CLAUDIA ROCIO VARGAS VARGAS HENRY ALEXANDER BENAVIDES ZAMBRANO E mail : BOGOTA COLOMBIA MAYO DE 2012

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1 PROPUESTA DOCUMENTAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y AMBIENTE (SSOA) CON BASE EN LA GUÍA RUC EN DCI PROYECTOS LTDA. CLAUDIA ROCIO VARGAS VARGAS HENRY ALEXANDER BENAVIDES ZAMBRANO E mail : claurovargas@yahoo.com, henryzam4@yahoo.es BOGOTA COLOMBIA MAYO DE 2012 RESUMEN. Con el objetivo de brindar a la empresa DCI Proyectos Ltda., una base documental estructurada en los requerimientos exigidos por la Guía RUC para la futura implementación de los Sistemas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA), se ha establecido una metodología que consta de seis (6) puntos específicos a abordar, desde el análisis preliminar de las condiciones de la empresa en cuanto a SSOA, la elaboración de los documentos que exige la Guía RUC de acuerdo a la estructura de esta, y un análisis final a esta documentación donde se examinará que se traten cada uno de los temas que hacen parte de la 1 evaluación de los Sistemas de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas, evaluación que realiza el Consejo Colombiano de Seguridad a empresas interesadas en prestar sus servicios al sector de hidrocarburos principalmente. PALABRAS CLAVE: Aspecto ambiental, incidente, impacto ambiental, parte interesada, peligro, procedimiento, riesgo, riesgo aceptable, SSOA (Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente), PVE (Programa de Vigilancia Epidemiológica), RUC (Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas).

2 1. INTRODUCCIÓN. La Guía RUC es un documento que unifica los requerimientos en temas de Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Responsabilidad Social, exigidos por las grandes contratistas del sector de hidrocarburos. Busca revisar el nivel de cumplimiento de los estándares necesarios para vincular o no a contratistas de diversos sectores productivos o de servicios a su actividad económica. El Consejo Colombiano de Seguridad, es el ente encargado de realizar dicha revisión, a través de una evaluación que se desarrolla como una auditoría típica de certificación en sistemas de gestión; del resultado de esta auditoría depende la aprobación de procesos licitatorios para la ejecución de actividades requeridas por el sector de hidrocarburos, entre otros. En este trabajo se realiza un análisis detallado de la Guía RUC y de los requerimientos que debe cumplir la empresa DCI Proyectos Ltda., para que pueda solicitar la visita de evaluación del Consejo Colombiano de Seguridad y que obtenga una buena calificación que le permita ser una empresa competitiva en procesos licitatorios a nivel nacional, además de esto se brindan las herramientas para que la empresa inicie su proceso de implementación de un Sistema de Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente SSOA, acorde al 2 cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole a los cuales se acoja la organización y que enfoque sus esfuerzos a la prevención y control de los accidentes laborales, enfermedades profesionales, impactos ambientales significativos, daños a la propiedad y a estrategias para el fomento de la responsabilidad social con sus partes interesadas. El objetivo principal a desarrollar en este trabajo es el siguiente: Documentar los Sistemas de Gestión en Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente SSOA con base en los requerimientos de la Guía RUC en DCI Proyectos Ltda. Los objetivos específicos a desarrollar en este trabajo son los siguientes: Diagnosticar el estado actual de la empresa de acuerdo a los requerimientos en materia de seguridad, salud ocupacional y ambiente en la empresa para el cumplimiento de los requisitos documentales de la Guía RUC. Elaborar un procedimiento documentado para la identificación de los peligros y aspectos ambientales y la valoración de riesgos e impactos ambientales y ejecutarlo. Diseñar los procedimientos que garanticen la administración

3 efectiva de los Riesgos en SSOA de acuerdo a la identificación de los peligros y aspectos ambientales y de la valoración de riesgos e impactos ambientales que se determinen como prioritarios. Establecer las políticas, objetivos, metas y procedimientos que puedan evidenciar el compromiso gerencial con los Sistemas de Gestión en Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente SSOA. Elaborar el Manual del RUC junto con los procedimientos generales que garanticen la administración adecuada de los Sistemas de Gestión. Construir la documentación necesaria para la evaluación y monitoreo de los Sistemas de SSOA. Verificar el cumplimiento de los requisitos documentales establecidos en la Guía RUC a través del formato de autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas. 2. METODOLOGÍA. El desarrollo del proyecto se llevará a cabo mediante un trabajo de campo, en donde inicialmente se realizará la recolección de la información mediante la observación a los procesos de la 3 empresa para elaborar un diagnóstico de las condiciones actuales de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente con referencia a la Guía RUC. Posteriormente se elaborará la documentación de los Sistemas SSOA con base en un esquema que contiene los siguientes elementos: liderazgo y compromiso gerencial, desarrollo y ejecución del SSOA, administración del Riesgo, evaluación y monitoreo. Fase 1: Diagnóstico de las condiciones iniciales SSOA Haciendo uso del formato de autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas se realizará el diagnóstico del estado actual de la empresa de acuerdo a los requerimientos documentales en materia de seguridad, salud ocupacional y ambiente para el cumplimiento de los requisitos de la Guía RUC. Fase 2: Administración del riesgo SSOA Elaborar un procedimiento documentado que sirva a la empresa para la identificación de los peligros y aspectos ambientales y para la valoración de riesgos e impactos ambientales, implementando este procedimiento para el diseño de la documentación necesaria que garantice la administración efectiva de los Riesgos en SSOA.

