MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 2010 ELABORADO POR: APROBADO POR ULTIMA MODIFICACIÓN VIGENCIA O. Planeamiento E. RD Nº Año /05/2010

2 INDICE CAPITULO I Objetivo y Alcance del MOF 3 CAPITULO II Base Legal 4-6 CAPITULO III Criterios del Diseño. 6-8 CAPITULO IV Estructura Orgánica y Organigrama Estructural y Funcional CAPITULO V Cuadro Orgánico de Cargos. 11 CAPITULO VI Descripción de Funciones de los Cargo Página 2

3 CAPITULO I OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO El objetivo del presente Manual de Organización y Funciones (MOF), tiene como finalidad el establecer las funciones especificas que desarrolla el Órgano de Control Institucional del Hospital Regional Huacho Red de Salud Huaura Oyón, dentro del marco de la gestión gubernamental como parte del Sistema Nacional de Control, con el objeto de racionalizar y sistematizar su organización interna, mejorar los niveles de eficiencia, eficacia y economía en el desarrollo de sus actividades. El presente documento se constituye como un instrumento técnico normativo y de gestión, en tal sentido, norma su organización de acuerdo con el Reglamento de Organización de Funciones del Hospital Regional Huacho Red de Salud Huaura Oyón y la normatividad vigente de la Contraloría General de la República. El documento además establece las relaciones jerárquicas-funcionales y describe las funciones específicas de los cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal CAP, especificando las características y los requisitos mínimos de cada cargo de acuerdo al Reglamento de los Órganos de Control Institucional y el Manual Normativo de Clasificación de Cargos de la Administración Pública. ALCANCE El cumplimiento de lo dispuesto en el presente manual comprende la obligación de su conocimiento, aplicación y desarrollo por parte del personal de la Oficina del Órgano de Control Institucional en el ámbito de su competencia administrativa, orgánica y funcional. Página 3

4 BASE LEGAL CAPITULO II El presente Manual de Organización y Funciones se sustenta en: Ley N Ley General de Salud. Ley N Ley del Ministerio de Salud. Ley N Ley General de Procedimiento Administrativo Ley N Ley que aprueba la Reforma Constitucional del Capítulo XIV del Título de la Constitución Política del Perú, sobre Descentralización, que determina que los Gobiernos Regionales tienen Autonomía Política y Administrativa, en los asuntos de su competencia. Ley N Ley de Bases de la Descentralización, que regula la estructura y organización del Estado en forma democrática, descentralizada y desconcentrada, correspondiente al Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales. Ley Ley de los Gobiernos Regionales, establece y norma la estructura, organización, competencias y funciones de los Gobiernos Regionales, así como define la organización democrática, descentralizada y desconcentrada del Gobierno Regional, conforme a la Constitución Política del Perú y a la Ley de Bases de la Descentralización. Ley Ley que modifica la Ley Orgánica de Los Gobiernos Regionales para regular la participación de los Alcaldes Provinciales y la Sociedad Civil en los Gobiernos y fortalecer el proceso de descentralización y regionalización. Ley 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Ley N Ley de Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico. Ley N Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Ley Nº Ley de Gestión Presupuestal del Estado. Ley Nº Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley Nº Ley de Racionalización de los Gastos Públicos. Ley N Ley del Presupuesto de gastos año 2010 Decreto Legislativo N 276- Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. Decreto Supremo N PCM- Reglamento de la Ley de la Carrera Administrativa. Resolución de Contraloría General N CG, que aprueba el Reglamento de los Órganos de Control Institucional. Resolución de Contraloría Nº CG Normas de Control Interno para el Sector Público y sus Modificatorias. Ordenanza Regional N GRL/CR, de fecha 26 de marzo del 2004, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del Gobierno Regional de Lima. Página 4

