Guía del Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas

Transcripción

1 SUBSECRETARÍA DE DESARROLLO RURAL Dirección General de Programas Regionales y Organización Rural Guía del Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas 1

2 Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas Que es el autodiagnóstico? Es una acción que permite a las Organizaciones Económicas Rurales (OER) revisar sus procesos internos con la finalidad de conocer su situación y poder identificar las áreas de mejora. 2

3 Que es la Cédula de Autodiagnóstico? Es un Instrumento que Orienta a las O.E.R. para Identificar: -Sus fortalezas y debilidades en forma integral, conocer sus carencias ó faltantes en los procedimientos organizativos, administrativos, financieros, comerciales y operativos; -Las acciones para dar cumplimiento a la legislación vigente, los procesos de planeación y buen gobierno de la empresa y el avance en la ejecución del plan de negocios en el corto, medio y largo plazo. 3

4 Cédula de Autodiagnóstico Facilita el fortalecimiento y consolidación de las OER mediante acciones a realizar en cada eje; Establece las fechas de atención programadas para iniciar un Plan de Mejora Continua que facilite la incorporación a los requerimientos que los sistemas de calidad están demandando actualmente en el mercado. Cédula Plan de Trabajo Seguimiento 4

5 Cédula de Autodiagnóstico EJES DEL AUTODIAGNÓSTICO: ORGANIZATIVO ADMINISTRATIVO FINANCIERO COMERCIAL OPERATIVO 5

6 LOS EJES: QUE ANALIZA EL AUTODIAGNÓSTICO? Organizativo: Vida institucional y gobierno Administrativo: Recursos materiales, capital humano y controles Financiero: Rentabilidad, manejo de la inversión Comercial: Plan de negocios y proyección Operativo: Servicios al socio y su desarrollo 6

7 Que Analiza el Autodiagnóstico? Organizativo: Vida institucional y gobierno Administrativo: Recursos materiales, capital humano y controles Financiero: Rentabilidad, manejo de la inversión Comercial: Plan de negocios y proyección Operativo: Servicios al socio y su desarrollo 7

8 Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas OBJETIVO: EJE ORGANIZATIVO Determinar el nivel de desarrollo de la organización en función del cumplimiento de las disposiciones legales de la sociedad, la estructura orgánica, la corresponsabilidad ante los socios que la conforman y los elementos que permiten la gobernabilidad. CONTENIDO: -Asuntos Jurídicos -Gobierno y Estructura -Afiliación 8

9 EJE ORGANIZATIVO ASUNTOS JURÍDICOS GOBIERNO Y ESTRUCTURA Acta Constitutiva Inscripción en los Registros Correspondientes Existencia de Poderes Registro de Socios Aportación de los Socios al Capital ó Patrimonio Social Emisión de Certificados de Aportación ó Acciones Reglamentación para la Distribución de la Propiedad Accionaria y Utilidades Celebración de Reuniones Obligatorias y Entrega de Informes Consejos de Administración y de Vigilancia Libros de Actas Incrementos en Patrimonio y Membresía Visión Misión Valores Organigrama Consejos en Funciones Comités Internos de Apoyo Director ó Gerente Normas y Reglas Generales AFILIACIÓN Agrupaciones Públicas ó Religiosas Grupos y Cámaras Empresariales Organizaciones NO Gubernamentales Sistemas Producto 9

10 Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas OBJETIVO: EJE ADMINISTRATIVO Verificar los resultados de la operación de la organización en función del uso eficiente de los recursos humanos y materiales, la aplicación de controles internos que permitan medir la satisfacción de los socios, clientes y proveedores y dar cumplimiento a sus obligaciones fiscales. CONTENIDO: -Recursos Humanos -Recursos Materiales -Contabilidad y Fiscal -Controles Internos 10

