Devuelve Aspirantes Documentación curricular Documentación curricular Realiza ontratos y Documentación curricular FIN

28 Página 28 de 89 PROEDIMIENTO Nombre: Evaluación académica. Objetivo: Realizar evaluaciones a la plantilla de profesores de asignatura, incluyendo a los profesores investigadores a fin de mejorar la calidad académica de la institución. Frecuencia: Mensual. NORMAS La evaluación a la plantilla de profesores de asignatura la realizará la Subdirección Académica. Se aplicará de manera general a los profesores de asignatura incluyendo a los profesores-investigadores. Las respuestas deberán ser con veracidad y certeza por parte de los profesores, a fin de contar con elementos de análisis para una autoevaluación.

29 Página 29 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Departamento de Docencia. Al final de cada semestre, aplica cuestionario a los catedráticos utilizando el formato elaborado para tal fin, el cual contiene preguntas relativas a la cátedra impartida, índice temático, horario asignado, entre otras cosas Registra las respuestas formuladas por los profesores, anotando tácitamente en el cuestionario, el cual es aplicado de manera individual en el Departamento de Docencia. Evalúa y analiza la información asentada en los cuestionarios y determina las fallas que pudieran presentarse en la impartición de la docencia. Elabora reporte global original para presentarlo al Subdirector Académico, realizando las sugerencias de mejoras que se consideren pertinentes. Recibe instrucciones del Subdirector Académico, a fin de realizar actividades de mejora a la impartición de la docencia. Archiva el reporte de manera cronológica permanente en el expediente de evaluaciones académicas, conjuntamente con los cuestionarios aplicados. Fin del procedimiento.

30 Página 30 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Departamento de Docencia. Evaluación académica. INIIO Aplica uestionarios Profesores de Asignatura Al final del semestre Elabora Reporte O Subdirección Académica Recibe instrucciones Subdirección Académica Registra uestionarios Archiva Evalúa y analiza Reporte O uestionarios FIN Expediente Evaluaciones Académicas

31 Página 3 de 89 SUBDIREIÓN DE INVESTIGAIÓN PROEDIMIENTO Nombre: Reunión de onsejo Técnico. Objetivo: Reunir a los integrantes del onsejo Técnico a fin de tratar asuntos académicos y de investigación de El olegio. Frecuencia: Mensual. NORMAS El Director General convocará mediante oficio a reunión a cada uno de los integrantes del onsejo Técnico, con una anticipación de por lo menos tres días a la celebración de la misma. El Secretario del onsejo levantará el acta correspondiente con las incidencias y acuerdos que sean tomados.

32 Página 32 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Dirección General. Subdirección de investigación. 2 onvoca a reunión a los miembros del onsejo Técnico, solicitando al Subdirector de Investigación, quien funge como Secretario, elabore oficio de convocatoria. Elabora oficio para convocar a reunión, señalando fecha, hora y orden del día y anexando al mismo los documentos de los asuntos a tratar para cada miembro del onsejo. Pasa el tiempo. 3 4 Una vez celebrada la reunión del onsejo Técnico, se formula el acta en un tanto con las incidencias, acuerdos y recaba las firmas correspondientes en cada hoja del acta respectiva, presentándola al Director General para su conocimiento y archiva el acta de manera cronológica permanente en el expediente de reuniones de onsejo Técnico. onsulta el acta y da seguimiento a los acuerdos tomados, solicitando a los miembros del onsejo, informen de los avances de los asuntos tratados para presentarlos en la próxima reunión. Pasa el tiempo. 5 Informa al Director General y a los miembros del onsejo Técnico en la siguiente reunión del seguimiento realizado a los acuerdos. Fin del procedimiento.

33 Página 33 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Subdirección de Investigación. Reunión de onsejo Técnico. INIIO onsulta y da seguimiento a asuntos Dirección General onvoca y solicita Subdirector de Investigación Acta Subdirección de Investigación Elabora Oficio O Informa onsejo Técnico onsejo Técnico Formula, recaba firmas y presenta Dirección General FIN Acta O

34 Página 34 de 89 PROEDIMIENTO Nombre: Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades. Objetivo: Presentar ante el onsejo Técnico los proyectos de investigación de los investigadores contratados por El olegio, a fin de que sean autorizados para su realización; así como llevar un seguimiento de los mismos. Frecuencia: Bimestral. NORMAS Los investigadores presentarán los proyectos de investigación para someterlos ante el onsejo Técnico para su revisión y aprobación, así como el reporte de avance bimestral para conocimiento detallando además las actividades realizadas.

