TAC PÓLIZA DE TRASPASO AL COSTO

Transcripción

1 Contenido Qué es el proceso TAC... 2 Alcances del proceso TAC... 2 Tipos de proceso TAC... 2 Proceso TAC Proceso TAC Proceso TAC Proceso TAC Parámetros previos al proceso:... 3 Habilitar los permisos en la seguridad del sistema:... 3 Crear tipo de póliza TAC... 3 Catálogo de Tipos de proyectos... 4 Asignar Tipo de proyecto a los proyectos... 4 Captura de las cuentas para el proceso:... 5 Trabajando con la generación de proceso TAC... 6 Ventana para la ejecución de la póliza de traspaso al costo... 7 Generación de la póliza TAC... 8 Marcar proyecto como cerrado Diferencia entre los procesos TAC.1 y TAC 4 vs TAC Revisión del proceso TAC Obtención del Factor TAC Aplicación del Factor TAC Generación de la póliza según el proceso TAC Consideraciones importantes para la correcta función del proceso:

2 Qué es el proceso TAC El proceso de traspaso al costo, también llamado TAC, es un proceso que trabaja en el sistema a nivel contable; tiene la finalidad de realizar una póliza que haga el traspaso de la afectación contable de la obra en proceso para llevarlo al costo. Los iconos para realizar este proceso se encuentra en el panel Contabilidad en Neodata ERP. Alcances del proceso TAC El proceso TAC se realiza de cuatro formas diferentes y se ajusta a los parámetros establecidos en el sistema para cada una de ellas. Es un proceso que se ejecuta bajo demanda del usuario, es decir, se dispone de una ventana para establecer las condiciones en las que se realizará el proceso que tendrá como resultado una póliza automática. El proceso trabaja generando una póliza al mes por cada proyecto. Tipos de proceso TAC Los cuatro tipos para este proceso trabajan considerando las siguientes condiciones y alcances: Proceso TAC 1 Genera la póliza TAC para los proyectos sin tomar en cuenta la facturación a clientes. En el momento en que este proceso es ejecutado, toma toda la afectación a las cuentas de obra en proceso y hace el traspaso al costo generando la póliza TAC en el mes indicado. Proceso TAC 2 En esta forma del proceso el sistema empieza a realizar la póliza TAC hasta que exista una factura a clientes en el proyecto. El saldo a traspasar en la primera póliza TAC, puede ser el acumulado de uno o varios meses tomando en cuenta la fecha de inicio de la operación del proyecto y la fecha en que se genere la factura al cliente; las pólizas TAC subsecuentes se generan mes por mes. Proceso TAC 3 Para generar la póliza TAC con esta forma de traspaso al costo, se toman en cuenta los proyectos que tienen un avance progresivo de facturación a clientes; en base a eso el sistema establece un Factor TAC para determinar un porcentaje que sirve de tope de lo que se puede traspasar de la obra en proceso al costo. El Factor TAC se obtiene de dividir el monto acumulado de lo facturado antes de IVA entre el monto de lo contratado antes de IVA a clientes. El dato obtenido representa el avance de la obra basado en lo facturado al cliente. En este proceso el sistema obtiene el monto acumulado por familia en la explosión de insumos, y el porcentaje tope establecido por el Factor TAC se aplica a cada acumulado por familia en la explosión de insumos; el monto que resulte de esta operación será el monto máximo a traspasar al costo de las cuentas de obra en proceso. Proceso TAC 4 Esta forma de traspaso al costo se habilita para cambiar la forma de generar la póliza TAC de los proyectos que estén trabajando con las formas TAC 2 o TAC 3. Una vez que los proyectos se hayan marcado como cerrados, el sistema toma los movimientos que afectan a las cuentas de obra en proceso y hace el traspaso al costo generando la póliza TAC dejando de tomar en cuenta la facturación a clientes. 2

3 Parámetros previos al proceso: Habilitar los permisos en la seguridad del sistema: En el menú Herramientas/Opciones habilite los permisos necesarios. Ubíquese en el usuario o en el perfil al que se le habilitarán los permisos. En el grupo Contabilidad habilite los permisos Capturar cuentas tac y Generar póliza tac Crear tipo de póliza TAC Específicamente deberá crear un tipo de póliza con el código TAC. El sistema necesita que exista ésta póliza para que el proceso se realice de manera correcta. En Contabilidad/Catálogos abra el catálogo de Tipos de póliza para crear el tipo de póliza TAC 3

