MANUAL DE TIENDA ELECTRÓNICA FARMACIAS ESPECIALIZADAS.

Transcripción

1 MANUAL DE TIENDA ELECTRÓNICA FARMACIAS ESPECIALIZADAS.

2 Introducción. Este manual es una herramienta de ayuda para la elaboración de pedidos (orden de compra) de suministro de Papelería. Se puede consultar en cualquier momento con el fin de que el usuario se sienta seguro de realizar su pedido y pueda utilizar todas las funcionalidades que ofrece la tienda electrónica Formas Eficientes Papelera General. Existen tres tipos de usuarios o roles los cuáles serán cubiertos dentro de este manual, el cuál se amolda al flujo y control de solicitud y aprobación de pedidos el cuál requiere el cliente en su proceso administrativo. 2

3 Temario. Capítulos. Páginas 1. Rol de usuario capturista de pedidos Navegación de la tienda Sección Modificar Control de límite de presupuesto Sección de Seguimiento Rol de usuario autorizador inmediato (Regionales) Rol de usuario autorizador global (Depto. de Compras)

4 1. Rol usuario capturista de pedidos. El Rol de usuario capturista de pedidos únicamente se enfoca en la captura ó realización de pedidos dentro de la tienda, así como la consulta de los estatus de aprobación de sus pedidos últimamente realizados, y el Histórico de pedidos que es realmente todos aquellos pedidos realizados por el mismo usuario desde que fue registrado como alta dentro de la tienda. Para la captura de pedidos, la tienda activa los accesos a través del calendario fijado por Farmacias Especializadas, donde si un usuario intenta entrar en un día distinto al calendario la tienda le denega el acceso. Por lo que es importante primero consultar el calendario de días hábiles de captura de pedidos, el cuál se encuentra en la opción de CALENDARIO, de la barra de navegación de la tienda. IMAGEN 1. CALENDARIO DE PEDIDOS FARMACIAS ESPECIALIZADAS. Los usuarios que tienen roles de autorizador inmediato (Regional) y de autorizador global ellos no tienen restricciones de acceso, el cuál tengan que seguir el calendario de días hábiles, por lo que en cualquier día y hora pueden entrar. Cuando un usuario capturista de pedidos se encuentre dentro de sus días de captura hábiles, el puede introducir su nombre de usuario y contraseña dentro de la opción de INICIO ó ENTRADA de la barra de navegación y hacer clic en el botón de Ingresar a la tienda. Una vez que el usuario se haya firmado, aparece inmediatamente una bienvenida con el nombre de la persona quién realiza el pedido, seguido de su límite de presupuesto, saldo ejercido y disponible. También se cuenta con un botón de acceso directo al catálogo de productos el cuál muestra inmediatamente los productos disponibles dentro de la tienda. 4

5 IMAGEN 2. BIENVENIDA PARA LOS USUARIOS DE SUCURSALES. 1.1 Navegación de la tienda. Nosotros podemos visualizar los productos a través del botón de acceso directo al catálogo de productos, el cuál mostrará los productos en orden alfabético. También se encuentra el menú de Selección por Línea, el cuál mostrará los productos por familia de productos o clasificación de productos, es decir, por ejemplo para la opción de PAPEL CORTADO, mostrará todas las opciones disponibles que se relacione con PAPEL CORTADO como la variedad de paquetes de papel disponibles, lo mismo para la opción de ARTÍCULOS DE OFICINA. IMAGEN 3. MENÚ DE SELECCIÓN POR FAMILIA DE PRODUCTOS, PARTE INFERIOR IZQUIERDA DE LA TIENDA. También contamos con la opción de búsqueda de productos, el cuál es a través del módulo de búsqueda de productos donde se sitúa en la parte superior de la tienda que es donde se encuentra un cuadro de texto con su respectivo botón de Buscar. IMAGEN 4. MÓDULO DE BUSQUEDA DE PRODUCTOS EN LA PARTE SUPERIOR DE LA TIENDA. El menú de Selección por Línea así como el módulo de búsqueda de productos se activan o funcionan cuando el usuario ya haya entrado a la tienda, pero antes de eso siempre mostrará la página de ENTRADA o LOGIN. Cuando observamos los productos, independiente de la forma de cómo los visualizamos, los artículos se muestran por páginas de veinte en veinte artículos. 5

