Proyecto de Distribución de Estacionamientos

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1 Proyecto de Distribución de Estacionamientos Tesorería Nacional Página 1 de 17

2 TABLA DE CONTENIDO I. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN... 3 II. FICHA DE REGISTRO DE PARTES INVOLUCRADAS... 4 III. DIAGRAMA DE ÁRBOL DE PROBLEMAS... 6 IV. DIAGRAMA DE ÁRBOL DE OBJETIVOS... 6 V. MAPA DE ACCIONES... 7 VI. ESTRUCTURA ANALÍTICA DE PROYECTO... 9 VII. ALTERNATIVAS DEL PROYECTO VIII. MATRIZ DE MARCO LÓGICO Tesorería Nacional Página 2 de 17

3 I. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN La Tesorería Nacional está localizada en la Avenida México # 45 del sector Gazcue en el Distrito Nacional de la República, como parte del Edificio del Ministerio de Hacienda. Al formar parte de otra institución gubernamental, la sección de disponibles para los empleados de la Tesorería es limitada. Sumándose a esta situación, el crecimiento de Tesorería Nacional a nivel de responsabilidades y compromisos, ha provocado a su vez, un aumento en su empleomanía lo cual conlleva un aumento en el número de empleados con vehículos. La situación actual genera insatisfacción en nuestros empleados ya que se registran los siguientes casos: Interrupciones en las labores cuando se requieren movimientos de vehículos. Daños a vehículos que se estacionan en lugares aledaños a la institución. Tardanzas de empleados de la institución por la falta de disponibilidad de. Inseguridad en el transporte público. Costos adicionales a los empleados de Tesorería en parqueos inseguros. Tomando en cuenta el Proyecto de Creación de Alternativas de Aparcamiento Institucional (PG- TN-DPyD-01) para la ejecución de las ideas obtenidas en los procesos de lluvia de ideas, en el actual proyecto se estará efectuando una opción para la resolución de los parqueos institucionales. Tesorería Nacional Página 3 de 17

4 II. FICHA DE REGISTRO DE PARTES INVOLUCRADAS Grupos (1): Problemas (2): Intereses (3): Potencial (4): Relaciones(5): Beneficiarios Tesorería Nacional Banco Central de la Republica Entorno Tesorería Nacional Empleados de la Tesorería Nacional Falta de espacios de para el personal que labora en la institución. Poseen algunos espacios de que no están siendo utilizados por la institución. Alto congestionamiento de automóviles en los alrededores de las áreas. Embotellamientos de vehículos en las calles aledañas a la institución. Falta de espacios de para vehículos privados. Inseguridad de vehículos al estacionarse en calles aledañas. Reducir la incomodidad a los servidores de la institución en cuanto al tema de logística, reducir las tardanzas, garantizar la seguridad de los empleados. Alquilar los espacios que no están siendo utilizados para obtener un retorno monetario a sus activos. Desinflar el congestionamiento de vehículos en los alrededores del área y garantizar un flujo continuo. Obtener un lugar seguro para estacionar los vehículos. La institución brindará apoyo a la iniciativa ya que el parqueo es uno de los principales problemas que aquejan a los empleados. Falta de espacios de estacionamiento en caso de que la nómina de la institución aumente en cuanto a personal. Notificación de espacios libres adicionales al fomentar una buena relación de pagos. Disminución de tardanzas en empleados. Aumento de aceptación por parte de empleados hacia institución. Entidad encargada de ejecutar el proyecto. Es uno de los bancos principales con el cual la Tesorería Nacional realiza transacciones bancarias al igual que movimientos financieros. Sus instalaciones están a una proximidad relativamente cercana de la Tesorería Nacional. Los empleados de Tesorería son el foco de la iniciativa de obtención de y la fuerza productiva de la institución Tesorería Nacional Página 4 de 17

