Tema 5. PLANIFICACIÓN Y CONTROL

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1 Tema 5. Planificación y control Tema 5. PLANIFICACIÓN Y CONTROL 5.1 La planificación Clases de planes Colegio San Vicente de Paúl. Bachillerato de Ciencias Sociales A grandes trazos, planificar es definir en un documento cuáles son los objetivos de la empresa, las líneas básicas de actuación y los recursos que se emplearán para alcanzar esos objetivos. Cuando se planifica hay que dar respuesta a preguntas como: - Qué se va a hacer? - Por qué se va a hacer? - Cómo se va a llevar a cabo? - De qué forma se organizará la empresa para conseguirlo? - Qué recursos y medios va a utilizar? - Cuándo y en qué momento se realizarán las distintas actuaciones? - qué controles se establecerán para conocer si se alcanzan los objetivos o se hace de la manera prevista? Hace tiempo que las empresas descubrieron la importancia de la planificación como medio indispensable en la consecución del éxito. Algunos teóricos han acudido, incluso, a las elaboraciones de estrategas militares, para su traslado al mundo de los negocios; Ello ha hecho posible el redescubrimiento de obras como El arte de la guerra, de Sun Tzu. En cualquier caso, técnicamente podemos definir la planificación como el proceso racional de toma de decisiones que incluye la determinación de los objetivos y la selección de las acciones que debe seguir la organización para alcanzarlos. Para la empresa la planificación puede reportarle ventajas tanto internas como externas: - Las ventajas internas se refieren a los beneficios que ocasiona en la propia administración de la empresa. Los planes constituyen la base o los cimientos para una correcta gestión, puesto que son esenciales tanto para la organización de la empresa (cuánta gente se necesitará, quién va a hacer cada cosa, cómo se agruparán los distintos trabajos,...), como para la dirección (qué estilo de dirección necesita, que clase de líder,...), y por supuesto para el control. Los planes, pues, permiten marcar el rumbo de la empresa y mejorar el conocimiento de su potencial. - Las ventajas externas están marcadas al poder comunicar a otros agentes, a través de los planes, cuáles son el rumbo y el potencial de la empresa. Generalmente dicha comunicación persigue obtener recursos o apoyos externos (financiación); para ello se elaboran los planes de empresas o planes de negocio Existen diferentes tipos de planes y los criterios más comunes para distinguirlos se refieren al tiempo y al ámbito: a) Tiempo. Según el horizonte temporal que abarcan, se distingue entre planes a corto, a medio y a largo plazo: A largo plazo: aquellos que se contemplan en un periodo superior a cinco años. Normalmente se refieren a aspectos estructurales de la Economía y Organización de empresas 1

2 Bachillerato de Ciencias Sociales empresa, relativos a una expansión futura, como nuevas inversiones en maquinaria. A medio plazo, los que se han de conseguir en un periodo superior a un año e inferior a cinco. Estos planes muestran la actividad que han de desarrollar la mayor parte de los departamentos de la empresa. Por ejemplo, el volumen de producción, el volumen de ventas,... A corto plazo, los que tienen como límite el ejercicio económico, normalmente un año. Se trata de planes inmediatos y muy concretos por departamentos, y que pueden servir de canal para conseguir los otros objetivos, por ejemplo, cumplir los presupuestos previamente marcados. b) Ámbito. Según el área funcional que cubran cabe distinguir entre: Planes globales, cuando abarcan a toda la empresa Planes funcionales, cuando se refieren sólo a una parte de la empresa (Planes comerciales, de producción, financieros, de personal,...) Entre los planes más frecuentes se encuentran: 1- Planes estratégicos: son planes a medio o largo plazo, y de ámbito global, en los que se integran de forma coherente los objetivos, la línea de actuación y las normas básicas de la organización. Se aplican a toda la empresa y tratan de servir de orientación a toda la organización situando a la empresa en medio de su ambiente. En resumidas cuentas orienta de un modo claro hacia dónde va la organización y el modo en que se debe actuar. 2- Planes tácticos : Mientras la estrategia marca una orientación que normalmente abarca varios años, los planes tácticos define, en periodos más cortos, cómo se va avanzar en la línea de alcanzar los objetivos estratégicos. 3- Programas : son planes que determinan cuál es la secuencia de acciones que se van a emprender para satisfacer un objetivo concreto. Definen con claridad los recursos a emplear, en qué orden, de qué manera y en qué tiempo. Los programas llevan siempre un calendario con las actuaciones. 4- Proyectos: Se realizan para actividades complejas que tiene un fin en sí mismas y afectan a diversas áreas funcionales de la empresa (p.ej.; la construcción de un edificio para el traslado de la sede social y las oficinas de la empresa) 5- Presupuestos : son los planes que se refieren fundamentales a la definición de los recursos económicos y financieros en un periodo y el modo en que estos se asignan. Los presupuestos recogen los gastos e ingresos, así como los flujos de fondos. Economía y Organización de empresas 2