11 EJE ADMINISTRATIVO RECURSOS HUMANOS Manual de Procedimientos de Operación y Administración Plantilla de Personal Descripción de Puestos y Funciones del Personal Reglamento Interno de Trabajo Expedientes del Personal Alta y Registro Patronal en el IMSS Registro e Asistencias Control de Prestaciones Capacitación al Personal, Directivos y Funcionarios Evaluación del Trabajo de Despachos y Personal Externo CONTROLES INTERNOS Satisfacción del Socio, Cliente y Proveedor Externo Entradas y Salidas de Dinero y Bienes Auditorias Internas aplicadas Plan de Negocios RECURSOS MATERIALES Mantenimiento Preventivo a los Bienes de la Sociedad Instalaciones Físicas, Maquinaria y Equipo Equipo de Trasporte Equipo de Cómputo y Sistemas Informáticos Acceso a Internet Resguardo de Recursos Materiales Reglamentación de Compras y Ventas Aplicación del Catálogo de Cuentas Establecido y Aprobado CONTABILIDAD Y FISCAL Libro de Caja y de Mayor Sistema Contable Manual ó Electrónico en PC Elaboración de la Información Contable y Financiera Cumplimiento de las Obligaciones Fiscales y Laborales Auditoria Externa practicada a la Organización 11

12 Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas EJE FINANCIERO OBJETIVO Identificar la solvencia y rentabilidad de la organización en función de su planeación, operación y controles CONTENIDO: - Análisis de los recursos financieros 12

13 EJE FINANCIERO RECURSOS FINANCIEROS PRESUPUESTO ANUAL: Ingresos Egresos CUENTAS BANCARIAS: De Cheques y otras a la Vista De Inversiones en diversos plazos CREDITOS RECIBIDOS: De corto plazo (avíos, simples y otros) De largo plazo (Refaccionarios y otros) De los Proveedores De los Socios FONDOS CONSTITUIDOS: Manejo de Fondos (garantía, aseguramiento, etc.) SUBSIDIOS O APOYOS RECIBIDOS: Gobierno Federal, Estatal y Municipal ADEUDOS DE LA SOCIEDAD: Con Banca y Otras Instituciones Financieras Con Proveedores Con los Socios Fiscales (Federales, Estatales, IMSS) 13

14 Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas EJE COMERCIAL OBJETIVO Determinar si la OER cuenta con un Plan de Negocios o algún instrumento que le permita lograr las metas de crecimiento en cuanto a la comercialización de sus productos o servicios, así como promover la participación en el mercado de manera más competitiva a través de la generación de valor agregado y alianzas estratégicas. 14

15 EJE COMERCIAL DESARROLLO DE MERCADOS Programa de Comercialización Investigación de Mercados Distribución y Venta de Productos Obtenidos Exportación de Productos Certificación de Inocuidad Certificación de Calidad ISO ó Equivalente Marca Comercial Propia Código de Barras Servicio de Postventa Desarrollo de Nuevos Productos Maquila de Marca ó Proceso para Terceros Participación en Ferias y Exposiciones Alianzas Comerciales 15

16 Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas EJE OPERATIVO OBJETIVO: Caracterizar las acciones que la organización realiza en forma complementaria y que redundan en un mejor servicio a los socios y certidumbre en sus actividades, considerando que los servicios a los socios son la razón de ser de la organización. 16

17 EJE OPERATIVO SERVICIOS A LOS SOCIOS Capacitación y Asistencia Técnica Memoria del Proceso Productivo Programa de Producción Compras Consolidadas de Insumos y Materias Primas Capacidad Utilizada Transformación y Valor Agregado Ventas Consolidadas de Productos Financiamiento Seguro Agropecuario para productos y bienes de los socios Cobertura de Precios Seguros de Vida y Otros Similares Maquilas 17

18 La Cédula Este documento de Excel tiene las siguientes características: a.- Lo debe firmar el representante legal de la OER; b.- En la parte superior aparece un cintillo en el que se manifiesta que cualquier información dolosa ó falsa provoca la cancelación de cualquier trámite para lo que se estaba usando; c.- La vigencia que debe anotarse en los datos de la sociedad, corresponde a lo que determinan sus estatutos constitutivos (ejemplos: 50 años, 99 años, etc.); la vigencia de su representante, la determinan sus estatutos (ejemplo: 2 años, 3 años, etc.) d) El recuadro superior izquierdo marcado como 1.1. MEMBRESIA, se anotan: el numero de socios que conforman la OER, personas físicas y personas morales se suma el total en forma automática. e) Debajo de la suma, se anotan las personas físicas y morales que son socias de las personas morales (beneficiarios) 18

