Principios de la comunicación

Transcripción

1 Principios de la comunicación a. Definición de comunicación La comunicación es la interacción regulada por signos entre al menos 2 agentes que manipulan el mismo repertorio de signos, esta busca: formar, informar, difundir, persuadir y divertir; permitiendo una buena comunicación. Proceso mediante el cual se reciben y se envían mensajes, a través de un proceso diverso, impredecible, dinámico e interactivo donde se expresan e intercambian pensamientos, experiencias, ideas, conocimientos y sentimientos, que han sido adquiridos a través de las actitudes y conductas vividas. Es el intercambio de experiencias, ideas y sentimientos que han ido acentuando las actitudes, conocimientos, emociones y conductas ante la vida. La comunicación y los sentidos a través de los procesos de enseñanza y aprendizaje, están impulsados por estímulos (positivos y/o negativos), creando un ciclo del proceso, indispensable en la interacción del ser humano. La comunicación organizacional es parte del fortalecimiento y desarrollo institucional y empresarial, donde se especifican las acciones comunicativas que parten de las relaciones y articulaciones dentro de la organización, estas se proyectan reforzando la práctica y visibilidad de la institución y sus tareas. El comprender a la comunicación empresarial como un proceso transversal a la organización hace posible incluirla en una política institucional y no limitarla a algo meramente instrumental. (Favaro, s.f., p.6)

2 b. Elementos de la comunicación Señalando al ámbito humano se puede asegurar que la comunicación surge como instrumento necesario para el asentamiento de relaciones entre el hombre y el medio en que vive. Los elementos de la comunicación son: Emisor: el emisor es quien emite el mensaje, expresa una idea o una información, eligiendo y seleccionando los signos adecuados a utilizar para que el receptor los tome de manera entendible. Receptor: es quien recibe la información o el mensaje; estos establecen elementos conjuntamente, pues el intercambio de roles es constante. Mensaje: información que se transmite. Canal: medio por el cual se transmite el mensaje y se establece la conexión entre el receptor y el emisor. Código: conjunto de reglas de cada sistema de símbolos y signos utilizados por el emisor para trasmitir su mensaje.

3 c. Tipos Los tipos de comunicación son: oral, escrita y no verbal. Oral: permite expresar un mensaje de manera verbal para ser oído y entendido mediante la pronunciación. Escrita: poner por escrito varias ideas en torno a un asunto de manera clara y concreta.

4 No verbal: proceso de comunicación sin palabras, signos o indicios que se envían o reciben en un proceso de comunicación. Dentro de la comunicación no verbal existen dos maneras de comunicarse: el lenguaje gestual y corporal; estos se reflejan a través de la expresión corporal, gestos faciales y el lenguaje visual (el cual es reflejado por los ojos). La retroalimentación no verbal, debe ir acompañada de una retroalimentación verbal, y es muy importante que ambas sean congruentes. (Universidad Interamericana para el desarrollo, s.f., p.5) Se debe tener mucha atención en el uso del lenguaje no verbal, ya que es un refuerzo visual a lo que se está argumentando; este se debe utilizar para transmitir familiaridad, seguridad y convencimiento hacia el cliente, mostrando la imagen de una persona segura en los argumentos y términos que está utilizando para transmitir confianza y tranquilidad. d. Habilidades de comunicación Las habilidades en la comunicación parten de diagnosticar, es decir, analizar de manera consecuente el sentido que los actores producen en una determinada situación social, familiar y personal; que a partir de sus contextos y de sus propias historias cobran sentido en el marco de una cultura, esto permite que su mensaje sea comprendido correctamente por él o los receptores a los cuales se les emite el mensaje. Escuchar significa atender y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla. Preguntar es la manera más directa y sencilla para recoger la información de quien se tiene en frente, adicionalmente es una forma de mostrar interés por el tema tratado y empatía entre él o los participantes del proceso comunicativo.