5 Grupos (1): Problemas (2): Intereses (3): Potencial (4): Relaciones(5): Ejecutores Departamento Administrativo (División de Servicios Generales) de la Tesorería Nacional Cooperantes Departamento de Planificación y Desarrollo Inconformidad de los empleados por falta de espacios de para el personal que labora en la institución Inconformidad de los empleados por falta de espacios de para el personal que labora en la institución Otorgar más espacios de a los empleados para generar reacciones positivas hacia la institución, aumentar la productividad y reducir las tardanzas a las instalaciones Velar por que el proceso de planificación y desarrollo del proyecto en cuestión se realice según los procedimientos establecidos por la institución siguiendo un modelo estándar de elaboración de proyectos Realización de negociaciones futuras con el Banco Central u otra institución con disponibles para la expansión de los servicios para los empleados de Tesorería Nacional Asistencia en la parte de redacción y elaboración de proyecto Es el departamento encargado de realizar las negociaciones para la adquisición de por parte de la institución y extender los pagos necesarios para mantener el contrato Departamento encargado de velar por el correcto uso de las metodologías para la ejecución de proyectos elaborados en la Tesorería Nacional Tesorería Nacional Página 5 de 17

6 Proyecto de Prevención de Riesgos Operacionales en la Tesorería Nacional de la República PY-TN-DPyD- 32 III. DIAGRAMA DE ÁRBOL DE PROBLEMAS Árbol Analítico del Problema de Estacionamientos Tesorería Nacional Costos adicionales a empleados TN Daños a vehículos Aparcamientos en calles aledañas a TN Perdida de tiempo en movimientos durante cambios de turno Tardanzas de empleados Perdida de tiempo al estacionarse Aumento de necesidad de Insuficiencia de Estacionamientos para empleados con vehículos privados Poco espacio disponible para aparcamiento Desorden en área de aparcamiento Aumento de personal con vehículos Tesorería Nacional Página 6 de 17

7 IV. DIAGRAMA DE ÁRBOL DE OBJETIVOS Árbol Analítico de Objetivos De Proyecto Estacionamientos Parqueo en áreas idóneas/ exclusiva para Estacionamiento Mejor flujo de vehículos en los alrededores Tardanzas disminuidas Perdidas de tiempo registradas en disminuidas Asignaciones aceptadas Aumento parqueos para empleados con vehículos privados Estacionamientos adicionales alquilados Criterios de Selección y Regulación para Asignaciones Estacionamientos asignados Tesorería Nacional Página 7 de 17

8 V. MAPA DE ACCIONES Árbol Analítico de Acciones para Alcanzar Objetivo General de Proyecto Estacionamientos Aumento parqueos para empleados con vehículos privados Alquiler Estacionamientos adicionales Criterios de Selección y Regulación para Asignaciones Asignación de Negociaciones Banco Central Creacion de Normas sobre faltas y violaciones Generacion Listado Empleados seleccionados Búsqueda de mas opciones de Criterio de Seleccion basado cargo y antiguedad Tesorería Nacional Página 8 de 17

9 PY-TN-DPyD- 32 VI. ESTRUCTURA ANALÍTICA DE PROYECTO Árbol Analítico de Acciones para Alcanzar Objetivo General de Proyecto Estacionamientos Parqueo en áreas idóneas/ exclusiva para Estacionamiento Mejor flujo de vehículos en los alrededores Tardanzas disminuidas Disminución de perdidas de tiempo registradas en Asignaciones aceptadas Aumento parqueos para empleados con vehículos privados Alquiler Estacionamientos adicionales Criterios de Selección y Regulación para Asignaciones Asignación de Negociaciones Banco Central Creación de Normas sobre faltas y violaciones Criterio de Selección basado cargo y antigüedad Segregación y numeración de parqueos disponibles Creación sistema de compañeros de Elaboración de listado de asignaciones Establecimiento de cuota mensual por parqueo alquilado Establecimiento de 3 notificaciones hasta perdida de parqueo Elaboración de Lista de Espera de parqueos Verificación de disponibilidad de parqueos Establecimiento criterios de faltas Elaboración de listado de empleados con antigüedad en cargo Asignación de parqueos por estructura jerárquica institucional Tesorería Nacional Página 9 de 17