35 Página 35 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Subdirección de Investigación. 2 Elabora en original y copia oficio de solicitud de proyectos de investigación, dirigido a los investigadores. Turna oficio original a cada uno de los investigadores solicitando sus proyectos de investigación y entrega copia al Director General, estipulando fecha de recepción de los mismos. Pasa el tiempo. 3 Recibe de los investigadores los proyectos de investigación en un tanto y analiza que cumpla las líneas establecidas. umple líneas de investigación? 3A En caso de no cumplir : Presenta el Proyecto de Investigación al onsejo Técnico para su autorización respectiva, por caso de excepción, considerando la importancia del trabajo a desarrollar por el investigador. ontinúa actividad número 4. 4 En caso de cumplir: Presenta al onsejo Técnico para su análisis y aprobación en la reunión convocada para tal fin, el cual somete a la consideración de los integrantes la aprobación del proyecto. Aprueba el proyecto? 4A En caso de no aprobar: Turna el proyecto al investigador para su corrección y posterior presentación. Pasa el tiempo. ontinúa con la actividad número 3. 5 En caso de aprobar: Notifica al investigador para que inicie el desarrollo del trabajo en base al proyecto de investigación autorizado y archiva el proyecto de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.

36 Página 36 de 89 ÁREA AT. DESRIPIÓN 6 Presenta bimestralmente al onsejo Técnico los reportes de seguimiento de los investigadores, elaborando el formato denominando Reporte Bimestral y archiva los mismos de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. 7 Recibe de los investigadores el documento final y lo presenta al onsejo Técnico para su revisión, en el cual plasma el trabajo de investigación desarrollado, analizando los integrantes el contenido y realizando la aprobación respectiva. Aprueba el onsejo Técnico la investigación? 7A En caso de no aprobar el onsejo Técnico la investigación: Turna el trabajo de investigación al investigador para su corrección y posterior presentación. ontinúa con la actividad número 8. 8 En caso de aprobar el onsejo Técnico la investigación : Envía a la omisión Dictaminadora el documento final del trabajo de investigación desarrollado, a fin de obtener el dictamen de autorización para la publicación del libro respectivo. Autoriza la omisión Dictaminadora? 8A En caso de no autorizar la omisión Dictaminadora: Turna el trabajo de investigación al investigador para su corrección y posterior presentación. Pasa el tiempo. ontinúa actividad número En caso de autorizar la omisión Dictaminadora: Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la editorial para la impresión y publicación del libro y recaba en este la firma del Director General. Envía a la editorial el documento final del trabajo de investigación desarrollado para llevar a cabo la impresión del libro correspondiente, a través del oficio original y distribuye la primera copia al Director General y la segunda copia al Investigador. Fin del procedimiento.

37 Página 37 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Subdirección de Investigación. Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades. INIIO Elabora Aprueba el proyecto? No Oficio O- Si Turna para corrección Investigadores Turna Investigadores Dirección General Notifica Investigador Proyectos Investigadores Oficio O- Proyectos Investigadores 2 Investigadores Recibe y analiza Presenta Bimestralmente onsejo Técnico 2 Proyectos Investigadores Reporte de seguimiento umple líneas de investigación? No Si Presenta autorización por excepción onsejo Técnico Presenta y somete Proyectos Investigadores Proyectos Investigadores

38 Página 38 de 89 Autoriza dictamen? No Investigador Recibe y Presenta onsejo Técnico Si Turna para corrección Investigador 2 Documento final Documento final Aprueba El onsejo Técnico investigación? No Elabora 3 Turna para corrección Investigador Oficio O-2 Si Trabajo de investigación Envía Editorial Director General Investigador 2 Documento final Envía omisión Dictaminadora FIN 3 Documento final

39 Página 39 de 89 Departamento de Biblioteca PROEDIMIENTO Nombre: Adquisición, control y préstamo de libros. Objetivo: Establecer un control adecuado del material bibliográfico propiedad de El olegio, realizando un registro de los libros adquiridos y prestados a los alumnos y público en general. Frecuencia: Diaria. NORMAS El Departamento de Biblioteca será responsable del uso del material bibliográfico, solicitando invariablemente identificación oficial del alumno para el préstamo de los libros. El préstamo del material bibliográfico se sujetará a la disponibilidad de ejemplares. El tiempo para consulta fuera de la biblioteca será de acuerdo a la demanda que exista de los ejemplares por parte de los alumnos de El olegio.

