MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA

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1 HOSPITAL SANTA ROSA DE PUERTO MALDONADO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA Madre de Dios 2014 APROBADO ULTIMA MODIFICACION VIGENCIA FECHA: / / FECHA: / /

2 1 CONTENIDO CAPIITULO I... 2 OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE... 2 CAPITULO II... 3 BASE LEGAL... 3 CAPITULO III... 4 CRITERIOS DE DISEÑO... 4 CAPITULO IV... 6 ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL Estructura Orgánica: Organigrama Estructural: Organigrama Funcional... 9 CAPITULO V CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS CAPITULO VI DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES... 11

3 2 CAPIITULO I OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1 OBJETIVO DEL MANUAL El Manual de Organización y Funciones de la Unidad de Seguro es un documento técnico normativo de gestión, que tiene los siguientes objetivos. 1.1 Definir y establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones, relaciones internas y externas y los requisitos de los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal y contribuir al cumplimiento de los objetivos funcionales establecidos en el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. 1.2 Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y la comunicación de todos sus integrantes, eliminando la duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo. 1.3 Servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e información para entrenar capacitar y orientación permanente al personal. 1.4 Establecer las bases para mantener un efectivo sistema de control interno y facilitar el control de las tareas delegadas 2 ALCANCE El presente Manual de Organización y Funciones, es de aplicación obligatoria en las unidades orgánicas que conforman la Unidad de Seguros del Hospital Santa Rosa de Puerto Maldonado.

4 3 CAPITULO II BASE LEGAL - Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. - Ley Nº Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado - Decreto Legislativo N Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. - Decreto Supremo Nº SA. - Aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. - Decreto Supremo N SA - Aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud - Decreto Supremo N PCM - Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa. - Resolución Ministerial N SA/DM Aprueba la Directiva N 007- MINSA/OGPE- V.01: Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional - Ley Nº Ley Marco del Empleo Público - Ley Nº Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y la Ley de Bases de la Descentralización Nº D.S. Nº PCM Lineamientos Técnicos para la formulación y Aprobación del Cuadro para asignación de Personal (CAP), de los Organismos Públicos. - -DS Nro PCM Aprueban lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones por parte de las entidades de la Administración Publica. - Resolución Ministerial Nro /MINSA Modificado por la RM Nro /MINSA - Ordenanza Regional Nro GRMDD/CR del 17 Diciembre del 2012, que Aprueba el Cuadro para Asignación de Personal.

5 4 CAPITULO III CRITERIOS DE DISEÑO Para el desarrollo del presente manual se han aplicado los criterios que a continuación se mencionan: 3.1 Eficacia y Eficiencia La eficacia expresada como la capacidad de los directivos y servidores para alcanzar las metas y resultados planificados, por lo cual las funciones se deben distribuir adecuadamente, asegurando el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando al máximo los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de los resultados. La eficiencia está referida a producir el máximo resultado con el mínimo de recursos, energía y tiempo. Se busca la mayor eficiencia en la utilización de los recursos, por lo tanto se debe eliminar la duplicidad o superposición de funciones y atribuciones entre funcionarios y servidores 3.2 Racionalidad Las funciones deben diseñarse o rediseñarse con el fin de obtener el máximo de efectividad con el menor costo posible. 3.3 Unidad de Mando Todo cargo dependerá jerárquicamente de un solo superior. 3.4 Autoridad y responsabilidad Se debe establecer con claridad las líneas de autoridad, así como los niveles de mando y responsabilidad funcional, para que los Directores de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria a los niveles inferiores y se puedan adoptar decisiones en los procesos de operación y cumplir con las responsabilidades asignadas. Las responsabilidades deben ser claramente definidas, para que no exista el riesgo que pueda ser evadida o excedida por algún funcionario o servidor. La delegación de la autoridad debe tener un medio efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las funciones y tareas asignadas. Por su parte, todo empleado debe estar obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en función a lo que espera lograr.