19 La Cédula Instrucciones para el llenado de la cédula: En las casillas ANOTE AQUÍ, marque lo siguiente: a.- Existencia de documentación ó actividad realizada: 3 b.- Documentación incompleta ó actividad parcial realizada: 2 c.- Documentación inexistente ó actividad no realizada: 1 Excepción: penúltima casilla del apartado 1.3: Director ó Gerente: directivo 1; socio 2; funcionario 3 19

20 CÉDULA DE AUTODIAGNÓSTICO PARA ORGANIZACIONES ECONÓMICAS ESTE DOCUMENTO FUE DISEÑADO PARA FACILITAR A LAS ORGANIZACIONES ECONÓMICAS Y A SUS SOCIOS CONOCER LA SITUACIÓN REAL DE SU EMPRESA A ESTA FECHA. BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD, DECLARO QUE LA INFORMACIÓN QUE SE ASIENTA EN ESTE DIAGNÓSTICO ES VERÍDICA, Y REFLEJA LA SITUACIÓN ACTUAL DE MI REPRESENTADA. POR LO TANTO, ACEPTO QUE EN CASO DE ENCONTRARSE ALGUNA QUE RESULTE FALSA Ó DOLOSA, SE CANCELE AUTOMÁTICAMENTE CUALQUIER GESTIÓN Ó TRAMITE QUE SE ESTÉ REALIZANDO SIN PERJUICIO PARA LA INSTITUCIÓN QUE LA HAYA REQUERIDO. II.- EN LAS CASILLAS "ANOTE AQUÍ" MARQUE LO SIGUIENTE: EXISTENCIA DEL DOCUMENTO Ó ACTIVIDAD COMPLETA: 3 EXISTENCIA Ó ACTIVIDAD INCOMPLETA Ó PARCIAL : 2 NO EXISTENCIA DE DOCUMENTO Ó ACTIVIDAD: 1 FECHA ELABORACIÓN: NOMBRE: DOMICILIO: MUNICIPIO: TIPO DE SOCIEDAD: CURP Representante AÑOS DE OPERACIÓN: NOMBRE COMPLETO DEL REPRESENTANTE LEGAL: POBLACIÓN: CODIGO POSTAL: FECHA CONSTITUCION: ESTADO: CORREO ELECTRÓNICO: ACTIVIDAD PRINCIPAL: CARGO: TELÉFONO: R.F.C. ACTIVID. SECUNDARIA: VIGENCIA: (NUMERO DE AÑOS DE VIGENCIA SEGÚN ESTATUTOS) PROCESO: PRODUCCIÓN TRANSFORMACIÓN COMERCIALIZACIÓN SERVICIOS PROGRAMA DE TRABAJO: 12 MESES I.- EJE ORGANIZATIVO 1.1 MEMBRESÍA (SOCIOS) ANOTE ANOTE ANOTE ANOTE CONCEPTO CONCEPTO CONCEPTO CONCEPTO AQUÍ AQUÍ AQUÍ AQUÍ Visión PERSONAS FÍSICAS: Con capacidad legal Misión Libro de Caja y de Mayor Aplicación del Catálogo de Cuentas Establecido y aprobado PERSONAS MORALES: Constituidas legalmente Valores Sistema Contable Manual ó Electrónico en PC Programa de Comercialización NUMERO TOTAL DE SOCIOS: Físicas y Morales 0 Organigrama de la Sociedad Elaboración de la Información Contable y Financiera Investigación de Mercados NUMERO DE PERSONAS AGRUPADAS EN LAS SOCIEDADES: Consejo de Administración en funciones Cumplimiento de las Obligaciones Fiscales y Laborales Distribución y Venta de los productos obtenidos MUJERES Comisarios ó Consejo de Vigilancia en funciones Auditoría Externa practicada a la organización Exportación de Productos INDIGENAS Comités Internos de apoyo al Consejo de Administración Suma: 0 Certificación de Inocuidad CAPACIDADES DIFERENTES Director ó Gerente - directivo: 1; socio 2; empleado: 3) Certificación de Calidad ISO ó equivalente MAYORES DE 60 AÑOS Normas y Reglas Generales de la Sociedad CONTROLES INTERNOS Marca Comercial Propia DE 18 A 29 AÑOS Suma: 0 Satisfacción del socio Código de Barras ASUNTOS JURIDICOS: Satisfacción del cliente Servicio de Postventa * Acta Constitutiva de la organización: Agrupaciones Políticas o Religiosas Satisfacción del Proveedor Desarrollo de Nuevos Productos * Inscripción en los Registros Correspondientes: Grupos y Cámaras Empresariales Entradas y Salidas de dinero y bienes Maquila de marca ó proceso para terceros * Existencia de Poderes en la Sociedad Organizaciones Sociales y No Gubernamentales Auditorías Internas aplicadas Participación en Ferias y Exposiciones con productos Libro de Registro de Socios Sistemas Producto Plan de Negocios Alianzas Comerciales con otras empresas * Aportación de los socios al Capital ó Patrimonio social Suma: 0 Suma: 0 Suma: 0 Emisión de Certificados de aportación ó Acciones Reglamentación para distribución de la Propiedad Accionaria GOBIERNO Y ESTRUCTURA AFILIACIÓN II.