4 Catálogo de Tipos de proyectos En el panel Catálogos, haga clic en Administración de Catálogos y seleccione el catálogo: Tipos de Proyecto. Se deberán establecer los tipos de proyectos como el sistema los necesita para realizar el proceso. Los tipos de proyecto deberán capturarse con números del 1 al 3, de esta manera indicaremos con cada número cuál es el tipo de proceso que el sistema deberá ejecutar. Los tipos del 1 al 3 son requeridos; el tipo 4 es opcional y se puede usar solo para mostrar que el proyecto ya se ha cerrado y opera con el proceso TAC 4. Asignar Tipo de proyecto a los proyectos Enseguida se deberá asignar a los proyectos, el tipo de proyecto que les corresponda; tomando en cuenta que el tipo de proyecto determina el proceso TAC que el sistema ejecutará. En el catálogo de Proyectos, seleccione el proyecto que requiere para trabajar con este proceso y entre al detalle del mismo. En la opción: 5 Opciones central, asigne el tipo de proyecto que corresponda para que este proyecto ejecute el proceso de traspaso al costo. En seguida haga clic en Aplicar/Aceptar para guardar los cambios. 4

5 Repita la operación para todos los proyectos que requiera trabajar con este proceso de traspaso al costo. Captura de las cuentas para el proceso: Establezca las cuentas que participarán en la póliza de traspaso al costo. En el panel Contabilidad, en el grupo de iconos Administración aparecen dos iconos para este proceso, habilitados previamente desde la seguridad del sistema. Seleccione el icono Cuentas TAC para capturar las cuentas que participarán del proceso. El sistema abrirá la siguiente ventana en la que podrá capturar las cuentas de activo de la obra en proceso, las cuales podrán relacionarse, una a una, con su correspondiente cuenta de costo. 5

6 Tanto en la columna Cuenta como en la columna Cuenta de Costo hay un botón que le dirige al catálogo de cuentas para que pueda seleccionar las cuentas necesarias y agregarlas a la ventana. En el caso de las cuentas de obra en proceso se deberán agregar en esta ventana las cuentas o subcuentas que agrupan a las cuentas de último nivel, que son las que acumulan el saldo de esas cuentas. Las cuentas de costo que se deben agregar, serán las de último nivel, porque son las cuentas a las que se traspasan los movimientos de las cuentas de obra en proceso. Cuando termine de agregar las cuentas estará listo para realizar el proceso que genera la póliza TAC. Trabajando con la generación de proceso TAC Después de establecer y capturar los requisitos previos al proceso, el usuario puede proceder al proceso que genera la póliza del traspaso al costo. Es importante reiterar que es necesario habilitar los permisos para este proceso, al igual que el permiso necesario para la generación de pólizas. El usuario que va ejecutar el proceso, también debe tener habilitados los permisos para los proyectos que van a participar en el proceso. Debe ubicar en el panel de Contabilidad el icono con el nombre: Póliza Traspaso al Costo. Haga clic en este icono y el sistema abrirá la ventana para que pueda realizar la póliza TAC. 6

7 Ventana para la ejecución de la póliza de traspaso al costo En el encabezado de la ventana el sistema requiere el Ejercicio y el Mes contable en los que se va a generar la póliza. Igualmente se requiere la Paridad para los contratos de clientes que se encuentren en dólares; esto es necesario para el proceso TAC 3; para que el sistema convierta a pesos los contratos que se encuentren en dólares. Se debe establecer la fecha para la póliza; el sistema propone el último día tomando en cuenta el mes contable local que el usuario tenga habilitado. En el campo para el tipo de póliza, el sistema toma como predeterminada la póliza con el código TAC que se creó previamente para este proceso. El último campo del encabezado es una casilla que el usuario puede marcar o desmarcar a discreción; si el usuario marca esta casilla el sistema mostrará una a una todas las pólizas que se vayan generando una vez que el sistema ejecute el procedimiento; en consecuencia, si la casilla no se marca, el sistema no mostrará ninguna de estas pólizas y se podrán consultar después en la ventana de la consulta de pólizas. 7

