Exportación de Bienes Courier PRO FECHA PUBLICACIÓN 22/09/2015 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Generar orden de compra y/o de servicios

Transcripción

1 Compra de bienes y/o Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Exportación de Bienes Courier Descripción de actividades Exportación de Bienes Courier DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 5

2 Compra de bienes y/o 1. OBJETIVO Realizar el envío de bienes al exterior bajo la modalidad de exportación Courier. 2. ALCANCE Inicia con la liberación de la solicitud de pedido y finaliza en caso de que se necesite un permiso para la exportación del bien, o con el envío del bien y el envío de la factura a Cuentas por pagar. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos El bien a exportar debe costar menos de 2000 dólares. El bien empacado debe pesar menos de 50 kg. El bien empacado debe medir por cualquiera de sus lados menos de 150 cm. El bien no debe requerir ningún permiso ni estar regulado por un ente de control. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Jefe de Compras y Activos Fijos 4.2. Responsabilidades Gestor Compras Internacionales: Hacer seguimiento del giro a realizar al proveedor. Coordinar traslado de bien y hacer seguimiento al envío del bien. Realizar documentos de exportación que acompañan el bien. Coordinar despacho con el transportador Courier. Tesorería: Realizar la transacción con los datos proporcionados y enviar comprobantes de pago. Proveedor: Realizar las reparaciones necesarias del bien y enviarlo.

3 Compra de bienes y/o Unidad Académica/Administrativa: Informar a Seguridad y Servicios Básicos la exportación y traslado del bien. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Exportación de Bienes Courier 5.2. Descripción de actividades Exportación de bienes Courier ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Pedido de exportación Compras y Activos Fijos Bien exportado Unidad Académica / Unidad Administrativa 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Elaborar y radicar formato de giro al exterior en CXP Se elabora, radica y se envía el formato de giro al exterior en C X P Formato de Giro 2 Enviar a compras mensaje SWIFT/comprobante de giros Se avisa el detalle de transacción realizada, además de enviar el comprobante de giros Tesorería Comprobante de Giro 3 Revisar el valor del giro y notificar al proveedor Se revisa el valor del giro y se le informa al proveedor esta cantidad 4 Verificar si el proveedor recibió el giro Se comunica con el proveedor para confirmar la recepción del giro 5 Coordinar traslado del bien Se comunica con la Unidad que tiene el bien y se coordina el traslado del mismo 6 Informar la exportación del bien en caso que sea activo fijo Se informa a Activos Fijos y la Aseguradora la exportación del bien 7 Informar a Seguridad y Servicios Básicos la exportación del bien Informar a Seguridad y Servicios Básicos la exportación del bien Unidad Académica / Unidad Administrativa

4 Compra de bienes y/o Revisar el bien a enviar Coordinar despacho (Proveedor, agencia de carga y compras) Enviar número de guía al proveedor 11 Reparar el bien En caso de que el bien pueda ser llevado al almacén, se revisa el bien a enviar Se coordina el despacho del bien a exportar con Proveedor y agencia de carga Se envía por correo electrónico el número de guía al proveedor Se realizan las reparaciones necesarias del bien Compras y Activos Fijos Proveedor 12 Enviar el bien Se envía el bien a su destino Proveedor 13 Enviar factura de CxP con el No de pedido de gastos de exportación Se envía la factura de CxP con el No de pedido de gastos de exportación SAP-AM 6. DEFINICIONES 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Normatividad de la DIAN 8. INDICADORES 9. RIESGOS OPERATIVO Diligenciar de manera incorrecta formularios. SEGURIDAD Riesgos asociados a antinarcóticos. Apertura de paquete de envío en el transporte. Perdida o averío de mercancía LEGAL

5 Compra de bienes y/o Incumplimiento de normas de la DIAN. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 22/06/ Publicación 22/09/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 22/06/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 17/09/2015 APROBÓ Paola Andrea Garcia Jefe Compras y Activos Fijos 22/09/2015