Módulo: Recaudación Electrónica

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1 Recaudación Electrónica 6.0 Módulo: Recaudación Electrónica Versión 6.0

2 Recaudación Electrónica ÍNDICE MÓDULO RECAUDACIÓN ELECTRÓNICA... 4 Usuario de Recaudación Electrónica... 4 Selección de Empresas... 4 Menú Empresas... 9 Seleccione mes y año de trabajo... 9 Estado Datos de la Empresa Actividad Económica Cotización Institución accidentes del Trabajo Modalidad de Pago Salir Menú Datos generales Obtener datos generales desde meses anteriores Definir mes/año inicio del sistema Definir orden de impresión de planillas Una Planilla Varias Plantillas Mantención de empleados Dato Usuario Sucursales Sucursales para convenios desde el 1 al Sucursales para convenios desde el 600 hasta Cálculo Institución Accidente del Trabajo Parámetros del sistema Menú Envíos por Internet Antecedentes de pago Monto Total A.F.P Monto Total Isapre Quiere Imprimir formulario VºBº? Generar y Enviar Archivos por Internet Asistente de Generación y Envío de Archivos por Internet Generar Digest Menú Filtros Filtro de datos Filtro de datos Seleccionar columnas a desplegar Exportar datos a una planilla EXCEL Códigos del Importador Códigos Instituciones Previsionales Códigos Instituciones de Salud Códigos Movimientos de Personal Códigos sexo de los empleados Códigos tramos de asignación familiar Códigos Instituciones A.P.V Menú Ayuda Ayuda en línea Acerca de Recaudación Electrónica... 35

3 Recaudación Electrónica Otros procesos Proceso SIL Códigos de CCAF Pensionados Pago Retroactivo Sector público... 38

4 Recaudación Electrónica MÓDULO RECAUDACIÓN ELECTRÓNICA Al ingresar al módulo de Recaudación Electrónica aparecerá la siguiente ventana, la cual desaparecerá unos segundos después Usuario de Recaudación Electrónica En caso de haber asignado un usuario y contraseña en el módulo Administrador de Empresas, la aplicación solicitará la información en la siguiente ventana Selección de Empresas En este cuadro se muestran sólo las empresas que fueron asignadas al usuario que ingresó su clave. En esta instancia debe seleccionar la empresa con la cual operará, el mes y año a procesar.

5 Recaudación Electrónica Luego presione el botón Seleccionar. Traspasar todas las Empresas Pensando en aquellos usuarios que tienen varias empresas se pueden actualizar todas las empresas al mismo tiempo, sin la necesidad de ingresar empresa por empresa.

6 Recaudación Electrónica Cada vez que cambie el mes de proceso aparecerá este mensaje, el cual indica que debe actualizar los parámetros. Éstos son cargados desde el servidor de la CCAF de Los Andes al presionar el botón Aceptar y automáticamente comienza la descarga, adicional se provocará la descarga de un archivo el cual contiene los valores de asignación familiar debidamente autorizados por la caja, y los cuales serán utilizados para la validación de datos. Una vez terminada la descarga aparecerá el siguiente mensaje, presione el botón Aceptar. Luego se desplegará una ventana con noticias importantes para el período: plazos, horarios, bancos en convenio para pago en línea, cambios de tasa de cotización y otros; léalo y presione el botón Aceptar.

7 Recaudación Electrónica A continuación se presenta la pantalla principal de Recaudación Electrónica Esta pantalla consta de varias opciones, las cuales se encuentran habilitadas tanto en la barra de menú, como en la barra de herramientas; ambas proveen básicamente de las mismas utilidades, pero la barra de herramientas permite un acceso más rápido utilizando el Mouse. Barra menú y herramientas para proceso (Recaudación Electrónica, Gratificación, Depósitos Convenidos, Trabajo Pesado, APVC y Afiliado Voluntario) Barra menú y herramienta para proceso (SIL).