- EJE ADMINISTRATIVO RECURSOS HUMANOS Reglamentación para la distribución de utilidades Manual de Procedimientos de Operación y Administración PRESUPUESTO ANUAL: Plantilla del Personal de la Sociedad CONTABILIDAD Y FISCAL III.- EJE FINANCIERO RECURSOS FINANCIEROS REUNIONES OBLIGATORIAS YAPROBACIÓN DE INFORMES Descripción de Área, Puestos y Funciones del personal Egresos Capacitación y Asistencia Técnica Publicación de la Convocatoria para Asamblea Gral. Ordinaria Reglamento Interno de Trabajo CUENTAS BANCARIAS: Memoria de Proceso Productivo Acta de Asamblea Ordinaria Anual de Socios Expedientes del Personal De cheques y otras a la vista Programa de Producción Informes anuales en Asamblea General Ordinaria de Socios Alta y Registro Patronal en el IMSS. De Inversiones en diversos plazos Compras Consolidadas de insumos y materias primas Publicación de Convocatoria para la Asamblea Extraordinaria Registro de asistencias del personal CREDITOS RECIBIDOS POR LA SOCIEDAD Capacidad Utilizada Acta de Asamblea General Extraordinaria de Socios Control de Prestaciones De corto plazo (Avíos, Simples y otros) Transformación y Valor Agregado Libros de Actas de las Asambleas Generales Capacitación al personal, directivos y funcionarios De larzo plazo (Refaccionarios y otros) Ventas consolidadas de productos Informes del Consejo de Admión y de Vigilancia ó Comisarios Evaluación del trabajo de despachos ó personal externo De los Proveedores Financiamiento Aprobación de los Estados Financieros (Balance, Resultados) Suma: 0 De los Socios Seguro Agropecuario para producc. y bienes de socios Estatutos Constitutivos RECURSOS MATERIALES FONDOS CONSTITUIDOS Cobertura de Precios (Opciones / Futuros) Ingresos Mantenimiento Preventivo a los bienes de la Sociedad Manejo del Fondos (garantía, aseguramiento, comunes, etc.) Seguros de Vida y Otros similares CONSEJOS DE ADMINISTRACIÓN Y DE VIGILANCIA Instalaciones Físicas propiedad de la organización SUBSIDIOS O APOYOS RECIBIDOS: Maquilas * Nombramiento del Consejo de Admón. ó Administrador único Maquinaria y Equipo propiedad de la organización Gobierno Federal, Estatal y Municipal Suma: 0 Cambios de Consejo de Administración (según Estatutos) Equipo de Transporte de la sociedad ADEUDOS DE LA SOCIEDAD: TOTAL: 0 Cambios de Consejo de Vigilancia ó Comisarios (seg.estatutos) Sistemas Informáticos y Licencias de uso Con Bancos y Otras Instituciones Financieras R E S U L T A D O Calendario de reuniones del Consejo de Administración Equipo de Electrónico de Cómputo Con Proveedores "Grado de Desarrollo": Libro de Actas del Consejo de Administración Acceso a INTERNET y página Web Con los Socios NO ELEGIBLE Incrementos Tenidos : En la Membresía de la Sociedad Resguardo de los Recursos Materiales Fiscales (Federales, Estatales, otros IMSS) IV.- EJE COMERCIAL DESARROLLO DE MERCADOS V.- EJE OPERATIVO SERVICIOS A LOS SOCIOS NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN: Incrementos Tenidos: En el Capital Patrimonial Reglamentación de Compras y Ventas Suma: 0 Suma: 0 Suma: 0 IMPORTANTE: El puntaje que arroja este análisis, permitirá conocer el Grado de Desarrollo de la Organización Económica y las acciones que deban realizar que permitan fortalecerse para integrarse al mercado globalizado con eficiencia y calidad. Lugar y Fecha: Nombre completo del Representante Legal, Cargo y Firma. 20

