CA Technologies ahorra USD 23 millones a través de un mayor control de los activos de TI globales

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1 Historia de éxito de cliente Agosto de 2015 CA Technologies ahorra USD 23 millones a través de un mayor control de los activos de TI globales Perfil del cliente Sector: Tecnología Empresa: CA Technologies Empleados: Ingresos: USD millones Empresa CA Technologies ayuda a los clientes a ser más productivos y competitivos ya que simplifica la administración de sus entornos centrales, distribuidos, virtuales y de TI en la nube. Reto Un enfoque descentralizado a la administración de activos de TI había dado lugar a gastos de capital injustificados y falta de responsabilidad. Solución Con CA IT Asset Manager, CA Technologies puede realizar un seguimiento de activos desde la adquisición hasta su eliminación. La solución reduce el riesgo mediante la simplificación de la administración del cumplimiento de licencias. Beneficio CA Technologies ha logrado un ahorro en costos de USD 23 millones en siete años a través de la utilización de activos mejorada. Una mayor gobernabilidad de los activos de TI globales ha mejorado las previsiones presupuestarias y el soporte simplificado.

2 2 Historia de éxito de cliente: CA Technologies Agosto de 2015 Empresa Soporte para un aumento de la competitividad, la innovación y el crecimiento CA Technologies es el proveedor líder mundial independiente de software de administración de TI que opera en 40 países. El software de la empresa hace que sea más fácil para las organizaciones administrar y asegurar sus entornos centrales, distribuidos, virtuales y de TI en la nube, lo que da como resultado mayor productividad, innovación y crecimiento. La base de clientes de la empresa se extiende por todos los países del mundo e incluye la mayoría de los que integran la lista Forbes Global CA Technologies cuenta con más de empleados, de los cuales son responsables de diseñar y brindar soporte para el software. CA ocupa el puesto 46 en el Green Ranking de la revista Newsweek que identifica a las empresas que están generando más ingresos con menor impacto ambiental. Reto Maximizar la utilización de activos para eliminar el gasto innecesario La escala de las operaciones de CA Technologies demuestra que tiene un vasto y complejo patrimonio de TI distribuido en más de 100 sitios en países de todo el mundo. En total, la empresa cuenta con más de computadoras de escritorio y portátiles, servidores, aplicaciones, 311 bases de datos y componentes de red. Con el fin de ofrecer servicios de TI de alta calidad, las empresas necesitan total conocimiento y control de su patrimonio, lo cual requiere una administración integral y eficaz de los activos de TI. Antes de la implementación de CA IT Asset Manager, la responsabilidad de realizar un seguimiento de los activos de hardware y software recae en las divisiones empresariales individuales. Sin embargo, este enfoque resultaba cada vez menos viable. Según explica Kathy Morstadt, directora de Administración de activos en CA Technologies: Un modelo descentralizado de administración de activos de TI había causado deficiencias y costos innecesariamente altos. Como consecuencia, los departamentos debieron enfrentarse al desafío de realizar un seguimiento de sus activos y garantías en todo el ciclo de vida, lo cual aumentó el riesgo de subutilización y sobreutilización y la probabilidad de apagones prolongados al intentar reparar los elementos fuera de garantía. Los nuevos activos de hardware y software se adquirían innecesariamente y los recursos existentes no se utilizaban, comenta Morstadt. Los empleados tampoco se responsabilizaron lo suficiente por cuidar los activos y devolverlos cuando los retiraron de la empresa. La necesidad de mejorar la visibilidad de los activos de hardware y software se intensificó cuando CA Technologies debió atravesar auditorías de proveedores de software múltiples y prolongadas. Transcurrieron seis meses hasta poder recopilar la información que necesitábamos para una auditoría de software en particular, que era costosa en términos de recursos, agrega Morstadt. Los nuevos activos se adquirían innecesariamente y los recursos existentes no se utilizaban. Kathy Morstadt Directora, Administración de activos, CA Technologies

