MANUAL SISTEMA DE PROSPECCIÓN DE CLIENTES

Transcripción

1 MANUAL SISTEMA DE PROSPECCIÓN DE CLIENTES de

2 INDICE I.- INTRODUCCIÓN II.- PROCEDIMIENTO III.- HISTORIAL DE ACTUALIZACIONES IV.- LISTA DE USUARIOS de

3 I. INTRODUCCIÓN El presente documento está dirigido a los usuarios del Sistema de Prospección, este sistema permite dar seguimiento a las ventas (antes, durante y después de la operación) así como una gestión de clientes. El Sistema de Prospección permite realizar una gestión de los clientes en la que se incluyen las visitas realizadas, agenda de visitas pendientes y prospecciones, así como también un censo de Maquinaria y Equipos de la Marca y de la competencia. El Sistema de Prospección es una aplicación Web que permitirá: Disponibilidad 24/7 los 365 días del año Uso en cualquier equipo sin importar el sistema operativo No es necesario instalar el sistema Uso en cualquier explorador Web (Preferentemente Chrome o Internet Explorer) de

4 II. PROCEDIMIENTO Para acceder al Sistema de Prospección es necesario abrir el navegador y poner la dirección: spca.lamsa.com.mx /siia Al cargar esta página se nos mostrara la pantalla de Inicio de Sesión: En esta ventana es necesario ingresar un usuario y contraseña registrado. USUARIO: está constituido por la primera letra del nombre y el primer apellido, por ejemplo el usuario de Juan López seria: JLopez, si existen dos nombres de usuario igual, a uno de los dos se le agregaría la primera letra del segundo apellido al final eje mplo: Nombre: José López López, Usuario: JLopez Nombre: Juan López Pérez, Usuario: JLopezP CONTRASEÑA: por defecto es 123, el sistema obligara al usuario a cambiarla la primera vez que ingresa. El usuario puede cambiarla en cualquier momento una vez dentro del Sistema de Prospección, más adelante se explicara cómo hacerlo de

5 Cuando ingresemos nuestros datos de inicio de sesión, es necesario hacer Clic en iniciar o presionar la tecla Enter para entrar al Sistema de Prospección. Menú de Sistema En el menú veremos información de la empresa y del Sistema de Prospección, en la parte superior derecha nos encontraremos la opción de cerrar sesión y el icono el cual nos permitirá imprimir un pantallazo de lo que estamos viendo en ese momento en el Sistema de Prospección. Dentro del menú tendremos 5 opciones las cuales son: Inicio.- ventana inicial del sistema. Seguimiento de Ventas.- cuenta un submenú llamado visitas y dentro de este están las siguientes opciones: 1. Seguimiento. 2. Prospección. 3. Censo de Maquinaria. Consultas.- cuenta con las siguientes opciones: 1. Análisis de Maquinaria y Cultivo. 2. Análisis de Visitas. 3. Rastreo de Equipos Usados. 4. Visitas Agendadas. 5. Listado de Prospectos. Mantenimiento.- cuenta con las siguientes opciones: 1. Registro de Clientes. 2. Catálogo de Maquinaria y Equipo. 3. Unificación de Clientes. 4. Unificación de Cultivos. Configuración.- cuenta con las siguientes opciones: 1. Preferencias. 2. Importador. de

6 Mapa del sitio Esta gráfica representa las opciones del sistema y las diferentes ligas de navegación entre las pantallas. de

7 Funcionamiento General Cuando el usuario inicia sesión en el sistema, la primera pantalla que se visualiza es la de Inicio, esta pantalla presenta un resumen de operaciones pendientes del usuario, para el caso de los vendedores, presenta las visitas agendadas del día. Todas las otras opciones o ventanas del Sistema de Prospección se dividen en dos pantallas, Filtrado (Primera pantalla) y el Detalle (Pantalla de Información Detallada). de