10 PY-TN-DPyD- 32 VII. ALTERNATIVAS DEL PROYECTO 1. Alternativas de Alquiler de Estacionamientos a. Banco Central El edificio de parqueos del Banco Central de la Republica se encuentra a una corta distancia de la institución. Este edificio se encuentra localizado en la Avenida Pedro Henríquez Ureña esquina Federico Henríquez y Carvajal. b. Parqueo Privado Avenida Francia En la Avenida Francia (entre las calles Federico Henríquez Carvajal y Pedro Llubres) existe un parqueo privado que pudiera ser utilizado por la Tesorería Nacional. c. Parqueos privados DGII La institución gubernamental de la Dirección General de Impuestos Internos posee un establecimiento destinado exclusivamente para para sus empleados. El mismo está localizado en la calle Pedro Llubres entre las avenidas México y Pedro Henríquez Ureña. d. Parqueos de Hacienda Como la Tesorería Nacional forma parte del Ministerio de Hacienda, los espacios de estacionamiento se deben tener en consideración para el proyecto de parqueos que se está llevando a cabo en la Tesorería Nacional. A continuación un mapa con las ubicaciones de las alternativas identificadas en relación con la ubicación de la Tesorería Nacional : Leyenda T Tesorería Nacional 1 Estacionamientos del Banco Central Dominicano 2 Ubicación del parqueo privado localizado en la Avenida Francia 3 Parqueos privados de la Dirección General de Impuestos Internos 4 Parqueos del Ministerio de Hacienda Tesorería Nacional Página 10 de 17

11 Costos Asociados del Proyecto: Los costos documentados de alquiler de los parqueos tomados en cuenta son los siguientes: Banco Central Costo por parqueo mensual RD$ Cantidad de parqueos disponibles 10 Total RD$6, Parqueo Privado Avenida Francia Costo por parqueo mensual RD$ * Cantidad de parqueos disponibles 10** Total RD$50, *El propietario del parqueo utiliza un cobro por hora en su parqueo lo cual asciende a RD$ diarios. ** Con el fin de comparar con la propuesta del Banco Central se tomaran la misma cantidad de parqueos disponibles. Esta opción tiene espacio para aproximadamente 30 automóviles. Tesorería Nacional Página 11 de 17

12 La Dirección General de Impuestos Internos no posee parqueos disponibles para alquiler. El ministerio de Hacienda ha cedido 20 para el personal directivo de la Tesorería Nacional. 2. Alternativas de Criterios de Selección Los espacios obtenidos del Ministerio de Haciendo serán asignados a los puestos de dirección de la organización. El parqueo lateral de la institución será asignado al personal de la Tesorería Nacional según los criterios de selección establecidos al igual que los parqueos adquiridos por medio de alquiler. También se debe tomar en cuenta un espacio designado para los visitantes a la institución. A continuación las alternativas para la selección del personal para asignación de : a. Selección Aleatoria Para la selección aleatoria del se debe elaborar un listado de todos los empleados que asistan a la organización en vehículo privado para luego elegir aleatoriamente los asignados hasta llenar la cantidad de disponibles. Esta opción puede generar un disgusto amplio en los empleados de la institución ya que existe la posibilidad de que se elijan personal que no tengan mucho tiempo laborando en la empresa o puede interpretarse como favoritismo al momento de selección. b. Selección por Antigüedad Tomando en cuenta la misma lista generada de los empleados que asisten a la institución en vehículo privado, se pueden analizar los expedientes de cada uno para determinar el tiempo que tiene cada servidor laborando para la Tesorería Nacional. El personal que tenga un mayor tiempo laborando en la institución será elegido para la asignación de un estacionamiento. Esta opción posee un menor riesgo de disgusto entre el personal de la institución por el hecho de que se puede visualizar como un derecho adquirido. c. Selección por Departamento Realizar un listado del personal que se traslada a la Tesorería Nacional en vehículo privado. Luego tomar una muestra de cada departamento para así realizar las asignaciones que incluyan una representación de cada departamento de la organización. Tesorería Nacional Página 12 de 17