5 Resolución Ejecutiva Regional N PRES de fecha 15 de enero del 2004, que aprueba la modificatoria del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del Gobierno Regional de Lima. Resolución Ejecutiva Regional N PRES de fecha 05 de junio del 2007, que aprueba el Reordenamiento del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) del Gobierno Regional de Lima. Decreto Supremo N SA Aprueban Reglamento de la Ley del Ministerio de Salud. Decreto Supremo N SA.- Aprueban Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. Decreto Supremo N SA y SA. Aprueban Modificación del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud Resolución Ministerial N SA/DM. Aprueban el modelo de Reglamento de Organización y Funciones de los Hospitales. Resolución Ministerial N /MINSA. Aprueban la Directiva N 007-MINSA/ OGPE V- 02: Directiva para la formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. Ordenanza Regional N CR-RL, Aprueba los Reglamentos de Organización y Funciones (ROF) y Cuadro para Asignación de Personal (CAP) de las Unidades Ejecutoras, correspondientes al ámbito de competencia de la Dirección Regional de Salud Lima. Resolución Ministerial N /MINSA, que aprueba la Política Nacional de Calidad en salud. Resolución Ministerial N /MINSA, que aprueba la Norma Técnica de Salud para la Acreditación de Establecimientos de Salud y Servicios Médicos de Apoyo. Resolución Directoral N GRL-HH-RSHO-OPE Aprueba el Reordenamiento de Cuadro para Asignación de Personal del Hospital Regional de Huacho. Ordenanza Regional N CR-RL, Artículo Primero numeral 2, Aprueba la Modificación del Cuadro para Asignación de Personal del Hospital de Huacho-Huaura-Oyón y Servicios Básicos de Salud. Página 5

6 CAPITULO III CRITERIOS DEL DISEÑO El Órgano de Control Institucional se encuentra relacionada Jerárquica y Funcional, como órgano especializado y por la naturaleza de sus funciones mantiene dependencia técnica y funcional de la Contraloría General de la República y mantiene una relación organizacional y de constante coordinación con la Entidad, sujetándose a las políticas y normas de la entidad de coordinación y comunicación reciproca con la Contraloría General de la República de acuerdo con lo establecido en los artículos 15, 16 y 18 del Reglamento de los órganos de Control Institucional, aprobado mediante Resolución de Contraloría N CG. Para el desarrollo del presente manual se han aplicado los criterios que a continuación se mencionan: Eficacia y Eficiencia La eficacia expresada como la capacidad de los directivos y servidores para alcanzar las metas y resultados planificados, por lo cual las funciones se distribuyen adecuadamente, asegurando el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando al máximo los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de los resultados. La eficiencia se ha establecido con la finalidad de producir el máximo resultado con el mínimo de recursos, energía y tiempo. Se busca la mayor eficiencia en la utilización de los recursos, por lo tanto se ha de identificar y eliminar la duplicidad o superposición de funciones y atribuciones entre jefes y servidores. Racionalidad Las funciones serán diseñadas y rediseñadas con el fin de obtener el máximo de efectividad con el menor costo posible. Unidad de Mando Todo cargo en la oficina depende jerárquicamente, de acuerdo a la conformación de su estructura, de un jefe del Órgano de Control Institucional y estos a su vez de un Jefe de Área. Autoridad y responsabilidad Las líneas de autoridad están definidas, así como los niveles de mando y responsabilidad funcional, para que los cargos de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria en los niveles inferiores y se puedan adoptar decisiones según las responsabilidades asignadas.las responsabilidades también están claramente definidas, para que no exista el riesgo que pueda ser evadida o excedida por algún funcionario o servidor. Asimismo, la delegación de la autoridad tiene un medio efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las funciones y tareas asignadas. En tal sentido, el servidor de la unidad está obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en función a lo que espera lograr. Página 6

