Cliente externo e interno: Gestión de los interesados a través

Transcripción

1 Cliente externo e interno: Gestión de los interesados a través de la plataforma Primavera Web Access Ing. Jeancarlo Durán Maica (Perú) Planicontrol SAC Ing. Rodrigo Lara (Chile) Cima Project Management

2 Acerca del Autor Ing. Jeancarlo Durán Maica, PMP, EVP, Oracle P6 EPPM Certified Implementation Specialist Ingeniero Civil de la UPC, PMP certificado por el PMI, primer peruano certificado Earned Value Professional EVP por AACE International y segundo peruano certificado Primavera P6 EPPM Implementation Specialist por Oracle University. Ha realizado estudios en la Universidad Anhembi Morumbi de Sao Paulo, Brasil y estudios de especialización en dirección de Proyectos y manejo de Primavera P6 en Perú, Chile y Estados Unidos. Actualmente, se desarrolla como Jefe de Planificación y Control de proyectos en Obrainsa y es catedrático de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas en la facultad de Ingeniería Civil

3 Acerca del Autor Ing. Rodrigo Lara Lema, Oracle P6 EPPM Certified Implementation Specialist desde Ingeniero Civil de la Universidad Católica de Chile, certificado Primavera P6 EPPM Implementation Specialist por Oracle University desde el año Relator de los cursos Primavera P6 Básico, Primavera P6 Avanzado, Administración de Primavera P6 y Análisis de Datos con Primavera Web Access. Actualmente, se desarrolla como Gerente del área de Capacitación de CIMA Project Management.

4 Agenda Introducción Diferencias con la 4ta. edición Gestión de los Interesados del Proyecto Identificar a los interesados Planificar la gestión de interesados Gestionar el compromiso de los interesados Controlar el compromiso de los interesados Conclusiones y Lecciones Aprendidas

5 Introducción Cuáles son las variables a controlar en un proyecto? Costos Tiempo Desempeño Uno de los factores claves para el éxito de un proyecto es Uno de los factores claves para el éxito de un proyecto es el relacionado al aspecto humano.

6 Introducción Por qué es importante el aspecto humano? IMPACTO POSITIVO IMPACTO NEGATIVO CLIENTE EXTERNO / INTERNO PROYECTO IMPACTO NEGATIVO IMPACTO POSITIVO

7 Introducción Interesados del Proyecto son Sponsor Clientes y Usuarios Vendedores Socios comerciales Grupos en la Organización Administradores Funcionales Otros: Gobierno, Entidades Financieras, Consultores, etc.

8 Introducción Los interesados del proyecto (Stakeholders), son aquellos que deben ser gestionados de manera óptima para mantener una comunicación efectiva de acuerdo a sus expectativas. En términos sencillos, pueden describirse como: Toda persona, grupo u organización Que pueda afectar o ser afectado De manera positiva o negativa Por las acciones, objetivos o políticas de un proyecto.

9 Introducción La gestión de los interesados puede llevarse a cabo en forma manual o con el soporte de un sistema informático que facilite su comunicación, participación y visibilidad del proyecto.

10 Introducción El PMI enfatiza la importancia del aspecto humano y ha decidido generar una nueva área de conocimiento. LA GESTION DE LOS INTERESADOS La gestión de los interesados incluye los procesos La gestión de los interesados incluye los procesos requeridos para identificar personas, grupos u organizaciones que pueden impactar o ser impactados por el proyecto, analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y desarrollar estrategias de gestión apropiadas para el lograr el compromiso efectivo de los interesados en las decisiones y ejecución del proyecto. (PMBoK, 2013, p 391).

11 Introducción La presente ponencia explica el nuevo orden del conocimiento y cómo puede ponerse en práctica con una herramienta tecnológica, considerando: El cliente externo (o principal), que es dueño del proyecto, espera retornos positivos del proyecto. El cliente interno (o patrocinador del proyecto), que es quien ha designado al gerente de proyecto y espera resultados satisfactorios de éste.

