Plan operativo del proyecto agropecuario

Transcripción

1 Plan operativo del proyecto agropecuario Para el análisis de este material de formación debe tener presente el estudio administrativo de su proyecto, ya que son esenciales las funciones de la administración como la planeación, organización, dirección y control, es decir, todas estas labores que se deben tener en cuenta en el manejo de la empresa agropecuaria. Para este caso se hace énfasis en las diversas técnicas y herramientas que ayudan al empresario a realizar el proceso de planeación, de manera tal que se logre contar con unas bases lógicas y racionales (Munch, 2011). Las técnicas de planificación dentro de las cuales están los cronogramas y los diagramas, son indispensables para la anticipación a circunstancias futuras, a minimizar los riesgos y a optimizar los recursos del proyecto. (Munch, 2011) En ese sentido, tener en cuenta que es de vital importancia poder estar visualizando el desarrollo de las actividades del proyecto, los responsables, la ejecución de los recursos, entre otros. 1. La planificación del proyecto empresarial La planificación de los procesos consiste en el diseño e implementación de un sistema de trabajo para generar los productos deseados, en las cantidades requeridas, dentro de los tiempos previstos y con costos aceptables. La planificación implica factores del ambiente de mercado y la tecnología de la organización para transformarlo en una actividad productiva y económicamente eficiente. (Universidad de Concepción, 2003) Desde luego que la planificación de las operaciones del proyecto, tienen directa relación con su horizonte, pues hay de corto, mediano y largo plazo. Es decir, depende de la tecnología del proyecto y de su sistema de producción. La planificación promueve el desarrollo de la empresa, disminuye los riesgos y maximiza el uso de los recursos y del tiempo. Según la Universidad de Concepción (2003) considera los siguientes elementos: a. Los objetivos, que constituyen los fines que la empresa desea lograr para realizarse en un período específico.

2 b. Las estrategias, que son los cursos de acción general que indican cómo deben emplearse los recursos para el logro de los objetivos. c. Las políticas, que son guías que orientan la acción y constituyen ciertos lineamientos generales para tomar decisiones. d. La programación, que establece cierta secuencia en las actividades para el logro de los objetivos. e. Los presupuestos, que son los planes expresados en términos económicos. f. Los procedimientos, que establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse durante la realización de un trabajo. De hecho la programación y la secuencia lógica de las actividades tienen directa relación con el diagrama de flujo. Si bien es cierto que en el estudio administrativo se sugiere el flujograma del proceso productivo, con el fin de establecer los pasos que componen su tecnología desde la misma preparación del suelo y hasta la comercialización, en caso de que el proyecto lo permitiera; es necesario diferenciar lo anterior del flujograma del proceso con sus respectivas actividades. Se trata de ser muy específico en el nivel de las actividades que componen esa fase de preparación, implementación y ejecución del proyecto agropecuario. Antes de construir el cronograma, es necesario destacar la gran importancia del flujo del proceso del proyecto, para poder determinar las actividades con mayor exactitud. A continuación se presenta un ejemplo para un cultivo de mango, observar inicialmente el flujograma del proceso a través de las actividades en el recuadro verde, así mismo que se complementa con las subactividades que deben desarrollarse y que surgen de cada gran actividad.

3 Ejemplo de un diagrama de flujo del proceso productivo 1 Propagación 2 Preparación del suelo 3 Siembra Preparar semillero. Realizar vivero. Injertar. Análisis de suelos. Limpiar el terreno. Trazar. Ahoyar. Transporte árboles. Trasplantar. de Fertilizar. 4 Fertilización Regar. Plantar. Riego 5 10 Transporte y entrega Aplicar fungicidas. Aplicar insecticidas. Aplicar herbicidas y podar. 9 Recolección 8 Control de enfermedad 7 Control de plagas 6 Control de maleza Fuente: SENA

4 Se debe ser muy cuidadoso con la determinación de las subactividades del proyecto, puesto que cada una de ellas debe someterse a un control en tiempo y a una asignación de un responsable por la ejecución de la misma. Es necesario recordar que las actividades abarcan todo el sistema productivo e incluye actividades de comercialización, transporte y entrega, pues estas tienen de igual manera tanto tiempo de ejecución como responsables de las mismas. Tener en cuenta que pueden haber proyectos que cuenten con una fase de instalación, es decir, el momento cero o antes de comenzar. Lo que significa la construcción de algún tipo de infraestructura por ejemplo, podría considerarse como una actividad previa antes de la puesta en marcha del proyecto. Una vez establecidas las actividades y subactividades se procede a la construcción del cronograma de Gantt. 2. El diagrama de Gantt La gráfica de Gantt es uno de los métodos más usados en la planeación del proyecto y el control de las actividades. Lo ideal es que en esta gráfica se plantee como un cronograma y permita ver con detalle las actividades del proyecto para lograr los objetivos trazados, entre tanto se requiere visualizar los tiempos (semanas, meses o días) necesarios para realizar lo programado. (Munch, 2011) Ejemplo de cronograma de Gantt Se debe resaltar como las actividades y subactividades propuestas en el diagrama de flujo del proyecto, posteriormente son ubicadas en su orden lógico en el cronograma de Gantt, para este ejemplo se trabaja sobre un tiempo de ejecución de 5 meses, lo cual depende del horizonte del proyecto y del sistema de producción particular de cada proyecto agropecuario. Respecto al cronograma de Gantt, tener en cuenta que se debe utilizar una línea de color que resalte, en la cual se pueda definir el tiempo planeado para cada actividad. Del mismo modo según Munch (2011) se puede emplear una línea de otro color con el fin de señalar el tiempo real en el cuál se realizó dicha acción.