3 3 Historia de éxito de cliente: CA Technologies Agosto de 2015 Solución Administración global de activos de TI centralizados En 2008, CA Technologies se embarcó en un proyecto global para unificar el control de los activos de TI. El núcleo de este proyecto fue la implementación de CA IT Asset Manager (CA ITAM) y su integración con CA Service Desk Manager, incluida la base de datos para la administración de configuraciones (CMDB). El despliegue gradual de CA ITAM comenzó en Norteamérica, y continuó en Europa, Oriente Medio y África, América Latina y, finalmente, la región de Asia y el Pacífico en septiembre de El proyecto impactó en todos los países y departamentos de CA Tecnologies, lo cual significaba que el grupo de administración de activos de TI recientemente formado debía garantizar que los procesos estandarizados pudieran aplicarse a nivel mundial. Organizamos diferentes talleres multifuncionales para entender los procesos existentes y adaptarlos al nuevo contexto, agrega Morstadt. El grupo de administración de activos de TI consolidó y depuró entre 40 y 50 gigabytes de datos de origen, lo cual incluyó varias hojas de cálculo departamentales, la compra de datos de 12 importantes proveedores de TI y de datos de búsqueda, para crear una base de referencia de más de activos de hardware y software. En la actualidad, este directorio de activos está conformado por dispositivos, e incluye computadoras de escritorio, servidores, almacenamiento empresarial, equipos de red, software y periféricos, y se actualiza de manera continua a medida que el patrimonio de TI de la empresa evoluciona. El grupo de administración de activos realiza un seguimiento de servidores virtuales mediante CA ITAM Administrar activos a lo largo del ciclo de vida Cada etapa del ciclo de vida de un activo ahora está vinculada a este directorio, incluso la solicitud inicial de un empleado para obtener el nuevo hardware o software. La solicitud llega al equipo de administración de activos a través del sistema de adquisición local. Luego, verificamos si la solicitud cumple con las políticas y normas internas y comprobamos si un activo existente está disponible para satisfacer la solicitud, en cuyo caso se envía al equipo de SIG [Servicios de información global] local del usuario para que sea implementado, explica Morstadt. Este proceso de revisión de solicitudes también nos brinda la oportunidad de eliminar nuevas compras para equipos de desarrollo o control de calidad comprobando si nuestro modelo de servicios compartidos de laboratorios a pedido puede satisfacer la solicitud. Si debe adquirirse un nuevo dispositivo, se genera y se envía una orden de compra al proveedor. El aviso de envío por adelantado que se envía al proveedor se utiliza para crear automáticamente un registro de nuevos activos en CA ITAM, el cual incluye la fecha de compra y la información sobre la garantía, así como una descripción detallada del producto. La información adicional, como datos de los empleados, la ubicación y el centro de costos, se actualiza automáticamente dentro de CA ITAM desde los sistemas de adquisición de la empresa. Cuando el activo llega con el equipo de SIG local del usuario, actualiza el registro de activos en CA ITAM con el nuevo estado utilizando la solución AssetTrack de AMI que se integra automáticamente con CA ITAM y permite actualizaciones a través de un escáner de código de barras o un formulario web en línea.