4 Actualizar el Programa de Salud Ocupacional, elaborar los Planes de Emergencia y el Subprograma de Gestión Ambiental teniendo en cuenta la priorización de Riesgos en SSOA y lo establecido en la Guía RUC. Fase 3: Liderazgo y compromiso gerencial Establecer las políticas, objetivos, metas y procedimientos que puedan evidenciar el compromiso gerencial con los Sistemas de Gestión en Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente SSOA, junto con la declaración escrita donde se estimen los recursos con los que se contará al momento de iniciar el proceso de implementación. Fase 4: Desarrollo y ejecución del SSOA Documentar por medio de un manual la información relacionada con el sistema de gestión SSOA, y relacionar en él los procedimientos generales que garanticen la administración adecuada de los Sistemas de Gestión. Elaborar la documentación para dar cumplimiento a los requisitos exigidos por la Guía RUC en cuanto a: control de documentos, datos y registros, identificación y seguimiento de los requisitos legales y de otra índole, la designación de funciones y responsabilidades en materia de SSOA, la determinación de competencias, capacitación y entrenamiento que deberá poseer el recurso humano, el establecimiento de un programa de inducción y reinducción en SSOA y las estrategias de motivación, comunicación, participación y consulta. Fase 5: Evaluación y monitoreo Construir la documentación necesaria para la evaluación y monitoreo de los Sistemas de SSOA como lo son los procedimientos para la investigación de incidentes de trabajo y ambientales, auditorías internas a los Sistemas de SSOA, procedimiento de acciones preventivas y correctivas, inspecciones SSOA y formulación de indicadores para la medición y revisión del progreso de los Sistemas SSOA, junto con los respectivos formatos asociados. Fase 6: Verificación documental de los sistemas SSOA Realizar una verificación a cada uno de los documentos elaborados en los capítulos anteriores de manera que se evidencie el cumplimiento con los requisitos que se registran en el formato de autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas. 4

5 3. CONTENIDO Para la elaboración de la propuesta documental para la implementación de los Sistemas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA) con base en la guía RUC en DCI Proyectos Ltda., se tuvieron en cuenta los siguientes puntos: 3.1. Identificación de los aspectos generales de la empresa. Se realiza un reconocimiento de los aspectos básicos de la empresa, tales como, Reseña Histórica, Misión, Visión, Objeto social Diagnóstico de las condiciones iniciales de la documentación de SSOA en DCI Proyectos Ltda. Para poder iniciar con el proceso de documentación de los Sistemas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA) de acuerdo a los requerimientos de la Guía RUC en DCI Proyectos Ltda., es necesario analizar el cumplimiento de la empresa en materia de SSOA, para ello se elabora una tabla que contiene los requisitos exigidos por el Consejo Colombiano de Seguridad establecidos en el Formato Único de Autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas, en donde se examinan exclusivamente los requisitos de tipo documental. La evaluación revela que la empresa está cumpliendo en un diez por ciento (10%) respecto al total de los ochenta y cinco (85) requisitos documentales. Partiendo de este análisis se inicia con el diagnóstico de las condiciones de trabajo y la identificación de aspectos, valoración y control de impactos ambientales Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de riesgos e impactos. Para la identificación de peligros, valoración y control de riesgos, se elabora un procedimiento basado en la Guía Técnica Colombiana 45, el cual se ejecutó para priorizar los riesgos y determinar los respectivos controles. Para la identificación de aspectos, valoración y control de impactos ambientales, se elabora un procedimiento basado en la metodología de Vicente Conesa Fernández Vitóra, el cual se lleva a cabo para determinar los impactos más significativos y los controles correspondientes. Partiendo de estos diagnósticos y su análisis se inicia con el proceso de documentación de los Sistemas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente tomando como base los 5