5 Sentir es transmitir con empatía un mensaje más cercano y claro de lo que se va a comunica, es una expresión sincera de las emociones. e. Tipos de comunicación En la organización una de las herramientas más esenciales es la comunicación, por esto muchas veces se encuentra dentro de los valores corporativos para reflejar la importancia que juega dentro de la organización (comunicación interna); la cual permite fomentar el compañerismo, la creatividad y la motivación; fortaleciendo la comunicación entre los diversos miembros de la compañía. La comunicación formal es donde el mensaje es originado por un integrante con un nivel jerárquico y va dirigido a un integrante con un nivel superior, inferior, del mismo nivel o con los niveles establecidos por la organización. Este tipo de comunicación es muy conveniente en la organización pues permite que los funcionarios tengan un contacto directo con el resto de la compañía y que estén informados de lo que pasa en ella; se utiliza la escritura como medio para emitir circulares o memorandos, esta comunicación es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades establecidas, cuyo contenido está relacionado con aspectos institucionales. Se debe tener cuidado con la comunicación informal que es donde el mensaje circula entre los funcionarios de la empresa u organización, sin conocer con precisión el origen de este, pero utilizando canales no oficiales (establecidos

6 por la organización); estos pueden generar conflicto, malestar y afectar el clima organizacional. Vertical: es la comunicación generada en los espacios de las directivas en la organización y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación corporativa óptima, debería existir la comunicación vertical ascendente que posibilite el intercambio. Horizontal: comunicación plana, ubica a todos los miembros de la organización en un mismo nivel de información y de retroalimentación de la misma. Generalmente se produce entre las personas de un mismo nivel. Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es informal, por lo que es difícil operar sobre ella. (Favaro, s.f., p.13) Rumores: es la comunicación informal que recorre por la institución sin manejar canales, esta es muy rápida. Habitualmente, se construyen adaptaciones o interpretaciones de la realidad, basadas o guiados en información parcial y de diferentes fuentes (no confiables), causadas por la ausencia de información completa y creíble de los canales establecidos por la organización.

7 f. Barreras En la comunicación existen diferentes barreras, las cuales no permiten que el proceso sea el adecuado, entre ellas están: Las verbales: estas son formas de hablar, expresiones, dialectos, idiomas, clase social, nivel educativo, entre otros, que interfieren en la comunicación. Ambiental: son externas a los interlocutores, tiene un efecto negativo en la transmisión del mensaje o en la recepción del mismo.

8 Interpersonal: es el contenido entre dos o más personas, son suposiciones incorrectas, percepciones que tienen efecto negativo en la comunicación mutua. Semántica: interfiere con el significado de las palabras, al no puntualizar su sentido. Administrativas: se manejan dentro de las organizaciones de manera inadecuada cuando los temas no son aclarados, reflejando una mala planeación y omitiendo el orden establecido por la misma.

9 g. Comunicación eficaz Para conseguir que la comunicación sea eficaz, debe tener claridad interna en el transmisor, capacidad en el receptor de no tener prejuicios o temor alguno, que no existan ruidos, impedimentos físicos o psicológicos, además que los interlocutores manejen el mismo idioma, lenguaje preciso con expresiones claras, interesantes y objetivas. Comunicación eficaz Asertividad Escucha Lenguaje Barreras en la comunicación Estilos de comunicación (asertiva, agresiva y pasiva) Dentro de la comunicación se encuentran diferentes estilos para expresar un mensaje: Estilo agresivo: es una forma de expresar sentimientos, opiniones y pensamientos sin concebir respeto por el otro, sin tener en cuenta los puntos de vista, creencias, experiencias, opiniones o criterios de los demás; por lo regular tiende a humillar y atacar cuando no puede salirse con la suya, fomentando la culpa y el resentimiento en los demás, sin promover la negociación ni el diálogo, solo expresa sentimientos negativos, malas experiencias y no permite una interlocución.

10 Estilo pasivo: manera de expresar con indiferencia, no refleja sus sentimientos, se cohíbe de expresar abiertamente sus opiniones y pensamientos, es tímido, le falta confianza en sí mismo para debatir o defender sus emociones y se confía en que los demás adivinen lo que quiere o lo que siente. Estilo asertivo: estilo que implica respetarse a uno mismo y a los demás, expresando sus opiniones, deseos o necesidades de una manera respetuosa, amable, sencilla y permitiendo una interlocución de todas las partes que interviene en el proceso.

