CÓMO GENERAR LOS CERTIFICADOS DE RENTAS Y DECLARACION JURADA INFORMACIÓN PARA LA EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE RENTA

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1 1 de 26 CÓMO GENERAR LOS CERTIFICADOS DE RENTAS Y DECLARACION JURADA 2015 Fecha última Actualización: 06/Abril/2016 Objetivo: Este documento pretende proporcionar al usuario la información necesaria para la correcta emisión de certificados de Renta y declaraciones Juradas en el sistema de Recursos Humanos Softland. Este procedimiento está compuesto de: 1. Información para la emisión de certificados de Renta 2. Información para la emisión de Declaraciones Juradas 3. Envío de información al servicio de impuestos internos SII. 4. Información para la emisión de certificados de Honorarios. 5. Emisión Declaración Jurada Consolidada. 6. Captura Valores para Emisión de Certificados de Renta 1. INFORMACIÓN PARA LA EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE RENTA Datos importantes de considerar: Qué año de emisión se debe indicar al emitir los certificados de renta? El año de emisión que debe indicar es 2014, los certificados de renta siempre se emiten para el año recién cerrado. Qué significa el término PROVISORIO en recursos humanos? Es importante mencionar que cada año el Servicio de Impuestos internos, entrega nuevas rutinas de validación que se deben incorporar al Sistema de Recursos Humanos, por lo tanto, mientras éstas rutinas no sean incorporadas por softland y Certificadas por SII, Usted podrá emitir los certificados solo de manera PROVISORIA. Qué año de emisión se debe indicar al generar la Declaración Jurada? El año de la declaración jurada es 2015, año que se está tributando o informando las rentas del año anterior.

2 2 de 26 Entonces: Año de emisión de Certificados = 2014 Año de Declaración Jurada = El proceso de emisión de certificados de renta, es un proceso que requiere de algunos parámetros que usted debe revisar antes de emitir los certificados de renta: TOPICOS A REVISAR VARIABLES EXIGIDAS A ASIGNAR PARA EMISION DE CERTIFICADOS DEFINICION DE LAS VARIABLES QUE COMPONEN EL CERTIFICADO EMISION DE CERTIFICADOS El sistema de recursos humanos, maneja hasta 24 meses en línea (totalidad de la información), por lo que el cálculo de sueldos llena mensualmente las variables (definidas en variables exigidas por el sistema), las cuales pueden ser reliquidadas directamente por el sistema en cualquier momento. DESCRIPCION DE LAS VARIABLES EXIGIDAS: Recuerde que debe asignar las variables para cada mes del año que desea emitir los certificados. HONORARIO BRUTO: Es una variable de tipo valor, formato numérico y en el caso que maneje Honorarios en el sistema de Recursos Humanos, se ingresa el valor bruto del Honorario.

3 3 de 26 PARTICIPACIÓN O ASIGNACIÓN BRUTA: Corresponde a la variable donde el sistema registra las utilidades a las que tiene derecho un socio por su aporte de participación en la empresa. SUELDO BRUTO: Es una variable fórmula la cual suma el total de los Haberes Imponible como: Sueldo base mensual Horas Extras Gratificación Comisión Bono Imponible Aguinaldo COTIZACION PREVISIONAL:- Esta es una variable fórmula la cual suma los descuentos previsionales tales como: AFP Salud Isapre con Tope de UF INP Seguro Cesantía trabajador (0.6) APV JORNADA LABORAL SEGÚN CONTRATO (0=Competa, 1=Parcial): Se deberá indicar 0, al trabajador que prestó servicios a tiempo completo, según estipula el respectivo contrato de trabajo, entendiendo por tal aquellas prestaciones que superan 30 horas semanales; por consiguiente y en el caso contrario se indica 1 si dicho trabajador ha prestado servicios a tiempo parcial. Recuerde que: - Si un trabajador tiene jornada completa según contrato, NO importa si tiene permiso de varios días sin goce de sueldo, su jornada sigue siendo considerada Completa. - Si un trabajador tiene jornada completa según contrato y tiene licencias de varios días en el mes, su jornada sigue siendo considerada completa. - Si un trabajador está contratado a tiempo parcial (menos de 30 horas semanales), pero por necesidades de la empresa ha tenido que trabajar más de 30 horas semanales durante dicho mes, su jornada sigue siendo considerada parcial (según contrato)