6 requisitos exigidos por el CCS en la Guía RUC y siguiendo fielmente la estructura que se propone en la Guía Tratamiento del Riesgo. De acuerdo a la información obtenida con el diligenciamiento de las matrices de Peligros y Valoración de Riesgos y la de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales se orientaron cada uno de los puntos que trata la guía RUC en su numeral 3.2. Se realiza una actualización al Programa de Salud Ocupacional incluyendo en cada uno de sus subprogramas los requisitos exigidos por la guía RUC. Se elabora el plan de emergencias con la asesoría de la Administradora de Riesgos Profesionales SURA y se ajusta a lo establecido en la Guía. Con respecto a los resultados obtenidos en cuanto a impactos ambientales significativos, el resultado de la valoración arroja que los impactos de la empresa son irrelevantes y relevantes es decir ninguno fue significativo, más sin embargo para dar una estructura al subprograma de gestión ambiental se elabora un Plan de Gestión de Residuos y Planes de Gestión que buscan reducir el consumo de agua, energía y papel en oficinas Liderazgo y compromiso gerencial. Para dar cumplimiento al numeral uno (1) de la Guía RUC, se elabora la política de gestión integrada que cumple con lo que exige la guía y se unifica con la política de calidad que ya tenía la empresa. También se fijan los objetivos de los Sistemas de Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente y se definen metas cuantificables y los respectivos indicadores para la medición en el formato de planeación estratégica. Se propone una Política de No Alcohol, Drogas y Tabaquismo, que busca prevenir e informar al personal sobre las consecuencias del consumo de estas sustancias. Para cubrir la parte de asignación de los recursos se diseña un formato que deberá ser diligenciado por la gerencia y que busca definir la asignación de recursos mensuales para el desarrollo normal de los Sistemas SSOA Desarrollo y ejecución del SSOA. Al igual que la norma ISO 9001, la Guía RUC exige a las empresas la tenencia de un manual en el que se resuma brevemente como se da 6

7 cumplimiento a cada uno de los requisitos exigidos en la Guía. Se realiza la actualización del procedimiento de control de documentos de la empresa, que busca garantizar el manejo adecuado de la documentación y los registros generados en la ejecución de las actividades de los Sistemas SSOA. Se elabora un procedimiento para la identificación de requisitos legales y de otra índole y se diligencia la respectiva Matriz, dándole a la empresa un análisis de los requisitos legales que está cumpliendo y los que no para que cuando decidan iniciar el proceso de implementación tomen las acciones correctivas pertinentes. Para que se identifiquen las funciones en SSOA en cada uno de los cargos, se realiza la modificación al manual de funciones de la empresa y se incluyeron las funciones y las responsabilidades en materia de SSOA. Se diseñan los procedimientos para la identificación de necesidades de capacitación, entrenamiento y evaluación de personal, con los respectivos indicadores para medir la eficacia y la cobertura en capacitación. Se construye una presentación que le sirve a la empresa para realizar la Inducción Reinducción y la respectiva evaluación para evidenciar la efectividad de estas. También se diseña el procedimiento de motivación comunicación, participación y consulta que tiene como objetivo establecer los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización considerando la eficacia de los Sistemas de Gestión de la empresa y sus partes interesadas o grupos de interés 3.7. Evaluación y monitoreo de los sistemas SSOA De manera que la empresa pueda cumplir con los requisitos que exige la Guía, se diseña un procedimiento para la investigación de accidente y casi accidentes (Incidentes), junto con los respectivos indicadores. Se realizan modificaciones al procedimiento de auditorías que tenia la empresa y se definen los requisitos para las auditorías a los sistemas SSOA. Se analiza el procedimiento de Acciones preventivas y correctivas y se decide mantenerlo tal cual como lo tenía la empresa. Se elabora el procedimiento de Inspecciones para DCI junto con 7

