Organización de Eventos II

Transcripción

1 Organización de Eventos II Trabajo Práctico Final Índice: Anexo Innovation Group. 2 Presentación cliente 3 Seis ejes 4 Objetivos del evento... 5 Auspiciantes y sus aportes 7 Diseño de invitaciones 8 Gacetilla de prensa. 9 Timming del evento 10 M.A.M. del evento. 12 Propuestas de evaluación del evento.. 13 Innovation Group 1

2 Anexo Innovation Group: Organizadora Integral de Eventos Misión: Somos un grupo de seis estudiantes universitarios que aspiramos a posicionarnos en el mercado como una empresa organizadora de eventos que satisfaga las necesidades de nuestros clientes presentando propuestas innovadoras en la planificación, creación y gestión de eventos para, de ese modo, garantizar una imagen positiva tanto de quienes nos contraten como de nuestra propia organización. Visión: Trascender el ámbito universitario para incorporarnos al mercado y posicionarnos como profesionales de la organización de eventos tanto sociales como corporativos. Valores: Nuestro equipo de trabajo se encuentra capacitado para enfrentar las realidades del mercado profesional con el convencimiento de que la honestidad, la perseverancia, la unión y la innovación son las características esenciales para lograr nuestros objetivos. Innovation Group 2

3 Presentación cliente: Cliente: Bodega Norton: Nuestro cliente es una bodega de gran prestigio, tanto a nivel nacional como internacional, cuya misión empresaria consiste en ser la mejor bodega de Argentina reconocida por la calidad de sus vinos, el profesionalismo y al honestidad de su equipo de trabajo, manteniendo la pasión que la caracteriza y la excelencia en la elaboración del vino. Cabe destacar, que Bodega Norton posee cinco fincas repartidas en la provincia de Mendoza, las cuales se caracterizan por ubicarse en un área privilegiada por la calidad de sus uvas. Estas fincas, son analizadas y tratadas a través de un sistema de trabajo llamado mapping o viticultura de precisión, lo cual genera como resultado productos de excelencia. Uno de los principales valores de Bodegas Norton, es el cuidado de los recursos humanos (350 empleados), ya que son considerados el potencial real de la empresa. Para la consultora Great Place to Work, Bodegas Norton fue, en el año 2010, una de las trece mejores empresas para trabajar, siendo la única bodega presente en éste ranking. Innovation Group 3

4 Seis Ejes: a) Necesidad: acercar el producto al público objetivo para que tome contacto directo con el mismo y percibir el nivel de aceptación de forma inmediata. b) Mensaje (s): Primario: Una noche para los sentidos Secundarios: Despierte los sentidos a través de una mirada ; Aromas que harán que sus sentidos se deleiten ; En boca: toda una noche para los sentidos ; sentir es vivir. Viva una noche para los sentidos c) Recursos: Técnicos: Sonido, iluminación, gráfica, estacionamiento, catering, (comida, bebidas, vajillas, mantelería, mesas) premios, sorteo, tablet, tipo de vestimenta. Humanos: Camareros, cocineros y ayudantes de cocina, sommelier, Staff de Innovation Group, seguridad, limpieza, recepcionistas, encargado del Salón, cantante. Financiero: Dinero de nuestro cliente. d) Público: Rango etáreo: de 25 a 70 años de edad (aproximadamente) Ambos sexos. Nivel Socio-Económico: (NSE): ABC1, C2. Gustos: Interés por el vino y nuevas ofertas gastronómicas, consumidores de vino, amantes del buen vivir. e) Resultados: -Que hablen del evento Crear una imagen positiva tanto de la Bodega como del producto lograr el interés del público por quienes organizaron el evento que vuelval al restaurante. f) Objetivo del negocio: Contribuye a la posible compra del producto por parte de quienes hayan participado del evento y, también, por quienes se hayan enterado del mismo. Por otro lado, se busca mantener la imagen empresaria de Bodega Innovation Group 4