21 Resultados: Después de asignarles valores a cada uno de los elementos planeados en los ejes estratégicos, en la parte inferior derecha de la columna se encuentra el recuadro de resultados y en base al p u n t a j e obtenido se determina el grado de desarrollo que tiene la organizacion R E S U L T A D O "Grado de Desarrollo": NO ELEGIBLE NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN: TOTAL: 0 21

22 Resultados: CONSOLIDACIÓN MAYOR DE 223 PUNTOS DESARROLLO DE 165 HASTA 222 PUNTOS INCIPIENTE MENOR DE 165 PUNTOS 22

23 Organizaciones Económicas Incipientes: Comúnmente tienen los siguientes elementos: Constitutivos ó de formalización Registros y alta fiscal Mínima o nula actividad empresarial y gerencial Informalidad en sus reuniones directivas o ausencia de éstas No cumplimiento de acuerdos ó en mínima parte Ausencia o mínimos controles de membresía Sin políticas presupuestales Contabilidad o falta de esta Pocos activos de la Sociedad ó a su nombre Ejecución parcial de un plan de negocios o ausencia de éste Generalmente no cuentan con reglamento interno 23

24 Organizaciones Económicas en Desarrollo: Generalmente tienen menos de 5 años de haber sido constituidas y en operación continua: Parcial cumplimiento de sus estatutos sociales Asambleas anuales, extraordinarias y sus convocatorias e informes Libros sociales con cumplimiento parcial (actas, caja, socios, diario, mayor) Formalización de al menos la mitad de sus juntas directivas Reglamento interno en algunos casos vigente y aprobado Programa de trabajo incompleto ó en proyecto Plan de negocios en elaboración Actividades gerenciales realizadas directamente por los socios Manejo y control de los activos y recursos financieros. 24

25 Organizaciones Económicas en Consolidación: Fortalecidas por su liderazgo y la participación activa de sus socios; son organizaciones económicas con una antigüedad mínima de 5 años de operación consecutiva: Estructura administrativa profesional Controles contables Manuales de procedimientos y su aplicación Plan de negocios en ejecución Finanzas sanas y posición económica sólida o estable Reuniones formales de consejo y asambleas en forma regular. Cambio de mesa directiva estatutaria Prestación de bienes y servicios en apoyo a las sociedades integrantes Capacitación de socios y empleados Incremento en el capital social o patrimonial Sistemas avanzados de informática, entre otras. 25