8 los respectivos formatos para la realización de inspecciones tanto en oficinas como en proyectos. Se realiza la verificación al numeral 4 de la guía RUC y se compara con las condiciones actuales de la empresa, evidenciando que las herramientas propuestas a DCI como los indicadores le permiten realizar las mediciones para evaluar la eficacia de los sistemas SSOA que desean implementar Verificación documental de los sistemas SSOA en DCI Proyectos Ltda. Para finalizar con el proceso de documentación y verificar que se cumpla con las exigencias en materia documental de los Sistemas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA) de acuerdo a los requerimientos de la Guía RUC en DCI Proyectos Ltda., se utiliza la tabla inicial en la que se muestran los requisitos documentales que aparecen en el Formato Único de Autoevaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas. La verificación determina que los requisitos documentales que se mencionan en la Guía RUC se cumplen a cabalidad con los documentos elaborados y propuestos, para que así la empresa DCI Proyectos inicie el proceso de implementación de los Sistemas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. 4. CONCLUSIONES De la propuesta documental elaborada con base en la Guía RUC para DCI Proyectos Ltda., se pueden mencionar las siguientes conclusiones: Se realiza el diagnóstico del estado actual de la empresa de acuerdo a los requerimientos documentales en materia de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente en DCI Proyectos Ltda., para el cumplimiento a la Guía RUC. De este se obtuvo que la empresa cumplía con el diez por ciento (10%) respecto al total de los ochenta y cinco (85) requisitos documentales que exige la Guía. Para la realización del diagnóstico de las condiciones de trabajo y la identificación de aspectos, valoración y control de impactos se diseñan dos procedimientos, el primero basado en la Guía Técnica Colombiana 45 que busca identificar peligros y valorar riesgos, y el segundo procedimiento se basa en la metodología propuesta por el señor Vicente Conesa Fernández Vitóra, que busca identificar aspectos ambientales y valorar los impactos de manera que se identifiquen 8

9 aquellos que son significativos para orientar todas las medidas de control para el tratamiento de los riesgos. Se diseñan los procedimientos, planes y programas que exige la guía para el control efectivo del riesgo SSOA, como lo son los subprogramas de seguridad e higiene industrial, medicina preventiva y del trabajo y el subprograma de gestión ambiental, el plan de emergencia entre otros. Se establecen las políticas, objetivos, metas y procedimientos que evidencian el compromiso gerencial con los Sistemas de Gestión en Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente SSOA. Se elabora el Manual del RUC junto con los procedimientos generales que garanticen la administración adecuada de los Sistemas de Gestión y que permiten identificar de manera ordenada como la empresa cumple con lo exigido por la Guía. Se construye la documentación necesaria para la evaluación y monitoreo de los Sistemas de SSOA, dentro de la que se encuentran los procedimientos de auditoría, de acciones correctivas y preventivas, y se plantean los indicadores para medir la efectividad del sistema. 9 Se verifica el cumplimiento de los requisitos documentales establecidos en la Guía RUC a través de la tabla de requisitos y elementos documentales exigidos la Guía RUC a los contratistas del sector hidrocarburos. Las herramientas documentales propuestas a DCI Proyectos Ltda., sirven para la mejora continua y no deben convertirse en un fin en si mismas, es por esto que se deben revisar periódicamente las matrices para actualizar el diagnóstico de las condiciones de la empresa en cuanto a SSOA, y restructurar en el caso que sea necesario cada uno de los procedimientos, planes y programas de gestión para el control de riesgos. Es importante que se refuercen las estrategias para la identificación de requisitos legales, ya que este es uno de los puntos frágiles en la mayoría de auditorías por los constantes cambios y actualizaciones que se presentan. Las propuestas de tipo documental para la implementación de un sistema de gestión cualquiera, brindan a los futuros profesionales las bases no solo para implementar, sino para el mantenimiento, control, revisión periódica y mejora continua de dichos sistemas y su integración con

10 los procesos de la empresa y con los grupos de interés que se identifiquen. El énfasis que debe darse a los estudiantes en cuanto a las materias relacionadas con los sistemas de gestión, debe dirigirse no solo a entender las normas guía, sino a la manera de cómo estas se aplican a las condiciones actuales de las empresas. Con este trabajo se cumple con las expectativas de la empresa de tener una base documental para iniciar con su proceso de implementación de los Sistemas de Seguridad, salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas con base a la Guía RUC 5. BIBLIOGRAFIA CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD, Guía del sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas, CONESA FERNANDEZ - VITÓRA, Vicente, Guía Metodológica para la Evaluación del Impacto Ambiental, Mundi prensa libros S.A ICONTEC. Guía Técnica Colombiana GTC , Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional. Bogotá, (2010). ICONTEC...Guía Técnica Colombiana GTC-ISO/TR 10013, Directrices para la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. Bogotá, (2002). ICONTEC...Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Bogotá, (2007). ICONTEC...Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000, Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Bogotá, (2008). MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL. Sistema general de riesgos profesionales. Tomo I. Bogotá MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL. Sistema general de riesgos profesionales. Tomo II. Bogotá MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA. Resolución de 2004, por la cual se adopta el reglamento técnico de instalaciones eléctricas para la Republica de Colombia. Bogotá MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA. Resolución de 2009, por la cual se adopta el RETILAP Reglamento Técnico 10

11 de Iluminación y Alumbrado Público. Bogotá AUTORES Claudia Rocío Vargas Vargas Fecha de Nacimiento: Henry Alexander Benavides Zambrano Fecha de nacimiento: Estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Ingeniería de Producción. 11