5 Norton en el mercado. Al mismo tiempo, la organizadora del evento, Innovation Group, inicia sus actividades en el mercado y busca lograr una buena imagen como empresa organizadora de eventos. Objetivo (s) del evento: Primario: a) Relanzar, a través de una cata de vino, la línea Roble de Bodega Norton a clientes y/o potenciales clientes. Secundarios: a) Reafirmar o mejorar tanto la imagen positiva tanto de los productos y de la Bodega Norton, cómo de las empresas involucradas en la realización del evento. b) Crear una propuesta gastronómica que acompañe correctamente y de manera armónica los maridajes de la línea a presentar en la cata. Lugar de realización del evento: Bokoto Sushi & Wok, Huergo 261, las Cañitas, C.A.B.A Fecha y horario del evento: Lunes 19 de Noviembre de 2012, 18:30 hs. Público expositor: Sommelier representando a la Bodega Norton (ver cliente) Público Invitado: (ver seis ejes del evento, Público objetivo) Planificación de actividades: 1) Recursos Técnicos: a) Música: Ambiental durante la recepción y el cocktail. b) Iluminación: La intensidad de la iluminación irá cambiando acorde a las etapas del evento. c) Gráfica: Diseño de invitaciones, back publicitario, anotadores para la cata, encuesta para los invitados. Innovation Group 5

6 d) Estacionamiento: Ubicado en la calle Luis María Campos. e) Catering: comida (finger food, cazuelas, mini-brochette, sushi), Bebidas (con y sin alcohol). f) Premios: (definir) g) Tablets: Dos unidades para la mejor recepción al público invitado, control del MAM del evento y de las tareas del equipo durante el día del evento. 2) Recursos Humanos: a) Camareros: Cuatro. b) Personal de cocina: Cheff y sus ayudantes de cocina. c) Sommelier: Será quien dirija la cata y quien representa a la Bodega Norton. d) Personal de seguridad: Un profesional encargado de la vigilancia del restaurante. e) Limpieza: Servicio de limpieza contratado por el restaurante. f) Recepcionista(s): Dos integrantes de Innovation Group. g) Camarera encargada: Su nombre es Romina, y posee una amplia experiencia en catas de vinos. h) Cantante: Integrante del staff del Teatro Argentino de La Plata interpretará dos arias para soprano. 3) Recursos financieros: a) Auspiciantes que patrocinan el evento: Bodega Norton, Innovation Group, Bokoto Sushi & Wok y Grabatto. Innovation Group 6

7 Auspiciantes: y sus aportes a) Bodega Norton (main sponsor): Vinos, sommelier, lapiceras, individuales/anotadores, copas para cata. b) Bokoto sushi & wok: Catering, bebidas sin alcohol, vajilla, vino espumante, recursos humanos y técnicos. c) Innovation Group: Recursos humanos y financieros, creación, planificación, organización y gestión integral del evento. d) GRABATTO: Diseño y producción de invitaciones, back publicitario, encuesta para los invitados. e) Special Gift: Regalos para los sorteos a realizar durante el evento. Innovation Group 7

8 Diseño de Invitaciones Innovation Group 8

9 Gacetilla de prensa Cata de vinos Bodega Norton Una noche para los sentidos El próximo lunes 19 de noviembre de 2012 a las 18:30 hs., un grupo de estudiantes de la Universidad de Palermo tendrá el honor de presentar la línea Roble de Bodega Norton, mediante una cata de vinos que se realizará en el Restaurante Bokoto Sushi & Wok, ubicado en la calle Huergo 261 del barrio de Las Cañitas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. En esta oportunidad se presentarán los siguientes varietales de la Bodega Norton: Chardonnay, Cabernet Sauvignon y Malbec, que acompañaran al cocktail que se servirá luego de esta degustación para que los comensales compartan un agradable momento y puedan poner en común sus ideas sobre los productos degustados. Una noche para los sentidos es un evento empresarial organizado por Innovation Group, con el objetivo de presentar una alternativa diferente a las propuestas de éste estilo, donde los sentidos serán los protagonistas. Buenos Aires, Noviembre Información de contacto: Jorge Baigorria Of: (54 11) Cel: baigorriajorge@yahoo.com.ar Innovation Group 9

