Servicios Informáticos a Productores. ExtraRed. Instructivo General. Sancor Seguros. Página 1

Transcripción

1 ExtraRed CEIBO Instructivo General Sancor Seguros Página 1

2 Indice Ingreso a la Herramienta... 3 Requisitos Mínimos del Sistema... 3 Menú Principal... 4 Errores y Advertencias... 5 Ingreso de Solicitudes... 6 Fin de la carga Póliza Aceptada... 7 Observaciones y Archivos Adjuntos... 8 Impresión de Documentación... 8 Resumen Póliza Emitida Impresiones... 9 Fin de la carga Solicitud con errores Fin de la carga Solicitud Pendiente de Aprobación Observaciones y Archivos Adjuntos Resumen Solicitud Ingresada Impresiones Secciones Comunes Cómo ingresar los Intermediarios Cómo ingresar los Clientes Asociados Cómo utilizar el Buscador de Clientes Cómo agregar Clientes Nuevos Cómo modificar Datos de Clientes Cómo utilizar el Buscador de Vehículos Cómo gestionar Solicitudes Rechazadas Cómo cambiar el tamaño de Imágenes (para adjuntar en ExtraRed) Búsqueda de Pólizas Consulta General Impresión de Documentos Parámetros de Impresión Página 2

3 Ingreso a la Herramienta Para acceder el nuevo módulo de Carga de Solicitudes de Automotores se debe cliquear sobre el banner situado a la derecha de la pantalla principal de Extrared, debajo del banner que permite acceder a los manuales de suscripción, tal cual se señala en la imagen que precede a este comentario. Requisitos Mínimos del Sistema Internet Explorer 6 SP 1 o Mozilla Firefox 2.0 Se sugiere Internet Explorer 7 o superior o Mozilla Firefox 3.0 o superior. Página 3

4 Menú Principal Son aquellas que se han ingresado por el sistema pero no se les pudo dar curso a la emisión. Se muestran durante 15 días desde la fecha del rechazo. Solicitudes pendientes que el suscriptor devolvió con comentarios. Pueden ser retomadas y modificar lo que solicita el suscriptor y volver a procesarla. Se muestran durante 30 días desde la fecha del rechazo. (Ver Cómo gestionar Solicitudes Rechazadas ) Solicitudes que comenzaron a cargarse pero que no terminaron de grabarse definitivamente. Se pueden recuperar desde esta sección para terminarlas (haciendo click sobre la línea) o eliminarlas (haciendo click sobre la opción) Solicitudes que se han ingresado y grabado pero que aún no se han emitido; están en proceso Página 4

5 Errores y Advertencias Para tener en cuenta con los mensajes de validaciones: Círculo Rojo Error Triangulo Rojo Error Autorizable Triángulo Amarillo Advertencia Durante el ingreso de la solicitud: si faltare algún dato obligatorio, o no corresponda algún dato ingresado, el sistema lo informa en la parte superior de la página. También se resalta el error en la misma página, en el lugar donde se origina el mismo. Página 5

6 Ingreso de Solicitudes Automotores Granizo Accidentes Personales Riesgos del Trabajo (ART) Ver los instructivos específicos de cada Ramo. Página 6

7 Fin de la carga Póliza Aceptada Si la solicitud se ingresó con todos los datos necesarios y la unidad está dentro de las normas de selección de riesgos de SANCOR, el sistema informa la Cotización de esa solicitud y las opciones de Confirmar póliza para su emisión, Atrás para volver y revisar o modificar datos y Eliminar solicitud. Página 7

8 Observaciones y Archivos Adjuntos Con esta opción se pueden ingresar observaciones y/o archivos adjuntos a la solicitud. Si se ingresan observaciones y/o archivos adjuntos la solicitud no se emitirá y quedará pendiente de suscripción. El sistema habilita una opción para que el usuario decida si desea que las Observaciones se impriman en la Solicitud Provisoria. Recordar que los archivos adjuntos (cada uno) deben ser menores a 1Mb. de tamaño. Impresión de Documentación Esta posibilidad indica quién imprimirá los documentos generados en la emisión de la póliza (carátula, recibo, factura, etc.). Si la casilla Impresión de la documentación a cargo del intermediario está seleccionada la impresión la realiza el intermediario (no se imprimirá en SANCOR). Caso contrario, los documentos se imprimirán en la compañía y serán enviados por las vías normales. Cabe destacar que esta opción sólo afecta a la emisión de pólizas nuevas. Los comprobantes generados por renovaciones, refacturaciones, modificaciones, etc., seguirán imprimiéndose normalmente en SANCOR. Página 8