8 Recaudación Electrónica A continuación se muestran las opciones de las barras de menú y su correspondiente icono en la barra de herramientas: Menú Empresa Seleccionar mes y año de trabajo Estado Datos de la empresa Salir Menú Datos Generales Obtener datos generales desde meses anteriores Definir mes/año inicio de sistema Definir orden de impresión de plantillas Mantención de empleados Datos usuario Sucursales Parámetros del Sistema Menú Envíos por Internet Antecedentes del pago Generar y enviar archivos por Internet Generar Digest Menú Filtros Filtro de datos Menú Códigos Importador Códigos Instituciones Previsionales Códigos Instituciones de Salud Códigos Movimiento de Personal Códigos Sexo de los empleados Códigos Tramos de Asignación Familiar Códigos CCAF (para proceso SIL) Menú Ayuda Ayuda en línea

9 Recaudación Electrónica Acerca de Recaudación Electrónica Menú Sucursal, Ordenamiento de Datos, Buscar Datos A través de la opción Sucursal se pueden visualizar los trabajadores asociados a cada una de ellas. La opción Ordenar por: permite visualizar la lista de trabajadores según diferentes criterios de ordenamiento. La opción buscar ( ), permite ubicar un determinado registro en función de un determinado parámetro. Menú Empresas Seleccione mes y año de trabajo Permite seleccionar una nueva empresa o sub convenio para un período dado o rectificar el mes y año de trabajo de recaudación si se ingresó a uno que no correspondía

10 Recaudación Electrónica Estado Desplegará una de tres opciones: En proceso, Terminado y Enviado, y que sirven de referencia del estado del proceso del período seleccionado. Datos de la Empresa Para empezar a operar con el Sistema de Recaudación Electrónica se deben ingresar algunos datos que serán requeridos en forma automática al momento de ingresar a este módulo por primera vez. La información suministrada será usada para la confección de sus planillas de cotizaciones, por lo que se solicita la identificación completa de la empresa y del representante legal. En particular, para ingresar la Actividad Económica y la Cotización Institución Accidente del Trabajo, se debe dar doble clic sobre el campo; en ambos casos aparecerá un nuevo cuadro de diálogo en el cual se debe seleccionar o ingresar los datos requeridos. Adicional se presenta al usuario la opción de marcar la empresa según el número de trabajadores lo que implica el modo de hacer los cálculos asociados al Seguro de Invalidez y Sobrevivencia Actividad Económica

11 Recaudación Electrónica Cotización Institución accidentes del Trabajo Para los convenios desde el 600 hasta el 699 esta opción se encuentra desactivada, ya que se debe configurar el dato en cada sucursal ingresada por el usuario, al igual que su Caja de Compensación. Modalidad de Pago Otro dato importante es la selección de la Modalidad de Pago. El sistema Recaudación Electrónica le permite dos opciones: - Modalidad de Pago Totalizado: permite tener un sólo registro de cada trabajador. - Modalidad de Pago Parcializado: permite tener datos duplicados de un trabajador, el que puede, por ejemplo, prestar servicios en distintas sucursales de la empresa, dentro de un mismo período. Esta opción es muy útil cuando se realizan envíos por sucursal. La configuración seleccionada es verificada cada vez que se realiza el envío de la información, por lo que es importante que sea seleccionada la opción que más se acomode a los procedimientos aplicados en la empresa. Salir Permite salir del módulo recaudación electrónica. Menú Datos generales Obtener datos generales desde meses anteriores Permite obtener datos desde un período anterior, seleccionando el mes y año que desee cargar. Los datos que siempre se podrán obtener desde meses anteriores son: Datos de la Empresa, Sucursales, Datos Usuario y Empleados; opcionalmente se pueden importar los registros de los trabajadores que se encuentren en: Remuneraciones, Gratificaciones, Depósitos Convenidos, Trabajo Pesado, Ahorro Previsional Voluntario Colectivo y Afiliado Voluntario. La importación de estos registros es completa (cargas familiares, régimen de salud, régimen de previsión, sueldo y los descuentos respectivos). Antes de importar los datos, se desplegará un mensaje de advertencia en el cual Ud. debe seleccionar SI.

12 Recaudación Electrónica Definir mes/año inicio del sistema Esta opción permite definir el mes y el año de inicio del software Recaudación Electrónica. Sea cuidadoso en definirlo, para no generar problemas con los meses ya procesados. Mantenga el mes y año que especificó al ingresar por primera vez al programa. Si requiere cambiarlo, llame al para solicitar instrucciones al respecto.

