CHECK LIST: CÓMO ADMINISTRAR UN CONSULTORIO CON ÉXITO

Transcripción

1 CHECK LIST: CÓMO ADMINISTRAR UN CONSULTORIO CON ÉXITO

2 Introducción Hay que tener en cuenta que un consultorio es básicamente un negocio. Por eso no se pueden perder de vista aspectos propios de administración, que no difieren mucho de otro tipo de negocios. A veces los profesionales de la salud se concentran solo en atender los pacientes y no le prestan mucha atención a los factores de gestión. Sin embargo, para tener un consultorio exitoso es necesario visualizarlo con ojos de administrador. No basta con ofrecer óptimos servicios de salud, si la organización interna del negocio es deficiente. Cuando hay que enfrentarse a gestionar un consultorio, pueden surgir muchas dudas como, Qué debo hacer? Por dónde empiezo? Qué me hace falta? Qué necesito?. En este e-book encontrará una lista de aspectos indispensables que usted debe tener en cuenta para hacerlo de manera adecuada y posicionarlo en el mercado de la salud. Angélica Rincón

3 Índice Compartir este ebook 1 Reglamentación. 2 Gestión responsable. 3 Contratación adecuada de personal a cargo

4 Índice 4 Contabilidad. 5 Costos de los servicios. 6 Mercadeo. 7 Control y seguimiento.

5 Reglamentación. 1

6 Reglamentación. Todos los consultorios deben cumplir las normas de la Secretaría de Salud. En este punto es fundamental asesorarse por un especialista en auditoría de calidad de servicios de salud, ya que reunir estos requisitos es un proceso largo y complejo. Para operar dentro del sistema general de seguridad social, es decir, para prestar servicios de salud, toda institución de salud o profesional independiente debe cumplir obligatoriamente un conjunto de requisitos mínimos, establecidos por el Sistema Único de Habilitación. La Secretaría de Salud indica:

7 Una vez efectuada la visita de verificación de las condiciones de habilitación al prestador de servicios de salud, si el resultado es el cumplimiento de la totalidad de los requisitos exigidos que le apliquen (condiciones tecnológicas y científicas, condiciones de suficiencia patrimonial y financiera y condiciones técnico administrativas), la Secretaria Distrital de Salud expide la certificación de cumplimiento de las condiciones de habilitación al prestador. Es importante que el prestador de servicios de salud reclame esta certificación ante el Ente Territorial y junto con el distintivo la fije en un lugar visible al público conforme lo establece el Decreto 1011 de 2006

8 Gestión responsable. 2

9 Gestión responsable. Para que un consultorio funcione adecuadamente, es necesario tener en cuenta varios aspectos ajenos a la práctica médica que también son importantes: Puntualidad con los gastos administrativos. Esto incluye servicios públicos, administración del edificio, salarios de personal como secretarias y/o asistentes, porteros o aseadoras, pago oportuno de impuestos, compra de insumos de papelería, mantenimiento de equipos electrónicos, etc. Atención al mantenimiento. No descuide detalles como el aseo general, los muebles, la pintura de las paredes, la decoración, el estado de los pisos, tuberías y baños, etc. La apariencia de cada uno transmite un mensaje a sus pacientes.

10 Prioridad en la seguridad. A menudo en los consultorios permanecen equipos médicos y tecnológicos muy costosos que llaman la atención de ladrones. Instale cerraduras seguras y cerciórese de que funcionen correctamente. Si es necesario, considere implementar un sistema de circuito cerrado de televisión. Adquiera un seguro que cubra todos sus equipos en caso de robo. Control de insumos. Alguna vez en medio de un tratamiento se ha quedado sin insumos? o por el contrario Tienen almacenados una gran cantidad de elementos que no utiliza? En ambos casos hay un manejo deficiente o nulo de inventario. Dependiendo de las cantidades que requiera, es importante tener un software que le ayude con esta gestión o usar un archivo en su computador con referencias, cantidades, salidas y entradas. De esta forma podrá tner un control más preciso y saber cuál es el momento ideal para comprar.

11 3 Contratación adecuada de personal a cargo.

12 Contratación adecuada de personal a cargo. Si usted tiene una secretaria privada tenga en cuenta los pagos mensuales de los aportes a la seguridad social, así como las prestaciones legales que incluyen vacaciones, cesantías, intereses a cesantías, dotación de uniforme y primas.

13 Contabilidad. 4

14 Contabilidad. Un contador debe hacerse cargo de administrar aspectos como cuentas por cobrar y por pagar, costos de cada procedimiento y manejo tributario, retenciones, entre otros. Con él logrará identificar el comportamiento de su negocio en términos de utilidades generadas y fortalecimiento patrimonial. De este modo podrá establecer indicadores financieros y de gestión que le pueden proporcionar una base confiable para la toma de decisiones estratégicas y tácticas en el área económica de su negocio.