9 Resumen - Póliza Emitida - Impresiones Al hacer click en Confirmar póliza, ésta se emite definitivamente y muestra el resumen de la misma. También se muestran las opciones de impresión de los documentos habilitados para tal fin. Página 9

10 Impresión de la Propuesta. Servicios Informáticos a Productores Impresión de la Carátula de Póliza. Página 10

11 Impresión de la Copia de Póliza. Servicios Informáticos a Productores Impresión del Aviso de Vencimiento. (El formato varía de acuerdo al producto) Página 11

12 Impresión de la Factura. Servicios Informáticos a Productores Página 12

13 Fin de la carga Solicitud con errores Si el sistema detecta errores graves, la solicitud no se cotiza, se informan los errores y solamente se habilitan las opciones Atrás para volver y revisar o modificar datos y Eliminar solicitud. Hasta que no se corrijan los errores, la solicitud no podrá ser confirmada. Página 13

14 Fin de la carga Solicitud Pendiente de Aprobación Si la solicitud se ingresó con algún dato fuera de las normas de selección de riesgos de SANCOR, el sistema muestra la Cotización de esa solicitud (si puede obtenerla) e informa las advertencias que se detectaron. Al final están las opciones de Confirmar solicitud para su aprobación para dejar la solicitud como Pendiente de suscripción, Atrás para volver y revisar o modificar datos y Eliminar solicitud. Página 14

15 Observaciones y Archivos Adjuntos Con esta opción se pueden ingresar observaciones y/o archivos adjuntos a la solicitud. El sistema habilita una opción para que el usuario decida si desea que las Observaciones se impriman en la Solicitud Provisoria. Recordar que los archivos adjuntos (cada uno) deben ser menores a 1Mb. de tamaño. Resumen - Solicitud Ingresada - Impresiones Si la solicitud queda en estado Pendiente de Revisión/Aprobación sólo se puede imprimir la Solicitud Provisoria. Página 15

16 Impresión de la Solicitud Provisoria de Seguro. Página 16

17 Secciones Comunes Cómo ingresar los Intermediarios En esta sección deben indicarse los intermediarios intervinientes. Dependiendo del tipo y perfil del usuario que ingresa al sistema, puede mostrarse el Organizador (restando agregar el o los Productores deseados) u Organizador y Productor (no siendo necesario agregar nada más, salvo que deba ingresarse otro Productor seleccionando en estos casos, al menos uno como principal) Página 17

18 Cómo ingresar los Clientes Asociados En esta sección deben indicarse el Tomador, Asegurado y otras figuras adicionales (Asegurado Adicional, Beneficiario de Asistencia, Acreedor Prendario, etc.) La búsqueda de clientes se puede realizar ingresando directamente el DNI, LE, LC, CUIT o el Código de Cliente, por ejemplo: o D , o J Cuando el cliente existe se muestra el dato en el cuadro Cliente:, se debe seleccionar el rol correspondiente y clickear el botón Agregar Página 18

19 Si el cliente tiene sus datos correctos, se agregará a la grilla de Clientes. Si el Tomador y el Asegurado son distintos, uno de ellos debe indicarse como Titular del Recibo. Se asume que el Titular es el Asegurado, pero puede cambiarse clickeando el link Titular recibo Si se desea buscar al cliente por nombre (alfabéticamente) se debe clickear el link abrir el buscador de clientes Ver Cómo utilizar el Buscador de Clientes Si el cliente no existe se debe ingresar como nuevo. Para ello se debe clickear el link abrir el buscador de clientes y luego Agregar nuevo cliente Ver Cómo agregar Clientes Nuevos Si luego de ubicado el cliente y clickeado el botón Agregar, éste no se agrega a la grilla de Clientes, puede suceder que le falten datos a ese cliente o tenga grabados datos incorrectos. Página 19