10 Timing del evento FECHA: ACTIVIDAD: RESPONSABLE: OBSERVACIONES: Ago-12 Selección Evento Staff Innovation Group "Cata de Vino" Ago-12 logística para el evento Staff Innovation Group Averiguación de: lugar, catering, sponsor, etc. Sep-12 logística para el evento Staff Innovation Group Asistencia a distintas Catas de Vino. Sep-12 Diseño gráficas Staff Innovation Group Sep-12 Visita a posibles lugares de realización Invitaciones, back de publicidad, gacetilla, etc. Staff Innovation Group Jardin Japonés, Porteño Gourmet, Bokoto. Oct-12 Reunión: responsable de Bokoto Staff Innovation Group Visita y reunión del Restaurante Bokoto. Oct-12 Oct-12 Definición de varietales para la cata Staff Innovation Group Bodega Norton Contratación: Bokoto Restaurante Staff Innovation Group Confirmación de la contratación del Restaurante. Oct-12 Degustación menú Staff Innovation Group Bokoto Sushi & Wok Oct-12 Producción de gráficas Staff Innovation Group Invitaciones, back de publicidad, gacetilla, etc. Oct-12 Reunión: Cantante Staff Innovation Group Sra. Claudia Montagne Nov-12 Reunión: Special Giff Staff Innovation Group Premios para los sorteos. Nov-12 Definición contratación Cantante Staff Innovation Group Sra. Claudia Montagne Nov-12 Reunión: Fotógrafo Staff Innovation Group Para definir las necesidades de Innovation Group. Nov-12 Entrega de las invitaciones Staff Innovation Group a la totalidad de nuestros invitados. Innovation Group 10

11 12/11/2012 Confirmación de asistencia Staff Innovation Group llamados a la totalidad de los invitados. 13/11/2012 Contacto con Bokotto Restaurante Staff Innovation Group Para reconfirmar lo contratado para el evento. 13/11/2012 Prueba de sonido. Staff Innovation Group Cantante: Sra. Claudia Montagne. 14/11/2012 Retiro Back de Publicidad Staff Innovation Group Back de Publicidad. 15/11/2012 Elaboración y Producción Carpeta Jurado. Staff Innovation Group Carpeta de Presentación. 16/11/2012 Retiro de la mantelería Staff Innovation Group Alquiler de la mantelería para el evento. 17/11/2012 último contacto con Bodega Norton antes del evento Staff Innovation Group Para reconfirmar lo convenido para el evento. 18/11/ /11/2012 Confirmación de la coordinación general del evento. Staff Innovation Group Mediante la cual tuvimos la reconfirmación que estaba todo preparado para UNA NOCHE PARA LOS SENTIDOS UNA NOCHE PARA LOS SENTIDOS Staff Innovation Group UNA NOCHE PARA LOS SENTIDOS Innovation Group 11

12 M.A.M. del evento 16:00 hs. Llegada de Innovation Group y el fotógrafo a Bokoto. (Staff) 16:15/30 hs. Reunión interna/distribución de tareas. (Staff) 16:30 hs. Armado del salón. (Staff) 17:00 hs. Llegada de la cantante. (Sra. Claudia Montagne) 17:15 hs. Segunda prueba de sonido. 17:30 hs. Reunión para organizar tareas con el responsable de Bokoto y su personal. 18:00 hs. Control global. 18:30 hs Llegada de los invitados/recepción. 19:00 hs. Comienzo de la cata. 19:50 hs. Finalización de la cata. 18:55 / 20:00 hs. Cantante. 20:02 hs. Inicio del cocktail. 20:45 hs. Final del postre/inicio del sorteo. 20:50 hs. Final del sorteo. 20:51/55 hs. Brindis. 20:55 hs. Cantante. Innovation Group 12

13 Propuestas de Evaluación del Evento Posterior a la realización del evento realizaremos la evaluación del mismo de la siguiente manera: Internamente: con nuestro grupo de trabajo para definir si se ha logrado el objetivo definido en la etapa de planificación del evento. Si la tarea de cada uno de los integrantes ha sido satisfactoria y ha colaborado para lograr los objetivos planteados. Si la coordinación general del desarrollo de las tareas ha sido la apropiada para este tipo de eventos, etc. Externamente con nuestro cliente: Realizaremos en la semana siguiente una reunión de trabajo con nuestro cliente para evaluar desde su óptica el resultado del evento. Donde estaremos totalmente dispuesto a recibir todos los comentarios referentes al desempeño de nuestra empresa organizadora de eventos. De esta reunión evaluaremos todos los aciertos y desaciertos del evento, con la intención de realizar los ajustes necesarios para ir elevando la calidad de nuestros servicios. Innovation Group 13