3 Tema 5. Planificación y control Etapas del proceso de planificación El proceso de planificación consta de una serie de etapas que se han de ir cubriendo durante la elaboración de los planes. Estas etapas son las siguientes: 1.- Análisis de la situación de partida, esto es, se analiza la situación actual de la empresa y de su entorno, y se toma conciencia de las oportunidades existentes para poder aprovecharlas. 2.- Fijación de los recursos. Se marcan los objetivos, tanto generales como los subobjetivos, es decir, se concretan las metas a las que se quiere llegar. 3.- Creación de las alternativas, marcando los diferentes caminos que lleven a la empresa hacia los objetivos propuestos. Colegio San Vicente de Paúl. Bachillerato de Ciencias Sociales 4.- Evaluación de las alternativas. 5.- Elección de una de las alternativas. En esta etapa se decide qué plan se ejecutará. 6.- Control y determinación de las desviaciones. Aunque se haya elegido una alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la realidad evolucione de forma diferente y esta alternativa no funcione como se esperaba; entonces, se debe volver a las alternativas anteriores y hacer las modificaciones pertinentes. Por tanto, hay que hacer un seguimiento periódico de los planes y corregirlos cuando sea necesario El Plan Estratégico De entre los planes de una empresa, por su alcance, destaca el Plan Estratégico, esto es, aquel que recoge la estrategia de una empresa, definiendo su posición en su entorno y el modo en que competirá con otras empresas. Ocupa la cúspide en la jerarquía de planes, por lo que los otros (funcionales, de operación, etc.) son planes subordinados. En una empresa los distintos responsables pueden tener una idea diferente de cómo ayudar a la empresa a conseguir sus objetivos (el de finanzas, p.ej., tratará de hacerlo con la obtención de créditos, ampliación de capital,...; el de ventas pensará lograrlos permitiendo a los clientes ampliar el plazo de pago, logrando, así, aumentar los pedidos,...; el de producción pensará en no sobrecargar los turnos de trabajo para evitar que suban los costes,...). La estrategia tiene entre sus funciones armonizar el conjunto de objetivos de la organización y conseguir su coherencia interna. Hoy, todas las organizaciones modernas tienen planes estratégicos (existen en las corporaciones locales, en las universidades,...). Un buen plan estratégico debe seguir los siguientes pasos: 1º Análisis interno y externo de la empresa: el primer paso en una buena estrategia es conocerse a sí mismo. Esto se hace mediante el análisis interno de fuerzas y debilidades. -Todas las empresas tienen cosas buenas (personal preparado, clientes fieles, servicios eficientes,...); son sus fuerzas.(f) Economía y Organización de empresas 3

4 Bachillerato de Ciencias Sociales -Aunque, también existen aspectos que no funcionan bien (mala distribución de sus productos, precios más altos que los de la competencia,...); son sus debilidades.(d) Por otro lado, para definir la estrategia hace falta conocer bien lo que sucede fuera de la empresa (nuevas empresas que se instalan, aumentando la rivalidad, clientes más jóvenes que se interesan por otro tipo de productos, aumento de costes de transporte,...).son las amenazas (A) a los resultados de la empresa. Además, de esa observación externa pueden surgir ideas de oportunidades susceptibles de ser aprovechadas (establecimientos ya anticuados, que facilitarían la apertura de otros nuevos, la existencia de empresas en la zona que nos aporten recursos inexistentes en otros lados,...). Son las oportunidades (O). Este tipo de análisis es conocido con las siglas DAFO (Debilidades, Amenazas, Fuerzas, Oportunidades). 2º Definir la misión y la visión de la empresa: Definir la misión es, definir, de manera concisa, a qué se va a dedicar la empresa, explicando su papel en la sociedad y justificando su existencia. Definir la visión es trazar, de manera genérica, hacia dónde pretende llegar la empresa, es decir, el papel que quiere desempeñar (si pretende ser la de mayores beneficios, la de mayor calidad, la más innovadora tecnológicamente,...). 3º Establecer los objetivos: son indicaciones concretas de lo que la empresa pretende alcanzar en un periodo de tiempo. Los objetivos: - deben ser conocidos por todos los miembros de la organización - deben ser cuantificables, con una medida común, y comparables - deben ser alcanzables (los objetivos muy altos y poco apegados a la realidad inducen al desánimo cuando se constate que son poco realizables) - deben ser compatibles entre sí (no es compatible un objetivo que pretenda una mejora de calidad con otro que, a su vez, incida en una reducción de costes laborales) Las empresas no suelen tener un solo objetivo (una empresa puede pretender un incremento de ventas y al tiempo una mejora de calidad o una mayor productividad). Los objetivos de una empresa pueden agruparse en cuatro grandes dimensiones: Económicos y financieros: los que se orientan a satisfacer las necesidades y expectativas de los que tienen interés financiero en la empresa, como por ejemplo los accionistas (ganancias, ventas, cuota de mercado,...) Clientes: son objetivos que marcan la relación de la empresa con sus clientes (mejora del precio, de la calidad, entregas a tiempo,...) Personal: aquellos objetivos que tienden a satisfacer las expectativas de los miembros de la organización (desarrollo profesional, mecanismos de recompensa, condiciones de seguridad e higiene,...) Sociedad: aquellos objetivos referidos a la relación de la empresa con la sociedad que lo acoge (menor impacto ambiental, ayuda al desarrollo social del entorno,...) Economía y Organización de empresas 4

