LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES: FUNDAMENTOS

Transcripción

1 LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES: FUNDAMENTOS

2 LA COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES Introducción: la responsabilidad del directivo en cuanto a la comunicación Las redes de comunicación La comunicación organizativa: modelos de diagnosis La comunicación externa

3 LA RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR EN CUANTO A LA COMUNICACIÓN El éxito de un director depende de su capacidad para transmitir a todas las personas que están bajo su responsabilidad, en primer lugar, qué tienen que hacer y en segundo lugar la importancia de hacerlo.

4 POR QUÉ ES IMPORTANTE LA COMUNICACIÓN? Los fallos de comunicación son costosos Para encarar el cambio explicando a los empleados qué se exige de ellos y por qué Aumenta la productividad (aumenta la cooperación) Para garantizar la sucesión directiva de los directivos prometedores El monopolio de la sabiduría no está en manos de las capas altas de la organización Los subordinados necesitan entender lo que hacen y por qué => Aumento de la eficacia, de la moral y de la cooperación Se sentiría usted satisfecho trabajando sin saber por qué lo hace?

5 Técnicas de Comunicación Todas las técnicas de gestión resultarán inútiles a menos que se acepte una idea básica: su obligación como persona al mando es COMUNICAR, y debe hacer todo lo que esté en sus manos para asegurarse de que la comunicación se da. De no hacerlo así, la eficacia de la empresa pagará las consecuencias y usted, dicho con franqueza, no será más que un director mediocre

6 LA COMUNICACIÓN Proceso interactivo en el que se intercambia información entre emisores y receptores con el propósito de transferir significado Consiste en dos tipos de acciones: 1. Aquellas que crean mensajes y señales 2. Aquellas que interpretan los mensajes

7 LA COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA la comunicación organizativa o empresarial es un proceso evolutivo, culturalmente dependiente, en el que se comparte información y se crean relaciones en entornos diseñados por el comportamiento directivo, orientado a los objetivos.

8 MODELOS DE DIAGNOSIS Modelo de un único sentido Modelo interactivo Modelo de relación interpersonal Modelo contextual Modelo estratégico

9 MODELO DE UN ÚNICO SENTIDO EMISOR RECEPTOR MENSAJE

10 MODELO DE UN ÚNICO SENTIDO Percibe la comunicación como un proceso de un único sentido que fluye desde el emisor hacia el receptor. La persuasión exitosa tiene lugar cuando un emisor utiliza las técnicas adecuadas para presentar el mensaje adecuado, a la audiencia adecuada. Debe tenerse en cuenta las características de la audiencia (edad, estado de ánimo, etc.) Enfatiza la importancia del receptor El mensaje y la forma en que el emisor lo envía es fundamental Aunque útil, es demasiado simple: Ignora las respuestas del receptor No analiza las especificidades del proceso de envío y recepción

11 MODELO INTERACTIVO DE COMUNICACIÓN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN Transmisión del MENSAJE codificado a través del CANAL EMISOR RECEPTOR Idea a enviar Idea codificada RUIDO Idea decodificada Idea recibida FEEDBACK al emisor

12 MODELO INTERACTIVO DE COMUNICACIÓN La información en y por sí misma no tiene significado. Llega a adquirirlo sólo cuando un receptor, a través del proceso de interpretación, le atribuye significado. EL MENSAJE IMPORTANTE NO ES EL QUE EL EMISOR ENVÍA, SINO EL QUE EL RECEPTOR RECIBE. Principales puntos débiles del modelo Sugiere que la comunicación tiene lugar de forma secuencial No incluye: ni las percepciones que el emisor y el receptor tienen uno del otro, ni de sí mismos, ni el contexto de comunicación, ni los marcos organizativos y de escala social en que la comunicación tiene lugar

13 MODELO DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL Este modelo sugiere: Los participantes de la comunicación no siguen de forma alternativa un patrón simple. Cada uno actúa simultáneamente como emisor y como receptor Que se mire no sólo al comportamiento explícito de cada persona, sino también a cómo percibe cada uno al otro La percepción que A tiene de B y del comportamiento de este. La percepción que B tiene de A y del comportamiento de este. La percepción que cada persona tiene de sí misma. En este modelo es fundamental la visión que los comunicadores tienen de sí mismos, el punto de vista perceptual y el concepto de interdependencia orgánica (causalidad de doble sentido).

