Manual rápido para liberación de espacio de buzón de correo mediante Outlook

Transcripción

1 Manual rápido para liberación de espacio de buzón de correo mediante Outlook Mediante estos sencillos pasos usted podrá liberar espacio de su cuenta de correo de unicauca, salvando los mensajes de importancia en su ordenador mediante la utilización del cliente de correo Outlook. Este manual está dividido en dos partes. La primera lo guiara en el proceso de configuración de su cuenta de unicauca en Outlook y la segunda le dará las pautas para guardar una copia de seguridad de sus mensajes en su computador personal. I CONFIGURACION SU CUENTA DE CORREO: 1. Abra la aplicación Outlook. Inicio -> todols los programas-> Microsoft Office -> Outlook 2. Agregue una nueva cuenta de correo. Para ello, diríjase a archivo -> configuración de cuenta -> cuentas. 3. En correo electrónico, seleccione la opción nuevo:

2 4. Digite su nombre y la dirección de correo de su cuenta de Unicauca. Posteriormente seleccione la opción configuración manual. Como caso de ejemplo se configura la cuenta serviciosinternet@unicauca.edu.co 5. Seleccione la opción cuenta POP o IMAP

3 6. Indique los datos de su cuenta. Seleccione la opción IMAP. Tenga especial cuidado de seleccionar TODO en la opción correo para mantener sin conexión, deslizando la barra hasta el extremo derecho.

4 Indique el servidor de correo entrante y saliente. Para este caso, el servidor entrante y saliente es atenea.unicauca.edu.co. Para saber que servidor corresponde a su cuenta institucional, por favor ingrese a su cuenta de correo en y diríjase a la opción configuración en el borde superior derecho. Una vez allí seleccione la pestaña servidor y verifique que nombre aparece en la opción Entrada.

5 7. Seleccione la opción más configuraciones, y seleccione en la pestaña servidor de salida la opción mi servidor de salida requiere autenticación 8. Finalice la configuración. Una vez finalizada, se realizara una comprobación de envío y recepción de correo.

6 En el panel izquierdo aparece su cuenta de Unicauca con las diferentes carpetas que tiene asociadas. II COPIA DE RESPALDO DE MENSAJES DE CORREO 1. Para realizar una copia de respaldo de sus mensajes en su computador personal, seleccione la opción en el menú principal: Archivo-> abrir y exportar->importar y exportar. 2. En el asistente para importación y exportación, seleccione la opción exportar a un archivo.

7 3. Seleccione la opción Archivo de datos de Outlook.pst 4. Del directorio de archivos mostrado, seleccione la carpeta a la que se realizará la copia de seguridad. Para el caso se respaldará la carpeta Bandeja de entrada.

8 5. Indique la ubicación en la que se guardará el archivo de respaldo. Opcionalmente puede indicar una contraseña para el archivo, de manera que se proteja la confidencialidad de sus mensajes.

9 6. Para abrir el archivo exportado, se utiliza el mismo cliente Outlook. Mediante la opción Archivo-> abrir y exportar -> Abrir archivo de datos de Outlook. Seleccione el archivo que ha exportado previamente. 7. En el panel izquierdo, en la sección archivo de Outlook, se agregara la carpeta bandeja de entrada con los mensajes que contenia.

10 8. Para liberar el espacio de la cuenta de correo, seleccione la bandeja que respaldo desde la pestaña izquierda. Asegúrese de este situado en la sección correspondiente a su cuenta, para el caso serviciosinternet@unicauca.edu.co presione click derecho y seleccione eliminar todo. Posteriormente seleccione la opción carpeta-> purgar-> purgar elementos marcados en nombre_de_cuenta. Para el caso como la cuenta es servicios internet se selecciona la opción purgar elementos en serviciosinternet. También puede seleccionar la opción de purgar elementos marcados específicamente para la carpeta que esta limpiando.

11 Saldrá una notificación de confirmación, seleccione sí. 9. Como último paso, por favor envíe un correo a la cuenta serviciosinternet@unicauca.edu.co, notificando que ha realizado el proceso de respaldo de información especificando su nombre y su cuenta.