6 5 3.5 Segregación de Funciones Las funciones y tareas de los servidores deben ser definidas y limitadas de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles que, entre otras, son: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes y, control de las operaciones, debiendo distribuirse a varios cargos evitando que todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por tratarse de funciones incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos. 3.6 Sistematización Las funciones y tareas forman parte de sistemas estrictamente definidos, los que forman parte de procesos, sub proceso o procedimientos. Las funciones deben tener un fin, es decir definirse en base a cumplimiento de los objetivos funcionales centrados en el usuario y estar interrelacionadas. 3.7 Trabajo en Equipo La conformación de equipos de trabajo, permite simplificar y flexibilizar la organización, acortando y agilizando la cadena de mando y facilitando preferentemente la ubicación en esos niveles a personal profesional, para disminuir de esta forma los costos, al requerir menos cargos jefaturales, asimismo facilita que las comunicaciones sean más directas, reduciendo el papeleo y la formalidad burocrática. 3.8 Mejoramiento Continuo Actividad recurrente para aumentar la capacidad de la organización para lograr satisfacer las necesidades de los usuarios externos e internos, por estar la organización en permanente cambio e innovación. 3.9 Planeamiento y actualización del Manual de Organización y Funciones La organización responde a objetivos definidos en el proceso de planeamiento estratégico que permita el uso racional de los recursos humanos, materiales y financieros. La organización es dinámica y el Manual de Organización y Funciones podrá ser actualizado, de requerirse la ejecución de nuevas funciones, buscando el equilibrio, flexibilidad y capacidad de desarrollo en la

7 6 asignación de funciones entre los cargos integrantes de la Unidad Orgánica. CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 4.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA: La es la unidad orgánica de Apoyo, está a cargo de un Jefe quien será designado previo concurso por el Director Ejecutivo y está encargada de los siguientes objetivos funcionales. a) Ejecutar la auditoria preventiva a la documentación del reembolso por atención a pacientes asegurados. b) Coordinar con la Unidad de Economía sobre la emisión del comprobante de pago correspondiente y para la obtención de información de cuentas por cobrar relativas a los reembolsos de los organismos y las compañías de seguros. c) Actuar como interlocutor oficial frente a las compañías de seguros respecto a la recepción de las cartas de garantías, así como solucionar las discrepancias con éstos respecto al proceso de atención del paciente, según lo que se disponga expresamente en las normas pertinentes. d) Desarrollar los estudios técnicos en seguros que se le encargue. e) Evaluar y coordinar las mejoras en la atención, referencias y contrarreferencias de los pacientes asegurados, a cargo de las unidades orgánicas competentes f) Evaluar los tarifarios de servicios en coordinación con las unidades orgánicas de planeamiento. g) Otras funciones que le asigne la Dirección Ejecutiva del Hospital de Apoyo Departamental Santa Rosa. La UNIDAD DE SEGURO para el cumplimiento de sus objetivos funcionales tiene a siguiente estructura funcional Unidad de Seguro a.- Área de Convenio y Auditoria Médica

8 7 b.- Área de Gestión Administrativa en Seguros a.- Área de Convenio y Auditoria Médica Es el equipo encargado de evaluar, supervisar, recomendar y proponer mejoras en elproceso de atención a los pacientes de seguros públicos y privados para las prestaciones de salud de acuerdo a nuestra especialidad, aplicando la normatividadvigente para garantizar una adecuada atención de alta complejidad del asegurado; para ello brinda asistencia técnica y de monitoreo de los procesos del mismo a losprofesionales involucrados en esta tarea, asegurando una adecuada cobertura quesalvaguarde la vida del paciente, generando a su vez la recuperación de los recursosutilizados por la atención. Coordina conjuntamente con el Equipo de Gestión Administrativo de seguros, para el cumplimiento de los objetivos funcionales de la Institución b.- Área de Gestión Administrativa en Seguros Es el equipoencargado del subproceso de actividades técnicas administrativas,evalúa, analiza y realiza seguimientos de los trámites administrativos de las referencias y contrarreferencias, los gastos ocasionados en la atención de pacientes asegurados de casos normales, especiales y excepcionales y los ingresos y gastos de las remesas asignadas por la ODSIS central para la toma de decisiones, para cumplir de esta forma con los objetivos y prioridades trazadas por la Jefatura de la Unidad de Seguros, coordinando con el Equipo de Auditoria Medica para desarrollar informes técnicos y asegurar los reembolsos de las prestaciones realizadas por nuestra institución según normatividad vigente.