4 4 Historia de éxito de cliente: CA Technologies Agosto de 2015 Las solicitudes de software se procesan de una manera similar. Comprobamos si es posible reasignar una licencia a partir de una fuente existente y actualizamos los registros para evitar que las licencias sean sobreutilizadas o subutilizadas, explica Morstadt. La información de descarga y los códigos clave de licencias se envían al grupo de administración de activos y se capturan en CA ITAM para simplificar el redespliegue y el cumplimiento. Simplificar la administración de cambios La integración con la CMDB de CA Technologies ha simplificado los procesos y ha ayudado a liberar recursos de TI que antes se requerían para crear y administrar activos de CMDB. Además de simplificar el seguimiento y la asignación de dispositivos de cliente, CA ITAM ofrece el grupo de cambio y configuración con mayor visibilidad de nuestros servidores virtuales. Además, la utilización de CA ITAM para generar tickets de CA Service Desk Manager basados en los cambios de estado de los activos reduce el esfuerzo manual y proporciona a los equipos de SIG locales todos los datos de los activos que necesitan para implementar los equipos de manera eficaz. A través de la funcionalidad de administración de contratos de soluciones, el equipo de administración de activos vincula los activos de TI con los acuerdos de proveedores específicos. Esto permite que el equipo administre con eficacia el cumplimiento de licencias y adapte con precisión los activos y los contratos de mantenimiento. Administrar la reimplementación y los activos al final de su vida útil CA Technologies ha establecido controles igualmente rigurosos para el retiro de activos. Cuando un empleado se retira, se crea un ticket de terminación de los recursos humanos (RR. HH.) CA Service Desk Manager para que GIS suspenda los privilegios de acceso y para que el grupo de administración de activos se asegure de que todo el equipo se devuelva para su reimplementación. Si un activo ha alcanzado el final de su vida útil, CA ITAM se actualiza a partir de los informes proporcionados por la empresa de eliminación de activos de CA Technologies de acuerdo con el número de serie del dispositivo. Se asocia una copia del certificado de destrucción con el registro de dispositivos para demostrar que CA Technologies ha cumplido con los requisitos para una eliminación responsable. Beneficios Un ahorro de costos de USD 23 millones Mejorar el control de sus activos de TI ha significado un importante ahorro de costos para CA Technologies, como lo explica Morstadt: Hemos logrado un ahorro de USD 23 millones en los últimos siete años como resultado de una gobernabilidad más estricta y la reasignación de dispositivos de escritorio y portátiles y activos de software. Se reasignan activos en lugar de adquirirse

5 5 Historia de éxito de cliente: CA Technologies Agosto de 2015 La empresa también ha sido capaz de aumentar sus ganancias en términos financieros y de eficacia a través de las siguientes acciones: La implementación de procesos automatizados y simplificados de administración de activos de TI Un aumento de la visibilidad de términos y condiciones de los proveedores para diferentes activos El correcto dimensionamiento de los contratos de mantenimiento y acuerdos de soporte basados en las necesidades del negocio y del usuario Una mejora en la elaboración de presupuestos mediante una mayor transparencia de las fechas de vencimiento de las garantías La optimización de la subutilización y sobreutilización de las licencias de software, reduciendo así el riesgo de una auditoría de proveedores La transferencia simplificada de activos durante las adquisiciones y desinversiones Al hacer un mejor uso de los activos de hardware y software, hemos sido capaces de reducir el riesgo y simplificar el soporte de TI, comenta Morstadt. También hemos mejorado la sostenibilidad a través de la evitación de nuevas compras, que se ha traducido en la eliminación de más de 48 toneladas de residuos electrónicos. Hemos sido capaces de reducir el riesgo y simplificar el soporte de TI. Kathy Morstadt Directora, Administración de activos, CA Technologies Comuníquese con CA Technologies en. CA Technologies (NASDAQ: CA) crea un software que impulsa la transformación en las empresas y les permite aprovechar las oportunidades de la economía de la aplicación. El software es el centro de cada empresa, en cada sector. Desde la planificación hasta el desarrollo, la administración y la seguridad, CA trabaja con empresas en todo el mundo para cambiar el estilo de vida, realizar transacciones y comunicarse, mediante entornos móviles, de nubes públicas y privadas, distribuidos y centrales. Obtenga más información en. Copyright 2015 CA Inc. Todos los derechos reservados. Todas las marcas a las que se hace referencia en este documento pertenecen a sus respectivas empresas. Este documento no contiene garantías y se brinda únicamente con fines informativos. Las descripciones de las funcionalidades pueden ser únicas de los clientes que se mencionan en este documento y el desempeño real de un producto puede variar. CS200_146984_0815