8 Pantalla de Filtrado Filtro: Nos encontraremos con una ventana en donde tenemos varios parámetros para realizar una búsqueda y una o varias tablas de Datos en donde se mostraran los resultados que cumplan con los parámetros fijados. También contaremos con dos botones Filtrar y Nuevo, el botón Filtrar sirve para realizar la búsqueda de datos guardados, el botón Nuevo sirve para agregar un registro nuevo. Datos: Muestra toda la información relacionada con el registro seleccionado en el filtrado, aquí podremos modificar información e incluso eliminar el registro, hay 3 formas de ver el detalle: 1. En modo de ver: en este modo veremos los datos pero no podremos realizarles ningún cambio, en este modo se muestran los botones editar, atrás, copiar, eliminar y nuevo. 2. En modo editar: en este modo si podremos editar los datos, se muestran los botones guardar y atrás. 3. En modo nuevo: en este modo podremos agregar un registro nuevo, se muestran los botones guardar y atrás, para entrar a este modo es necesario especificar ciertos parámetros dependiendo de la ventana. de

9 Cada una de las ventanas tiene diferentes maneras de ingresar al detalle las cuales se explicaran más adelante, cuando se explique cada una de las ventanas. Al final de los Datos encontramos el panel de navegación paginada así como opción para exportar a Excel: 1. Nos muestra el rango de registros que estamos viendo actualmente y el total de registros. 2. Botón que permite exportar la tabla a un documento Excel. 3. Nos permite cambiar la cantidad de registros que se nos muestran por página. 4. Control para cambiar de página, nos podemos cambiar de una en una, irnos a cierta página o irnos a la página final. Pantalla de Información Detallada Este tipo de pantalla muestra información específica de cada opción del sistema, por ejemplo una Visita, Censo o Cardex de Cliente. Aquí permite editar los datos, guardar o eliminar la información que se presenta en pantalla. de

10 Opción: Seguimiento de Ventas Visitas Seguimiento En esta ventana podremos ver las visitas realizadas al cliente. Aquí vemos todos los posibles parámetros por los que podemos filtrar la información, al hacer clic en el botón filtrar se mostraran solo los resultados que cumplan con los parámetros especificados, para insertar un registro nuevo es necesario escribir el nombre del cliente y hacer clic en el botón nuevo. Al hacer clic en el botón filtrar se nos mostrara una tabla con los registros que cumplan con los parámetros especificados. Campos de la tabla: Referencia: Código: Nombre: del cliente. de

11 RFC: del cliente. Sucursal: a la que asiste el cliente. Teléfono: del cliente. Fecha: en que se realizó la visita. Última Visita: se muestra si fue la última visita realizada al cliente y se muestra vacío de lo contrario. Ver: nos manda a la ventana de detalle en modo Ver. Editar: nos manda a la ventana de detalle en modo Editar. Borrar: nos permite borrar el registro. En esta ventana se encuentran todos los datos relacionados con la visita de seguimiento. Si activamos la opción de recordatorio, el sistema nos mostrara la visita en la pantalla inicia del Sistema de Prospección cuando la fecha de la próxima visita se acerque: de

12 Opción: Seguimiento de Ventas Visitas Prospección Muestra un listado de los Prospectos registrados en el sistema, y es el punto inicial para ver cualquier detalle de Prospección. Campos de la tabla: Referencia: *** Código: *** Nombre: del cliente RFC: del cliente Teléfono: del cliente Ultima fecha: de visita de

13 Aquí se especifica toda la información de una Prospección, incluye un dato clave que es el Estatus, y será importante para futuras consultas de posventa y equipos usados disponibles. Los posibles estatus son: Abierta Venta Realizada Venta Perdida Cancelada de

14 Necesidades del cliente: Dentro de este apartado tenemos dos tablas en la primera están los datos del equipo que el cliente necesita junto con un porcentaje de que el cliente realice la compra, en la segunda tabla se mostraran los datos del equipo que el cliente entrego a cambio (si es que entregará uno). Registro de Visitas: Esta tabla guarda información sobre las visitas realizadas al cliente, relacionadas con el seguimiento de la preventa. de

15 Opción: Seguimiento de Ventas Visitas Censo de Maquinaria Mantiene un registro de todos los Censos ingresados al sistema, pudiendo especificar el último censo de cada cliente. Campos de la tabla: Referencia Código Nombre: del cliente RFC: de cliente Sucursal: a la que acude el cliente Teléfono: del cliente Fecha: del censo Último Censo: se muestra si es el último censo realizado al cliente y se muestra vacío de lo contrario. Nota: Al agregar un nuevo censo de un cliente, se toma el último censo registrado como plantilla para evitar recaptura de datos pasados, pudiendo actualizar la información sin ingresar todos los datos de nuevo. de

