METODOLOGIA SEIS SIGMA 5

Transcripción

1 METODOLOGIA SEIS SIGMA 5 Es una metodología científica ideal para la solución de problemas crónicos. Utiliza su activo humano, datos, herramientas estadísticas para identificar los pocos factores vitales (verdaderas causas raíz de un problema) que le permitirán reducir el despilfarro y los defectos; a la vez, aumentan la satisfacción del cliente, los beneficios y el valor para los accionistas 5. Este nivel de calidad se aproxima al ideal de cero defectos y puede ser aplicado a todo tipo de procesos. Para la aplicación de Seis Sigma se utilizan seis fases: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar cuya sigla es DMAMC. El diagrama de la derecha muestra las etapas de Seis Sigma dentro de las etapas del Ciclo PHVA. La diferencia está en que Seis Sigma traduce el problema real observado en un problema estadístico. Encuentra la solución estadística optima y la traduce a una solución real óptima. El ciclo PHVA se utiliza mas en forma cualitativa, sin mediciones. Seis Sigma por el contrario exige rigurosidad estadística, observaciones objetivas, mediciones minuciosas y análisis estadístico avanzado. Se ha estimado que con la aplicación de esta metodología una Organización ahorra alrededor del 35% de su facturación. C O N T R O L A R A V P Definir Medir Analizar H Mejorar

2 HERRAMIENTA BASICA 8: ESTRATIFICACIÓN 4 La estratificación tiene como objetivo obtener información que facilite identificar las causas vitales del problema. Permite desglosar el problema en síntomas (subproblemas) 4 Los factores de estratificación más frecuentemente utilizados son las variables epidemiológicas de persona, lugar y tiempo. Factores Clasificar los datos según Definir métricas Que Quién Dónde Cuando Tipo de reclamo o queja Tipo de defecto o falla Motivos Persona Tipo de cliente Sección, Departamento Lugar: área de trabajo, ciudad, etc. Localización en el producto Turno, hora, día, mes, etc. Al momento de un evento Las preguntas que facilitan desglosar el problema en sus síntomas son las siguientes: Qué es lo que va mal? Dónde aparece? Cuando aparece? De qué magnitud es? Qué impacto tiene? CAUSAS (Xs) Proveedores Competencias científico técnicas Equipos Insumos Métodos Medio ambiente Mediciones Políticas PROBLEMA (Y) Síntomas Y i

3 HISTOGRAMA 4 Es una gráfica de áreas utilizada para representar datos de variables numéricas continuas. De mucha utilidad para visualizar el comportamiento de la salida de un proceso con respecto a: 1.El cumplimiento de las especificaciones de calidad (Capacidad) 2.Su variabilidad 3.Su centramiento. El uso frecuente del histograma facilita el entendimiento de la variabilidad y favorece el pensamiento estadístico. El pensamiento estadístico es una filosofía de aprendizaje y acción. Establece la necesidad de un análisis con rigor científico de los datos de un proceso como una acción indispensable para mejorar su Calidad 4. Especificaciones de Calidad: LI = Límite inferior LS = Limite superior L I L S L I L S L I L S Proceso centrado con mucha variabilidad. No cumple las especificaciones Descentrado con mucha variabilidad. No cumple las especificaciones Proceso a nivel 6σ 3.4 defectos por millón de oportunidades

4 DIAGRAMA DE DISPERSIÓN Puntajes de Ocurrencia Puntajes de Ocurrencia Denominado también nube de puntos.se utiliza para estudiar la relación entre dos variables numéricas: una denominada X ( causa potencial ) y la otra simbolizada por la letra Y (efecto). Si la nube de puntos muestra un patrón que crece de izquierda a derecha, se puede pensar que existe una correlación positiva entre la variable X (causa potencial) y la variable Y (efecto). Esto es, si se incrementa o se disminuye una variable entonces la otra tiene igual comportamiento. La gráfica de la derecha sugiere la hipótesis de que a mayor severidad del modo de falla mas frecuentemente se presenta y viceversa. 10 Correlación entre Severidad y Ocurrencia de Modos de Falla Puntajes de Severidad Si la nube de puntos muestra un patrón que decrece de izquierda a derecha, se puede pensar que existe una correlación negativa. Esto es, si se incrementa X se disminuye Y. Las variables estan inversamente correlacionadas Correlación entre Severidad y Ocurrencia de Modos de Falla Puntajes de Severidad Magnitud de la Correlación Existe una medida del grado de correlación lineal entre las variables. Se llama Coeficiente r de Pearson Este coeficiente varía entre 1 (perfecta correlación positiva) y -1(correlación negativa). Cuando es cero o próximo se descarta correlación lineal.