6 IMAGEN 5. CATÁLOGO DE PRODUCTOS A TRAVÉS DEL BOTÓN DE CATALOGO DE PRODUCTOS DE LA TIENDA. La forma en como se despliega el catálogo de productos nos muestra en una primera columna la cantidad de artículos a comprar, por definición viene el número 1, como cantidad por comprar más sin embargo no quiere decir que ya lo hayamos comprado. Tenemos la flexibilidad de cambiar el número 1 e introducir otra cantidad que deseemos. Una vez que hayamos introducido la cantidad deseada se hace clic en el botón comprar para añadir a una orden compra o nuevo pedido generado siempre y cuando sea el primer producto que estemos comprando. Una vez que lo hayamos comprado, en la parte inferior de la tienda aparecerá un contador de artículos y el importe total que se está ejerciendo al comprar el producto. IMAGEN 6. CONTADOR DE ARTÍCULOS, PARTE INFERIOR CENTRAL DE LA TIENDA. Continuando con la visualización del catálogo de productos como segunda columna muestra una breve descripción del producto y también con la imagen del mismo, el cuál se puede expandir con la lente que esta al lado de la imagen. IMAGEN 7. IMAGEN AUMENTADA A TRAVÉS DE LA LENTE DEL PRODUCTO Como tercera columna nos muestra la unidad de medida el cuál será despachado el producto. 6

7 IMAGEN 8. PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS DENTRO DE LA TIENDA. Para visualizar la orden de compra o el pedido generado se consulta a través de la opción de VER PEDIDO, de la barra de navegación. IMAGEN 9. FORMATO DE VER PEDIDO EN LA TIENDA FARMACIAS ESPECIALIZADAS. Por lo general cuando observamos el pedido completo, en la parte superior de la tienda observamos un recuadro con información de nosotros como Proveedor, así como también la información de la persona quién está realizando el pedido dentro de la tienda. Dentro de la información del cliente observamos datos tales como el nombre completo de la persona quién está realizando el pedido incluyendo correo electrónico, calle, colonia, ciudad, código postal y teléfono. Después vienen los artículos que han sido comprados mostrando el código de producto, descripción y la cantidad comprada, ya que por último muestra el importe total sin IVA, el impuesto y el importe total con IVA. También se cuenta con un cuadro de observaciones, el cuál únicamente nos va ayudar a agregar un CONTACTO adicional además del usuario quién está realizando el pedido, tiene una longitud máxima de 40 caracteres. Contamos con cuatro botones los cuáles nos pueden auxiliar o ayudar en lo siguiente: 7

8 Nombre del botón Actualizar Enviar Modificar Eliminar Funcionalidad Este botón nos ayuda cuando vimos en el pedido en la misma opción y después agregamos otro artículo sea por la opción de buscador de productos ó selección por línea, donde seguimos viendo el pedido sin el artículo agregado, es como un Refresh o F5. Cuando estemos seguros del artículos elegidos y sus correspondientes cantidades el cuál compone nuestro pedido, nosotros le hacemos clic en el botón de enviar con el fin de que el pedido tome las aprobaciones correspondientes y se despache por parte del proveedor. Permite modificar las cantidades de los artículos comprados, ya sea a mayor o menor cantidad de la que necesitemos. Permite eliminar el pedido completamente. 1.2 Sección de Modificar. Dentro de la sección de Modificar nos permite cambiar la cantidad de los productos elegidos de nuestro a pedido a mayor o menor cantidad de la que compramos, con simplemente introducir la cantidad deseada en el cuadro de texto correspondiente al producto y hacer clic en el botón cambiar. IMAGEN 10. MÓDULO DE SECCIÓN MODIFICAR A TRAVÉS DEL BOTÓN MODIFICAR EN LA SECCIÓN VER PEDIDO. Una vez que cambiamos la cantidad de artículos entonces el contador de la parte inferior también se actualiza. IMAGEN 11. CAMBIO DE CANTIDADES EN LA SECCIÓN MODIFICAR. 8

