Diciembre Implantación de un nuevo Sistema Archivístico en el Servicio de Administración Tributaria

Transcripción

1 Diciembre 2008 Implantación de un nuevo Sistema Archivístico en el Servicio de Administración Tributaria

2 Coordinación n de Archivos Servicio de Administración n Tributaria Administración n General de Recursos y Servicios Administración n Central de Recursos Materiales Administración n de Recursos Materiales 3 (Coordinación n de Archivos)

3 Implantación del Nuevo Sistema Archivístico El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, con el carácter de autoridad fiscal. Misión: Recaudar las contribuciones federales y controlar la entrada y salida de mercancías del territorio nacional, garantizando la correcta aplicación de la legislación y promoviendo el cumplimiento voluntario y oportuno de las obligaciones. En el ejercicio de las atribuciones y facultades ejecutivas que señala la Ley del SAT y cumplimiento de su Misión, se generan múltiples documentos con valor administrativo, legal, fiscal y contable, cuya presentación se da en medio impreso, electrónico e informático, que constituyen su fondo documental.

4 Implantación del Nuevo Sistema Archivístico La implantación de un nuevo Sistema Archivístico en el SAT, a partir y en cumplimiento de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados el 20 de febrero de 2004, implicó las siguientes acciones: 1) Apoyar al Comité de Información en la elaboración y establecimiento de los Criterios Específicos para la Organización y Conservación de archivos y Administración de Documentos 2) Elaborar y presentar al Comité de Información el Manual de Procedimientos del Subproceso Organización y Conservación de Archivos 3) Elaborar y actualizar el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como elaborar el inventario general.

5 Implantación del Nuevo Sistema Archivístico 4) Organizar los Archivos de Trámite y Concentración y coordinar sus acciones. 5) Elaborar y actualizar la Guía Simple de Archivos. 6) Elaborar y desarrollar Programas de Capacitación y Asesoría Archivística. 7) Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación. 8) Coordinar con el área de tecnologías de la información, el desarrollo e implantación de sistemas informáticos institucionales de Control de Gestión y de Gestión Archivística (en proceso de implementación), que incluyen la gestión de documentos electrónicos.

6 Criterios Específicos y Manual de Procedimientos para la O.C.A. Criterios Específicos para la Organización y Conservación de Archivos y Administración de Documentos y Manual de Procedimientos para la O.C.A. La Coordinación de Archivos elaboró sendos proyectos y los difundió a las unidades administrativas en todo el país, a fin de obtener comentarios y aportaciones de mejora con base en la experiencia operativa y normativa, presentando al Comité de Información la versión definitiva para su aprobación. Asimismo, se sometieron a consideración del Comité de Mejoras Regulatorias Internas del SAT para registro y publicación en la NORMATECA en la red interna del organismo.

7 Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. A partir del año 2004, en la elaboración y actualización han participado los Responsables de los Archivos de Trámite y de Concentración y representantes de las áreas generadoras de la información, además, en los dos últimos años intervienen para facilitar el proceso, Enlaces de las distintas unidades administrativas con la Coordinación de Archivos. Con motivo de rotación en los puestos, en más de las veces se ha requerido impartir capacitación y llevar a cabo talleres para realizar los trabajos.

8 Organizar los Archivos de Trámite y Concentración y coordinar sus acciones Archivos Se organizaron 464 archivos, de los cuales son 397 Archivos de Trámite (correspondientes a 10 Administraciones Generales y 387 Administraciones Locales y Aduanas) y 67 Archivos de Concentración (uno a nivel central en el Distrito Federal y 66 a nivel Local). Se creó la página Organización y Conservación de Archivos en la red interna o intranet del SAT, en la que se instalaron los instrumentos de consulta y control archivístico, la normatividad (LFTAIPG, Reglamento y Lineamientos) así como los Criterios Específicos, Manual de Procedimientos y formatos, para consulta de los archivistas y servidores públicos adscritos a las áreas productoras de expedientes.

9 Organizar los Archivos de Trámite y Concentración y coordinar sus acciones Se atienden diariamente consultas personales, vía correo electrónico y telefónicas, relacionadas a las actividades derivadas de la implementación de lo dispuesto en los lineamientos en materia de organización y conservación de archivos, clasificación, identificación y baja de expedientes. Por otra parte, durante los procesos de capacitación presencial, se han llevado a cabo supervisiones de campo para verificar que se estén aplicando los instrumentos de consulta y control archivístico, depuración, baja documental e implementación de las áreas para la guarda y custodia de los Archivos de Trámite.

10 Guía Simple de Archivos Guía Simple de Archivos A partir del año 2004, se gestionó e hizo seguimiento a la designación de responsables de archivo por parte de los titulares de las unidades administrativas. Se llevó a cabo el registro y actualización de los 464 archivos y de los Responsables de Archivo y datos de identificación. Se conformó la descripción básica de las series documentales con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística. Se estructuró la Guía Simple de Archivos, publicándose en la página del SAT en Internet, Obligaciones de Transparencia, conforme lo dispuesto en los Lineamientos.