5 GRÁFICO DE TENDENCIA 4 Tienen como objetivo medir y monitorizar las medidas de una entrada, un proceso o una salida clave a través del tiempo. Con base en estos gráficos se puede identificar problemas, tendencias, patrones de comportamiento y evaluar la estabilidad del proceso. Existe una gama de métodos denominados series temporales (series de tiempo) que pueden ser aplicados para evaluar el comportamiento del proceso a corto y largo plazo. El concepto de índice endémico se puede aplicar en este tipo de gráficos para establecer zonas de éxito, seguridad, alarma y problema con base en los percentiles 25, 50 y 75. El gráfico de tendencia presenta variaciones aleatorias debidas a causas comunes. Las fluctuaciones se presentan por encima y por debajo de la mediana. No se aprecia tendencias marcadas a subir o bajar. Gráfico de tendencia sin causas especiales En este gráfico se aprecia una tendencia a partir del octavo mes; algo ha cambiado en el proceso para causar un aumento de forma sostenida. Gráfico con tendencia debido a causas especiales No Meses No Meses

6 GRÁFICO DE CONTROL 4 El objetivo de los gráficos de control es determinar de forma visual cómo esta comportándose el proceso a través del tiempo y cuándo se sale fuera de control, con una probabilidad de error pequeña. Los Gráficos de Control permiten monitorizar a través del tiempo la estabilidad de un proceso para detectar en tiempo real cualquier situación inadecuada; por ejemplo, eliminar las causas especiales de variabilidad en la obtención del resultado final. Los gráficos de control fueron propuestos originalmente por W. Shewart (1920). Consiste en representar a lo largo del tiempo el estado del proceso que se esta controlando con respecto a una variable de salida Y. En el eje horizontal (abcisa) se indica el tiempo: consta de tres líneas horizontales: una central y otras dos que representan los límites inferior y superior de control, escogidos éstos de tal forma que la probabilidad de que una observación esté fuera de esos límites sea muy baja si el proceso está bajo control, habitualmente con una probabilidad inferior a Limite Superior de Calidad Evento a controlar Línea central Limite Inferior de Calidad Mediciones a través del tiempo

7 HERRAMIENTA AVANZADA 1: MAPEO DETALLADO DE PROCESOS Es una herramienta fundamental en la gestión por procesos. El mapeo de un proceso tiene como fin observar el proceso de manera objetiva empleando representaciones unidimensionales o bidimensionales. Dependiendo del nivel de detalle que se requiera observar el proceso se pueden utilizar una o varias formas de mapeo En términos de variables de entrada X s y variables de salida Y Entradas necesarias para desarrollar el proceso (sustantivo mas adjetivo calificativo) Proceso Tareas en orden secuencial verbos en infinitivo Salidas obtenidas al terminar cada etapa del proceso (sustantivo mas adjetivo calificativo) X1 Contratos, Comunicados, Cartas (Mensajeria Externa) Secretaria Socializar la correspondencia. Correspondencia entregada (Oportunamente) X2 Contratos, Cartas, Reembolso, Estadisticas e Informes (Mensajeria Interna) Socializar contratos Generar los indicadores Correspondencia entregada (Oportunamente), Indicadores (oportunos y eficientes) X3 Notas para realizar agenda Servicios Internos y Externos ( Jefes de procesos y Entidades) Realizar citas, reuniones, comités. Hacer efectiva la programación de la agenda. X4 Nuevo Convenio Listado de Tarifas X5 X6 Nuevos precios Modificaciónes Tarifas y Convenios CD de Tarifas Listados y/o cuadros comparativos X7 X8 Nuevos códigos códigos Solicitud para generar comparativos Crear, configurar, verificar, listar, actualizar, modificar, comparar. Valores actualizados Servicios actualizados y/o configurados X9 Solicitud para generar tarifarios