4 4 de 26 Antes de hacer la emisión de Certificados de Renta, debe asegurarse que estén bien ingresados los factores de IPC para el año En la siguiente tabla se presentan los porcentajes de corrección monetaria para término de giro para los meses del año Esta información está publicada en la WEB del SII Por ejemplo: El porcentaje de actualización del mes de Marzo 2014 es 4.4. El valor a ingresar en la tabla de IPC en el sistema Softland es de valor que se obtiene de la siguiente manera: (4.4/100) + 1 = Una vez ingresado los valores de IPC, ingresar a la opción Emisión de Certificados.

5 5 de 26 Tal como se señaló al principio de este documento, el año de los certificados debe ser Al generar los certificados de sueldos, pensiones y Jubilaciones, el sistema solicitará dos variables que se detallan a continuación. Las variables obligatorias son:

6 6 de 26 MAYOR RETENCIÓN: Es una variable de tipo numérica, permanente valor. RENTA EXENTA: Deberá anotarse la suma de las cantidades que durante el año hayan sido pagadas al trabajador y que de acuerdo con la Ley de Renta, corresponden a rentas exentas del Impuesto Único de Segunda Categoría. RENTA NO GRAVADA: Deberá anotarse la suma de las cantidades que durante el año hayan sido pagadas al trabajador y que de acuerdo con la Ley de Renta correspondan a ingresos no renta, no gravadas con el Impuesto Único de Segunda Categoría, exceptuando las cotizaciones previsionales y de salud de carácter obligatorio y/o voluntario, así como las rentas acogidas al D.L. N 889. Las partidas que se pueden citar, a modo de ejemplo, son: Asignación Familiar (aun cuando no sea de cargo del empleador). Beneficios previsionales. Cantidades percibidas con motivo de indemnizaciones por años de servicios. Becas de estudios. Alimentación. Movilización o alojamiento proporcionado al empleado u obrero. Las variables opcionales son: REBAJA POR ZONAS EXTREMAS: Esto es en el caso que la empresa este afecta a la franquicia del DL. 889 UTILIZA IMPUESTO UNICO DIARIO: Esto es en el caso que calcule impuesto único diario. A) Variable que indica fichas que utilizan impuesto único diario: Se debe crear una variable de tipo valor, en donde a la fichas que les calcule este tipo de impuesto le debe ingresar valor 1. B) Variable donde se encuentra el impuesto único diario: En la variable que asigne a este ítem, debe indica el monto de dicho impuesto Una vez definidas y asignadas estas variables, deberá seleccionar al personal para quienes se emitirán los certificados de renta, para ello debe ir seleccionando cada ficha y luego pinchar el botón Agregar

7 7 de 26 Para continuar, debe pinchar el botón Siguiente. El sistema una vez que sea certificado por SII de acuerdo a las nuevas normativas de cálculo y validación para el proceso RENTA 2015, entregará esta pantalla donde usted puede indicar el tipo de certificado: Nuevos o ya existentes (refiérase a esto a los certificados que generados con anterioridad para el mismo período). Para el caso que sean Certificados nuevos, el sistema otorgará la posibilidad de grabar e imprimir los certificados a pantalla o directo a Excel. O la otra alternativa es sólo grabarlos (esta opción es utilizada cuando ya se tiene la información totalmente auditada y regularizada).