11 Programa de Capacitación y Asesoría Archivística A partir del año 2005 y con base en la normatividad fuente (Ley, Reglamento y Lineamientos) y material de capacitación proporcionado por el Archivo General de la Nación, se impartió capacitación presencial y se elaboró conjuntamente con el área de capacitación fiscal, el material para autoestudio virtual sobre el tema de Organización y Conservación de Archivos. El curso es impartido a través del empleando la red interna o intranet del SAT y está dirigido a los servidores públicos que generen o administren expedientes de archivo, tiene carácter de obligatorio hasta el nivel de Subadministrador y opcional para los niveles superiores. Aplica al historial de capacitación individual.

12 Programa de Capacitación y Asesoría Archivística En el periodo se tuvo una participación de 13,053 personas de un universo de 32,000 empleados. Por otra parte, se asistió a diversas localidades para impartir talleres en materia de Organización y Conservación de Archivos, teniendo una participación de 1,148 Servidores Públicos con nivel operativo, Jefes de Departamento, Subadministradores y Administradores Locales.

13 Coordinar los Procedimientos de Valoración y Destino Final de la Documentación La capacitación y asesorías ha permitido mejorar la organización de los archivos y realizar la depuración, transferencia primaria y baja de los expedientes que cumplieron su plazo de conservación total. Para acelerar los procesos de depuración, baja y liberación de espacios, se informó a los Enlaces de cada Administración General con la Coordinación de Archivos, el resultado de las gestiones de baja documental realizadas por sus unidades administrativas centrales, Administraciones Locales y Aduanas durante los años anteriores. Como resultado de lo anterior, fue factible activar e incrementar la depuración de archivos, generación y recepción de inventarios de baja documental que comparados con los ejercicios 2004, 2005, 2006, 2007 y al 25 de noviembre de 2008 se tienen las siguientes cifras:

14 Coordinar los Procedimientos de Valoración y Destino Final de la Documentación TRÁMITE DE BAJAS DOCUM ENTAL ES SOLICITUDES RECIBIDAS SOLICITUDES TRAMITADAS A LA UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORM ES SOBRE LA GESTIÓN PUBLICA SOLICITUDES TRAMITADAS AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DISPOSICIÓN FINAL (ventadonación) AÑO CANTIDAD Kg. CANTIDAD Kg. CANTIDAD Kg. Kg , , , , , , , , , , , , ,538, ,087, ,538,031 1,198, ,553, , ,457,275 _

15 Coordinar los Procedimientos de Valoración y Destino Final de la Documentación El Jefe del SAT aprobó el Programa Anual de Disposición Final de los Bienes Muebles del año 2008 y el respectivo Acuerdo de Desincorporación de Bienes Muebles que han dejado de ser útiles al servicio y que incluyó: 1,218,418 kilogramos de papel archivo programados para donación. Se determinó la disposición final a los bienes muebles instrumentales y de consumo no útiles al servicio del SAT, a la cual corresponden: 605,573 Kg. de papel archivo DONADOS, estando en proceso la entrega de 848,840 Kg. en los meses de noviembre y diciembre a la CONALITEG, con lo cual será superada la meta anual en 205,000 Kg. En el año 2008 se optimizaron espacios físicos de los diferentes archivos del SAT, en aproximadamente 2,424 m2.

16 Automatización de los archivos y gestión de documentos electrónicos Tras un largo periodo de reestructuración de los procesos y sistemas informáticos institucionales sustantivos, se coordinó con el área de tecnologías de la información, el desarrollo e implantación de sistemas informáticos institucionales de Control de Gestión y de Gestión Archivística, que incluyen la gestión de documentos electrónicos. Actualmente el Sistema de Control de Gestión se encuentra en proceso de implementación, en la fase de capacitación. En tanto que del Sistema de Gestión Archivística están por concluir diversas pruebas técnicas para su posterior liberación. También se evalúa la posibilidad de solicitar el Sistema de Administración de Archivos que desarrolló el AGN para su aplicación en tanto se concluyen las dichas pruebas.

17 Proyecto Nuestro Espacio La Organización y Conservación de los Archivos, no es un tema o actividad que se da en forma aislada, es parte integrante de los procesos institucionales, ya que los archivos constituyen el soporte documental del cumplimiento de las atribuciones y funciones. Y como tal, es considerada en los proyectos de la institución. Proyecto Nuestro Espacio. Este proyecto se implementó en 2005 con la finalidad de mejorar las instalaciones del SAT en forma integral, aplicando NORMAS para la estandarización de oficinas con base en Manuales: Espacios, Mobiliario, señalización y criterios para adaptación de oficinas.

18 Proyecto Nuestro Espacio Con OBRAS acordes a la transformación del SAT, obteniendo oficinas estandarizadas con mobiliario modular y nuevas instalaciones eficientes.