9 8 4.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL: DIRECCIÓN EJECUTIVA ÁREA DE CONVENIO Y AUDITORÍA MÉDICA ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN SEGUROS

10 9 4.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DIRECCIÓN EJECUTIVA DIRECTOR PROGRAMA SECTORIAL I ÁREA DE CONVENIO Y AUDITORÍA MÉDICA ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN SEGUROS Enfermera I Especialista Administrativa I Técnico en Enfemería I

11 10 CAPITULO V CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS CODIGO CARGO ESTRUCTURAL 092 Supervisor Programa Sectorial I JEFE Especialista Administrativo III Enfermera II P Técnico Administrativo II T TOTAL 4

12 11 CAPITULO VI DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES FICHA DE DESCRIPCIÓN DE CARGO O PUESTO DE TRABAJO UNIDAD ORGANICA : (1) CARGO CLASIFICADO : (2) SUPERVISOR PROGRAMA SECTORIAL I Nro. DE CARGO CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: (5) FUNCION BÁSICA (3) 1 CODIGO CORRELATIVO (4) 092 Dirección, Organización y Supervisión de actividades técnico-administrativos, en programas asignados al área de su competencia. 2 RELACIONES 2.1 Internas: a. De Dependencia:Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus Funciones ante el Director Ejecutivo del Hospital Santa Rosa. b. De Autoridad: Tiene mando directo sobre los cargos de Especialista Administrativo III, Enfermera I y Técnico en Enfermería I. c. De Coordinación:Con los Jefes de las unidades Orgánicas de la Institución. 2.2 Externas: a. De Coordinación:Con organismos públicos y privados relacionados a sus competencias, para el cumplimiento de sus metas y objetivos. 3ATRIBUCIONES DEL CARGO

13 12 a. De Representación legal: Representa a la unidad orgánica ante las diferentes instancias. b. De Organización: Organizar y dirigir el funcionamiento de la Unidad para el logro de sus objetivos. c. De Evaluación, Control y Supervisión de las actividades que se desarrollan en la Unidad. 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Planear, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y supervisar las actividades técnicas administrativas de la unidad a su cargo. 4.2 Formular el Plan Operativo anual de la Unidad Orgánica a su cargo. 4.3 Proponer normas y procedimientos que permitan mejorar cuantitativa y cualitativamente la prestación de servicios de salud a los asegurados. 4.4 Asesorar y absolver consultas técnicas administrativas relacionadas a seguros. 4.5 Gestionar y proponer Convenios de Seguros con las Fuerzas Armadas, Fuerzas Policiales y otras Entidades que requieran los Servicios de Salud. 4.6 Evaluar y coordinar las mejoras de atención, referencia y contrarreferencia de los Pacientes asegurados. 4.7 Cumplir y hacer cumplir los reglamentos, normas y procedimientos vigentes. 4.8 Informar periódicamente a la Dirección Ejecutiva del HSR sobre las gestión de los Convenios y el funcionamiento de la Unidad de Seguros 4.9 Las demás Funciones que le asigne la Dirección Ejecutiva del Hospital Santa Rosa. 5 REQUISITOS MINIMOS 5.2 Educación Título Profesional Universitario en Administración, Economía, Contabilidad, o en CC.SS o en un Programa Académico que incluya estudios relacionados con la Especialidad. 5.3 Experiencia Tiempo mínimo 03 años en actividades de conducción de Convenios y Finanzas. Amplia experiencia en conducción de personal. 5.4 Capacitación Capacitación especializada en el área. 5.5 Alternativa Instrucción secundaria completa con más de 15 años de experiencia en la Administración Pública en labores técnico - administrativas de sistemas administrativos.