40 Página 40 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Departamento de Biblioteca. Realiza inventario de existencias de material bibliográfico en la biblioteca de El olegio y clasifica los libros por temas, materias y autores en los anaqueles o libreros Analiza el inventario de existencias y detecta la inexistencia de libros a través de la demanda por parte de los estudiantes y profesores de asignatura, cuando realizan la visita a la biblioteca para consulta del material que sea de su interés y archiva el inventario de manera cronológica permanente. Elabora requisición en original y una copia para enviarla al Subdirector de Administración para la adquisición de libros, recabando en esta la firma del Subdirector de Investigación. Turna a la Subdirección de Administración la requisición original para su adquisición y distribuye la copia al Director General para su conocimiento. Pasa el tiempo. 5 6 Recibe de la Subdirección de Administración la adquisición de los libros solicitados, ya sea por el presupuesto autorizado para tal fin o por medio de donaciones de casas editoriales, por el sector público o privado o por particulares. Ordena y clasifica la adquisición de los libros para consulta en los libreros respectivos. Pasa el tiempo. 7 Los usuarios de la biblioteca solicitan los libros de su interés y verifica que existan en el acervo bibliográfico. Existen libros? 7A En caso de no existir : Informa al usuario que se carece del libro solicitado. Fin.

41 Página 4 de 89 ÁREA AT. DESRIPIÓN 8 En caso de existir : Entrega el libro solicitado al usuario y elabora vale de préstamo, recaba la firma de este en el vale de préstamo y archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. 9 0 Devuelve el usuario el libro solicitado, cancela el vale de préstamo, el cual toma del archivo cronológico temporal y ordena el libro en el casillero correspondiente. Archiva el vale de préstamo de libro de manera cronológica permanente, el cual servirá para tener un antecedente del uso del acervo bibliográfico. Fin del procedimiento.

42 Página 42 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Departamento de Biblioteca. Adquisición, control y préstamo de libros. INIIO Realiza y clasifica Solicitan y verifica Usuarios Inventario de existencias Libros Analiza y Detecta inexistencia Existen libros? No Subdirección de Investigación Elabora y recaba firma Inventario de existencias Usuarios Si Informa FIN Usuarios Requisición O- Entrega libro y recaba firma Turna Subdirección de Administración Director General Vale de préstamo Requisición O- Usuarios Devuelve libro, cancela y ordena Recibe Subdirección de Administración Vale de préstamo Libros Archiva Ordena y clasifica Vale de préstamo Libros FIN

43 Página 43 de 89 SUBDIREIÓN DE VINULAIÓN PROEDIMIENTO Nombre: de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico. Objetivo: elebrar convenios de intercambio con Instituciones de educación superior para vincular a El olegio, en materia de docencia, investigación, y demás actividades afines a las líneas de la institución. Frecuencia: Esporádica. NORMAS El Director General será la persona facultada para la firma de contratos y convenios, de acuerdo con las atribuciones que le confiere el Decreto de reación de El olegio. La Subdirección de Vinculación verificará que las instituciones de educación superior con las cuales promueve convenios, sean de amplia solvencia académica. La Subdirección de Vinculación dará seguimiento al desarrollo de los convenios firmados con dichas instituciones.