5 Agricultor: Cronograma de actividades Operador: Periodo: del al ACTIVIDADES Propagación Preparar semillero. Realizar vivero. Injertar. Preparación del suelo Análisis de suelos. Limpiar el terreno. Trazar. Siembra Ahoyar. Transporte de árboles. Trasplantar. Fertilización Fertilizar. Riego Regar. Plantar. Control de maleza Aplicar herbicidas. Podar. MESES CUMPLIMIENTO E F M A M J J A S O N D Bueno Regular Malo Fuente: SENA A partir del cronograma de Gantt, algo importante de resaltar es la posibilidad de ejercer un control del proyecto, teniendo la habilidad de señalar tanto el inicio como la culminación de una actividad. Esta información además puede permitir el control de los recursos económicos que se emplean, donde al final en el balance de los gastos se pueda justificar porque una determinada labor tuvo mayor inversión de tiempo y de dinero o por el contrario, si la fecha de terminación fue antes de la programada, entonces entrar a analizar si existen recursos económicos que se dejaron de invertir por la eficiencia en la ejecución de la misma.

6 De esta manera se puede concluir inicialmente que la mejor manera de hacer seguimiento a un proyecto en relación con el control de la fecha de inicio y terminación de una actividad, es a través de lo que se proyecta y en comparación con el tiempo en que finalmente se ejecutó. 3. Plan operativo del proyecto El plan operativo de un proyecto se asimila a una planeación como se mostraba en el cronograma, que no solo permite registrar las actividades y los tiempos, sino que además puede tener en cuenta los recursos necesarios, así como los responsables. Ejemplo de actividades de un proyecto con su responsable Actividad Responsable 1. Reconocer la necesidad de contratar temporeros para la cosecha de arándanos. 2. Evaluación técnico-económica del número de personas a contratar y tiempo de cosecha requerido. 3. Definición de criterios de selección de los temporeros. Administrador Asesor Administrador 4. Selección y reclutamiento de temporeros. Capataz 5. Control y evaluación del personal Capataz seleccionado. 6. Análisis del rendimiento diario por persona. Administrador Fuente: Universidad de Concepción (2003) Identificar los responsables en la ejecución de los proyectos es un tema importante dentro del plan operativo. El hecho de poder asignar responsabilidades frente al desarrollo de las diferentes labores, le facilita al administrador del proyecto agropecuario el seguimiento y control.

7 Plan operativo de actividades con responsables Actividad Subactividad Responsable Fecha Establecer el vivero 1. Preparar el Juan, Carlos, Hugo terreno y y Luis. cercar. 2. Preparar semilleros. Comité de vivero y club de jóvenes. 3. Llenar bolsas. Comité de vivero y club de jóvenes. 4. Siembras. Comité de vivero. 5. Regar, limpiar, fumigar. Comité de vivero y club de jóvenes. 6. Preparación de Comité de vivero y sitio de club de jóvenes. plantación. 7. Plantación. Comité de vivero y club de jóvenes. 8. Capacitación en injertación. Comité de vivero. ONG. E F M A M J J 9. Reuniones de información con encargado forestal. Juan. Fuente: Geilfus (2002) Según Geilfus (2002) el plan operativo del proyecto debe indicar las actividades, las personas responsables y consecuentemente el tiempo proyectado para dicha ejecución. De hecho el esquema anterior aplica mucho mejor para empresas asociativas, donde un colectivo de personas debe hacerse cargo del proyecto y de la previa estructura organizacional, se trata entonces de poder movilizar las capacidades de la gente, con el fin de utilizar el potencial humano en la ejecución de actividades en donde se tengan mayores habilidades, así, de esta manera se asignen responsables a las tareas específicas.

