COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

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1 MACRO PLE-PD- VERÓN: FECHA DE REVIÓN 02/09/20 LÍDER Responsable de Procedimiento Predefinido OBJETIVO Diseñar, establecer y promover estrategias de comunicación para fortalecer los canales de información del FOPAE y promover su desarrollo interistitucional como entidad. Conector Decisión Actividad ALCANCE Desde la identificación de solicitudes y necesidades de comunicación hasta la ejcución y evaluación de las estrategias de comunicación. Actividad Externa Inicio - Terminación POLÍTICAS DE OPERACIÓN Promoveremos herramientas de comunicación que aumenten la retroalimentación interna y exter Evaluaremos constantemente la comunicación interna y externa de la entidad para contar con información actualizada y veraz. Implementaremos y promulgaremos protocolos de enlace interinstitucional e interno. Gestionaremos el posicionamiento de los distintos programas o desarrollos que la institución ha creado acorde a sus temáticas y grupos de interés. ELABORADO POR VALIDADO POR APROBADO POR

2 MACRO VERÓN: PLE-PD- FECHA DE REVIÓN 02/09/20 INICIO Solicitud de requerimientos de comunicación- GPR-FT-33 Necesidades Identificar necesidades o recibir solicitudes Identificar necesidades o recibir solicitudes que requieren del desarrollo de una estrategia de comunicación o el fortalecimiento de la misma. 2 Se requiere reunión para analizar requerimiento? Se requiere reunión para analizar requerimiento? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad No 4. Realizar reunión de análisis de 3 requerimiento Acta de reunion PLE-FT-09 Realizar reunión para conocer la necesidad frente a lo solicitado y revisar el procedimiento a seguir para determinar requerimientos. Revisar 4 Materializar el requerimiento Materializar el requerimiento mediante las siguientes estrategias: comunicación asertiva, diseño de piezas y material de comunicación, organización de eventos y Relaciones coorporativas y comunicación interistitucional.

3 MACRO VERÓN: PLE-PD- FECHA DE REVIÓN 02/09/20 COMUNICACIÓN ASERTIVA 5 Es comunicación asertiva? Es comunicación asertiva? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad No Reconocer las variables que hacen parte de la comunicación asertiva Reconocer las variables que hacen parte de la comunicación asertiva 7 Es un criterio de talento humano? Es un criterio de talento humano? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad No 9. 8 Proceso: Gestión del Talento Humano Instrumento o diagnóstico de medición Se remite al proceso Gestión del Talento Humano para su respectivo tramite. 9 Identificar las falencias de comunicación asertiva. Instrumento o diagnóstico de medición Identificar las falencias y determinar el método adecuado para difundir la información. Verificar 2 ELABORADO POR VALIDADO POR APROBADO POR

4 MACRO VERÓN: PLE-PD- FECHA DE REVIÓN 02/09/ Plan de Divulgación Establecer parametros Establecer los párametros para el fortalecimiento de la comunicación asertiva. Plan de Divulgación Implementar las estrategias para obtener resultados de comunicación asertiva. Implementar las estrategias para obtener resultados de comunicación asertiva mediante la aplicación del plan de divulgación según los parametros establecidos. 50 DISEÑO DE PIEZAS Y MATERIALES DE COMUNICACIÓN 4 2 Se requiere diseño de piezas y materiales de comunicación? 3 Requiere diseño de piezas y materiales de comunicación? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad No 3. 3 Es material para remitir a la imprenta? 2 Es material para remitir a la imprenta? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad No 2. 4 Realizar diseño de las propuestas aprobadas Según los criterios definidos en el comité se realiza diseño de las diferentes propuestas. 5 Revisar y validar diseño de las propuestas 5 Acta de comité 3 Revisar y validar diseño de las propuestas teniendo en cuenta el cumplimiento de las etapas y criterios inicialmente establecidas para el diseño y los requisitos de entrada. Comité de Dirección validar

5 MACRO VERÓN: PLE-PD- FECHA DE REVIÓN 02/09/ Se aprueba diseño de las propuestas? Se aprueba diseño de las propuestas? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad No 7. 7 Hacer las correcciones del diseño de las propuestas Hacer las correcciones del diseño de las propuestas. 5 8 Enviar diseños a la imprenta. Enviar diseños a la imprenta según requerimiento. 9 Recoger material según programación Recoger material divulgativo una vez la imprenta confirma la impresión de los diseños 20 Cronograma de entrega de material divulgativo Entregar material según cronograma Entrega material divulgativo GPR-FT-34 Hacer entrega del material según cronograma. 3 2 Correo electronico Solcitud personal o escrita Recibir solicitud de requerimiento Solicitud de requerimientos de divulgación- GPR-FT-33 Recibir solicitud de requerimiento de video, diseño gráfico, acompañamiento de eventos, fotografia o grabación de audios. 4 ELABORADO POR VALIDADO POR APROBADO POR