44 Página 44 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Subdirector de Vinculación. Realiza la vinculación con las instituciones de educación superior, a través de la investigación y consulta en los directorios de universidades de las escuelas afines a las actividades de El olegio, las cuales podrán ser nacionales o extranjeras, efectuando la difusión de las actividades que realiza la Institución. 2 3 Elabora borrador de convenio para presentarlo al Director General y a la Institución con que se vincula, a fin de dar a conocer las cláusulas de derechos y obligaciones. Turna al Director el borrador de convenio o contrato para su conocimiento y aprobación respectiva. Pasa el tiempo. 4 Recibe del Director General el borrador de convenio y verifica si lo aprobó. Aprueba el Director General el borrador de convenio? 4A En caso de no aprobar el Director General el borrador de convenio : Realiza las correcciones al borrador de convenio y turna nuevamente el documento corregido y desecha el documento incorrecto. ontinúa con actividad número En caso de aprobar el Director General el borrador de convenio : Envía borrador de convenio o contrato a la institución con quien se vincula, a fin de recibir su aprobación respectiva. Recibe de la institución el borrador de convenio y verifica si lo aprobó. 6A Pasa el tiempo. Aprueba la institución borrador de convenio? En caso de no aprobar la institución el borrador de convenio : Realiza las correcciones correspondientes, envía nuevamente el documento corregido y desecha el documento incorrecto.

45 Página 45 de 89 ÁREA AT. DESRIPIÓN ontinúa con actividad número 7. 7 En caso de aprobar la institución el borrador de convenio : oncerta a través de llamada telefónica fecha de firma de convenio entre El olegio y la institución vinculada, a fin de preparar el acto protocolario, el cual se desarrollara en el lugar que hayan convenido las partes involucradas. Pasa el tiempo. 8 En pleno del acto protocolario recaba la firma del Director General y el representante de las instituciones académicas, comprometiéndose a llevar a cabo actividades para el mejoramiento recíproco y archiva de manera cronológica permanente en el expediente de convenios celebrados. Pasa el tiempo. 9 Da seguimiento al convenio a través de solicitar a las áreas de El olegio, vía económica, las actividades desarrolladas en el ámbito de los acuerdos celebrados e informa al director General mediante tarjeta informativa del desarrollo del convenio. Fin del procedimiento.

46 Página 46 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Subdirección de Vinculación. de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico. INIIO Envía Institución Educación Superior Realiza y consulta Instituciones de educación superior nacionales y extranjeras Borrador convenio Recibe Institución Educación Superior Elabora Borrador convenio Dirección General Borrador convenio Turna Dirección General Aprueba la institución borrador? No Realiza, envía y desecha Dirección General Borrador convenio 2 Si oncerta 2 Borrador convenio Recibe Aprueba el Director General borrador? Borrador convenio Si Dirección General Institución de Educación Superior Recaba firmas onvenio Dirección General Institución de Educación Superior No Realiza, envía y desecha Dirección General Da seguimiento Actividades de las áreas Borrador convenio Borrador corregido FIN

47 Página 47 de 89 SUBDIREIÓN DE PLANEAIÓN Departamento de Programación y Evaluación PROEDIMIENTO Nombre: y avance del Programa Operativo Anual. Objetivo: Integrar de manera calendarizada las actividades a realizar por las áreas de El olegio, a fin de presentarlo a la Junta de Gobierno para su autorización respectiva. Frecuencia: Anual. NORMAS El Departamento de Programación y Evaluación recabará las actividades programadas por las áreas al momento de elaborar el proyecto de presupuesto del ejercicio siguiente. La elaboración del Programa Operativo Anual se apegará a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la ontraloría General en materia de elaboración del Presupuesto de Egresos.

48 Página 48 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Departamento de Programación y Evaluación. Solicita a las áreas a través de oficio en original y dos copias las actividades programadas para el ejercicio siguiente, considerando los criterios emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la ontrolaría General, distribuyendo el oficio original al área respectiva, la primera copia al Director General y la segunda copia al Subdirector de Planeación. 2 Recibe de las diversas áreas la información programática, la analiza y concentra y verifica que las metas planteadas sean correctas y congruentes con el presupuesto programado. Es congruente? 2A En caso de no ser ongruente : Devuelve la información programática al área respectiva para su corrección correspondiente. Pasa el tiempo. ontinúa con la actividad número En caso de ser congruente : Elabora el Programa Operativo Anual en original con base en la información programática, determina las metas anuales y los porcentajes mensuales por cada actividad y presenta al Subdirector de Planeación para su conocimiento. Turna al Director General para someterlo a la autorización de la Junta de Gobierno. Pasa el tiempo. 5 Recibe del Director General el Programa Operativo Anual y verifica si fue autorizado por la Junta de Gobierno. Autoriza la Junta de Gobierno? 5A En caso de no haber autorizado la Junta de Gobierno : Recibe para las modificaciones correspondientes, desecha el documento incorrecto y posterior presentación. ontinúa con la actividad número 6.