7 Segregación de Funciones Las funciones y tareas de los servidores está definidas y limitadas de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles que, entre otras, son: autorización, ejecución, supervisión, registro, custodia de valores y bienes, y control de las operaciones, con la distribución en todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por tratarse de funciones incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en errores, actos irregulares o ilícitos. Sistematización El Órgano de Control Institucional se ha definido coordinadamente las funciones y tareas forman las mismas que forman parte de un sistema procesos sub procesos o actividades establecidas en las normatividades vigentes. Trabajo en equipo Se ha conformado equipos de trabajo, con la finalidad de simplificar y flexibilizar la organización acortando y agilizando la cadena de mando y facilitando preferentemente la ubicación en esos niveles a personal profesional, asimismo disminuir costos al requerirse menos cargos jefaturales, así como facilitar la coordinación horizontal (Gerencia) y las comunicaciones directas, reduciendo el papeleo y la formalidad burocrática. Mejoramiento continúo Se toma en cuenta los procesos de cambio como son: Reorganización, Reestructuración, Reordenamiento y Desactivación. Se toma en cuenta que ello va a permitir el cambio e innovación en la organización para lograr mejoras significativas supervisando la eficaz, eficiente, económica y transparente utilización de los bienes y recursos públicos y la legalidad de los actos en el ejercicio de las funciones de los servidores y funcionarios a través de ejercicio del control interno posterior. Promover una cultura organizacional de integridad, basada en la honestidad y los valores éticos que debe caracterizar al personal asistencial y administrativo y el correcto desempeño en el ejercicio de sus funciones y responsabilidades. Contribuir en la elevación de los controles de eficiencia, eficacia y economía de la administración y gestión pública, apoyando la instauración, consolidación y evaluación de los sistemas de control interno, a través de informar al titular los hechos observados y recomendar la implementación de las medidas correctivas derivadas de las acciones de control. Página 7

8 CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGANICA Y ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL 1. ESTRUCTURA ORGÁNICA a) Órgano de Dirección - Oficina del Órgano de Control Institucional b) Órgano de Línea - Área de Auditoria Interna - Área de Inspecciones e Investigación. Página 8

9 ORGANIGRAMA ESTRUCTURA DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Director de Sistema Administrativo I Asistencia Administrativa (Secretaria) Jefe de Auditoría Interna Jefe de Área de Inspecciones e Investigación Página 9

10 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Director de Sistema Administrativo I Asistencia Administrativa (Secretaria) Jefe de Comisión de Auditoria Interna Auditor I Jefe de comisión de inspección e investigación Auditor I Página 10

11 CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE CARGOS N DE ORDEN UNIDAD ORGANICA DESCRIPCION DEL CARGO TOTAL N CAP OBSERVACIONES OFICINA DE ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 001 DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I Previsto TECNICO ADMINISTRATIVO I SECRETARIA I TOTAL PEA 5 Página 11

12 CAPITULO VI DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS CARGOS UNIDAD ORGANICA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Pág. 1 de 3 CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D FUNCIÓN BÁSICA N DE CARGOS: 1 PREVISIÓN N CAP. 008-OCI Planeamiento, asesoramiento, dirección, supervisión, evaluación y control de programas y actividades especializadas de Auditoria Gubernamental, del Hospital Regional Huacho Red de Salud Huaura Oyón. 2. RELACIONES DEL CARGO: Relaciones Interna: Posee mando y coordina con el personal que labora en las diversas áreas del Órgano de Control Institucional. Depende directamente de la Contraloría General de la República. Relaciones Externas: Coordina con el Director Ejecutivo de la Entidad, Contraloría General de la República, MINSA, Procuraduría Pública, Gobierno Regional Lima y DIRESA Lima. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO: De Dirección, Supervisión y monitoreo de las áreas del Órgano de Control Institucional. Trabaja bajo la autoridad funcional y administrativa de la Contraloría República y organizacional del Director Ejecutivo del HHHO-SBS. General de la Dirige, supervisa y evalúa al personal directivo, profesional y técnico de la Oficina del Órgano de Control Institucional. Usar su propio criterio para la solución de problemas inherentes a su cargo. Su labor es evaluada mediante la apreciación de los informes que presenta y a través de los resultados obtenidos, por la Contraloría General de la República. Desarrolla su actividad con independencia funcional y técnica respecto de la administración de la entidad, dentro del ámbito de su competencia, sujeta a los principios y atribuciones establecidos en la Ley, así como, a las funciones normadas por la Contraloría General. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS: 4.1 Ejercer la Jefatura y representación de la Oficina Ejecutiva del Órgano de Control Institucional, como entidad sujeta al Sistema Nacional de Control. 4.2 Planear, dirigir, supervisar y evaluar las actividades de la Oficina Ejecutiva del Órgano de Control Institucional. Página 12