12 Agenda Introducción Diferencias con la 4ta. edición Gestión de los Interesados del Proyecto Identificar a los interesados Planificar la gestión de interesados Gestionar el compromiso de los interesados Controlar el compromiso de los interesados Conclusiones y Lecciones Aprendidas

13 Gestión de los Interesados Diferencias con PMBoK 4ta Edición Secciones de la 4ta Edición 10.1 Identificación de Interesados 10.4 Gestionar las Expectativasde los Interesados Secciones de la 5ta Edición 13.1 Identificación de Interesados 13.2 Planificación de la Gestión de Interesados 13.3 Gestionar el Compromiso de los Interesados 13.4 Controlar el Compromiso de los Interesados

14 Gestión de los Interesados

15 Agenda Introducción Diferencias con la 4ta. edición Gestión de los Interesados del Proyecto Identificar a los interesados Planificar la gestión de interesados Gestionar el compromiso de los interesados Controlar el compromiso de los interesados Conclusiones y Lecciones Aprendidas

16 13.1 Identificación de Interesados Es crítico para el éxito del proyecto identificar a los interesados en las etapas tempranas del proyecto, analizar los niveles de interés, sus expectativas individuales, así como su capacidad de influencia en el proyecto. Es necesario analizar el impacto potencial que cada interesado puede generar, y clasificarlos para definir una estrategia adecuada a utilizar con cada uno de ellos.

17 13.1 Identificación de Interesados Es importante priorizar los grupos de interesados para asegurar un uso eficiente de esfuerzo para comunicar y gestionar sus expectativas.

18 13.1 Identificación de Interesados Agrupa los interesados de acuerdo a su autoridad ( poder ) y su preocupación ( Interés ) por los resultados del proyecto HH : Manejar de Cerca HL : Mantener Satisfecho LH : Mantener Informado LL : Monitorizar

19 13.1 Identificación de Interesados Positivos Dueño (HH) Patrocinador (HH) Presidente de la región (HH) Gremio de trabajadores (LH) Policía de la zona (LH) Negativos Líder de la comunidad (HL) Representantes Medioambientales (LL) Alcalde de la localidad (HL) Comunidades vecinas (LL)

20 13.1 Identificación de Interesados Cuadrantes Superiores corresponden a los interesados de mayor influencia sobre el proyecto. Superior Izquierdo: Alto poder / Interés Bajo. La estrategia: Satisfacer sus necesidades y expectativas Objetivo: Trasladar su compromiso actual y llevarlo al compromiso deseado para el proyecto. Superior Derecho: Gran poder y Alto Interés Estrategia: Manejarlos de manera muy cercana Objetivo: Incrementar su apoyo a favor del proyecto.

21 13.1 Identificación de Interesados Cuadrantes Inferiores, son interesados de menor influencia. Según el autor portugués Ricardo Vargas: Inferior izquierdo : definidos como los consume-tiempo Tienen poco interés o están en desacuerdo con el proyecto. Monitorear a estos interesados sin gastar esfuerzo en ellos. Inferior Derecho : definidos como los animadores Demuestran alto interés pero que tienen poco poder de influencia. Se debe mantener informados a estos interesados para no perder su apoyo.

22 13.1 Identificación de Interesados La salida más importante de este proceso es el registro de interesados. Este registro debe incluir la siguiente información: Identificación: Nombre, Rol, Organización, Datos de Contacto Información de evaluación: Requerimientos, Expectativas, Influencia potencial en el proyecto. Clasificación del interesado: Interno/Externo, A favor/neutral/en contra

23 13.1 Identificación de Interesados Registro de los interesados Nombre: Rol: Organización: Expectativas: Influencia en proyecto: Clasificación: Estrategia: Registro de los interesados Ricardo Malantino Presidente Regional Estado Peruano Aumentar recaudación de canon minero en la región Encargado de dar aprobación para inicios de trabajos Externo, A favor Constante comunicación del proyecto, mantener apoyo

24 13.1 Identificación de Interesados

25 13.1 Identificación de Interesados

26 13.1 Identificación de Interesados

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28 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados Por qué planificar la gestión? En términos simples, porque necesitamos un plan claro y aplicable que nos permita interactuar con las partes interesadas del proyecto y lograr apoyo e interés en proyecto