6 MACRO VERÓN: PLE-PD- FECHA DE REVIÓN 02/09/ Asignar responsable para responder solicitud Solicitud de requerimientos de divulgación- GPR-FT-33 Asignar responsable para responder solicitud 23 Identificar los requerimientos de la Identificar los requerimientos de la solicitud solicitud 24 Revisar y verificar el diseño Propuesta Verificar que la propuesta cumpla con los requisitos de entrada y las especificaciones establecidas. verificar 25 Presentar propuesta al solicitante Presentar propuesta al solicitante para que valide sus requerimientos. 26 Se aprueba propuesta? Se aprueba propuesta? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad No Hacer ajustes a la propuesta Propuesta corregida Hacer ajustes a la propuesta. Una vez se tenga la propuesta final, se eliminan todas las correcciones y se deja la aprobada por el usuario. 28 Entregar diseño Entregar el diseño al solicitante. 29 Requiere publicación en medios digitales? Requiere publicación en medios digitales? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad. 30 Gestión de portales de Internet Continua con el procedimiento Gestión de portales de intranet para la publicación del diseño.

7 MACRO VERÓN: PLE-PD- FECHA DE REVIÓN 02/09/20 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 0 3 Se requiere la organización de eventos? Se requiere la organización de eventos? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad. 36 Realizar la planeación del 32 evento. Plan de trabajo del evento Se determinan los requerimientos (check list) y cronograma de planeación del evento. 33 Crear imagen corporativa del Piezas impresas y digitales evento. Diseñar las piezas impresas imprresas y digitales para la promoción del evento. 34 Establecer la estructura de la organización. Establecer la estructura de la organización y la distribución de funciones en el grupo de trabajo para la organización del evento. Determinar recursos fidicos y humanos. Establecer plan de relacionamiento para identificar patrocinios, relaciones interistitucionales, apoyo intelectual y demás requerimientos. Manejo de Medios 35 Si requiere divulgacion en algún medio de comunicación ir al procedimiento Manejo de medios. 5

8 MACRO VERÓN: PLE-PD- FECHA DE REVIÓN 02/09/ Requiere diseño de piezas y materiales de comunicación? Requiere diseño de piezas y materiales de comunicación? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad No Realizar las actividades de la 3 a la 30 de este procedimiento Realizar las actividades de la 3 a la 30 de este procedimiento. 38 Realizar las actividades para la contratación de los lugares y servicios. Realizar las actividades para la contratación de los lugares y servicios. Ejecutar el evento. 39 Ejecutar el evento. Responsables de Comunicación Interna 50

9 MACRO VERÓN: PLE-PD- FECHA DE REVIÓN 02/09/20 RELACIONES COORPORATIVAS Y COMUNICACIÓN INTERISTITUCIONAL 3 40 Se requiere Relaciones Coorporativas y Comunicación interistitucional? Se requiere Relaciones Coorporativas y Comunicación interistitucional? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad No. 4 Identificar la necesidad de adquirir contactos externos Identificar la necesidad de adquirir contactos externos como apoyo de las diferentes estratégias de comunicación que se quieran implementar. 42 Identificar contactos Identificar y buscar los contactos requeridos para suplir la necesidad. Director (cuando sea necesario) 43 Realizar reunión de concertación Realizar reunión para concertar los requerimientos y los compromisos adquiridos entre la entidad y las diferentes partes. 44 Realizar convenio o acuerdo de acciones Realizar convenio o acuerdo de acciones según lo convenido en la reunión de concertación. 6

10 MACRO VERÓN: PLE-PD- FECHA DE REVIÓN 02/09/ Se realiza acuerdo de acciones? Se requiere acuerdo de acciones? - Si: Continúa con la actividad No No: Continúa con la actividad No Gestion contractual Se envia al proceso de contratación para la elaboración del convenio. 48 Establecer y ejecutar cronograma Definir actividades y responsables de las diferentes partes para llevar a cabo el acuerdo de acciones o el convenio. Realizar plan de fidelización 49 Plan de fidelización Realizar estrategias para mantener los contactos ya establecidos. 7

11 MACRO VERÓN: PLE-PD- FECHA DE REVIÓN 02/09/ Evaluar la estrategia de comunicación Evaluar el impacto, alcance, eficiencia y prestación del servicio Desarrollar programas de 5 evaluación Programa de evaluación Identificar los mecanismos y herramientas para evaluar las campañas internas o externas Ejecutar programas de 52 Programa de evaluación evaluación Programa de evaluación Ejecutar programas de evaluación Evaluar