13 Esta opción posee un riesgo de disgusto entre el personal de la Tesorería Nacional por el hecho de que puede ser visualizada como una actividad de favoritismo al momento de selección. 3. Numeración de Estacionamientos Se han reportado interrupciones en la labores de los empleados al momento de salida (3pm) debido a que en la institución se tienen dos turnos de trabajo, un primer turno que termina su jornada laboral a las 3pm y un segundo turno que termina su jornada a las 5pm. Es común que un personal que sea del segundo turno este bloqueando el estacionamiento de una persona del primer turno por lo que se produce una pérdida de tiempo en el movimiento de vehículos. a. Los del ala lateral de la institución serán numerados y los mismos serán asignados según los criterios de selección establecidos. De esta manera, se creara el sistema de compañeros de parqueos donde el personal siempre sabrá quien es la persona que puede estar bloqueando su estacionamiento y así se agiliza el movimiento vehicular de la institución y se reduce la perdida de tiempo en estas actividades. 4. Estacionamientos de Visitas Para mejorar el servicio hacia los clientes externos de la Tesorería Nacional se tomara en cuenta un espacio para estos fines. El mismo será en el ala lateral de la institución donde se pueda tener fácil acceso a la entrada y salida de la institución. El personal de visita deberá relegar las llaves del automóvil al encargado de seguridad para que se realicen los movimientos a los vehículos según sean necesarios. 5. Alternativas Normas de Falta y Violaciones a. Cantidad de Notificaciones Por 1 violación/faltas Por 3 violaciones/faltas b. Castigo por violación/falta a normas de estacionamiento En cuanto al tema de castigos por violaciones a los procedimientos establecidos se pueden efectuar dos alternativas: Amonestación monetaria Pedida del estacionamiento asignado Tesorería Nacional Página 13 de 17

14 6. Estrategia Optima Según los costos y los análisis realizados a las alternativas disponibles, se ha decido tomar la opción de alquilar los parqueos disponibles en el Banco Central de la Republica. Los espacios otorgados por el Ministerio de Hacienda serán asignados a los puestos directivos de la institución y los localizados en el ala lateral de la institución y los alquilados serán asignados a los empleados según su antigüedad en la organización para reducir el índice de disgusto en los empleados. Se tomaran en cuenta 4 para los visitantes a la organización los cuales deberán prescindir de las llaves de los vehículos al encargado de seguridad para habilitar el movimiento vehicular según lo requiera. Como un espacio de estacionamiento es un privilegio, se establecerán un sistema de normas para el uso de los mismos. Las faltas que serán tomadas en cuenta como violaciones a los procedimientos serán los siguientes: Uso de un estacionamiento que no fue asignado Facilitar el estacionamiento a una persona que no ha sido asignada Estacionar el vehículo de manera incorrecta dificultando así la movilización en el área Derrames de aceites en las espacios de estacionamiento asignados Se implementara un sistema de 3 advertencias que consistirán en 3 etapas: 1. Comunicación verbal producto de la primera falta/violación realizada por el empleado 2. Comunicación por escrito producto de la segunda falta/violación realizada por el empleado 3. Perdida de espacio de estacionamiento del empleado a la tercera falta/violación realizada por el empleado. El empleado que pierda un estacionamiento será reemplazada por el empleado siguiente en la lista de espera de la institución siguiendo los criterios de selección mencionados. La comunicación y administración de los será llevada a cabo por el Departamento Administrativo a través de la División de Servicios Generales de la Tesorería Nacional. Finalmente, los serán numerados y se asignaran a cada empleado para así implementar el sistema de compañeros de con la finalidad de agilizar los movimientos de vehículos al momento de salida de la institución. Tesorería Nacional Página 14 de 17