29 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados Desarrollar las estrategias apropiadas para obtener el compromiso efectivo de los interesados a lo largo del proyecto Se debe basar en el análisis de sus necesidades, intereses y el impacto potencial que puedan generar sobre el éxito o fracaso del proyecto. Interesado Inconsciente Resistente Neutral Apoyador Líder Interesado 1 Actual [A] Deseado [D] Interesado 2 [A] [D] Interesado 3 [A] [D] Matriz de evaluación de compromiso de los interesados

30 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados El plan puede ser formal o informal, altamente detallado o ampliamente esbozado, basado en las necesidades del proyecto.

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32 13.3 Gestionar el Compromiso de los Interesados El beneficio principal de este proceso es que permite al Project Manager incrementar el apoyo y minimizar la resistencia al cambio de los interesados Permite asegurar que los interesados entiendan claramente los objetivos del proyecto, metas, beneficios y riesgos.

33 13.3 Gestionar el Compromiso de los Interesados El Project Manager aplica habilidades interpersonales para manejar las expectativas, con habilidades como: Construir confianza - Resolución de conflictos Escucha activa - Superar resistencia al cambio (PMBOK, 2013, 407)

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35 13.4 Controlar el Compromiso de los Interesados Una herramienta para controlar el compromiso consiste: Sistema de gestión de la Información Provee de una herramienta estándar para que el gerente de proyecto pueda capturar, almacenar y distribuir información a los interesados acerca del costo, progreso del cronograma y desempeño del proyecto. (PMBOK, 2013, p 412)

36 13.4 Controlar el Compromiso de los Interesados La ventaja de un sistema de gestión de la información es: Tomar acciones correctivas en forma temprana Mantener informado a los interesados Validar el cumplimiento de las expectativas.

37 13.4 Controlar el Compromiso de los Interesados Con Primavera se pueden gestionar los Temas (Issues) de acuerdo a: Estado de completitud (abiertos, cerrados, tratados) Resúmenes detallados de las acciones tomadas Documentos o enlaces a otro tipo de documentos empresariales Categorías que permitan calificarlos de acuerdo a algún criterio importante.

38 13.4 Controlar el Compromiso de los Interesados Junto con los Issues, se pueden establecer ciertos Umbrales (Thresholds) que gatillen nuevos temas que son relevantes de acuerdo a los requerimientos particulares de cada interesado, como pueden ser Desviaciones de plazo o de costo Desviaciones sobre indicadores globales del proyecto. Desviaciones en fechas

39 13.4 Controlar el Compromiso de los Interesados

40 13.4 Controlar el Compromiso de los Interesados

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42 Conclusiones El factor humano es un punto clave para el éxito del proyecto IMPACTO POSITIVO IMPACTO NEGATIVO CLIENTE EXTERNO / INTERNO PROYECTO IMPACTO NEGATIVO IMPACTO POSITIVO Los impactos sobre los interesados o sobre el proyecto pueden ser positivos o negativos

43 Conclusiones El registro de los interesados permite obtener generar un plan de acuerdo a los intereses y poder sobre el proyecto De acuerdo a ese plan, se pueden utilizar herramientas tecnológicas que apoyen el proceso

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45 Información de contacto Jeancarlo Durán Maica Compañía: Planicontrol / Obrainsa Teléfono: jeancarlo.duran@planicontrol.com.pe Rodrigo Lara Lema Compañía: CIMA Project Management Teléfono: (+56 2) rlara@cimapm.com

46 Preguntas y respuestas

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48 Conclusiones: Taller Proyecto de ampliación de planta minera en la sierra del Perú. 1. Listar los interesados claves del proyecto (Positivos y Negativos). 2. Analizar el impacto potencial de cada interesado (alto/bajo). 3. Establecer malla poder/interés para priorizar interesados. 4. Definir estrategia adecuada a utilizar con cada uno de ellos. 5. Salida clave del proceso: Registro de interesados.