8 En la parte central de la ventana está el grid que muestra los proyectos a los que se les puede correr el proceso para generar la póliza de traspaso al costo. Este grid tiene un renglón de filtro, es el primer renglón del grid, y se muestra en un color amarillo. También hay cinco columnas, las cuales tienen la siguiente función: Marca: Tiene la función de marcar o desmarcar los proyectos. Tipo de proyecto: Es el tipo de proyecto que se le asignó al proyecto, para la generación de la póliza TAC. Proyecto: Es el código (nombre corto del proyecto) del proyecto. Nombre: Es la descripción del proyecto. Cierre TAC: Esta columna muestra el status cerrado del proyecto. En la parte inferior de la ventana se encuentran dos botones: Marcar/Desmarcar y Generar. El primer botón tiene la función de marcar o desmarcar los proyectos seleccionados y el segundo botón ejecuta el proceso de generación de la póliza de traspaso al costo. Generación de la póliza TAC Para generar la póliza de traspaso al costo se deben establecer los datos requeridos en el encabezado de la ventana. Para el campo Paridad si no hay contratos de clientes en dólares escriba 1 en este campo, pero no puede quedar en blanco. En caso de que haya contratos en dólares y en pesos se debe establecer la paridad y el sistema convertirá a pesos los montos (antes de IVA) de los contratos en dólares y los sumará con los montos de los contratos en pesos; esto para que el proceso TAC 3 se ejecute correctamente. 8

9 En seguida seleccione los proyectos a los que requiera generar la póliza, puede marcarlos uno por uno, o bien, puede marcar varios proyectos sombreando las filas y usando después el botón Marcar/Desmarcar. Para marcar todos los proyectos debe hacer clic en la esquina superior izquierda del grid, con eso se seleccionan todos los registros y se usa el botón Marcar/Desmarcar que está en la parte inferior de la ventana. Cuando haya marcado los proyectos para la generación de la póliza TAC haga clic en el botón Generar y el sistema ejecutará el proceso y le mostrará las pólizas o usted las puede consultar en la ventana de consulta de pólizas. 9

10 Marcar proyecto como cerrado Cuando se decida que un proyecto deba concluirse en cuanto a la facturación al cliente, el usuario deberá ir al detalle del proyecto y en la opción 02.Fechas/Bloqueos/Presupuesto, debe marcar la casilla: Cierre de traspaso al costo. Este cierre se usa para los proyectos con los tipos TAC 2 o TAC 3 ya que el sistema deja de tomar en cuenta la facturación a clientes y a partir de que se establezca este cierre se realiza la póliza de traspaso al costo considerando la regla del proceso TAC 4. Es importante que el usuario tenga en cuenta que marcar un proyecto como cerrado no lo bloquea, ni lo oculta; tampoco impide la operación de sus procesos, esta marca solo se relaciona con el proceso de traspaso al costo. En la ventana para la generación de la póliza de traspaso al costo en la columna Cierre TAC el usuario podrá ver cuáles son los proyectos que ya están marcados como cerrados. 10

11 Diferencia entre los procesos TAC.1 y TAC 4 vs TAC 2 La única diferencia entre los procesos TAC 1 y TAC 4 comparados con el proceso TAC 2, se basa en que éste último toma en cuenta que exista una primera factura sin importar cuál sea el monto de lo facturado. Tomando en cuenta esa única condicionante, los tres procedimientos toman la afectación a las cuentas de obra en proceso y la traspasan totalmente al costo al momento de generar la póliza TAC. Revisión del proceso TAC 3 El proceso TAC 3 genera la póliza tomando en cuenta otras condiciones, la cuales se explican a detalle para que el usuario conozca como hace el sistema este proceso. El proceso es realizado internamente por el sistema, no es visible al usuario; se explica en este documento para que el usuario tenga claro cómo realiza el sistema este proceso. Obtención del Factor TAC Como ya se ha explicado, el sistema determina el Factor TAC usando la siguiente fórmula: En la siguiente gráfica se muestra con números cómo se expresa la fórmula anterior: Facturado Acumulado a Clientes Monto de Contratos de Clientes Factor TAC 2,402, ,782, % Aplicación del Factor TAC Cada familia en Neodata ERP está vinculada a uno o varios insumos, pero está ligada a una sola cuenta contable; de manera que conforme los procesos de facturas, comprobaciones de gastos, facturas de estimaciones y estimaciones de destajos afecten la explosión de insumos repercutirá en el proceso TAC 3 a la cuenta de obra en proceso ligada con la familia. El sistema aplica el porcentaje obtenido del cálculo del Factor TAC, al monto acumulado de cada familia en la explosión de insumos. De esta manera se determina que el avance que debe reflejar la explosión de insumos está basado en el acumulado de la facturación a clientes. El avance en la explosión de insumos debe afectar también al costo de la obra; por tanto, el monto obtenido después de aplicar el porcentaje del Factor TAC a la explosión de insumos será el que deba afectar a la obra en proceso para el traspaso al costo. Esto se explica a detalle en el siguiente punto de este documento. En la siguiente gráfica se muestran los acumulados por familia de la explosión de insumos; en la columna Monto máximo se muestran estos montos afectados por el porcentaje del Factor TAC: 11