19 Proyecto Nuestro Espacio El Proyecto Nuestro Espacio plantea diversos objetivos como son: oficinas dignas para todo el SAT, mejorar el clima organizacional, operar con mayor eficiencia, mejorar la atención al público y mejorar sustancialmente la imagen de la institución. Además, con este proyecto se da cumplimiento a programas gubernamentales tales como: Optimización de espacios. Accesibilidad a inmuebles públicos. Ahorro de energía. El buen diseño de un lugar de trabajo debe garantizar la asignación correcta de espacio y la disposición armónica de los medios de trabajo. Es por ello que, dentro del proyecto Nuestro Espacio en el SAT, resulta de suma importancia contar con instalaciones adecuadas que mejoren la imagen institucional, proporcionando a los empleados un espacio de trabajo seguro bajo un ambiente confortable, que permita el incremento en su desempeño y una mejor percepción ante el contribuyente.

20 Proyecto Nuestro Espacio Descripción del Proyecto El proyecto permitirá lograr un cambio en la percepción de la imagen institucional por parte del personal del SAT y del contribuyente a través de la puesta en marcha de sus diferentes componentes: Imagen Institucional; Sensibilización y Capacitación; Archivo; Protección Civil; Bienes muebles e inmuebles y Almacenes. Archivos. Por lo que toca a este componente se tienen las siguientes líneas de acción: Realizar la depuración de la documentación de los archivos que haya concluido su vigencia, mediante el procedimiento de baja documental, para liberar los espacios necesarios y dar continuidad a la operación de la recepción de nueva documentación, evitando el arrendamiento de otros inmuebles.

21 Proyecto Nuestro Espacio Organizar los expedientes y optimizar los espacios mediante el uso de archivos de alta densidad (tramite) y racks de almacenamiento (concentración) que permiten la guarda en forma vertical y así desahogar los archivos, bóvedas de crédito y almacenes, sin necesidad de aumentar las superficies que se utilizan actualmente para ese fin. Situación al iniciar el proyecto. La operación de las áreas del SAT genera una gran cantidad de documentos, los cuales son conservados en los archivos de trámite, lo que impide su oportuno desalojo al requerirse de la valoración y dictamen para su depuración y envío al archivo de concentración por las unidades responsables, existiendo retraso en estas actividades por desconocimiento de la normatividad correspondiente en lo relacionado al tiempo de guarda para aplicar el procedimiento de destino final.

22 Proyecto Nuestro Espacio Lo anterior genera sobreocupación de espacios, dilación en el tiempo de búsqueda de documentos y una falta de compromiso del responsable de dictaminarlos para su destino final. Situación actual. La implantación de los diferentes componentes inició en forma escalonada, comenzando con el mejoramiento integral de los inmuebles de oficinas contemplado en el componente de Bienes Muebles e Inmuebles, así como acciones para la optimización de archivos y sistemas contra incendio contenidas en los alcances de los componentes de Archivo y Protección Civil; en tanto que los componentes de Sensibilización e Imagen iniciaron paulatinamente, a la par que las acciones de obra se han ejecutando para el mejoramiento de las áreas.

23 Proyecto Nuestro Espacio La implantación del componente archivos se realiza conforme a lo siguiente: Optimizar y mejorar los archivos. Depurar los archivos que cumplieron su plazo de conservación. Capacitar equipos de trabajo responsables de los archivos en trámite. Incrementar la infraestructura en materia de almacenamiento (racks) y/o archivo móvil. De las 66 administraciones Locales en todo el país y de las 10 Administraciones Generales, en Celaya, Guadalajara, León, Mazatlán, Monterrey, Pachuca y Villahermosa, la Administración General de Auditoría Fiscal y Administración General de Grandes Contribuyentes, ya fueron reacondicionados sus inmuebles y dotado de mobiliario y sus archivos cuentan con archiveros móviles de alta densidad.

24 Proyecto Nuestro Espacio Calendarización estimada: Sector Económico y la localización geográfica donde se desarrollará el proyecto: Inmuebles del SAT distribuidos a nivel nacional abarcado aproximadamente 200,000 metros cuadrados de superficie de oficinas para el beneficio de 18,000 servidores públicos, el costo total del proyecto está por alrededor de los $2,206 MDP

25 Archivo de Trámite

26 Archivo de Trámite

27 Archivo de Trámite

28 Archivo de Trámite

29 Archivo de Concentración D.F. para 16 U. Admvas., más de expedientes

30 Archivo de Concentración D.F. para 16 U. Admvas., más de expedientes

31 Archivo de Concentración D.F. para 16 U. Admvas., más de expedientes

32 Archivo de Concentración Local Proyecto Nuestro Espacio

33 Archivo de Concentración Local Proyecto Nuestro Espacio

34 Archivo de Concentración Local Proyecto Nuestro Espacio