Lineamientos para elaborar y modificar documentos del Sistema de Gestión

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1 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 1 de 23 Lineamientos para elaborar y modificar documentos del Sistema de

2 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 2 de 23 CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN... 3 II. MARCO REFERENCIAL... 4 Justificación para la elaboración de la documentación del Sistema de III. OBJETIVO... 6 IV. ALCANCE... 6 V. POLÍTICAS... 6 Políticas generales... 6 Políticas para casos especiales... 6 VI. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN... 7 Tipos de documentos operativos... 8 Contenido de la documentación... 8 VII. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ENCABEZADO OBJETIVO ALCANCE POLÍTICAS DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS DE REFERENCIA CONTROL DE REGISTROS ENFOQUE DE PROCESO GLOSARIO CONTROL DE REVISIONES CONTROL DE EMISIÓN VIII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA IX. GLOSARIO Siglas Definiciones X. CONTROL DE REVISIONES... 21

3 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 3 de 23 I. INTRODUCCIÓN Uno de los objetivos estratégicos de la Universidad Autónoma de Yucatán (UADY), está orientado a ofrecer servicios académicos y administrativos de calidad con el menor impacto ambiental; el cual es factible alcanzar, a través de una administración transparente y orientada al cumplimiento de las necesidades y expectativas de sus clientes y/o usuarios. Expuesto lo anterior se deriva una amplia y diversa gama de trámites y servicios; asimismo, en apego al marco normativo establecido, operan intercambios de información con otras organizaciones públicas o privadas y entre las propias áreas que conforman la UADY. Esta variedad de trámites y servicios internos y externos, se expresan en una secuencia de actividades de las que se generan productos o servicios que por sí mismos, satisfacen alguna necesidad, o bien, son un medio para la obtención de otros servicios y beneficios. La sistematización del trabajo en la generación de productos o servicios, o en la realización de las actividades propicia la observancia de los principios de eficacia, eficiencia, calidad y menor impacto ambiental. Una de las maneras de lograr la sistematización del trabajo es la generación de procedimientos y otros documentos tales como, manuales, instructivos, lineamientos y catálogos. La documentación es el medio para comunicar a la organización los procesos y los requisitos de los usuarios. Así mismo, reflejan las actividades que se están realizando actualmente para asegurar la conformidad, ya que a través de estos: Se definen los productos y servicios que reciben los usuarios. Se determinan los flujos de información, para evitar la duplicidad en el trabajo y propiciar el uso racional de los recursos. Se identifican y controlan los impactos ambientales. Se identifican y comunican los requisitos legales ambientales. Se establecen los métodos de trabajo compatibles con los modelos de calidad y ambiental, ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004.

4 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 4 de 23 II. MARCO REFERENCIAL Justificación para la elaboración de la documentación del Sistema de. Cláusula de la Norma ISO 9001: Sistema de gestión de la calidad. 4.1 Requisitos generales. Requerimiento La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta norma mexicana. La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir 4.2 Requisitos de la documentación Generalidades a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad, b) un manual de calidad, c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta norma mexicana, y; d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planeación, operación y control de sus procesos. Nota 1: Cuando aparezca el término procedimiento documentado dentro de esta norma mexicana, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. Un solo documentos puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos. Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con más de un documento. Nota 2: La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de una organización a otra debido a: a) el tamaño de la organización y el tipo de actividades; b) la complejidad de los procesos y sus interacciones; y c) la competencia del personal. Nota 3: La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio.

5 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 5 de 23 Cláusula de la norma ISO 14001: Requisitos del sistema de gestión ambiental 4.1 Requisitos generales. 4.4 Implementación y operación Documentación Requerimiento La organización debe establecer, documentar, implantar, conservar y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental en concordancia con los requisitos de este estándar Internacional y determinar cómo llenará estos requisitos. La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión ambiental. La documentación del sistema de gestión ambiental debe incluir: a) La política, objetivo y metas ambientales b) La descripción del alcance del sistema de gestión ambiental c) La descripción de los elementos principales del sistema de gestión ambiental y su interacción, y referencia a documentos relacionados d) Los documentos, incluyendo registros, requeridos por este Estándar Internacional, y e) Los documentos, incluyendo registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la planeación, operación y control de los procesos efectivos que se relacionen con sus aspectos ambientales significativos.