15 Costos de los servicios. 5

16 Costos de los servicios. Los buenos profesionales de la salud demuestran coherencia a la hora de cobrarle al paciente. Muchas veces se pierden pacientes cuando ellos no logran ver la relación entre el servicio que recibieron y lo que deben pagar. En otros casos el médico se siente decepcionado con la ejecución de un tratamiento convenido, al ver que no le dejó las ganancias esperadas. Cuando el profesional realiza un presupuesto insuficiente, se sentirá frustrado, o lo que es peor, disminuirá el tiempo dedicado al paciente. Esto impacta la calidad en la atención y compromete el prestigio personal y profesional.

17 Por esto, es fundamental conocer cuánto se cobra frecuentemente por los servicios que usted ofrece, para a partir de ahí establecer sus propias tarifas. También es muy importante saber manejar los tiempos adecuados al establecer un plan de tratamiento, de acuerdo con las posibilidades reales de cada paciente.

18 Mercadeo. 6

19 Mercadeo. Un aspecto fundamental para el éxito de cualquier consultorio es darlo a conocer, atraer nuevos pacientes y fidelizar los que ya tiene. Esto se logra por medio de acciones de marketing, ya sea a través de medios digitales o impresos: MARKETING PÁGINA WEB REDES SOCIALES IMAGEN CORPORATIVA

20 Imagen corporativa SU MARCA Usted y los servicios que ofrece son una marca con gran potencial para posicionarse en la mente de sus pacientes. Cuando se logra desarrollar una marca definida, consolidada y representativa, el usuario lo recordará más fácil y lo preferirá por encima de la competencia. Defina un logo que lo identifique, una paleta de colores, una tipografía y un tono de comunicación uniforme para todos elementos de publicidad que quiera desarrollar. Esto le dará unidad y presencia a su imagen corporativa.

21 Página web Gracias a una página web usted y sus pacientes tendrán los siguientes beneficios: Sus pacientes tendrán sus datos de contacto en minutos y usted estará disponible para ese 83% que va a Google a buscar la información. Podrá explicar con mayor claridad y profundidad, cuáles son sus servicios y la importancia que tienen. Le dará una imagen más profesional y estará cubriendo las expectativas de un segmento importante de pacientes que ven en Internet la solución a todos sus problemas. En este ebook encontrará más información. Descárguelo gratis.

22 Redes sociales No basta con tener una página web para hacer presencia en el mundo digital. Las Redes Sociales también son un canal efectivo que consultan sus pacientes varias horas al día. Pero como toda actividad, es importante hacerlo con planeación para cumplir el resultado. Antes de abrir varias cuentas, defina enqué espacio debe estar (Facebook, Twitter, Instagram o Pinterest), pues cada red social llega a una audiencia diferente y si tiene recursos (contenido y administradores) que le ayuden con la moderación, la publicación de contenido y su actualización periódica.

23 Material impreso La información impresa sigue siendo muy efectiva, así que no la descarte dentro de su estrategia de promoción. Entregue a sus pacientes material informativo donde explique brevemente el tipo de exámenes y procedimientos que realiza, en qué consisten y por qué son importantes. Esta información adicional es altamente valorada por los pacientes y motivará a establecer relaciones de mayor confianza.

24 Visibilidad Por lo general, los edificios de consultorios tienen un directorio colgado en la entrada de cada piso. Asegúrese de que sus datos aparezcan allí. Igualmente, debe haber un aviso en la puerta de su consultorio, o junto a ella, donde estén su nombre, profesión y universidad de donde se graduó.

25 Control y seguimiento. 7

26 Control y seguimiento. Desarrollar procesos de seguimiento, evaluación y mejora le permite determinar en qué está fallando y cuáles son sus fortalezas. De este modo usted puede tomar decisiones específicas para corregir sus errores y aprovechar sus ventajas. Lo ideal es construir una cultura de mejoramiento continuo de la calidad, para establecer ajustes necesarios y así brindar un servicio cada vez mejor a los pacientes.

27 PARA CONCLUIR Encárguese de la atención directa de sus pacientes, ya que posiblemente nadie lo va a realizar con su misma dedicación y asesórese apropiadamente del personal especializado para asuntos puntuales como contabilidad, gestión de calidad y mercadeo. Dedique un número de horas razonables a la semana para coordinar y dirigir al personal que le colabora. Siempre proporcióneles un entrenamiento para que ejerzan con sus mismos protocolos, cuidando siempre su prestigio. Tenga en cuenta que su razón de ser es brindar un servicio oportuno, eficiente y apropiado a sus pacientes. Todas las acciones desarrolladas para mejorar la atención médica van encaminadas hacia el bienestar de cada uno de los usuarios. Hágales sentir que ellos son importantes y que usted tiene todas las capacidades necesarias para tomar siempre las mejores decisiones.

28 FUENTES What does a medical practice manager do? Sistema Único de Habilitación. Secretaría de Salud de Bogotá Smart selling made simple.

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