14 13 FICHA DE DESCRIPCIÓN DE CARGO O PUESTO DE TRABAJO UNIDAD ORGANICA : (1) CARGO CLASIFICADO : (2) ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III Nro. DE CARGO CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO : (5) FUNCION BÁSICA (3) 1 CODIGO CORRELATIVO (4) 093 Programar, coordinar, ejecutar y evaluar actividades especializadas de sistemas administrativos de mayor responsabilidad y complejidad. 2 RELACIONES 2.1 Internas: a. De Dependencia: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones ante el Jefe de la Unidad de Seguros. b. De Autoridad: Tiene mando sobre los cargos por delegación. c. De Coordinación: Con los Jefes de las unidades Orgánicas de la Institución.De Coordinación externa: Con los Organismos Públicos y privados para el cumplimiento de metas y objetivos. 3 ATRIBUCIONES DEL CARGO a. De Representación: Representar por delegación a la Unidad de Seguros ante lasdiferentes instancias. b. De Organización: Participar en la Organización y el funcionamiento de la Unidad de Seguros para el cumplimiento de los objetivos y metas. c. De Control y Supervisión de las actividades de su competencia. 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Supervisar y/o Ejecutar actividades de programación y evaluación de actividades de los procesos técnicos del Área de Convenios. 4.2 Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual de la Unidad de Seguros.

15 Proponer Directivas y procedimientos administrativos para el mejor cumplimiento de las actividades del Área de Convenios de la Unidad de Seguros. 4.4 Preparar los Convenios de Seguros a celebrarse y Reportes Mensual izados de los Pagos y Reembolsos por las diferentes Instituciones. 4.5 Coordinar con la Unidad de Economía sobre la emisión de comprobantes de pago. 4.6 Presentar los Informes y Estadísticas diarias de la Atención a los pacientes Asegurados por Convenios. 4.7 Brindar asistencia técnica, emitir opinión y absolver consultas relacionadas con la función de su competencia. 4.8 Cumplir con los reglamentos, normas y procedimientos vigentes. 4.9 Las demás Funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Seguros. 5 REQUISITOS MINIMOS 5.1 Educación Título Profesional Universitario en Administración, Economía, Contabilidad, o en CC.SS o en un Programa Académico que incluya estudios relacionados con la Especialidad. 5.2 Experiencia Tiempo mínimo 02 años en actividades de Convenios y Finanzas. Amplia experiencia en conducción de personal. 5.3 Capacitación Capacitación especializada en el área. 5.4 Alternativa Título de Instituto Superior Tecnológico en área afín al cargo, con 03 años de experiencia en actividades de seguros y finanzas.

16 15 FICHA DE DESCRIPCIÓN DE CARGO O PUESTO DE TRABAJO UNIDAD ORGANICA : (1) CARGO CLASIFICADO : (2) ENFERMERA I Nro. DE CARGO CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO : (5) FUNCION BÁSICA (3) 1 CODIGO CORRELATIVO (4) 094 Dirección, Coordinación y Supervisión de actividades técnico asistencial en atención de seguros por convenios interinstitucionales. 2 RELACIONES Internas: Externas: a. De Dependencia: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones ante el Jefe de la Unidad de Seguros del HSR. b. De Autoridad: No tiene mando. c. De Coordinación: Con los Jefes de las Unidades Orgánicas de la Institución y el Especialista Administrativo III del Área de Convenios. a. De Coordinación: Con las Instituciones Públicas y privadas para el cumplimiento de las metas y objetivos. 3 ATRIBUCIONES DEL CARGO a. De Representación: Representar por delegación a la Unidad de Seguros ante las diferentes instancias. b. De Organización: Participar en la organización y el funcionamiento de la Unidad de Seguros para el cumplimiento de los objetivos y metas c. De Control y Supervisión de las actividades de su competencia.