8 HERRAMIENTA AVANZADA 2: CURSOGRAMA ANALITICO DEL PROCESO Se define el estudio del trabajo como el examen sistemático de los métodos utilizados en un proceso para realizar las actividades. Comprende la medición del trabajo y el estudio de métodos. La medición del trabajo, que es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea según una norma de rendimiento preestablecida El estudio de métodos. Es el registro y examen crítico sistemáticos de los modos de realizar actividades, con el fin de efectuar mejoras. Tiene como objetivos la reducción del contenido de trabajo y la eliminación del tiempo improductivo de una tarea u operación. Se realiza con base en el cursograma. = Operación = Actividades combinadas = Inspección = Transporte = Almacenamiento = Demoras El cursograma analítico es un diagrama que muestra la trayectoria de un producto o procedimiento señalando todos los hechos sujetos a examen mediante el símbolo que corresponda. 1 ACTIVIDADES Recibir transferencia de admisiones de pacientes e imprimir la hoja de gastos. x Cursograma analítico de operación: Para registrar las actividades de quien trabaja Cursograma analítico de material: registra como se manipula el material Cursograma de analítico de equipo: registra como se usa el equipo Revisar canastillas del stock de insumos. Relacionar en el sistema los insumos utilizados en el turno de la noche. Sacar un seguimiento de los movimientos del día anterior. x x x 5 Entregar el seguimiento a la jefe de turno. x

9 No. Porcentaje HERRAMIENTA BASICA 6: DIAGRAMA DE PARETO 4 El principio de Pareto 4 o regla del plantea que existen muchos problemas sin importancia (triviales) frente a unos pocos graves (vitales). En términos de causa efecto se puede enunciar que el 20% de las causas producen el 80% de los efectos. De mucha utilidad en planes de mejoramiento. Inconsistencias de admisión por Urgencias % % 80 60% % % 0 Falta Historia Clínica No aparece reporte de interconsulta 12 Falta firma del Médico Fallas 7 Falta # autorización 5 Falta copia del Carné Observando el gráfico se puede concluir que dos fallas (2/5 = 20% ) como fueron falta de la Historia Clínica y el no reporte de interconsulta generaron el 80% de las inconsistencias. 0%

10 HERRAMIENTA AVANZADA AMEF ( Análisis de Modos y Efectos de Fallas) No fallar es la mejor garantia. El AMEF es una herramienta utilizada para identificar causas potenciales de fallas y la probabilidad de que esa falla tenga lugar (nivel probable de riesgo) para tomar acciones tendientes a eliminar las causas potenciales y evitar fallar. Esta herramienta asegura que el proceso analizado cumpla con las necesidades y expectativas del cliente. También se puede utilizar para identificar causas potenciales a partir del registro de fallas. Apoya no sólo al Control de Calidad, sino al mejoramiento continuo del proceso. Se analizan los modos posibles de llegar a fallar, sus causas, el impacto (S), la probabilidad de ocurrencia (O) y si existen mecanismos de control (D). Con base en una escala ordinal se obtiene el nivel probable de riesgo para priorizar acciones. Modos de Falla Causa Potencial Impacto (Severidad) Frecuencia Puntuaciones Nivel probable de riesgo S O D S x O x D Falta Historia Clínica Médico no cierra Historia Clínica Detiene, retraza el proceso x10x5 Falta interconsulta Descuido de no reporte Pérdida de ingresos por no cobro del servicio x8x5 Falta firma del Médico Descuido del médico Reproceso, retrabajo x6x5 Falta No. autorización Olvido de la secretaria Reprocesos, glosas x5x5 Razón Social errada Mala digitación Generación de glosas x3x5