20 Esta situación se informa mostrando un cuadro (de color amarillo) con las advertencias que deben corregirse antes de poder ingresar el cliente. Para modificar/agregar datos a clientes se debe clickear el link abrir el buscador de clientes y luego modificar los datos necesarios. Ver Cómo modificar Datos de Clientes Página 20

21 Cómo utilizar el Buscador de Clientes Se cambió el estilo del manejador de clientes para hacerlo más práctico y ágil. Clickeando el link abrir el buscador de clientes se abre la ventana correspondiente. En la ventana Buscador de Clientes se pueden ingresar números (de documento o CUIT ) o letras (alfabéticamente) Al hacer click en Nuevo cliente se habilitan todos los campos para ingresar al cliente como nuevo. Ver Cómo agregar Clientes Nuevos Página 21

22 Al hacer click en Ver detalles de un cliente encontrado, se abre una nueva ventana donde se muestran los datos del mismo. Al hacer click en Cerrar se vuelve a la ventana de consulta previa. Al hacer click en Seleccionar y cerrar se vuelve a la carga de la solicitud. Al hacer click en Editar se habilitan los datos para modificar. Ver Cómo modificar Datos de Clientes Página 22

23 Cuando la búsqueda es muy amplia, el sistema lo indica con un mensaje: Página 23

24 Cómo agregar Clientes Nuevos Si el cliente no existe se debe agregar como Nuevo haciendo click en el link Nuevo cliente al pié de la ventana principal del buscador. Aquí se presenta el formulario de entrada de datos. Se deberán ingresar todos los datos básicos que se requieren. Al presionar Guardar cambios, si hay errores de validación se muestran en esta misma ventana, caso contrario se anuncia que fue ingresado el cliente y se puede clickear ese link para seleccionarlo y trasladarlo a la segunda página (de carga) donde sólo se deberá indicar el rol y agregarlo. Página 24

25 Cómo modificar Datos de Clientes Se pueden modificar datos de clientes existentes haciendo click en el link Modificar este cliente. Aquí se presenta el formulario de entrada de datos, ocultando totalmente los resultados de búsqueda. Al presionar Guardar cambios, si hay errores de validación se muestran en esta misma ventana, caso contrario se anuncia que fueron realizados los cambios y se puede clickear ese link para seleccionarlo y trasladarlo a la segunda página (de carga) donde sólo se deberá indicar el rol y agregarlo. Página 25

26 Con respecto a los datos de clientes que se pueden modificar: Campos Incompletos (Faltantes) Se podrán agregar siempre. Apellido y Nombre ó Razón Social Se podrán modificar. Fecha de Nacimiento Se podrá modificar pero dependiendo del rol del cliente dentro de la solicitud (Tomador: no puede ser menor de 21 años) o que el cliente ya tenga pólizas vigentes de seguros de personas (mínimo de 14 años y máximo de 65 años) Estado Civil, Sexo, , Teléfono Se podrán modificar. Dirección (calle y número) Se podrá modificar. Este cambio sólo afecta la dirección particular del cliente: no afecta ni cambia la Dirección de Riesgo de pólizas de Combinado Familiar, Incendio, Integrales, etc. Localidad (Código Postal) Se podrá modificar y su aceptación dependerá de los controles que el sistema realice. (Cliente con pólizas emitidas: para Automotores puede variar la Zona de Riesgo y/o la solicitud del equipo de Rastreo) Este cambio sólo afecta la dirección particular del cliente: no afecta ni cambia la Dirección de Riesgo de pólizas de Combinado Familiar, Incendio, Integrales, etc. Número de CUIT Se podrá modificar y se controlará que no exista otro cliente con el mismo número de CUIT. Situación ante el IVA Se podrá modificar y su aceptación dependerá del cambio solicitado (desde una situación inferior hacia una superior: Consumidor Final a Responsable Inscripto o viceversa. Las validaciones son distintas según cada caso) ACLARACIONES Como se informó en ítems anteriores, la aceptación de los cambios solicitados dependerá del dato que se modifique. El sistema posee validaciones que detectan la posible influencia del cambio sobre pólizas ya emitidas que el cliente puede tener en ese momento y acepta o rechaza la modificación. Página 26