13 Recaudación Electrónica Definir orden de impresión de planillas Permite definir el orden en que las planillas de las diferentes instituciones (AFP, ISAPRE, INP, Mutuales y Cajas de Compensación) saldrán impresas. Este ordenamiento se debe seleccionar antes de enviar la información por Internet. Las opciones que se presentan son: Una Planilla Permite imprimir a todos los trabajadores agrupados en una sola carátula por institución, ejemplo AFP Habitat. Ordenada Alfabéticamente: dentro de la planilla, permite imprimir a todos los trabajadores en forma alfabética. Ordenada por Sucursal: permite imprimir a todos los trabajadores en forma alfabética pero por cada cambio de sucursal generará una nueva lista. Ordenada por Dato Usuario: permite imprimir a todos los trabajadores en forma alfabética y por cada cambio de dato usuario generará una nueva lista. Varias Plantillas Permite imprimir a todos los trabajadores agrupados en varias carátulas por institución, por ejemplo AFP Habitat. Separadas por Sucursal: permite imprimir a todos los trabajadores en forma alfabética pero por cada cambio de sucursal generará una nueva carátula. Separadas por Dato Usuario: permite imprimir a todos los trabajadores en forma alfabética por cada cambio de dato usuario generará una nueva carátula.

14 Recaudación Electrónica Mantención de empleados En esta pantalla se muestra la totalidad de los trabajadores de la empresa. Al editar un trabajador, se desplegará la misma información que se encuentra en sus datos adicionales. Existen tres formas de ordenamiento: por Nombre, Rut y Sexo/Rut. Dato Usuario El dato usuario es una información adicional que puede ser agregada a un trabajador para generar una nueva agrupación distinta de las sucursales o para duplicar los datos de un trabajador en una misma sucursal, siendo muy útil cuando un trabajador ha prestado servicios en diferentes áreas de la empresa (obras, empresas de servicios, etc.) en un mismo mes.

15 Recaudación Electrónica Sucursales Sucursales para convenios desde el 1 al 499 Permite agregar, eliminar o modificar (dar doble clic sobre la sucursal para esta última opción) las sucursales importadas en forma automática o ingresadas en forma manual. Caja de diálogo de ingreso o modificación de sucursales. Las opciones Sucursal Antigua o Sucursal Nueva son solamente una referencia para las instituciones de accidentes del trabajo y las Cajas de Compensación (no son para identificar dentro de Recaudación Electrónica una sucursal nueva o antigua).

16 Recaudación Electrónica Sucursales para convenios desde el 600 hasta 699 A la pantalla normal de sucursales se le agregan las instituciones de accidente del trabajo y las distintas CCAF. Al ingresar a Recaudación Electrónica con los convenios 600 al 699 se desplegará el mensaje que se muestra a continuación. En estos convenios los datos usuario servirán solo para la repetición de trabajadores dentro de una misma sucursal. Cálculo Institución Accidente del Trabajo Esta opción permite la modificación de los montos de institución de accidente del trabajo y cuenta con las siguientes alternativas: Calcular: Recalcula los valores de mutualidad a partir de la fórmula : Remuneración Imponible AFP X Tasa Ingresada y/o Total Gratificación X Tasa Ingresada según corresponda al proceso cargado. Si el orden de impresión es varias planillas separadas por sucursal o dato usuario el cálculo se realiza en forma independiente por cada sucursal. Modificar: Aceptar: Cancelar: Permite ingresar a una nueva ventana donde es posible modificar el monto calculado para la institución de accidente del trabajo. Permite aceptar los cambios efectuados. Permite rechazar los cambios efectuados.

17 Recaudación Electrónica Dependiendo del orden de impresión seleccionada, la ventana que se desplegará: 1. Pantalla para orden de impresión: Una planilla ordenada alfabéticamente. Una planilla ordenada por sucursal. Una planilla ordenada por dato usuario. 2. Pantalla para orden de impresión. Varias planillas separadas por sucursal. Varias planillas separadas por dato usuario.

18 Recaudación Electrónica Para el botón Modificar se despliega pantalla en la que el usuario modifica el cálculo. Esta opción se usa principalmente cuando el monto de Recaudación Electrónica difiere del de los sistemas de remuneraciones por los criterios de aproximación utilizados en cada aplicación. Parámetros del sistema Mensualmente los parámetros financieros y de cotizaciones usados por Recaudación Electrónica son actualizados automáticamente desde nuestro sitio WEB. El usuario los podrá observar y consultar en esta pantalla, accesando a la información de su interés. Por ejemplo, puede revisar las tasas aplicadas por cada AFP (Cotización AFP) o las que corresponden a cada ex Caja de Previsión (Cotización INP).