6 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 6 de 23 III. OBJETIVO Establecer directrices para la elaboración y modificación de los documentos necesarios para establecer, desarrollar y mantener un Sistema de, que apoyen la operación de los procesos de la UADY, de acuerdo a las normas ISO 9001:2008 y 14001:2004. IV. ALCANCE Aplica para los documentos internos establecidos para la operación del Sistema de de la UADY. V. POLÍTICAS 1. Políticas generales 1.1. Durante la elaboración de los documentos debe participar el personal directamente involucrado en los mismos, independientemente de su nivel jerárquico Los documentos internos del SG deberán tener un código para su identificación Los documentos externos se identificarán a través del título La codificación de los documentos es única e intransferible Las siglas que podrán utilizarse para la codificación de los documentos del SG, son las contenidas en el Catálogo de siglas para codificar documentos del Sistema de C- DGPLANEI-CC/GA La revisión y aprobación de los documentos operativos del SG debe ser de acuerdo a los niveles de responsabilidad en el interior de las áreas El Manual de de la Calidad, el Manual de Ambiental y los procedimientos gobernadores deben ser revisados por los responsables de la administración del SG y ser aprobados por el Representante de Rectoría. 2. Políticas para casos especiales 2.1. Cuando un documento sea cancelado, el código no podrá ser utilizado nuevamente En caso de que una dependencia o área cambie de nombre, ésta deberá reemplazar las siglas en la codificación de sus documentos existentes, y se continuará con el siguiente nivel de revisión El cambio de siglas quedará registrado en el apartado de Control de revisiones En caso de que una dependencia o área cambie de nombre, y requiera la creación de un nuevo documento, continuará con la numeración de los códigos existentes En caso de que un documento cambie de tipo de documento (procedimiento, manual, lineamiento, instructivo, catálogo, ayuda visual, control operacional), se usará la numeración correlativa según el tipo de documento correspondiente y se continuará con el siguiente nivel de revisión El cambio de tipo de documento quedará registrado en el apartado de Control de revisiones.

7 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 7 de Cuando se realice la fusión entre dos o más documentos, los códigos existentes deberán ser cancelados y se asignará un código usando la numeración correlativa según el tipo de documento. El nivel de revisión del nuevo documento será 00. VI. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN El SG ha establecido para su operación una estructura documental conformada por 5 niveles: Manual de Establece los lineamientos generales propios de cada área del SG, empleado por la administración central y dependencias de la UADY; incluye su alcance, exclusiones, referencia a los procedimientos documentados y la interacción de los procesos. Documentación interna Procedimientos gobernadores Documentos operativos Son los procedimientos requeridos por las normas ISO 9001:2008 y 14001:2004, y los que el Consejo de Calidad y el Área de Ambiental, determinan que son necesarios para la operación del SG. Son los documentos que la UADY determina que son necesarios documentar para asegurar una eficaz planificación, operación y control de sus actividades y procesos y se clasifican en: Procedimientos Manuales Lineamientos Instructivos Catálogos Ayuda visual Control Operacional Registros Son la evidencia documental del cumplimiento con lo establecido para la planificación, operación y control de los procesos y del SG. Documentación externa Documentos externos Son aquellos que generan entidades externas al SG y que son necesarios para la planificación y operación del mismo.