8 8 de 26 Bajo esta misma opción, usted puede generar los certificados de manera Informativo, a modo de ensayo para validar y hacer los ajustes a la información histórica en caso que sea necesario hasta obtener la información correcta y emitirlos de manera oficial, sólo así podrá pasar al siguiente paso que es la generación de la Declaración Jurada. Para el caso que usted indique que el tipo de certificado es EXISTENTES, el sistema habilita las opciones de Eliminar Certificados o solo imprimirlos. Es importante señalar que la opción ELIMINAR CERTIFICADOS, no significa que eliminará la información almacenada como histórica, lo que hace el sistema es eliminar los certificados que fueron generados en una emisión anterior, dando la alternativa de volverlos a generar y repetir este procedimiento cuantas veces sea necesario. (Opción que se sugiere realizar cada vez que realice alguna modificación en los datos históricos y su posterior cálculo de remuneraciones). Etapa final de la generación de Certificados de renta, el sistema entrega el número inicial del primer certificado. Al presionar el botón Terminar, el sistema comenzará a generar los certificados y los almacenará en tablas especiales dentro de la base de datos. En el caso que usted haya seleccionado, grabar e imprimir certificado, el sistema entregará a nivel de pantalla el o los certificados generados.

9 9 de 26 Después de la emisión a pantalla o Excel, el sistema entregará el número del primer correlativo siguiente a imprimir. Por ejemplo, usted generó los certificados para 34 personas de un total de 100, al término de emisión de los 34 certificados, el sistema entrega como siguiente correlativo a generar el 35.

10 10 de 26 Una vez concluida con éxito la emisión de los certificados, la información está correcta para la Declaración Jurada INFORMACIÓN PARA LA EMISIÓN DE DECLAR ACIÓN JURADA Este proceso permite emitir la Declaración Jurada Anual Nº 1887 sobre Rentas, Art. 42 Nº 1 y de Retenciones de Impuesto Único de la Ley de la Renta y Nº 1879 de Declaración Jurada Anual sobre Retenciones Efectuadas. Ambas Declaraciones Juradas podrán ser emitidas en papel a modo informativo o generar un archivo para ser enviado vía Internet al SII. La información que aparecerá en ellos, será obtenida por el sistema desde los Certificados de Renta emitidos en el proceso anterior, o bien a través de información capturada directamente en Captura de Declaraciones de Renta. Al ingresar al menú Remuneraciones Certificados de Renta/Declaraciones Juradas/Emisión Declaración Jurada, se presenta una pantalla que detalla una serie de consideraciones que debe tener presente antes de emitir una Declaración Original.

11 11 de 26 Se presenta la pantalla donde tendrá que indicar el tipo de Declaración Jurada ( ) y el tipo de informe a emitir, el cual puede ser Original o Rectificatorio. Y año de Declaración, donde debe ingresar Certificado Original Corresponde a aquél que se emite por primera vez, basta con elegir esta opción para que se presente una pantalla informando una serie de consideraciones respecto al número de Folio, que se deben tener en cuenta frente a un informe original. Consideraciones al emitir una Declaración Original El número de folio para una Declaración Original siempre es uno (1). El número de folio de la Declaración no puede ser modificado por usted. Al momento de emitir la Declaración 1, se eliminarán las declaraciones previamente emitidas.

12 12 de 26 Nota: Sr. Usuario, si usted seleccionó el año posterior al año tributario habilitado, el sistema desplegará un mensaje informando que será emitida la Declaración Jurada en forma Provisoria, ya que no contempla las nuevas validaciones del SII para el año tributario, tal como se muestra a continuación: Luego aparecerá una pantalla con los datos de su empresa que irán en la Declaración Jurada. Dentro de esta pantalla tendrá que señalar los antecedentes del declarante: Comuna, Correo Electrónico, Número de Teléfono y Número de Fax. El correo electrónico del declarante será utilizado por el SII para devolver información vía en caso de detectar algún error en la Declaración Jurada (este es un dato obligatorio).