49 Página 49 de 89 ÁREA AT. DESRIPIÓN 6 En caso de haber autorizado la Junta de Gobierno : Turna al Subdirector de Administración para integrarlo al proyecto de Presupuesto de Egresos del año correspondiente. Pasa el tiempo Realiza en hoja de cálculo de excel, de manera mensual, el análisis de las metas programadas contra las actividades efectivamente realizadas por El olegio. Elabora el reporte de avance mensual en un tanto y presenta al Subdirector de Planeación para su conocimiento y aprobación. Recibe del Subdirector de Planeación el reporte de avance mensual y verifica si lo aprobó. Aprueba el reporte de avance mensual? 9A En caso de no aprobar : Realiza correcciones del reporte de avance mensual del Programa Operativo Anual y desecha el documento incorrecto. ontinúa con la actividad número 9. 0 En caso de aprobar : Turna el reporte de avance mensual al Subdirector de Administración vía económica, para anexarlo al reporte del ejercicio de presupuesto, el cual será presentado a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Fin del procedimiento.

50 Página 50 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Departamento de Programación y Evaluación. y avance del Programa Operativo Anual. INIIO No Autoriza? Solicita información Recibe, analiza, concentra y verifica Oficio O-2 Información programática Director General Subdirector de Planeación Áreas diversas Si Subdirector Administrativo Turna 2 Programa Operativo Anual O Modifica y desecha Programa Operativo Anual O Documento Incorrecto Es congruente? No Devuelve Área Si Información programática Realiza Hoja de cálculo Elabora, determina y presenta Programa Operativo Anual O Subdirector de Planeación 3 Elabora y presenta Reporte de avance Subdirector de Planeación Turna Director General Junta de Gobierno 2 Programa Operativo Anual O

51 Página 5 de 89 Recibe y verifica Subdirector de Planeación Reporte de avance Aprueba? No Realiza correcciones y desecha Si 3 Reporte de avance Reporte incorrecto Turna Reporte de avance Subdirector Administrativo FIN

52 Página 52 de 89 Departamento de ómputo PROEDIMIENTO Nombre: Asignación de direcciones de red. Objetivo: Verificar la asignación y detección del funcionamiento de la red inalámbrica local. Frecuencia: Diario. NORMAS Se hará el cambio de posición del ordenador o direcciones de red, a menos que en realidad no funcionen los equipos de cómputo dentro de la Red. Se deberá solicitar al Departamento de Informática el chequeo del mal funcionamiento de los equipos de cómputo, para la reasignación de las direcciones en su debido caso. La actividad únicamente lo podrá hacer el área de informática.

53 Página 53 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Departamento de ómputo. Recibe del área solicitante la tarjeta de notificación y el formato de soporte técnico original y le asigna turno de reparación. Pasa el tiempo. 2 Verifica el funcionamiento de la dirección de la red en el equipo. Funciona la dirección? 2A 2A. En caso de no funcionar: Reasigna la dirección de red, en el debido caso de que esta no cumpla con los estándares de operación. Elabora reporte en original y copia, turna a la Subdirección de Planeación el original para conocimiento, y archiva copia de manera cronológica permanente en el expediente de apoyo técnico. Fin. 3 En caso de funcionar: No se realiza cambio en la dirección de red. Fin del procedimiento.

54 Página 54 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Departamento de ómputo. Asignación de direcciones de red. INIIO Áreas solicitantes Recibe y asigna turno Tarjeta de notificación O Formato Verifica funcionamiento Direcciones de red Funciona dirección de red? No Reasigna Si Direcciones de red No se realizan cambios Direcciones de red Elabora Reporte Subdirección de Planeación FIN FIN

55 Página 55 de 89 PROEDIMIENTO Nombre: Solicitud de soporte técnico. Objetivo: Organizar y/o reparar los equipos o señales de red, a fin de mantenerlos en óptimas condiciones de uso. Frecuencia: Eventual. NORMAS El solicitante deberá llenar un formato de solicitud del mismo, el cual deberá ser llenado lo más específicamente posible. Este proceso deberá llevarse a cabo cada vez que ocurra un desperfecto en su equipo de cómputo.