8 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 8 de 23 Tipos de documentos operativos A continuación se presenta la definición que la UADY ha establecido para los diferentes tipos de documentos operativos del SG. Procedimiento: Documento que especifica el conjunto de etapas y actividades ordenadas en secuencia cronológica, y precisa la forma sistemática de hacer un determinado trabajo de rutina, en él se describen además, las áreas y puestos que intervienen y se precisa su responsabilidad. Manual: Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organización. Lineamiento: Directriz que establece los límites dentro de los cuales han de realizarse ciertas actividades, así como las características generales que éstas deben tener. Instructivo: Documento que contiene un conjunto de indicaciones y especificaciones detalladas a las que se debe sujetar la realización de una actividad, que puede incluir el uso de imágenes y otros elementos visuales para una mejor comprensión. Catálogo: Documento que contiene una relación o listado ordenado de elementos, pertenecientes al mismo conjunto, que se describen de forma individual y detallada. Formato: Documento que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable, pueden ser físicos o electrónicos (generados por algún sistema informático). Ayuda visual: herramienta de comunicación documentada para transmitir criterios operativos relacionados a un control operacional de los aspectos ambientales significativos. Control Operacional: documento que establece criterios operativos para controlar situaciones donde su ausencia pueda generar condiciones desfavorables de las operaciones que estén asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados y que sean consistentes con la política, objetivos y metas ambientales. El tipo de documento que puede ser usado para documentar un control operacional son: procedimentos, instructivo de trabajo y/o ayuda visual. Contenido de la documentación Los procedimientos e instructivos, se deben elaborar en los siguientes formatos: Formato para elaborar procedimientos (F-DGPLANEI-CC/GA-01). Formato para instructivos (F-DGPLANEI-CC/GA-39). Para la documentación de manuales, lineamientos y catálogos, los apartados obligatorios se especifican en la Tabla 1 Contenido de los documentos operativos, debiendo éstos apartados apegarse a lo establecido en las secciones correspondientes de éste documento. Se podrán incorporar los apartados indicados como opcionales, así como cualquier información adicional para mayor descripción y/o especificación de las actividades.

9 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 9 de 23 Tabla 1 Contenido de los documentos operativos Apartados Manual Procedimiento F-DGPLANEI- CC/GA-01 Instructivo F-DGPLANEI-CC/GA-39 Para el SGC Para el SGA Lineamiento Catálogo Ayuda Visual Encabezado Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio N/A Objetivo Obligatorio Obligatorio Obligatorio Opcional Obligatorio Opcional Alcance Obligatorio Obligatorio Obligatorio Opcional Obligatorio Opcional Políticas Opcional Obligatorio N/A N/A Opcional Opcional N/A N/A N/A Diagrama de procedimiento N/A Obligatorio N/A N/A N/A N/A N/A Contenido Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Documentos de referencia Opcional Obligatorio Obligatorio Opcional Opcional Opcional N/A Control de registros Opcional Obligatorio Obligatorio Opcional Opcional Opcional N/A Enfoque a procesos N/A Obligatorio N/A N/A N/A N/A N/A Glosario Opcional Obligatorio Obligatorio Opcional Opcional Opcional N/A Control de revisiones Control de emisión (Firmas) Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Ver Nota 2 Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio N/A Nota: Aquellos documentos que por su naturaleza, no puedan cumplir con apartados obligatorios, deberán ser validados y aprobados por la Dirección General de Planeación y Efectividad Institucional, y el control de dichos documentos podrá ser mediante: 1) nombre del documento, 2) fecha de emisión y/o revisión y 3) código. Nota 2: el Control de emisión (firmas) y el control de cambios para el tipo de documento ayuda visual será registrado en la Lista de Control de Ayudas Visuales F-DGPLANEI-GA-01. Nota 3: De acuerdo a la necesidad para documentar un instructivo de trabajo en el SGA se puede hacer uso del F-DGPLANEI-CC/GA-39 o siguir el contenido de la columna correspondiente en la tabla 1.