9 Cuando necesitemos eliminar algún artículo solamente necesitamos introducir la cantidad de 0, el cuál automáticamente nos elimina el artículo y el contador de artículos se actualiza automáticamente, donde cuando volvamos a observar el pedido completo no se encontrará dicho producto. IMAGEN 12. CAMBIO DE CANTIDAD A 0, ELIMINA PRODUCTO. IMAGEN 13. VER PEDIDO, DESPUÉS DE CAMBIAR CANTIDAD A 0. Cuando se envía un pedido se presenta de la siguiente forma: 9

10 IMAGEN 14. RESPUESTA DE PEDIDO ENVIADO, AL HACER CLIC EN EL BOTÓN ENVIAR EN LA SECCIÓN VER PEDIDO. 1.3 Control de Límite de Presupuesto. El control de límite de presupuesto es controlado, en los tres siguientes eventos: -al comprar un artículo -al modificar la cantidad de un artículo -al enviar un pedido. Al momento de comprar un artículo, si nosotros introducimos una cantidad grande que supere nuestro límite de presupuesto entonces una ventana de alerta aparecerá evitando que este artículo se agregue a nuestro pedido. IMAGEN 15. CONTROL DE LIMITE DE PRESUPUESTO AL AGREGAR UN PRODUCTO. Cuando modificamos la cantidad de un artículo por una cantidad que exceda de nuestro límite de presupuesto actúa el control de presupuesto de la misma forma: IMAGEN 16. CONTROL DE LIMITE DE PRESUPUESTO AL MODIFICAR UN PRODUCTO. Cuando se envía un pedido de igual forma lo controla, más sin embargo, cuando lo enviamos el pedido, el importe del pedido es regulado y puede ser menor o igual al límite de presupuesto del usuario. 10

11 1.4 Sección de Seguimiento. Una vez que ya se haya enviado un pedido, este tiende a ser aprobado por dos niveles de autorización que es la autorización Regional y la autorización del Depto. de Compras. El usuario puede observar sus pedidos en que etapa de aprobación se encuentran dentro de la opción de SEGUIMIENTO de la barra de navegación. IMAGEN 17. SECCIÓN SE SEGUIMIENTO, PERFIL USUARIO DE PEDIDOS (SUCURSALES) Existen tres botones, el cuál el primero es el botón de Histórico de Pedidos donde se muestran todos aquellos pedidos que ya pasaron por las dos etapas de aprobación y que ya han sido despachados o están por despacharse. El botón de Pedidos X Autorizar Regional son aquellos pedidos pendientes por autorizar, por el autorizador Regional. El botón de Pedidos X autorizar Depto. de Compras son aquellos pedidos que les falta la última etapa de aprobación. En estas tres opciones los reportes tienen la misma forma en como se presentan, el cuál es la siguiente: IMAGEN 18. FORMATO DE REPORTES DE PEDIDOS EN LAS DISTINTAS OPCIONES DE SEGUIMIENTO DE PEDIDOS Y PEDIDOS POR AUTORIZAR. La columna CLIENTE: nos indica solamente un número ID de identificación única del cliente, el cuál es de sólo uso interno dentro de la tienda. VENTA: nos indica el número de pedido o venta generado por el usuario, el cuál ha sido enviado al autorizador correspondiente o ya ha sido aprobado por el aprobador global. FECHA: nos indica la fecha en que el pedido ha sido enviado por el usuario. E: nos indica el estatus dentro de la tienda, y los estatus pueden ser los siguientes: (E): pendiente por autorizar, por el autorizador Regional (S): pendiente por autorizar por el autorizador Departamento de Compras. (X): ya autorizado. TOTAL: el importe total del pedido, por lo general mientras tenga un estatus pendiente por autorizar el importe se marcara por cero, ya que puede haber la posibilidad de que no sea un importe definitivo debido a que algún autorizador modifique la cantidad de artículos del mismo. CONTACTO: es la persona quién captura y recibe el pedido una vez aprobado. OBSERVACIONES, por lo general siempre viene la dirección de la persona quién levanto el pedido, así como también el contacto adicional que haya sido introducido en la opción de VER PEDIDO antes de enviarse. De cualquier forma como usuario se puede observar le pedido y se presenta de la misma forma en como se presentó en la opción de VER PEDIDO con la diferencia de que no se muestra los botones. 11