15 PY-TN-DPyD- 32 VIII. MATRIZ DE MARCO LÓGICO F1. Tardanzas disminuidas Matriz de Marco Lógico Resumen Narrativo Indicadores Medio de Verificación Supuesto El Departamento de Recursos Humanos proporcionara un reporte de Reducir las tardanzas registradas en un tardanzas mensual al departamento 100% por el personal con Administrativo a través de su División asignados de Servicios Generales con el número de empleados con asignados con tardanzas registradas F2. Asignaciones aceptadas F3. Disminución de pérdidas de tiempo registradas en P1. Aumento de Parqueos para los empleados con Vehículos Privados Obtener una aceptación en cuanto a la asignación de de un 70% de la población administrativa de la Tesorería Nacional Disminución de un 90% de las pérdidas de tiempo relacionadas a movimientos de automóviles y en búsqueda de al inicio de jornada Aumentar el número de espacios de disponibles para la Tesorería Nacional en al menos 10% El Departamento de Planificación y Desarrollo proporcionara un reporte con el número de quejas recibidas a través del buzón de sugerencia El Departamento de Planificación y Desarrollo proporcionara un reporte con el número de quejas recibidas a través del buzón de sugerencia El Departamento Administrativo a través de su División de Servicios Generales proporcionara el número de que tiene alquilado para el uso de los empleados de la Tesorería Nacional. Personal que no posee asignación de se enfrenta a situaciones al momento de estacionar su vehículo privado Personal no está conforme con los criterios de selección para asignaciones Presupuesto de la Tesorería Nacional Nivel de aceptación de empleados de la institución a medidas Disponibilidad de locales para alquiler de Costo de propuestas C.1. Asignación de Asignar en un 100% los obtenidos por la institución El Departamento Administrativo a través de su División de Servicios Generales proporcionara una listado con el número de empleados con Tesorería Nacional Página 15 de 17

16 Matriz de Marco Lógico Resumen Narrativo Indicadores Medio de Verificación Supuesto asignados C.2. Criterios de Selección y Regulación de Asignaciones C.3. Alquiler de adicionales A.1.1. Generación de listado de Empleados Seleccionado A.2.1. Creación de Normas sobre Faltas y Violaciones A.2.2. Criterio de Selección basado en cargo y antigüedad Seguir los lineamientos de selección de personal para asignación en un 100% Aumentar el número de que tienen disponibles los empleados de la Tesorería Nacional en 10% o más. El Departamento de Recursos Humanos proporcionara un listado de los empleados con mayor antigüedad de servicio en la Tesorería Nacional El Departamento Administrativo a través de su División de Servicios Generales proporcionara el número de que tiene alquilado para el uso de los empleados de la Tesorería Nacional. El Departamento de Recursos Humanos creara un listado de empleados con mayor antigüedad de servicio en la Tesorería Nacional El Departamento Administrativo a través de su División de Servicios Generales elaborara una comunicación sobre Normas y Procedimientos para los de la Tesorería Nacional El Departamento de Recursos Humanos creara un listado de empleados con mayor antigüedad de servicio en la Tesorería Nacional Presupuesto de la Tesorería Nacional Costo de opciones viables para alquiler Localización de adicionales para alquiler Condiciones de para alquiler Tesorería Nacional Página 16 de 17

17 Matriz de Marco Lógico Resumen Narrativo Indicadores Medio de Verificación Supuesto El Departamento Administrativo a través de su División de Servicios A.3.1.Negociaciones con el Generales proporcionara un Banco Central de la Republica comunicado con el personal que posee negociado asignados en el edificio del Banco Central de la Republica A.3.2. Búsqueda de opciones adicionales de El Departamento Administrativo a través de su División de Servicios Generales analizara Cotizaciones de alquileres de en lugares distintos al Banco Central de la Republica Cantidad de disponibles en el Banco Central Costo de Presupuesto de la Tesorería Nacional Instituciones o locales aledaños considerados ofrecen adicionales Surgen nuevos locales con disponibles para alquiler Locales previamente considerados reducen costos de alquiler Presupuesto de la Tesorería Nacional Tesorería Nacional Página 17 de 17