10 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 10 de 23 VII. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ENCABEZADO Este recuadro se situará como encabezado en cada página del documento. En caso de que el documento contenga una portada, el encabezado podrá empezar desde la segunda página. ( a ) Procedimiento para (b) Código: (c) Revisión: (d) Página x de y (e) (f) (g) El encabezado está integrado por los siguientes elementos: a) Logo: Se ubica el logo de la UADY, en el borde superior izquierdo de la página. b) Título del documento: Se sugiere que inicie con el nombre del tipo de documento, y que mencione en la redacción, el producto que genera, la finalidad del documento o qué se logrará con él. Ejemplo: Lineamiento para evaluar proveedores, Catálogo de siglas para codificar documentos del SG, Procedimiento para llevar a cabo la revisión de la dirección. c) Código: Es la identificación del documento conformado por las siglas del tipo de documento; dependencia, área que lo emite y número del documento. Ver: Catálogo de siglas para codificar documentos del SG (C-DGPLANEI-CC/GA-01). d) Revisión: Se refiere a la versión vigente del documento y se especifica mediante un número, el cual indica las veces que se ha actualizado. Nota: Los documentos que se emiten por primera vez deberán identificarse con el nivel de revisión 00. e) Página: Se anotará el número de página y el número total de páginas utilizadas en el documento. Ejemplo: Página x de y, donde x es el número de página y es el total de páginas del documento. f) Es la fecha en que inició, por primera vez, la implementación del documento g) Es la fecha en que inicia la implementación de la revisión actual del documento.

11 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 11 de OBJETIVO El objetivo consiste en una explicación breve del propósito que se pretende alcanzar con el documento, es decir, qué se logrará? Se sugiere evitar, en lo posible, el uso de gerundios y adjetivos calificativos. 2. ALCANCE En el alcance se describe el ámbito de aplicación del documento, el cual puede incluir: Quiénes son los usuarios. A qué actividades, productos o servicios aplica. Cuáles son las áreas o puestos responsables de la implementación o cumplimiento de lo establecido en el documento. Ejemplo: Aplica para la inscripción de estudiantes de primer ingreso a bachillerato. 3. POLÍTICAS Se refieren a las disposiciones internas aplicables a las actividades establecidas en el documento, siguiendo la secuencia de las etapas del mismo. Las políticas pueden ser útiles para: Marcar responsabilidades y límites generales y específicos, dentro de los cuales se realizan legítimamente las actividades en distintas áreas. Garantizar el cumplimiento de lo establecido en el documento. Brindar orientaciones claras hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo. Facilitar la toma de decisiones en actividades rutinarias. Describir lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida. Nota: Las excepciones sólo podrán ser autorizadas por alguien de un nivel inmediato superior.

12 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 12 de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Es la representación gráfica de la secuencia de etapas y puestos que intervienen en el procedimiento. Se utiliza el diagrama de bloque, ya que permite tener la visión global de los participantes en el procedimiento. Se elabora con base en la descripción del procedimiento (sección 5 del Formato para elaborar procedimientos F-DGPLANEI-CC/GA-01) considerando lo siguiente: Se coloca una columna por cada puesto o responsable. El flujo de las tareas inicia de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha; posteriormente el flujo puede retroceder dependiendo del procedimiento. Las tareas se ordenan de manera secuencial en la columna que corresponde al responsable de su realización, respetando el mismo orden establecido en la descripción del procedimiento. Los nombres de los responsables y de las tareas en el diagrama serán los mismos que se usen en la descripción del procedimiento. Los símbolos básicos y el contenido de cada representación a utilizar en el diagrama son: SÍMBOLO CONCEPTO DESCRIPCIÓN T# Inicio o Fin Nombre de la tarea Decisión Dentro del símbolo se deberá anotar INICIO o FIN según corresponda el principio o conclusión del procedimiento. Escribir un nombre breve que refleje la actividad principal que se desarrolla en la tarea. En la parte superior derecha del símbolo se anotará el número consecutivo de la tarea. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos opciones alternativas.

13 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 13 de 23 A # Dirección de flujo de actividad (flechas) Conector de actividad Unión de página o Conector de página Deberán unir los símbolos de descripción y decisiones, señalando la secuencia en que se deben realizar las distintas operaciones. Se utilizarán líneas horizontales y verticales, no inclinadas. En los casos en que no sea posible conectar las actividades con líneas rectas, se utilizarán ángulos rectos. Las líneas no deberán cruzarse entre ellas, si no es posible se debe cruzar con un pequeño puente. Ningún símbolo podrá tener más de una línea de dirección de flujo a excepción del símbolo de decisión, el cual podrá tener hasta tres. Se utilizará para indicar continuidad del diagrama de flujo y unir dos actividades. Asimismo, cuando se enlace físicamente con otra parte lejana del mismo, siempre y cuando exista dificultad para diagramar. Dentro del símbolo se deberá anotar una letra mayúscula, siguiendo el orden alfabético, para que se identifique la actividad en la que continúa. Por cada conector que salga de una actividad, deberá haber, un conector que entre (llegue) a otra actividad (los continuadores relacionados tendrán la misma letra de referencia). Se utilizará como conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el diagrama, siempre y cuando exista dificultad. Dentro del símbolo se deberá anotar un número para que se identifique en qué página continúa y de que página viene. Ejemplos: 2 significa: continúa en la página que inicia con el símbolo de unión de página que contiene el mismo (2) 2