12 IMAGEN 19. FORMATO DE VER PEDIDO CON EL ROL DE USUARIO DE PEDIDOS, EN LAS OPCIONES DE PEDIDOS X AUTORIZAR (REGIONAL Y/O DEPTO. COMPRAS). 2. Rol de Usuario Autorizador Inmediato (Regional). El Autorizador Regional únicamente puede autorizar pedidos, el no tiene oportunidad de realizar un pedido o comprar un artículo ya que los restricciona. IMAGEN 20. CONTROL DE AGREGAR PRODUCTO A LOS AUTORIZADORES REGIONALES. La bienvenida aparece de la siguiente forma, una vez introducido el nombre de usuario y contraseña en la opción de INICIO ó ENTRADA de la barra de navegación. 12

13 IMAGEN 21. BIENVENIDA USUARIO AUTORIZADOR REGIONAL. Al hacer clic en el botón de Pedidos X Autorizar Regional, aparecerán aquellos pedidos que tenga que autorizar el usuario autorizador regional, este usuario únicamente observará sólo aquellos pedidos de Sucursales que pertenezcan a la región la cuál está autorizando, este usuario nunca observará pedidos que sean ajenos a la misma. La presentación de los pedidos por autorizar es de la misma forma explicada dentro de la sección de seguimiento del usuario. El autorizador tiene que hacer clic en el número de venta para visualizar el pedido y así puede cambiar su cantidad de artículos, eliminar el pedido o por definición enviar el pedido (aprobar). IMAGEN 22. FORMATO DE IMAGEN DE PEDIDOS POR AUTORIZAR, AUTORIZADOR REGIONAL. 13

14 IMAGEN 23. PEDIDO POR AUTORIZAR, USUARIO AUTORIZADOR REGIONAL. De igual forma se puede modificar la cantidad de artículos del pedido a través del botón de modificar donde se presenta de igual forma que en la del usuario de pedidos. Recordemos que también controla el presupuesto del usuario, sí el autorizador intenta exceder el límite de presupuesto introduciendo una cantidad que supere el presupuesto del usuario, también si se introduce cero en una cantidad elimina dicho artículo (mismo mecanismo de la sección modificar para el usuario capturista). IMAGEN 24. SECCIÓN MODIFICAR, USUARIO AUTORIZADOR REGIONAL. Al hacer clic en el botón de enviar muestra la siguiente imagen: 14

15 IMAGEN 25. RESPUESTA DE ENVÍO DE PEDIDO POR PARTE DEL AUTORIZADOR REGIONAL. Para continuar autorizando se debe dirigir a la opción de SEGUIMIENTO, con el botón de Pedidos X Autorizar Regional. IMAGEN 26. OPCIÓN SE DE SEGUIMIENTO, USUARIO AUTORIZADOR REGIONAL. 3. Rol de usuario autorizador global (Depto. Compras). El rol del usuario autorizador global, tiene el mismo funcionamiento del usuario autorizador Regional, con la posibilidad de poder realizar pedidos como los usuarios capturistas de pedidos (Sucursales), utilizando su misma dirección de entrega. La única diferencia es de que la opción de Bienvenida y de Seguimiento presenta otros botones distintos. Por otro lado, cuando el usuario autorizador realiza un pedido, este toma autorización automática. También al observar los pedidos pendientes por autorizar son de todas las Sucursales. 15

16 IMAGEN 27. BIENVENIDA USUARIO AUTORIZADOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS. IMAGEN 28. SECCIÓN DE SEGUIMIENTO, USUARIO AUTORIZADOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 16