16 Primeramente se muestra información del registro del censo, pudiendo programar el próximo Censo para que lo recuerde periódicamente. Grupo de Datos: Maquinaria y Equipo del Cliente: Datos sobre la cantidad de equipo del cliente Proyectos del Cliente: Información sobre los proyectos actuales del cliente, se puede agregar una localización geográfica mediante google maps Cultivos Actuales: Información sobre los proyectos actuales del cliente, se puede agregar una localización geográfica mediante google maps de

17 Opción: Consultas Análisis de Maquinaria y Cultivos Permite obtener información muy variada con múltiples filtros, pudiendo presentar un TOP 10 o más de registros de Censo de Maquinarias, Proyectos y Cultivos TOP de Equipos de clientes, pudiendo presentar solo de John Deere, de la Competencia o ambos. También presenta gráfica de Pastel con las diferentes marcas en el mercado. TOP de Proyectos John Deere instalados TOP de Cultivos actuales de los clientes Mapa con información geográfica de los Clientes y proyectos, pudiendo acceder a la información del cliente en un Clic de

18 Opción: Consultas Análisis de Visitas Permite ver el registro de visitas en un periodo dado, contiene múltiples filtros que se ajustan a diferentes requerimientos. de

19 Opción: Consultas Rastreo de Equipos Usados Utilizado para analizar los Equipos usados, cuando se hace una venta prospectada con entrega de equipo usado. de

20 Opción: Consultas visitas agendadas Esta pantalla es especialmente útil para ver las visitas agendadas, y poder programar los tiempos de los vendedores. de

21 Opción: Consultas listado de Prospectos Esta opción permite echar un vistazo de las ventas probables de Maquinaria, está basado en el registro de prospectos de Clientes. de

22 Opción: Mantenimiento registro de Clientes Pantalla de registro de Clientes, aquí se pueden enlistar por sucursal, Vendedor, etc. Además permite el alta de nuevos clientes así como acceso a más información de

23 Muestra información básica del Cliente Solicitado de

24 Registro de necesitadas basadas en prospección del cliente. Información del último Censo de maquinaria del Cliente, desde aquí se puede editar el último censo a agregar uno nuevo. de

25 Presenta las últimas visitas del cliente, permitiendo dar una idea general su actividad de negocios y seguimiento de los vendedores. de

26 Opción: Mantenimiento Catalogo de Maquinaria y Equipo de

27 Opción: Mantenimiento unificación de Cliente Esta opción del sistema permite unificar un cliente que se encuentra repetido, consta de un Asistente que ayuda a localizar las repeticiones y unirlos en uno solo Aquí se seleccionan las ocurrencias del cliente repetido de

28 De los clientes repetidos seleccionados, ahora se especifica el cliente principal que quedará al final de proceso. Finalmente presenta un resumen de lo que se va a realizar antes de unificar definitivamente, esta opción debe ser utilizada con cuidado, ya que no es reversible el cambio. de

29 Opción: Configuración Configuración de usuario Preferencia Aquí es posible cambiar en cualquier momento el del usuario y la contraseña actual. Si el usuario no cambia la contraseña en 30 días, el sistema lo pedirá automáticamente por seguridad. de

30 III. HISTORIAL DE ACTUALIZACIONES REVISION FECHA DESCRIPCION AUTORIZO PUESTO/FIRMA 1 10/2014 Actualización de Manual por cambio de Sistema de base de datos. Comité de Dirección 2 11/2014 Se cambió el Manual al formato interno, esto por Recomendaciones generadas del Proyecto Gestión del Talento. Comité de Dirección de

31 IV. LISTA DE USUARIOS Coordinador General Contabilidad Integral Coordinador de Sistemas Coordinador Divisional Coordinador General de Proyectos Especiales Asistente de Proyectos Especiales Coordinador General Auditoria Interna Auditor Interno Coordinador General Línea Maquinaria Coordinador Divisional Línea Maquinaria Gerentes Maquinaria Vendedor Integral Asistente y Aux. Admvo. de Dirección Administrativa Asistente Facturista y Aux. Admtivo. Maq. Coordinador General Refacciones Gerentes Refacciones Coordinador General Servicio Gerentes Servicio Jefe de Atención a Clientes y Mercadotecnia de Servicio de