13 UNIDAD ORGANICA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Pág. 2 de 3 N DE N CAP. CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE SISTEMA CAR ADMINISTRATIVO I GOS: 1 PREVISIÓ 008-OCI CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D N 4.3 Revisar el Plan Anual de Control a ejecutarse en el ámbito de su competencia, que será previamente visado por la Dirección Ejecutiva del HGH- RSHO y aprobado definitivamente por la Contraloría General de la República, debiendo remitir un ejemplar a la Inspectoría General del Ministerio de Salud para no duplicar las acciones y permitir el seguimiento de sus actividades. 4.4 Disponer la ejecución de las acciones de control solicitadas por el Director Ejecutivo del HGH-RSHO, por la Contraloría General y por la Inspectoría General del Ministerio de Salud, así como proporcionarles la información que le sea requerida. 4.5 Supervisar la planificación, ejecución y elaboración y aprobar los informes resultantes de las acciones de control realizadas y elevar simultáneamente al Director Ejecutivo del HGH- RSHO, a la Contraloría General y al Ministro de Salud, así como los Organismos que señalen las disposiciones legales y administrativas en vigencia. 4.6 Emitir opinión y/o informar sobre los asuntos contenidos en los documentos derivados a la Oficina del Órgano de Control Institucional, así como absolver las consultas formuladas sobre asuntos de su competencia funcional. 4.7 Disponer y aprobar la conformación de Comisiones de Auditoria y de Equipos funcionales de Trabajo de la Oficina del Órgano de Control Institucional. 4.8 Efectuar el seguimiento de medidas correctivas y evaluar el Plan Anual de Control emitiendo los informes respectivos y elevar a la Contraloría General de la República. 4.9 Conducir el proceso de formulación de los proyectos de presupuesto anual de la Oficina del Órgano de Control Institucional y sustentarlo ante las instancias correspondientes Revisar los cuadros de necesidades y solicitar la atención oportuna de los recursos humanos, materiales, financieros y técnicos que requiere la Oficina del Órgano de Control Institucional para el adecuado cumplimiento de sus funciones Mantener permanente coordinación con la Contraloría General, Inspectoría General del Ministerio de Salud y con los órganos internos de control afines, así como con otras entidades públicas, en asuntos relacionados con su competencia funcional Promover y desarrollar la capacitación profesional, la especialización y el perfeccionamiento en auditoria y control financiero, administrativo y de gestión de Salud y materias afines Página 13

14 UNIDAD ORGANICA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Pág. 3 de 3 N DE N CAP. CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE SISTEMA CARGO ADMINISTRATIVO I S: OCI CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D PREVISIÓN 4.14 Efectuar reportes de sus actividades por medios informáticos con fines estadísticos y otros fines institucionales Realizar otras funciones afines que le asigne la Contraloría General, la Inspectoría General del Ministerio de Salud, al Director Ejecutivo del HGH-RSHO y las que correspondiera por disposiciones legales y administrativas en vigencia. 5. REQUISITOS MÍNIMOS : De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control, la designación del Jefe del Órgano de Control Institucional, se efectúa por la Contraloría General mediante un Concurso Público de Méritos. EDUCACIÓN: Titulo Profesional Universitario y colegiatura que lo habilite para el desempeño del Cargo. EXPERIENCIA: Experiencia suficiente en el ejercicio de la Auditoria Gubernamental, acorde con la magnitud de la entidad y dominio en el manejo de equipos de procesamiento automático de datos y de software actualizado y especializado aplicables en labores de auditoria. Versación, experiencia en gestión pública o labores gerenciales acordes con la magnitud de la Entidad y capacitación profesional en los últimos tres años. Experiencia en la conducción de personal profesional. CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES: Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia profesional reciente en funciones de Auditoria Gubernamental. Capacitación especializada en función de Auditoria Gubernamental Ausencia de antecedentes sobre sanción por falta administrativa disciplinaria, antecedentes judiciales, penales o proceso de determinación de responsabilidades, así como no mantener proceso judicial pendiente con el Estado. No tener vinculo de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, con los directivos y/o funcionarios encargados del manejo de recursos públicos, aún cuando estos hayan cesado en sus funciones durante los últimos dos años, así como no haber desempeñado en la Entidad, durante los dos años anteriores, funciones financieras, contables o asesoría en estas materias. ELABORADO POR: APROBADO POR ULTIMA MODIFICACIÓN VIGENCIA Of. Planeamiento E. R.D..N Año /05/2010 Página 14