56 Página 56 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Departamento de ómputo. Recibe del área solicitante de El olegio, el reporte de reparación en un tanto, donde solicita la reparación y/o mantenimiento de su equipo de cómputo, el cual es ordenado de manera cronológica temporal para su posterior reparación. Pasa el tiempo. 2 Analiza el reporte de reparación, que obtuvo del archivo cronológico temporal y determina el tipo de reparación ya sea de software o hardware, así como si es de su competencia. Es de su competencia? 2A En caso que no sea de su competencia : Envía equipo de cómputo al proveedor, especificando el tipo de falla para su reparación y archiva el reporte de reparación en un tanto de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. 2A. Recibe del proveedor el equipo de cómputo reparado para su posterior entrega al usuario. ontinúa con la actividad número En caso que sea de su competencia : Realiza la reparación del equipo de cómputo, ya sea en el software y/o hardware, verificando el uso adecuado del mismo. Entrega el equipo de cómputo al área solicitante, recaba la firma de recepción en el reporte de reparación y archiva manera cronológica permanente en el expediente de soporte técnico. Elabora reporte de servicio en original y copia, informando al Subdirector de Planeación de las incidencias detectadas para su conocimiento, archiva la copia del reporte de servicio de manera cronológica permanente en el expediente de soporte técnico. Fin del procedimiento.

57 Página 57 de 89 DIAGRAMA DE FLUJO Área responsable : Nombre del procedimiento: Departamento de ómputo. Solicitud de soporte técnico. Área solicitante INIIO Recibe y asigna turno Es de su competencia? Si Repara y verifica uso No Envía equipo Proveedor Reporte de reparación Entrega equipo y recaba firma Área solicitante Reporte de reparación Analiza Reporte de reparación Recibe y obtiene Proveedor Reporte de reparación Elabora informe Reporte de servicio O- Reporte de servicio O- FIN

58 Página 58 de 89 SUBDIREIÓN DE ADMINISTRAIÓN Departamento de Recursos Financieros y Humanos PROEDIMIENTO Nombre: del Estado del Ejercicio del Presupuesto. Objetivo: Determinar la disponibilidad de recursos con que cuenta El olegio a una fecha determinada, a fin de ejercer el uso racional del presupuesto autorizado por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Frecuencia: Mensual. NORMAS La determinación del ejercicio del presupuesto se realiza con base en la Balanza de omprobación del mes. Para el ejercicio del presupuesto las áreas considerarán las políticas emitidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la ontraloría General.

59 Página 59 de 89 DESRIPION NARRATIVA ÁREA AT. DESRIPIÓN Departamento de Recursos Financieros y Humanos. 2 Recibe del Departamento de ontabilidad la balanza de comprobación del mes en un tanto, la cual contiene los movimientos y saldos de las cuentas de gasto. Determina el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto en original, entre el presupuesto ejercido y comprometido por capítulo del gasto, reflejando la disponibilidad de recursos por partida y capítulo para ejercer en el mes y por el resto del ejercicio y archiva la balanza de comprobación de manera cronológica permanente oteja del reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto la partida 000 de servicios personales contra la nómina del mes y los honorarios erogados, la cual obtiene del archivo cronológico permanente del expediente mensual de nómina, así como los demás capítulos de gasto corriente observando las políticas para el uso del gasto emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Realiza en el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto, las transferencias presupuéstales que sean necesarias, dando la suficiencia presupuestal a las partidas de gasto que se vayan a ejercer en el periodo. Elabora en un tanto el Estado del Ejercicio del Presupuesto presentándolo al Subdirector de Administración para conocimiento y recaba la firma respectiva. Integra al documento que contiene los Estados Financieros, para ser enviados a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Archiva el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto de manera cronológica permanente en el expediente de Estados Financieros. Fin del procedimiento.