14 MODELO DE RELACIÓN INTERPERSONAL Visión de A sobre B y comportamiento hacia B Visión de B sobre A y comportamiento hacia A Visión de A sobre sí mismo Visión de B sobre sí mismo

15 MODELO DE COMUNICACIÓN CONTEXTUAL Toda comunicación se da dentro de algún tipo de contexto Modelo contextual = Modelo sitémico Ventajas: Nos lleva a: no juzgar un elemento como bueno o malo antes de conocerlo a fondo, pues se enfatizan todas las partes y la interdependencia funcional considerar múltiples explicaciones para los sucesos de comunicación ver las interdependencias más que la relación unidireccional buscar las relaciones entre la comunicación el contexto en el que tiene lugar

16 MODELO DE COMUNICACIÓN CONTEXTUAL Factores organizativos contextuales Estructura y cultura organizativas Comportamiento de comunicación entre los individuos Características de las tareas Características del grupo

17 MODELO ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN LA ESTRATEGIA DE UNA ORGANIZACIÓN DEPENDE DE LA CANTIDAD DE INFORMACIÓN QUE FLUYA ENTRE LA ORGANIZACIÓN Y SU ENTORNO La comunicación organizativa incluye la comunicación con las entidades del entrono externo a la organización (clientes, consumidores, suministradores, agencias y oficinas gubernamentales, la comunidad las otras organizaciones)

18 MODELO ESTRATÉGICO DE COMUNICACIÓN El entorno La Organización Información procedente del entorno Información disponible en el entorno procedente de agentes externos Formulación de la estrategia Información transmitida por la organización

19 COMBINACIÓN DE MODELOS DE COMUNICACIÓN Los modelos en combinación pueden proporcionar una visión valiosa dentro del proceso de comunicación persona a personas M. ÚNICO SENTIDO Hacer que sus mensajes sean más convincentes para el receptor M. INTERACTIVO Determinar en qué grado se crea el feedback M. DE RELACIÓN Detectar los fallos al ver la contribución INTERPERSONAL del comportamiento individual en la relación M. CONTEXTUAL Estudiar como la cultura, los procesos de grupo, las tareas y la estrategia intervienen en la comunicación M. ESTRATÉGICO Concebir a la comunicación como un proceso de doble sentido entre la organización y el entorno

20 LA COMUNICACIÓN EXTERNA Son aquellos acontecimientos y políticas de comunicación que implican una interacción de doble sentido entre la organización y su entorno Une a las organizaciones con los distintos públicos del exterior. La publicidad, los comunicados, los discursos públicos, las encuestas de opinión, las investigaciones de mercado, los esfuerzos de reclutamiento, los empleados, el diseño y calidad de los productos y servicios de la organización son formas de comunicación externa en la organización.

21 LA COMUNICACIÓN EXTERNA Supone más que la simple transmisión de información a los agentes externos. Es una interacción de doble sentido. Implica la recepción de información del entorno, el aprendizaje a partir de dicha información y la transmisión de información hacia el exterior.

22 LA COMUNICACIÓN CON EL EXTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN LA ORGANIZACIÓN EL ENTORNO Información recibida del entorno Exploración Información disponible del entorno Interpretación Formulación de estrategias Concreción de la estrategia comunicativa Comunicación hacia el exterior Información planeada y no planeada por la organización

23 LA COMUNICACIÓN EXTERNA LA EXPLORACIÓN DEL ENTORNO LA INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXTERNA LA FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS LA DIRECCIÓN DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA Marketing Comunicaciones de marketing Publicidad Venta personal Promoción de ventas Investigación de mercado Relaciones públicas Construcción de la imagen Dirección de la crisis Dirección de asuntos públicos Actividades de presión Relaciones con los medios de comunicación

24 LA COMUNICACIÓN EXTERNA La exploración del entorno La exploración formal del entorno es un proceso reciente. Anteriormente se utilizaban fuentes procedentes de las relaciones personales. Problemas con la exploración Muchas organizaciones fracasan al dar respuesta a dos importantes problemas que se plantean en relación a la exploración cómo ensamblar la información externa recopilada en diferentes partes de la organización, cómo conseguir la información que se necesita.

25 LA COMUNICACIÓN EXTERNA La interpretación de la información externa Las organizaciones no absorben simplemente la información proveniente del exterior: le atribuyen significado e identifican las tendencias, los patrones y los aspectos que revela.

26 LA COMUNICACIÓN EXTERNA La formulación de estrategias La corriente estratégica depende de: Lo bien que una organización explore su entorno e interprete la información que obtiene. Lo efectiva que sea la comunicación relativa a la estrategia dentro de la organización. El comunicar la estrategia internamente permite que la estrategia guíe las acciones de los miembros y, a su vez, les permite revisar críticamente la estrategia y sugerir cambios.

27 LA COMUNICACIÓN EXTERNA La dirección de la comunicación externa Marketing Comunicaciones de marketing Publicidad Venta personal Promoción de ventas Investigación de mercado Relaciones públicas Construcción de la imagen Dirección de la crisis Dirección de asuntos públicos Actividades de presión Relaciones con los medios de comunicación