13 13 de 26 En este momento se encuentran activos los botones: Atrás para volver a la pantalla anterior, Cancelar, para anular el proceso y Terminar para continuar con el proceso. Dentro de esta pantalla podrá optar: Figura Nº 3 Generar el archivo para Internet, el cual será emitido para ser enviado al SII. Al optar por esta opción y luego elegir el botón Terminar, el sistema genera 1 archivo con extensión ZIP el cual contiene la información que deberá enviar vía Internet a través de la página del SII; el que estará encargado de validar la información e informar a través de un correo, los errores que se detecten en su Declaración. El archivo zip corresponde al rut de su empresa sin el dígito verificador. Si usted emitió ambas declaraciones (1879 y 1887), los archivos correspondientes a cada declaración se alojarán ambos en el mismo archivo compactado, que para este caso de ejemplo corresponde al archivo zip

14 14 de 26 Ver Declaración Jurada, genera un informe con los antecedentes que serán enviados al SII, de tal forma que el contribuyente revise todos los antecedentes y posteriormente genere el archivo para la Internet. Al optar por esta alternativa podrá optar por Vía pantalla, el informe se presenta y junto a él los botones que le permitirán imprimirlo y desplazarse a través de sus páginas (ver siguiente imagen), o Vía Excel el cual traspasa la información a una Planilla Excel, donde podrá hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona. Vista Previa de la información, permite desplegar una vista previa vía Excel, con la estructura y detalle del archivo a enviar al SII (opción habilitada sólo para las Declaraciones Juradas del año tributario, es decir deshabilitada para las Declaraciones Provisorias). Esta vista previa tiene como finalidad confirmar los valores que se están reportando. Certificado Rectificatorio:

15 15 de 26 Es aquel que se emite cuando se requiere efectuar modificaciones a la información indicada en el original. Al elegir esta opción, tendrá que indicar el Folio y el RUT de la Declaración emitida anteriormente, de tal forma que pueda ser asociado a la rectificación. Ambos antecedentes son propuestos por el sistema y pueden ser mantenidos o modificados. A continuación tendrá que seleccionar el botón Siguiente para continuar con el proceso y en la pantalla que se despliegue, mantener o modificar los antecedentes del Declarante conforme a sus requerimientos y continuar de la misma forma que se indicó Para la declaración Original. 3. ENVÍO DE INFORMACIÓN AL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS SII. PASO 1: Menú: Declaraciones Juradas / Declaraciones Juradas de Renta / Declaraciones juradas / Enviar o corregir por software

16 PASO 2: Debe ingresar el Rut y Clave de empresa. 16 de 26

17 17 de 26 PASO 3: Luego para enviar las declaraciones al SII debe pinchar el botón Seleccionar Archivo y luego seleccionar el archivo generado con la o las declaraciones (1887 y/o 1879), las cuales quedarán grabadas en el mismo archivo, que en el ejemplo se encuentra en la siguiente ruta: U:\SOFTLAND\DATOS\DEMOSTRACION\ENVIASII\2015\Original\ ZIP Nota: Según inormación publicada por el Servicio de Impuestos Internos, los plazos para presentar las Declaraciones Juradas son:

18 18 de EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE HONORARIOS Si usted cuenta con el módulo de Contabilidad, podrá capturar las Boletas de Honorarios de Empleados y Proveedores que van al libro de Honorarios, los cuales podrán ser utilizados para confeccionar los Certificados de Honorarios. Entonces el primer paso es capturar las Boletas de Honorarios del módulo de Contabilidad. Nota: Esta opción es válida sólo para los sistemas ERP.

19 19 de 26 Este proceso permite capturar los documentos de empleados y proveedores que van al Libro de Honorarios ingresados en el Sistema de Contabilidad, los cuales podrán ser utilizados en los Certificados de Honorarios. Operatoria: Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla, donde deberá indicar el año a considerar para la captura de Boletas de Honorarios ingresadas en Contabilidad. A continuación seleccione el botón Capturar, tras lo cual el sistema comenzará la captura de todos los documentos que van al Libro de Honorarios. Al finalizar y si todo está conforme, se presenta una ventana indicando que la captura ha sido exitosa; de lo contrario, el sistema envía un mensaje informando el motivo por el cual no pudo ser realizada. Posteriormente y si el resultado de la captura fue exitoso, podrá efectuar la emisión de los Certificados de Honorarios respectivos y la declaración jurada. Emisión de certificado de honorarios El proceso de emisión de certificado de Honorarios es la misma opción de la emisión de Certificados de Renta.