12 Familia Monto de Contratos de Clientes Descripcion Facturado Acumulado a Clientes Generación de la póliza según el proceso TAC 3 El sistema genera la póliza de traspaso al costo, tomando como monto máximo el que se obtuvo al aplicar el porcentaje del Factor TAC al acumulado de cada familia en la explosión de insumos. Si el monto máximo es igual o menor que el saldo de la cuenta, entonces el sistema toma este monto para hacer el asiento de traspaso al costo, en caso contrario, el sistema toma el saldo de la cuenta. En la siguiente gráfica se muestra en la última columna como se aplica esta regla: Factor TAC 5,782, ,402, % Importe Acumulado Explosión de Insumos Monto máximo Factor TAC AGR AGREGADOS 301, , ARF ACERO DE REFUERZO 182, , AYC ACEITES Y COMBUSTIBLES 49, , BYT BLOCKS Y TABIQUES 462, , CEM CEMENTANTES 961, , CON CONCRETOS 880, , DESTMO DESTAJOS 3,052, ,268, HMEN HERRAMIENTA MENOR 142, , MAQ RENTA DE MAQUINARIA 1,009, , SUB SUBCONTRATOS 8,513, ,537, TOTALES 15,555, ,463, Familia Descripcion Familia Importe Acumulado Explosión de Insumos Monto máximo Factor TAC Cuenta Contable Saldo Balanza de Comprobación Monto a Traspasar al Costo AGR AGREGADOS 301, , , , ARF ACERO DE REFUERZO 182, , , , AYC ACEITES Y COMBUSTIBLES 49, , , , BYT BLOCKS Y TABIQUES 462, , , , CEM CEMENTANTES 961, , , , CON CONCRETOS 880, , , , DESTMO DESTAJOS 3,052, ,268, , , HMEN HERRAMIENTA MENOR 142, , , , MAQ RENTA DE MAQUINARIA 1,009, , , , SUB SUBCONTRATOS 8,513, ,537, ,168, ,168,

13 Tomando en cuenta los datos del ejemplo el sistema genera la póliza como se muestra en la siguiente gráfica: Numero: 1 Concepto: Póliza de traspaso al costo Tipo: TAC Fecha: 31/01/2015 Mes Poliza: Cuenta Descripción Cargo Abono MATERIALES 1,129, MANO DE OBRA 829, EQUIPO Y HERRAMIENTA 478, SUBCONTRATOS 2,168, AGREGADOS 125, ACERO DE REFUERZO 75, ACEITES Y COMBUSTIBLES 20, BLOCKS Y TABIQUES 142, CEMENTANTES 399, CONCRETOS 365, DESTAJOS 829, HERRAMIENTA MENOR 59, RENTA DE MAQUINARIA 419, SUBCONTRATOS 2,168, SUMAS IGUALES 4,606, ,606, Consideraciones importantes para la correcta función del proceso: Estas recomendaciones aplican para todos los procesos, salvo en los casos en los que se indique claramente el proceso al que se hace referencia. Las familias tienen que estar perfectamente definidas y ligadas con la cuenta contable de obra en proceso que afectarán, esto para el proceso TAC 3 Los insumos deben estar ligados cuidadosamente con la familia que les corresponde. Aplica para TAC 3. La póliza o las pólizas se pueden generar en el mes en el que el usuario lo requiera sin necesidad de cambiarse de mes contable local; el sistema muestra un mensaje que valida el mes contable local, pero no restringe la operación. En caso de ser necesario se puede volver a generar la póliza o las pólizas emitidas previamente, el sistema sobrescribirá la información. Las pólizas se rigen por las reglas de operación y seguridad para las pólizas automáticas que el sistema siempre ha manejado. Se pueden generar una o varias pólizas marcando los proyectos que sean requeridos para este fin. Las pólizas pueden ser consultadas en la ventana Consulta de pólizas en el panel de Contabilidad El usuario también puede consultar de manera inmediata la afectación del traspaso al costo en la balanza de comprobación. 13