26 AUTODIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN INCIPIENTE DESARROLLO CONSOLIDACIÓN PLAN DE TRABAJO PRODUCTO: MEJORA CONTINUA PLAN DE TRABAJO PRODUCTO: MEJORA CONTINUA PLAN DE TRABAJO PRODUCTO: MEJORA CONTINUA AUTODIAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN 26

27 Programa de Trabajo EJEMPLO: Al marcar en la Cédula un concepto con número 1, en el Programa de Trabajo aparecerá la actividad a realizar y la fecha de cumplimiento. Cédula de Autodiagnóstico: Libro de Registro de Socios 1 (Se anotó 1 ) Programa de Trabajo: Elaborar el Registro de socios 15-Jun (Se estableció fecha) Al anotar en la Cédula mencionada un concepto marcado con número 2, en el Programa de Trabajo aparecerá la actividad a realizar y la fecha de cumplimiento. Cédula: Libro de Registro de Socios 2 (Se anotó 2 ) Programa de Trabajo: Actualizar el Registro de socios 6-Mar (fecha establecida) ANALISIS DE ACCIONES POR REALIZAR: NOMBRE DEL EJE ACCION ORGANIZATIVO 0 ADMINISTRACION 0 FINANCIERO 0 COMERCIAL 0 OPERATIVO 0 27

28 CÉDULA DE AUTODIAGNÓSTICO PARA ORGANIZACIONES ECONÓMICAS PROGRAMA DE TRABAJO: ESTE DOCUMENTO FUE DISEÑADO PARA FACILITAR A LAS ORGANIZACIONES ECONÓMICAS Y A SUS SOCIOS ELABORAR UN PROGRAMA DE TRABAJO PARA MEJORAR LA SITUACIÓN DE LA SOCIEDAD. COMPROMISO DE LA ORGANIZACIÓN Como resultado del AUTODIAGNÓSTICO que aplicamos a nuestra Organización, manifiestamos que hemos establecido el compromiso para cumplir este PROGRAMA DE TRABAJO y que tiene anotado a la derecha de cada concepto evaluado, la fecha (mes y dia) en que debemos terminar cada concepto señalado de éste Plan de Mejora y cuya finalidad es la consolidación de nuestra organización. Por nuesra parte, hemos designado a quien se encargará de cumplir con estas acciones de manera prioritaria. (Anexamos Currículum) Finalmente, Nos comprometemos en cualquier momento a otorgar toda clase de facilidades a las instancias que se hayan designado para verificar el cumplimiento del mismo. NOMBRE: 0 TIPO DE SOCIEDAD: AÑOS DE OPERACIÓN: 0 DOMICILIO: 0 MUNICIPIO: 0 AÑOS DE VIGENCIA : 0 NOMBRE COMPLETO DEL REPRESENTANTE LEGAL: POBLACIÓN: 0 CODIGO POSTAL: 0 FECHA CONSTITUCION: 0 0 ESTADO: 0 CORREO ELECTRÓNICO: 0 ACTIVIDAD PRINCIPAL: 0 CARGO: TELÉFONO: 0 R.F.C. 0 ACTIVID. SECUNDARIA: 0 VIGENCIA: (NUMERO DE AÑOS DE VIGENCIA SEGÚN ESTATUTOS) 0 0 PLAN DE MEJORA CONTINUA: FECHA DE INICIO DEL PLAN DE MEJORA: DIA MES AÑO NOMBRE DEL RESPONSABLE: ANOTE ANOTE ANOTE ANOTE CONCEPTO CONCEPTO CONCEPTO AQUÍ AQUÍ AQUÍ AQUÍ mes/dia GOBIERNO Y ESTRUCTURA mes/dia CONTABILIDAD Y FISCAL mes/dia IV.- EJE COMERCIAL mes/dia DESARROLLO DE MERCADOS CARGO: CONCEPTO I.- EJE ORGANIZATIVO 1.1 MEMBRESÍA ASUNTOS JURIDICOS: * * * AFILIACIÓN CONTROLES INTERNOS * II.- EJE ADMINISTRATIVO RECURSOS HUMANOS III.- EJE FINANCIERO RECURSOS FINANCIEROS PRESUPUESTO ANUAL: V.- EJE OPERATIVO SERVICIOS A LOS SOCIOS REUNIONES OBLIGATORIAS YAPROBACIÓN DE INFORMES CUENTAS BANCARIAS: CREDITOS RECIBIDOS POR LA SOCIEDAD RECURSOS MATERIALES FONDOS CONSTITUIDOS CONSEJOS DE ADMINISTRACIÓN Y DE VIGILANCIA * SUBSIDIOS O APOYOS RECIBIDOS: ADEUDOS DE LA SOCIEDAD: ANALISIS DE ACCIONES POR REALIZAR: NOMBRE DEL EJE ACCION ORGANIZATIVO 0 ADMINISTRACION 0 FINANCIERO 0 COMERCIAL 0 OPERATIVO 0 Lugar y Fecha: El Representante Legal de la Organización: 28