14 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 14 de 23 Ejemplo 1: Responsable A Responsable B Responsable C Inicio Anotar nombre de la Tarea 1 Anotar nombre de la Tarea Anotar nombre de la 3 Tarea 3 No Es adecuada la información del documento? Si Anotar nombre de la Tarea Anotar nombre de la Tarea 5 Etc. 6 Fin

15 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 15 de 23 Ejemplo 2: Responsable A Responsable B Responsable C Inicio Anotar nombre de la tarea 1 Anotar nombre de la tarea Anotar nombre de la tarea 3 No Es adecuada la información del documento? Si Anotar nombre de la tarea 4 4 Anotar nombre de la tarea 5 5 Anotar el nombre de la tarea 6 6 Anotar nombre de la tarea 7 7 Fin

16 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 16 de DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO En esta sección se hace una descripción detallada de las tareas, y actividades secuenciales, así como las responsabilidades y autoridades necesarias para el desarrollo cabal, oportuno y eficiente de las operaciones, dando respuesta a las preguntas siguientes: qué?, quién?, cómo?, con qué? En la descripción del procedimiento se utilizará la siguiente forma: No.Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro a) b) c) d) e) a) No. Tarea: Se coloca el número de tarea de acuerdo con la numeración establecida en la secuencia del diagrama del procedimiento. Se identificará cada tarea de la siguiente forma: T1 (para referirse a la tarea 1), T2 (para referirse a la tarea 2), etc. b) Nombre de la tarea: Es un nombre breve que refleja la actividad principal que se desarrolla en la tarea, deberá coincidir con los nombres plasmados en el diagrama de procedimiento. Es la respuesta a la pregunta Qué se hace? c) Responsable: Se coloca el o los puestos de los responsables de la ejecución y cumplimiento de las actividades, señalando el nombre del puesto por funciones reales desempeñadas: coordinador, analista, laboratorista, secretaria, mensajero, etc. Es la respuesta a la pregunta Quién lo hace? Nota: Los responsables que se indiquen en esta sección, deberán coincidir con los mencionados en el diagrama del procedimiento. d) Descripción detallada de la actividad: Es la especificación a detalle de las actividades; de manera cronológica y secuencial; es importante mencionar los documentos y/o formatos, tanto internos como externos, que son necesarios para la realización de la actividad. Se sugiere identificar, mediante el uso de negritas y/o cursivas, los documentos y/o formatos mencionados. Es la respuesta a la pregunta Cómo y con qué se hace? Cada actividad será identificada con el número de la tarea correspondiente, seguido de un punto, y el número consecutivo de la actividad, por ejemplo: la primera actividad de la tarea 3 se numerará 3.1. Se sugiere que la redacción de la actividad, inicie con un verbo en presente de la tercera persona, por ejemplo: envía, elabora, registra. Nota: Si en la realización de la tarea interviene más de un responsable, la redacción de la actividad iniciará especificando al responsable a quien corresponde, por ejemplo: 3.1 El coordinador de documentos integra una presentación 3.2 El elaborador del documento imprime Condicionales y decisiones: Cuando en el desarrollo del procedimiento, se presente una disyuntiva, la forma de proceder deberá señalarse como una nota inmediatamente después de la actividad que dio origen a la disyuntiva. Para el contenido de las notas se sugiere el uso de negritas y/o cursivas. e) Registro: Se escribe el código de identificación de los formatos que son evidencia de la realización y control de las actividades descritas. Nota: Se escribirá N/A cuando: 1) en la descripción de la actividad detallada no se haga referencia a ningún formato, 2) se mencione un registro sin formato preestablecido físico y/o electrónico que no cuente con código, o 3) se mencione un formato externo.