27 No se permitirá ningún cambio si el cliente a modificar es un Agente (Organizador/Productor) en cualquier estado (Vigente, anulado, suspendido) El cambio de la Dirección y/o Localidad del cliente sólo afecta a sus datos Particulares cuando es una Persona Física y datos Comerciales cuando es una Persona Jurídica. Este cambio no afecta la Dirección de Riesgo de las otras pólizas (Combinado, Integral, Incendio, etc.) Para cambiar esas pólizas el Productor debe solicitarlo por Modificaciones. Página 27

28 Cómo utilizar el Buscador de Vehículos Si se desconoce el código de la unidad se puede buscar con el Buscador de Vehículos clickeando el botón a la derecha del código de vehículo. El buscador permite buscar por código (numérico) o por descripción (alfabético). La unidad que corresponda se puede seleccionar haciendo click sobre la descripción (luego se deberá ingresar el modelo) y también se puede hacer click sobre el valor del año que corresponda (automáticamente cargará el modelo y valor) Página 28

29 Cómo gestionar Solicitudes Rechazadas Las Solicitudes Rechazadas que se visualizan en el Menú Inicio se pueden gestionar y devolver al suscriptor para que las mismas continúen el proceso de emisión. Para eso se debe clickear la solicitud: El sistema recupera todos los datos de la misma y muestra cada página de carga de forma similar al ingreso de solicitudes nuevas. De acuerdo al motivo del rechazo se pueden agregar, eliminar y modificar datos. Al final se habilitan las opciones de Observaciones y Archivos Adjuntos para realizar comentarios o adjuntar documentos. Una vez que se confirman los datos ingresados, la solicitud vuelve a quedar en estado Pendiente de Suscripción Página 29

30 Cómo cambiar el tamaño de Imágenes (para adjuntar en ExtraRed) Los documentos (imágenes) que se adjunten por ExtraRed no deben sobrepasar 1Mb. de tamaño cada una. Para conocer el tamaño de la imagen sólo hay que visualizar sus propiedades. Posicionarse sobre la imagen y clickear el botón derecho del mouse: Aquí se muestra el tamaño de la misma. Si el tamaño es mayor de 1 MB. se debe achicar. Para ello se debe editar la imagen. Posicionarse sobre el nombre de la imagen, clickear el botón derecho del mouse y seleccionar Abrir con y luego seleccionar Paint Página 30

31 Esto causa que la imagen se edite con el programa Paint. Dentro del programa Paint abrir el menú Imagen y seleccionar la opción Expandir o contraer... Se abre una ventana donde se deben modificar los parámetros Horizontal y Vertical de la sección Expandir De acuerdo al tamaño de la imagen, modificar el porcentaje Horizontal y Vertical colocando valores acordes al tamaño original (siempre el mismo número para ambos). Ej.: Si la imagen tiene 10 MB. hay que achicarla significativamente colocando un valor chico: 20%. Si la imagen tiene 1,2 MB. hay que achicarla sólo un poco y bastará colocar un valor apenas más chico que el original: 90%. La sección Contraer no se debe modificar. Hecho esto, volver a guardar la imagen con el mismo nombre. Página 31

32 Búsqueda de Pólizas Accediendo al menú Emisión y luego a la opción Búsqueda de pólizas se abre un formulario para buscar póliza emitidas. Página 32

33 Consulta General Al ingresar a la póliza que corresponda se visualizarán todos los movimientos de la vigencia actual como así también la del último período. Los datos de la póliza estarán dispuestos mediante fichas a las cuales podrá ingresar para ver la información específica de cada una. Siempre estará seleccionado el último movimiento de la póliza, pero puede seleccionarse otro clickeando la línea correspondiente. Página 33

34 Impresión de Documentos La ficha Recibos de la anualidad muestra todos los recibos emitidos en la anualidad seleccionada y habilita la opción para poder imprimirlos. Al final de la página se muestran las opciones de impresión de los documentos habilitados según el producto y movimiento seleccionado. Página 34

35 Parámetros de Impresión En esta sección se muestran todas las pólizas ingresadas y emitidas en el día (por esta nueva plataforma) para que el intermediario pueda marcar las que imprimió en su oficina. Las pólizas que se marquen NO SERÁN impresas en SANCOR. Si el intermediario marcó la póliza como impresa por él (Ver Impresión de Documentación) aparecerá marcada en esta sección. Se puede marcar/desmarcar como se desee. Página 35