15 UNIDAD ORGANICA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Pág. 1 de 2 N DE N CAP. CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO I CARGOS: CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T PREVISIÓN OCI 1. FUNCIÓN BÁSICA: Ejecución de actividades de investigación. 2. RELACIONES DEL CARGO: Relaciones Internas: Coordina directamente con los Jefes de área del Órgano de Control Institucional. Relaciones Externas: Coordina con las Unidades Orgánicas de acuerdo a su competencia. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO: Tiene la facultad de coordinar con las diversas unidades orgánicas en asuntos de su competencia. Trabaja bajo la autoridad del Jefe del Órgano de Control Institucional y del Supervisor de la Comisión de Control. Usa su propio criterio para la solución de problemas inherentes a su cargo. Su labor es evaluada mediante el informe de evaluación para el personal de auditoria. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS: 4.1 Participar en la elaboración de papeles de trabajo 4.2 Realizar investigaciones para verificar el cumplimiento de disposiciones legales y detectar anomalías. 4.3 Practicar auditorias y elaborar las actas respectivas. 4.4 Participar en el estudio y evaluación de pruebas de descargo, presentados por los auditados. 4.5 Participar en la redacción de informes de Actividades de Control, adjuntando las pruebas y evidencias relacionadas con auditorias practicadas. 4.6 Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos del trabajo y contribuir en la proyección de una imagen positiva de la Institución. 4.7 Recibir capacitación profesional, especialización y perfeccionamiento en auditoria y control financiero y materias afines. 4.8 Efectuar reportes de sus actividades por medios informáticos con fines estadísticos y otros fines institucionales 4.9 Realizar otras funciones afines que le asigne el supervisor de la comisión de control y/o el Jefe del OCI Las demás funciones que le asigne su jefe inmediato. Página 15

16 UNIDAD ORGANICA: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Pág. 2 de 2 N DE N CAP. CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO I CARGOS: CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T PREVISIÓN OCI 5. REQUISITOS MINIMOS EDUCACIÓN: Titulo profesional universitario de Contador Público, Colegiatura y estar habilitado ejercer el cargo. EXPERIENCIA: Amplia experiencia profesional especializada en Auditoria Interna Gubernamental. CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES: Capacitación profesional especializada en Auditoria Interna Gubernamental. para Tener capacitación y dominio en el manejo de equipos de procesamiento automáticos de datos y de software actualizado y especializado aplicables en labores de auditoria. De Microsoft Office (Word, Excel, Power Point). No tener vínculo de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, con directivos y/o funcionarios encargados del manejo de los recursos públicos, aun cuando estos hayan cesado en sus funciones durante los últimos tres años. Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia profesional reciente en funciones de control gubernamental. ELABORADO POR: APROBADO POR ULTIMA MODIFICACIÓN VIGENCIA Of. Planeamiento E. R.D..N Año /05/2010 Página 16