17 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 17 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA En esta sección se enlistan todos aquellos documentos que son requeridos para realizar las actividades descritas en el documento, ya sean internos, tales como: procedimientos, manuales, lineamientos, etcétera, o externos como: ordenamientos jurídico-administrativos, reglamentos, decretos, normas, etc. Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento a) b) c) a) Código: Anotar el código de identificación de todos los documentos internos que se requieren utilizar al implementar el documento, para tener un mejor entendimiento o completar su ejecución. Nota: Cuando se trate de documentos externos al SG, que no cuenten con código, se escribirá N/A. b) Nombre del documento: Escribir el nombre completo, exactamente como aparece en el documento. c) Lugar de almacenamiento: En esta columna se menciona el lugar establecido para el almacenamiento y consulta del documento. 7. CONTROL DE REGISTROS En esta sección se deben enlistar todos los formatos, físicos y/o electrónicos, que sirven de evidencia de la realización y control de las actividades que se llevan dentro de la organización. ONTROL DE REGISTROS Código Nombre del registro Lugar de almacenamiento Responsable de su protección Tiempo de retención Disposición de los registros a) b) c) d) e) f) En esta sección se escribirá: a) Código: Es el código de identificación asignado al formato. Nota: Cuando se trate de un formato interno que no cuente con código, o de un formato externo, se escribirá N/A. b) Nombre del registro: Escribir el nombre completo, exactamente como aparece en el formato. c) Lugar de almacenamiento: Lugar establecido para el resguardo del registro, durante su uso para la realización de la actividad. d) Responsable de su protección: Es el nombre del cargo o puesto del responsable de conservar y resguadar el registro. e) Tiempo de retención: Tiempo en que el registro deberá permanecer disponible en el lugar de almacenamiento, para la realización de las actividades, prestación del servicio o para efectos de consulta, análisis de información, cumplimiento con normatividad aplicable, entre otros. f) Disposición de los registros: Destino final del registro una vez concluido el tiempo de retención, este puede ser archivo muerto, conservación del registro en archivo electrónico, destrucción u otro.

18 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 18 de ENFOQUE DE PROCESO En la descripción del enfoque de proceso se utilizará la siguiente forma: Insumo Proveedor del insumo Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas a) b) c) d) e) Se escribirá: a) Insumo: Son las entradas o recursos requeridos que serán transformados con la implementación del procedimiento, para obtener un producto o servicio. b) Proveedor: Organización o persona (nombre de puesto) interna o externa que proporciona los insumos (producto o servicio) para llevar a cabo las actividades descritas en el documento. c) Producto y/o salida: Son los resultados (producto / servicio) del proceso descrito. d) Cliente y/o usuario: Clientes internos o externos, a los cuales se satisfacen sus necesidades con los resultados obtenidos de las actividades desarrolladas. e) Necesidades o expectativas: Son aquellas en las que se fundamenta la realización de un procedimiento para satisfacer las expectativas del cliente. 9. GLOSARIO En esta sección se enlistarán los términos necesarios para la comprensión del documento, considerando lo siguiente: SIGLAS: Se enlistan las siglas usadas en el documento, escribiendo el significado de las mismas. Se sugiere enlistarlas en orden alfabético para facilitar su búsqueda. DEFINICIONES: Describen aquellos términos técnicos, relacionados a la de la Calidad, Ambiental, y/o administrativos que se requieran para la aplicación, comprensión y operación del documento. Se sugiere enlistarlas en orden alfabético para facilitar su búsqueda. 10. CONTROL DE REVISIONES Esta sección se ubicará en la última página del documento y se usará a partir de que se realice la primera revisión del mismo.