5 Tema 5. Planificación y control 4º Definir la estrategia, esto es, el modo en que la empresa va actuar para alcanzar sus objetivos generales, y cuáles van a ser las ventajas sobre los competidores en algún aspecto importante. 5º Marcar las políticas a seguir, es decir, las directrices básicas que orienten la actuación de la empresa. Las políticas delimitan lo que se puede hacer y lo que no debe realizarse. En buena medida, las políticas recogen todo aquello que la organización ha ido aprendiendo con el paso del tiempo. Por ello, las políticas, en función de su efectividad o no, podrán cambiarse, lo que suele provocar dificultades de adaptación por parte del personal. Normalmente las políticas se concretan a través de normas y de procedimientos. Por ejemplo, en la selección de personal, si lo que se pretende es captar los mejor preparados, serán necesarias unas normas tales que determinen, por ejemplo, la composición del tribunal de selección, la documentación que se exigirá a los candidatos,... Colegio San Vicente de Paúl. Bachillerato de Ciencias Sociales 5.2 Función de control El control podemos definirlo como un proceso de vigilar las actividades para comprobar si éstas se están desarrollando de acuerdo a lo planificado y, en su caso, corregir la desviación. La importancia de esta actividad administrativa radica en la necesidad de hacer un seguimiento constante para ver si los objetivos de la organización se están cumpliendo. En el caso de que los objetivos no se estuvieran cumpliendo, al efectuar el control se detectaría el fallo, y se analizarían las causas procediéndose a dar soluciones. Se trata, pues, de un proceso desarrollado en tres fases: a) Medición de los resultados: se refiere a los cincos grandes aspectos que acostumbran a ser controlados por las empresas: - Objetivos económicos y financieros - Producción, calidad y nivel de inventarios - Desempeño del personal - Cumplimiento de normas y obligaciones - Otros b) Comparación del desempeño con los estándares: Los estándares son los indicadores que se han fijado previamente; son los objetivos propuestos al planificar, lo que se intenta alcanzar en cada unidad de la organización. c) Acción correctiva: cuando no se alcanza el objetivo propuesto, cuando hay una desviación entre el objetivo propuesto y el resultado de la actuación, se ha de analizar la causa de esta desviación. Existen diferentes técnicas de control: La auditoría. Verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad análisis de los estados financieros- como a la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa, haciendo recomendaciones para mejorarla. Hay dos clasificaciones de auditoría: Se distingue entre auditoría interna (la llevada a cabo dentro de la empresa como mecanismo propio de control) y la Economía y Organización de empresas 5

6 Bachillerato de Ciencias Sociales externa (la que realizan personas ajenas a la empresa, profesionales independientes); Una segunda clasificación incluye la auditoría de cuentas, (que analiza los estados financieros en la empresa), la auditoría operativa (cuya función es analizar la estructura global de la empresa con respecto a los objetivos, políticas o planificaciones), y ecoauditoría, (que controla el impacto mediombiental de las empresas). El control del presupuesto. Se trata de controlar que la relación numérica de la planificación referida a los costes de las operaciones y los ingresos de las ventas- se cumpla. La estadística. Permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos. Por ejemplo, las previsiones de ventas hechas con datos históricos de años anteriores o de otras empresas del sector. Economía y Organización de empresas 6