17 16 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Supervisar y coordinar la asistencia de los servicios de salud de los asegurados por convenios en hospitalización, consultorios externos, rayos x, laboratorio y otros. 4.2 Informar de las ocurrencias de los servicios de salud. 4.3 Coordinar la elaboración del Plan Operativo Anual de la Unidad de Seguros. 4.4 Proponer directivas y procedimientos relacionados a la supervisión de seguros. 4.5 Asesorar y absolver consultas técnicas Asistenciales relacionadas a seguros. 4.6 Coordinar y evaluar las mejoras en la atención referencia y contrarreferencia de los pacientes asegurados. 4.7 Participar en la solución de discrepancias respecto a la atención de los pacientes asegurados, de acuerdo a los convenios y directivas vigentes. 4.8 Elaborar informes técnicos periódicos relativos a su área 4.9 Proponer alternativas de planes en la atención de los servicios de salud al asegurado Cumplir con los reglamentos, normas y procedimientos vigentes Las demás Funciones que le asigne el Jefe de la unidad de Seguros. 5 REQUISITOS MINIMOS 5.1 Educación Título Universitario de Licenciado en Enfermería. Haber concluido el SERUM Habilitación Profesional 5.5 Experiencia Tiempo mínimo 02 años en actividades de Convenios y Finanzas. Amplia experiencia en conducción de personal. 5.6 Capacitación Capacitación especializada en el área.

18 17 FICHA DE DESCRIPCIÓN DEL CARGO O PUESTO DE TRABAJO UNIDAD ORGANICA : (1) UNIDAD DE GESTION DE LA CALIDAD CARGO CLASIFICADO : (2) TÉCNICO EN ENFERMERIA I Nro.. DE CARGO CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO : (5) FUNCION BÁSICA Ejecución de actividades técnicas -administrativas. 2.- RELACIONES 2.1 Internas: (3) 1 CODIGO CORRELATIVO (4) 095 a. De Dependencia: Depende y reporta directamente sus funciones al supervisor Programa Sectorial I. b. De Autoridad: No tiene mando sobre ningún cargo. c. De Coordinación: con los Jefes de las Unidades Orgánicas de la Institución. 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO a. De Organización: Participar en el funcionamiento de su Unidad Orgánica para el logro de los objetivos institucionales. b. De Control y Supervisión de las actividades que se desarrollan en su área. 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Vigilar el cumplimiento de las normas de bioseguridad en el manejo de lalimpieza, desinfección y esterilización de ambientes, el manejo de la ropa y de residuos sólidos hospitalarios.

19 Supervisar el cumplimiento de las buenas practica de higiene en la manipulación de alimentos por el servicio de nutrición y dietética así como en el expendio de alimentos que se produzcan en el hospital. 4.3 Realizar estudios, proponer normas y procedimientos en los programas de saneamiento ambiental. 4.4 Aplicar protocolos en la evaluación higiénica. 4.5 Adecuar las normas de bioseguridad, existentes en relación a los riesgos ambientales químicos,físicos, biológicos, ergonómicos y de seguridad física. 4.6 Participación en la identificación de oportunidades de inversión y proponer el desarrollo de los proyectos. 4.7 Las demás funciones que le asigne su jefe inmediato. 5.- REQUISITOS MINIMOS 5.1 Educación Título no Universitario en la especialidad. Capacitación en la escuela de salud pública. 5.2 Experiencia Tiempo mínimo de experiencia en actividades del área. Experiencia en áreas de su competencia. 5.3 Capacidad, Habilidades y Actitudes Habilidad para ejecutar trabajo bajo presión. De liderazgo para el logro de los objetivos institucionales De vocación y entrega al servicio y bienestar de los demás