20 20 de 26 Emisión de Declaración Jurada 1879 El proceso es el mismo que la emisión de la Declaración EMISIÓN DECLARACIÓN JURADA CONSOLIDADA. Nota: Esta opción es válida sólo para los sistemas ERP.

21 21 de 26 Este proceso permite emitir la Declaración Jurada Anual Consolidada Nº 1887 sobre Rentas, Art. 42 Nº 1 y de Retenciones de Impuesto Único de la Ley de la Renta y Nº 1879 de Declaración Jurada Anual sobre Retenciones Efectuadas. Ambas Declaraciones Juradas podrán ser emitidas en papel a modo informativo o generar un archivo para ser enviado vía Internet al SII. La información que aparecerá en ellos, será obtenida por el sistema desde los Certificados de Renta emitidos en cada empresa seleccionada en el proceso Emisión de Certificados de Renta. Al ingresar a esta opción, se presenta una pantalla donde deberá seleccionar e indicar las empresas que desea consolidar en su Declaración Jurada (mínimo 2 empresas). Para esto, haga clic a frente a la caja de chequeo de la empresa que desea considerar. El sistema trae seleccionada la empresa centralizadora de información, la cual no podrá ser desmarcada.

22 22 de 26 A continuación, se detalla una serie de requisitos que debe cumplir para poder generar la Declaración Jurada Consolidada: Tener sus Certificados de Rentas generados. Los correlativos de los Certificados de Renta, no deben estar repetidos entre las empresas a Consolidar (Excepto para Certificados Provisorios). No debe existir RUT repetido entre las distintas empresas a Consolidar. La versión del Sistema en la Empresa, debe ser la misma que la versión de la empresa centralizadora. La tabla de IPC de cada una de las empresas a Consolidar debe tener los mismos valores. 6.- CAPTURA VALORES PARA EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE RENTA.

23 23 de 26 Capturar información correspondiente a Certificados de Renta desde sistemas externos (formatos: txt, csv, tab y asc), para que sea reconocida por el sistema, para la posterior generación de las Declaraciones Juradas. Al ingresar se despliega una pantalla donde tendrá que señalar el año para el cual se emitirán los Certificados de Renta y el Tipo de Certificado a capturar.

24 24 de 26 En esta pantalla se activa el botón Imprimir, el cual le permitirá llevar a cabo la emisión de la estructura que deberá tener el archivo que se captura. Al seleccionarlo, se presenta una ventana con la estructura, pudiendo grabarla o imprimirla. Al seleccionar el botón Siguiente, se muestra una pantalla de donde se indica el directorio y nombre del archivo a capturar.

25 25 de 26 El directorio y nombre del archivo puede ser digitado directamente en el campo Nombre Archivo, así como también podrá ser obtenido a través del botón de búsqueda que aparece a la derecha de este campo. Para continuar con el proceso, tendrá que seleccionar el botón Siguiente, el cual da paso a la pantalla de "Análisis del Archivo Previo a la Captura", donde el sistema informa si los datos en él contenidos, podrán o no ser capturados y los motivos por los cuales podrá o no ser llevada a cabo esta operación. Si el sistema detecta que la cantidad de campos que contiene el archivo no corresponde a lo indicado en la Estructura, o que un campo tiene un tipo diferente (debiera ser de texto y es numérico), lo informa en este momento para que se hagan las correcciones respectivas en el archivo y así poder efectuar la captura.

26 26 de 26 En este momento también podrá revisar la estructura botón Imprimir, regresar a la pantalla anterior (Atrás) o bien Salir del proceso. De lo contrario, si su archivo cumple con la cantidad de registros y sus tipos estaban correctamente definidos, entonces el sistema le informa que puede continuar con la captura. Al optar por el botón Capturar, el sistema efectúa el proceso y si al finalizar detecta errores en los datos, entonces entrega el resultado de la captura en el archivo "Loger.txt", de tal forma que al existir alguna inconsistencia en los datos, éstas puedan ser corregidas. Finalizado el proceso y si todo está conforme, tendrá que cerrar el archivo Loger.txt y luego cerrar el proceso a través del botón Salir. Luego se debe seguir con la emisión de los certificados y declaración jurada dependiendo del formulario.