19 Recaudación Electrónica Menú Envíos por Internet Antecedentes de pago Permite la revisión de los totales a pagar por cada uno de los seis procesos: Remuneraciones, Gratificaciones, Depósitos Convenidos, Trabajo Pesado, Ahorro Previsional Colectivo y Afiliado Voluntario. La ventana muestra el número de trabajadores, el total de AFP, el total de Isapres, Mutual, INP, CCAF y total a pagar por el proceso seleccionado. Cuenta con las siguientes opciones: Monto Total A.F.P. si presiona el botón, despliega el detalle de pago a cada A.F.P, desglosando lo que corresponde a Fondo de Pensiones - Fondo de Cesantía y SIS, adicional una opción para exportar a Excel el detalle de los trabajadores que conforman cada total

20 Recaudación Electrónica Monto Total Isapre si presiona botón, despliega el detalle de pago a cada Isapre. Adicional una opción para exportar a Excel

21 Recaudación Electrónica Quiere Imprimir formulario VºBº? Al presionar el botón Imprimir Formulario para VºBº Finanzas se obtiene un detalle de las entidades y montos incluidos en la información que se ha cargado al programa, permitiendo además realizar cuadraturas por sucursal. Este formulario no es un comprobante de pago. Generar y Enviar Archivos por Internet Asistente de Generación y Envío de Archivos por Internet Introducción Presionar botón Siguiente

22 Recaudación Electrónica Selección de procesos En esta ventana se pueden seleccionar el o los procesos que se enviarán vía Internet. Remuneraciones Esta ventana permite verificar los montos generados para cada institución en el proceso seleccionado, en el ejemplo, remuneraciones.

23 Recaudación Electrónica Progreso Aquí se muestra el progreso en la generación de archivos, previo al envío de la información. Transferencia a Servidor Recaudación Electrónica Esta ventana muestra la transferencia de los datos vía Internet al servidor de la CCAF.

24 Recaudación Electrónica Autenticación del Cliente Dependiendo de la modalidad de envío de la empresa la ventana que se desplegará: 1. Empresas con certificado digital Se muestra una lista con los certificados instalados en el PC, permite elegir el adecuado (según empresa y convenio) para enviar los procesos seleccionados. Una vez escogido, se presiona Aceptar; esto permite autentificar el envío. 2. Empresas con credencial El usuario debe ingresar la clave configurada para la empresa y convenio en el sitio

25 Recaudación Electrónica Respuesta de Envío Muestra el proceso enviado, la fecha y horario de recepción, indica el comprobante de pago y la firma electrónica. Impresión de Comprobantes Se habilitan los botones de los procesos enviados, para imprimir alguno sólo debe presionar el botón Imprimir CP XXXXX correspondiente.

26 Recaudación Electrónica Generar Digest Al generar Digest para todos los procesos de un mes (Remuneraciones, Gratificaciones, Depósitos Convenidos y Trabajo Pesado), se genera un número para el envío y otro para la información contenida en Recaudación Electrónica, y éstos deben ser iguales. Si se realizan cambios en los datos de Recaudación Electrónica el Digest cambia; de esta forma se comprueba que la información que se encuentra en el computador sea la misma que se ha enviado. Menú Filtros Filtro de datos Esta herramienta permite revisar en mayor profundidad la información cargada en Recaudación Electrónica. Su pantalla principal es la siguiente.

27 Recaudación Electrónica Filtro de datos En esta pantalla se pueden activar criterios de búsqueda para filtrar datos sobre ciertos campos según las condiciones definidas por el usuario para el proceso que se está analizando. Una vez que se ha establecido la entidad que se desea revisar, inclusive sobre una sucursal en particular, el campo que se filtrará y el criterio, sólo se debe presionar el botón Activar filtro para que en la pantalla principal del filtro de datos se muestren sólo los trabajadores que cumplen con los criterios de selección. Seleccionar columnas a desplegar Permite centrar el despliegue del filtro y los conceptos a filtrar sólo en campos de interés del usuario. Los campos con ticket serán mostrados en la pantalla principal del filtro, facilitando la cuadratura a través de la revisión de totales.

28 Recaudación Electrónica Exportar datos a una planilla EXCEL La información visualizada en la pantalla principal del filtro puede ser exportada a una planilla Excel, en caso de que el usuario prefiera seguir revisando los datos cargados en Recaudación Electrónica en esa aplicación. Códigos del Importador Los códigos del importador sirven para identificar las diferentes instituciones (Isapres, AFP, INP), el sexo de los empleados, los tramos de asignación familiar y los códigos que identifican a los movimientos de personal. Para que la información sea correctamente interpretada por el importador, se deben usar los códigos que actualmente utiliza el sistema de remuneraciones. Dichos códigos deben ser de tipo carácter, sin espacios en blanco. Recuerde que este sistema diferencia las letras mayúsculas de las minúsculas. Si en el momento de la instalación no tiene los códigos, puede no ingresarlos presionando sólo el botón Aceptar, y posteriormente ingresarlos desde el módulo Recaudación Electrónica, en el menú que se muestra a continuación.