19 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 19 de 23 Nivel de revisión Sección y/o página Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Se escribirá: a) Nivel de revisión: Se anotará el número correspondiente a la revisión del documento. b) Sección y/o página: Se anotará la(s) sección(es) y/o página(s) del documento en que se llevó a cabo la modificación. c) Descripción de la modificación y mejora: Se mencionará en forma breve en que consistió el cambio del documento. d) Es la fecha en la cual se implementa la nueva revisión del documento. Se escribirán los dos dígitos de la fecha, el nombre completo del mes y los cuatro dígitos del año. Ejemplo: 01 de abril de 2007 CONTROL DE EMISIÓN El recuadro de control de emisión se situará inmediatamente después de la sección de Control de revisiones y nunca deberá estar en una página en blanco. (a)elaboró (b)revisó (c)aprobó (Nombre) (Cargo) (Nombre) (Cargo) (Nombre) (Cargo) Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de de la Universidad Autónoma de Yucatán. Se anota el nombre y cargo de las personas que elaboraron, revisaron y aprobaron el documento. Cada responsable firma el documento en el lugar correspondiente, para dejar constancia de la actividad realizada. a) Elaboró: Es la persona que elaboró el documento. Cualquier persona de la organización responsable podrá elaborar el documento. b) Revisó: Es la persona responsable del proceso, área, jefe de departamento o director de área. c) Aprobó: Es la persona que aprueba y autoriza el documento y será la de máximo nivel jerárquico de la dependencia o su representante ante el sistema de gestión.

20 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 20 de 23 VIII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código (cuando aplique) C-DGPLANEI-CC/GA- 01 N/A N/A Nombre del documento Catálogo de siglas para codificar documentos del SG. Norma ISO 9001:2008 Sistemas de de la Calidad Requisitos. Norma ISO 14001:2004 Sistemas de Ambiental Requisitos con guía para su uso. Lugar de almacenamiento Sitio web del SGC Sitio web del SGA Plataforma de seguimiento Archivo del área Archivo del área IX. GLOSARIO Siglas N/A: No aplica. SG: Sistema de. SGA: Sistema de Ambiental. SGC: Sistema de de la Calidad. UADY: Universidad Autónoma de Yucatán. Definiciones Actividad: Conjunto de operaciones afines que contribuyen al logro de una o varias funciones, a cargo de una organización. Documento interno: Documento elaborado por la UADY y perteneciente al SG, sobre el cual se tiene el control de su distribución, vigencia y cambios al mismo. Proceso: Conjunto de etapas o pasos con características de acción concatenada, dinámica y progresiva que concluye con la obtención de un resultado. Puesto: Unidad de trabajo específica e impersonal que se caracteriza por un conjunto de operaciones a realizar, aptitudes que poseer y responsabilidades que asumir. Cada puesto puede contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparación y experiencia. Sistema de : Incluye el Sistema de de la Calidad y el Sistema de Ambiental.

21 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 21 de 23 X. CONTROL DE REVISIONES NIVEL DE REVISIÓN 01 SECCIÓN Y/O PÁGINA Todo el documento DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA Modificación del formato, ortografía y redacción del documento. FECHA DE MODIFICACIÓN 3 de julio de Todo el documento Se actualizó el Marco de Referencia de la Guía Técnica Se complementó el objetivo general con los objetivos específicos y estos últimos se eliminaron. Se agregaron los requerimientos mínimos por documento para su control, revisión y aprobación y modificaciones. Se modificó la estructura de la sección III. Procedimiento para la documentación y actualización de procedimientos. Se modificó la sección 4. Diagrama del procedimiento. Se modificó el glosario. Se agregó la sección de anexos. 14 de abril de Sección III Sección V Se complementó en el punto 5, la nota del inciso e Se agregó la sigla de la Coordinación de Extensión CE Se corrigió la sigla de la Secretaría Administrativa de la Facultad de Matemáticas 07 de junio de Sección III Sección IV Sección V Sección VI Se agregó el alcance de la guía técnica. Cambió el nombre de la sección Lineamientos generales para la elaboración de procedimientos por Políticas generales para la elaboración de documentos del SGC. Se agregó la sección V. Estructura documental del SGC Se cambió el nombre de la sección Procedimiento para la elaboración de y modificación de procedimientos por Pasos para la elaboración y modificación de documentos y se modificó la sección. Se eliminó la sección de anexos. 26 de junio de Todo el documento Sección I Sección II Sección III Sección IV Sección V Sección VI Se cambió el nombre del documento de Guía técnica a Lineamientos para elaborar y modificar documentos de los SG. Se modificó la redacción de todo el documento para integrar los requerimientos del Sistema de Ambiental. Se agregó la justificación para la documentación de acuerdo a la ISO 14001:2004 Se modificó el objetivo. Se modificó el alcance. Se modificaron las políticas. Se modificó el diagrama de la estructura documental del SG. Se cambió el término procedimiento por documento. Se mejoró la redacción de los apartados: objetivo, alcance, 03 de mayo de 2013