29 AUTODIAGNÓSTICO MANOS A LA OBRA 29

30 Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas Aspectos a Tomar en Cuenta para su Aplicación 30

31 Aplicación de la Cédula de Autodiagnóstico: Aspectos a tomar en cuenta para su aplicación 1) LA ENTREVISTA. Acudir siempre a la máxima autoridad de la Sociedad, que es el Presidente del Consejo de Administración y de preferencia que se involucren en el proceso de captura de la Información el Tesorero y el Secretario. Asimismo el Gerente o Director. 2) LA INFORMACIÓN. La mayor parte de la información es verbal, en muchos casos no se puede comprobar documentalmente y no la maneja una sola persona, por lo que es necesario negociar con el Presidente del Consejo para que designe a la persona que coordine la entrega de la información. 31

32 El Programa de Trabajo: Aspectos a tomar en cuenta para su aplicación 3) LOS RESULTADOS Y EL PROGRAMA DE TRABAJO. Una vez que se llena la Cédula, se debe concensuar nuevamente con las Autoridades, ya que el programa de trabajo es responsabilidad de ellos y son quienes determinan las fechas de realización con el apoyo y colaboración del técnico, ya que los tiempos de ejecución no los dominan y requieren orientación. (ejemplo: en cuanto tiempo se redacta, aprueba y establece un Reglamento Interno??) 4) PRIORIZACIÓN DE ACTIVIDADES. Una vez que la Cédula de Autodiagnóstico ha sido aplicada, arroja en el programa de trabajo de la organización una serie de actividades a desarrollar, sin embargo es necesario identificar plenamente y definir los aspectos a atender por orden de importancia. 32

33 Autodiagnóstico para Organizaciones Económicas Qué es lo Urgente Qué es lo Importante Se recomienda tomar en cuenta los aspectos que son determinantes en la vida operativa de una empresa; por lo que en términos generales, podemos decir que los que deben siempre incluirse como prioridad si muestran debilidades en los programas de trabajo, son los siguientes: - Actualización del Objeto y Capital Social. - Entrega de Certificados de Parte Social o títulos accionarios. - Actualización de Libro de Actas de Asambleas y Libro de Socio. - Libro Diario y Libro Mayor de Contabilidad (generalmente lo lleva por servicios un Contador) - Actualización de las obligaciones fiscales. - Actualización de Balances y Estados Financieros. - Integración del Expediente de Crédito. - Presupuesto anual. OJO Estos aspectos no son negociables para su desarrollo y conclusión, ya que son los que determinan legalmente, contable y fiscalmente la operación de la OER. El resto de aspectos como reglamentos, manuales, planes de negocio, etc, los pueden desarrollar paulatinamente de acuerdo a los requisitos que les demandan sus clientes y/o socios. 33

34 Priorización de Factores de Atencion Distribución de actividades y definición de responsables Es fundamental tener bien claro quien o quienes deben realizar estas actividades y sobre todo establecer los tiempos. Directivos Estructura Gerencial PSP s Otros 34