29 Recaudación Electrónica Códigos Instituciones Previsionales Los códigos que usted debe ingresar deben ser tipo carácter de largo máximo cuatro (4). Por ejemplo, "Cuprum " ó "4500", adicional esta la opción de dar una doble codificación para las instituciones previsionales y las instituciones de salud Códigos Instituciones de Salud Al igual que los códigos de AFP, deben ser tipo carácter de largo máximo cuatro (4). Por ejemplo, "FONASA" ó "0007".

30 Recaudación Electrónica Códigos Movimientos de Personal Los códigos que usted debe ingresar deben ser tipo carácter de largo máximo cuatro (4). Por ejemplo, "SUB1" ó "0003". Ingrese código Presione botón Aceptar. Códigos sexo de los empleados Los códigos que usted debe ingresar deben ser tipo carácter de largo máximo dos (2). Por ejemplo, 01, 02 ó M, F. Ingrese código Presione botón Aceptar.

31 Recaudación Electrónica Códigos tramos de asignación familiar Los códigos que usted debe ingresar deben ser tipo carácter de largo máximo cuatro (4). Ejemplo, TR01 ó TAFA. Ingrese código. Presione botón Aceptar. Códigos Instituciones A.P.V. Los códigos que usted debe ingresar deben ser tipo carácter de largo máximo cuatro (4). Ejemplo, 104 ó Cía de Seguros BanChile Seguros de Vida.

32 Recaudación Electrónica Obtener parámetros de meses anteriores: Si la empresa deja de operar un determinado período y desea rescatar sus códigos de importación podrá hacerlo a través de esta opción: Exportar los códigos de importación. Con la finalidad de migrar al sitio se pueden exportar los códigos de importación

33 Recaudación Electrónica Compensación Parcial Producto de las validaciones sobre los valores de asignación familiar, existe la opción de evitar estas validaciones pero con la consecuencia que solo se podrá hacer la compensación solo sobre el 0.6 % de Salud.

34 Recaudación Electrónica Seleccionar entidades para enviar RE permite una vez cargada cierta información desmarcar ciertas instituciones que el usuario no desee considerar en sus envíos y totales, esta opción se orienta a empresas que pagan ciertas instituciones y declaran otras.

35 Recaudación Electrónica Validación montos de asignación familiar Al momento de seleccionar una empresa el sistema descargará en forma automática los valores de asignación que la Caja los Andes tiene debidamente autorizadas, según este valor será el monto máximo que el usuario podrá compensar. Menú Ayuda Ayuda en línea Permite ingresar a la ayuda del software recaudación electrónica, la cual se encuentra en el sitio o Acerca de Recaudación Electrónica Muestra información sobre la versión del software Recaudación Electrónica instalada en el equipo.

36 Recaudación Electrónica Otros procesos Proceso SIL Para el proceso de SIL, propio de entidades pagadoras del Subsidio por Incapacidad Laboral (Isapres, Mutualidades, Cajas de Compensación), se debe definir la empresa con convenio 500 en adelante. En su menú códigos Importador aparece Códigos de CCAF. Códigos de CCAF Los códigos que usted debe ingresar deben ser tipo carácter de largo máximo cuatro (4). Ejemplo, CCA1 o CCAA. Ingrese código. Presione botón ACEPTAR

37 Recaudación Electrónica Pensionados A contar del convenio 600 hasta el 699 y para el proceso de remuneraciones, es posible pagar por el concepto de pensionados. En los datos de la empresa se debe seleccionar Pensionados.

38 Recaudación Electrónica Pago Retroactivo Sector público En el proceso de gratificaciones se agregó una nueva opción para el Pago Retroactivo Para Empresas Públicas. Al tener activa esta opción es posible modificar los montos en los siguientes campos: Régimen Previsional INP, este monto puede ser >=0. Régimen de Salud Fonasa, este monto puede ser >=0. Salud CCAF, este monto puede ser >=0. Accidente del trabajo INP, este monto puede ser >=0.

39 Recaudación Electrónica Las empresas públicas que requieran estas funcionalidades deben comunicarse con el Call center de Recaudación Electrónica ( opción empresas) y volver a bajar sus parámetros una vez que se les indique que están habilitados para operar con ellas. Si las empresas públicas desean informar en un solo archivo varios pagos retroactivos deben ocupar el campo dato usuario como fecha de paga retroactivo, bajo el formato mmaaaa, ejemplo , , etc.