22 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 22 de 23 Sección 5 Sección 7 Sección 11 Sección VII Sección VIII 06 Sección Todo el documento Sección III Sección V Sección VI Sección VII Sección VIII Sección IX control de registros, control de emisión. Se agregaron ejemplos de políticas y otro ejemplo de diagrama de procedimiento, Se modificó la nota del inciso e y se agregó una nota para el SGA. Se modificó la redacción de tiempo de retención. Se agregó una nota para el SGA. Se agregaron los documentos de referencia del SGA Se agregaron siglas del SGA y se eliminaron las definiciones: procedimiento gobernador, lineamiento, manual, documento externo. Se cambió el nombre de la persona encargada de la revisión del documento. 29 de agosto de 2013 Se cambió las siglas de la Coordinación Institucional de Planeación y Desarrollo CIPLADE a las de la Dirección General de Planeación y Efectividad Institucional DGPLANEI, en los códigos de la documentación. Se modificó el objetivo. Se modificó la redacción de las políticas y se dividieron en Políticas generales y Políticas para casos especiales Se modificó el diagrama de la estructura documental del SG y se modificaron las definiciones. Se modificó el Contenido de la documentación, la Tabla 1. Contenido de los documentos operativos y se agregó una nota. Se modificó la redacción de los lineamientos para la elaboración y modificación de documentos: Encabezado Objetivo, Alcance, Políticas, Diagrama del procedimiento, Descripción de procedimiento, Control de registros, Glosario, Control de revisiones y Control de emisión (firmas). Se eliminaron de los documentos de referencia el MGC- DGPLANEI-CC-01 y el MGA-DGPLANEI-GA-01. Se modificó el lugar de almacenamiento del C-DGPLANEI- CC/GA-01. Se eliminaron las siglas CC, GA, MGC y MGA. Se actualiza el cargo de la autoridad responsable de la aprobación del documento. 19 de marzo de 2015

23 Código: L-DGPLANEI-CC/GA-02 Revisión: 08 Página: 23 de Sección V Sección VI SecciónVII Sección IX Se modifico la redacción de la Politica 2.4 Se aumentaron 2 tipos de documentos operativos; Ayuda Visual y Control Operacional. Se modifico la definición de Documento Externo. En Tipo de Docuemntos Operativos se aumento la definición de Ayuda Visual y Control Operacional. En la Tabla 1 se agrego una columna para el tipo de documento de Instructivo para el SGA identificando los apartados que le aplican. En la Tabla 1 se aumento una columna para el tipo de documento Ayuda Visual identificando los apartados que le aplican. Se aumentaron las Notas 2 y 3 en la Tabla 1 En la descripción de procedimiento se aumento responsabilidades y autoridades necesarias. Se elimino la definición de documento externo 15 de marzo de 2015 Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Lic. Cecilia Cárdenas Encalada Responsable de Seguimiento del Sistema de de la Calidad Lic. en Der. Paulina Martínez Navarrete Responsable del Área de de la Calidad DH. Mariana Karen Guillermo Palmero Responsable de Control de Documentos del Sistema de Ambiental MAO. Adriana Ancona Calero Responsable del Área del de Ambiental MDO. Juan de Dios Pérez Alayón Director General de Planeación y Efectividad Institucional Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de de la Universidad Autónoma de Yucatán.