17 UNIDAD ORGANICA: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Pág. 1 de 3 CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA I N DE N CAP. CARGOS: CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T OCI 1. FUNCIÓN BÁSICA Ejecución de actividades técnico-secretariales, ejecución del Sistema de Auditoria Gubernamental y de trámite documentario de la Oficina del Órgano de Control Institucional. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones Internas: Depende directamente del Jefe de la Oficina del Órgano de Control Institucional Coordinación con el personal de las demás áreas del O.C.I. Tiene mando sobre el personal a su cargo de acuerdo al cuadro orgánico del O.C.I Relaciones Externas: Coordina con la Contraloría General de la República, DISA III Lima, MINSA y Procuraduría Pública de acuerdo a su competencia. Coordina con las Unidades Orgánicas de acuerdo a su competencia 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO Tiene la facultad de supervisar y monitorear las áreas de la Oficina Trabaja bajo la autoridad del Jefe del Órgano de Control Institucional. Supervisa y evalúa las labores del personal. Su labor es evaluada mediante la apreciación del cumplimiento, rendimiento, iniciativa y demás factores que señale el reglamento de evaluación del personal administrativo de la Entidad. Absoluta reserva de la documentación existente en el Órgano de Control Institucional. 4. FUNCIONES ESPECIFICAS: 4.1 Encargada del manejo del Programa del Sistema de Auditoria Gubernamental (SAGU) 4.2 Encargada de la Conciliación SAGU 4.3 Ingreso de los Informes de las Actividades y Acciones de Control al programa SAGU. 4.4 Elaboración de Informes 4.5 Elaboración del PAC. 4.6 Encargada de los procesos de veeduría. 4.7 Organizar y supervisar las actividades de apoyo administrativo 4.8 Recepcionar y atender comisiones o delegaciones en asuntos relacionados con Página 17

18 UNIDAD ORGANICA: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Pág. 2 de 3 CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA I N DE N CAP. CARGOS: CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T OCI el Órgano de Control Institucional. 4.9 Participar en la elaboración de procedimientos de alguna complejidad relacionada con las funciones de apoyo administrativo Administrar documentos clasificados y prestar apoyo secretarial especializado Orientar al público en general sobre consultas y gestiones a realizar. Cautelar el carácter reservado o confidencial de las actividades y documentación del ÓCI Distribuir la documentación dirigida a los Auditores Analizar y resolver expedientes de carácter administrativo de su competencia 4.13 Controlar, custodiar y velar por el aseo y ornato de la Oficina 4.14 Distribuir correspondencia o documentación a entidades e Instituciones 4.15 Redactar, y elaborar la correspondencia y demás documentación de del Órgano de Control Institucional Recepcionar, registrar y archivar la correspondencia recibida y remitida, y demás documentación de la Oficina del Órgano de Control Institucional Tramitar los pedidos y mantener la existencia de equipos, materiales y útiles de oficina y distribuirlos adecuadamente Tramitar y gestionar el servicio de movilidad en los vehículos de la entidad para el personal de la Oficina del Órgano de Control Institucional en comisión de servicio Supervisar las labores del personal de servicio asignado al Órgano de Control Institucional Llevar el registro y archivo de los documentos relacionados con las acciones de control realizado (papeles de trabajo) y de los informes emitidos, de acuerdo con lo previsto en las normas emitidas por la Contraloría General y las normas generales del Sistema de Archivos Mantener el archivo actualizado de normas legales relacionadas directa e indirectamente con el ejercicio de las acciones de control Atender al público, recibir y efectuar llamadas telefónicas de carácter oficial Efectuar reportes de sus actividades por medios informáticos con fines estadísticos y otros fines institucionales Otras funciones que le asigne el Jefe del Órgano de Control Institucional. 5. REQUISITOS MÍNIMOS: EDUCACIÓN: Instrucción secundaria completa y Estudios de Secretariado y/o dos (02) semestres Página 18

19 UNIDAD ORGANICA: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Pág. 3 de 3 CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA I N DE N CAP. CARGOS: CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T OCI Académicos aprobados de estudios superiores universitarios en Contabilidad ó Administración y especialización en Auditoria. Manejo del Programa del Sistema de Auditoria Gubernamental EXPERIENCIA: Experiencia en secretariado en la administración pública. Experiencia en el manejo del Sistema de Auditoria Gubernamental (Conciliación) CAPACIDADES, HABILIDADES Y ACTITUDES: Capacitación técnica en funciones de secretariado y trámite documentario en la administración pública. Tener capacitación y dominio del manejo de Word y Excel. Capacitación en la Escuela Nacional de Control. Capacitación en Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Poseer una combinación equivalente de formación técnica y experiencia laboral. ELABORADO POR: APROBADO POR ULTIMA MODIFICACION VIGENCIA Of. Planeamiento E. R.D. N Año /05/2010 Página 19