8 El esquema anterior presenta un ejemplo de lo que podrían ser los responsables de un proyecto en el marco de una empresa asociativa debidamente organizada. No obstante usted como administrador de un proyecto agropecuario de cualquier índole, debe asignar el responsable a una actividad. Para ello retome su estructura organizacional elaborada en el estudio administrativo del proyecto, pues le permite determinar las áreas de su empresa y las funciones que esta debe cumplir, así como las personas que deben cargar con la responsabilidad puntual. Si el proyecto agropecuario consistiera en una empresa rural asociativa, se sugiere que este plan de acción se construya de manera participativa y a través de reuniones del colectivo de personas y con base en criterios entendibles por la comunidad, por ende esta matriz es un ejemplo gráfico del plan operativo que debe servir de base para el seguimiento y evaluación del proyecto. (Geilfus, 2002) Teniendo en cuenta que el plan operativo es una herramienta muy dinámica y útil que permite registrar las actividades, los tiempos y los responsables que se relacionan con el proyecto, entra en contexto la importancia de la utilización de los recursos. De esta manera es importante registrar los recursos al menos más representativos que se requieren para alcanzar el desarrollo de una actividad planificada. Esta es una labor significativa que puede servir también como base para hacer control y seguimiento al proyecto agropecuario. De todas formas debe suponerse que cada recurso ha sido debidamente incluido en el presupuesto del estudio financiero, pues requiere un costo. Ejemplo de plan operativo de actividades con sus recursos Actividad Recursos Recolección Poscosecha Canastillas. Baldes. Podadoras. Balanzas. Mano de obra. Empaques. Embalaje. Balanzas. Mano de obra.

9 Comercialización Servicio telefónico. Transporte. Papelería. Fuente: Puentes (2011) La tabla anterior evidencia entonces que para cada actividad se deben registrar los requerimientos de los recursos que deben usarse en un periodo específico de tiempo para el cual ha sido proyectada una labor. Según Puentes (2011) respecto a los recursos que se deben emplear en el desarrollo de las actividades, es importante consultar sobre dosis o cantidades, donde también se recomienda elaborar por ejemplo planes de fertilización, planes de control fitosanitario o planes de recolección. El hecho de planificar estos temas por aparte, le puede permitir incluso un control más detallado y puntual del proyecto agropecuario. Otro ejemplo del planteamiento de los recursos es propuesto por Geilfus (2002) quien dice que en cualquier tipo de proyecto es necesario identificar todos los recursos necesarios para alcanzar los objetivos trazados, que a su vez se componen de actividades puntuales a desarrollar. Según este autor en los proyectos tradicionales se piensa principalmente en el dinero, los materiales y el personal técnico o mano de obra, lo cuál da cuenta de un tipo de proyecto agropecuario más convencional. Ejemplo de requerimientos de recursos en el proyecto y sus actividades Actividad Recursos necesarios 1. Recursos humanos. Comité de vivero. Encargado. Injertador. 2. Recursos naturales. Terreno. Agua.

10 Establecer el vivero comunitario 3. Mano de obra. Preparar el terreno. Cercar. Semillero - buscar tierra. Siembra. Llenado de bolsas. Regar y limpiar. 4. Conocimiento técnico. Preparación de vivero. Siembra y mantenimiento. Injertar frutales. 5. Materiales. 5 palas y 2 picos. 5 machetes. Tanque de agua bolsas. Semillas forestales. Semillas naranja agria. Fuente: Geilfus (2002) No obstante si se trata de un proyecto agropecuario asociativo, se requiere de un esquema ampliamente participativo, donde los recursos incluyen muchas otros elementos como los recursos humanos, conocimientos y experiencias, pero también los materiales requeridos. Por ende el asunto de la asignación de los recursos humanos y materiales también cobran relevancia en la asociatividad empresarial rural.

11 Referencias Geilfus, F. (2002). 80 herramientas para el desarrollo participativo. Consultado el 20 de marzo de 2014, en Joventut/Recursos/Tipus%20de%20recurs/Documentacio/Internacional/Arxiu/80 _Herramientas_para_el_desarrollo_participativo.pdf Munch, L. (2011). Fundamentos de administración. México. Trillas. Puentes, G. (2011). Formulación y evaluación de proyectos agropecuarios. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Universidad de Concepción. (2003). Gestión de operaciones en empresas agropecuarias. Consultado el 20 de marzo de 2014, en aciones.pdf Control del documento Autores Adaptación Nombre Cargo Dependencia Fecha Líder Centro Agropecuario de Carlos Julián equipo Buga - Regional Valle Ramírez técnico Helber Yesid Garzón Roberto José Guerra Macea Ricardo Florián Noreña Ana María Mora Jaramillo Experto técnico Experto técnico Experto técnico Guionista - Línea de producción Centro Agropecuario de Buga - Regional Valle Centro Agropecuario de Buga - Regional Valle Centro Agropecuario de Buga - Regional Valle Centro Agroindustrial - Regional Quindío Marzo de 2014 Marzo de 2014