11 h. Comunicación organizacional Por qué debe cuidar lo que dice? Es fundamental tener una buena comunicación, puesto que en los seres humanos es inherente comunicarse, en algunas ocasiones se generan aspectos negativos, más cuando se cuenta con segundos para hacerlo y generar una buena impresión. Las exigencias que pide en el entorno son múltiples, puesto que todo cambia rápidamente y cuando no se renueva el dialecto para mejorar, las actitudes, conocimientos y personalidad no tendrán una buena referencia u impresión. Cuando existe conocimiento hay una buena comunicación, puesto que se puede hablar coherentemente sobre un tema en específico, por lo contrario cuando no se tiene conocimiento no se generan aportes u opiniones, puesto que no existe conocimiento o información. Todo lo que se dice, se hace y cómo lo hace, refleja lo que es cada persona; porque todo lo que se dice es del conocimiento que cada uno posee, por lo tanto es importante pensar para hablar y no hablar para pensar, puesto que basta de un momento para pronunciar una palabra pero mucho para corregir las consecuencias de una mala palabra u acción. Diariamente se pueden enfrentar a conversaciones con diferentes personas y en diversos entornos, lo importante es tener un control sobre la forma de comunicarse, es decir que aunque es difícil guardar silencio, en ocasiones es prudente manejar la herramienta del lenguaje para no caer en actos de intolerancia o irrespeto; por lo tanto se deben manejar ciertos parámetros, tales como: pensar, permanecer en silencio y guardar los pensamientos para no generar discordias, buscando las herramientas adecuadas que les permitan mejorar la comunicación, con el propósito de saber qué decir o qué callar en cada momento.

12 Buscar cómo mejorar es esencial para que las conversaciones diarias generen un conocimiento, para dar lo que se tiene y de igual forma recibir lo que los demás quieren transmitir, lo ideal es tomar lo que les sirve y desechar lo que no genera nada. La seguridad con que se dicen las cosas basados en el conocimiento es fundamental, ya que el que nada sabe nada teme, aunque en ocasiones el nerviosismo genere altibajos, no deje que este factor sea un problema que supere la confianza personal. Es importante al comunicarse no creerse superior que lo demás, puesto que esto conlleva a que las conversaciones sólo sean para generar discordias. Las personas tienen mucha información, por lo cual es importante saber para qué, cómo y con qué fin utilizarla, puesto que una mala palabra genera múltiples consecuencias agradables o desagradables, todo depende de su influencia en cada individuo, sin embargo de la abundancia del conocimiento habla la boca. Comunicación asertiva Es la expresión directa, adecuada, clara y oportuna de las ideas, sentimientos, necesidades o derechos, es un modelo de interrelación. Su particularidad radica en la habilidad para transmitir y recibir los mensajes con los siguientes elementos: Respeto Claridad Honestida Comunicación Factores importantes en la comunicación asertiva: Observar y analizar el comportamiento del otro y definir su estilo de conducta. Tener autoestima, estar seguro de lo que se quiere y lo que merece. Identificar los intereses propios, evaluando de qué forma deben ser respetados, no imponiendo por capricho momentáneo, sino lo que realmente quiere expresar.

13 Ponerse en el lugar del otro, aunque el comportamiento no se dé de igual manera. No permitiendo entrar en el juego y dinámica que lo aleje del fin de la comunicación. Controlar los sentimientos y expresiones no verbales frente a los demás, para no tener conductas pasivas o agresivas. Al analizar a quien tengo al frente, puedo comprender cómo va a reaccionar con aquello que le diga.

14 Referencias Favaro, A. (s.f.). Comunicación organizacional. Buenos Aires, Argentina: Roberto E, Grancharoff e Hijo. Martínez, J. (2005). La comunicación en el punto de venta. Madrid, España: Gráficas Dehon. Materiales lengua y literatura. (s.f.). La comunicación. Consultado el 15 de abril de 2015, en pdf Universidad Interamericana para el Desarrollo. (s.f.). Comunicación organizacional. Consultado el 14 de abril de 2015, en pdf Viveros, J. (2003). Liderazgo, comunicación efectiva y resolución de conflictos. Santiago, Chile: Oficina internacional del trabajo. Control del documento Autor Adaptación Nombre Cargo Dependencia Fecha Zulma Bibiana Torres Paola Andrea Bobadilla Gutiérrez Experta técnica Guionista - Línea de producción Centro de Actividad Física y Cultura Regional Distrito Capital Centro Agroindustrial Regional Quindío Noviembre de 2014 Abril de 2015