Teorías de la Administración

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1 Teorías de la Administración Escuela Estructuralista de la Administración 2014 Corporación Universitaria de Asturias

2 Contenido 1. Antecedentes de la Escuela Estructuralista 2. Características de la Burocracia 3. Análisis de la Organización 4. El Desarrollo Organizacional 5. Ventajas del Desarrollo Organizacional (Daft, 2009) 6. Etapas de la Organización 6.1. Etapa de Creación 6.2. Etapa de Desarrollo y Normalización 6.3. Etapa de Burocratización 6.4. Etapa de Autoevaluación 7. Etapas del Desarrollo Organizacional 7.1. Etapa de Diagnóstico Inicial 7.2. Etapa de Recopilación de Datos 7.3 Etapas de Intervención Objetivos Objetivo 1: Realizar un análisis de la organización. Objetivo 2: Conocer las ventajas y las etapas del desarrollo organizacional. 1

3 Enfoca su acción hacia la organización. El sociólogo alemán Max Weber ( ), pensando que toda organización dirigida a alcanzar metas, y compuesta por miles de individuos, requería un estrecho control de sus actividades, desarrolló una teoría de la administración de burocracias, que subrayaba la necesidad de una jerarquía definida en términos muy estrictos, y regida por reglamentos y líneas de autoridad definidos con toda claridad. Consideraba que la organización ideal, era una burocracia con actividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo, y con una división del trabajo detallada explícitamente. Weber también pensaba, que la competencia técnica tenía gran importancia, y que la evaluación de los resultados debería estar totalmente fundamentada en los méritos. Se piensa, que las burocracias son organizaciones vastas e impersonales, que conceden más importancia a la eficiencia impersonal que a las necesidades humanas. Weber como todos los teóricos de la administración científica, pretendía mejorar los resultados de organizaciones importantes para la sociedad, haciendo que sus operaciones fueran predecibles y productivas. Si bien ahora concedemos tanto valor a las innovaciones y la flexibilidad como a la eficiencia y la susceptibilidad al pronóstico, el modelo de la administración de burocracias de Weber se adelantó, claramente, a las corporaciones gigantescas como Ford. Weber pensaba que el patrón particular de relaciones que presentaba la burocracia era muy promisorio (Chiavenato, 1999). El sociólogo alemán, Max Weber, desarrolló una teoría de la administración de burocracias Desde la perspectiva administrativa, la sociedad actual se concibe como un conjunto de organizaciones, las cuales se asimilan al concepto de empresa. Se ha llegado a concluir que la eficiencia de éstas se logra 2

4 mediante la aplicación de principios y técnicas administrativas a las diferentes formas y estructuración y funcionamiento, esta fundamentación está dada a que las organizaciones de cualquier naturaleza y magnitud tienen elementos comunes que la conforman como lo son: Personas. Objetivos. Estructura ordenada para el cumplimiento de cada una de las funciones. Un contexto ambiental. Un sistema administrativo bien definido. 1. Antecedentes de la Escuela Estructuralista El profesor de filosofía, James Burnham de la Universidad de NewYork, en su obra publicada en 1941 denominada The Managerial Revolution, sostenía que la nueva clase dirigente de las organizaciones del mundo está constituida por administradores. Los administradores o gerentes, son los encargados de dirigir las organizaciones, son ellos los responsables que la sociedad como conjunto de organizaciones se desarrolle y alcancen sus fines propios, por ende, es responsabilidad de éstos el éxito o el fracaso de las mismas. 2. Características de la Burocracia El enfoque múltiple utilizado por la teoría estructuralista involucra: - Tanto la organización formal como la organización informal. - Tanto las recompensas salariales y materiales, como las recompensas sociales y simbólicas. 3

5 - Los diferentes tipos de organizaciones. - El análisis intra-organizacional y el análisis inter-organizacional. La burocracia para su funcionamiento en la organización, debe tener los siguientes aspectos: Se rige por normas escritas: Se desarrollan en el interior de la organización, tenemos como ejemplo el reglamento de trabajo que tiene la descripción de las funciones que deben desarrollar los empleados, los estatutos de la empresas, los manuales e instructivos. Las normas escritas son indispensables para dar uniformidad a la actuación de las personas que conforman la empresa, y que intervienen en el proceso administrativo, adicionalmente los hechos se deben registrar por escrito, los cuales formaran la historia que permite hacer interpretaciones de estos cuando sea necesario. Funciona con base a la división del trabajo: Esta permite que el desarrollador del proceso administrativo tenga una esfera de trabajo organizado con independencia de las personas, una descripción del cargo que identifique qué hacer y cómo hacerlo, y cuáles son sus deberes y limitaciones en el seno de la organización. Es jerarquizada: Cada cargo está supeditado por un orden jerárquico quien instruye, supervisa; cada cargo inferior estará bajo la influencia de un cargo superior. Busca la eficiencia mediante el uso de normas técnicas: En el desarrollo de las actividades, cada operación se ejecuta bajo métodos y parámetros descritos previamente, lo cual requiere que el operario esté capacitado para realizar las tareas correctamente. Es jerarquizada, cada cargo está supeditado por un orden jerárquico que instruye y supervisa 4

6 La especialización y profesionalización es indispensable: La elección de los empleados se hace bajo méritos y en la especialidad que tiene, que deben tener actitudes y aptitudes frente a las competencias a desarrollar en el puesto de trabajo. Generalmente quien administra una empresa, no es el dueño de la misma: En las empresas grandes, generalmente los dueños no forman parte del staff administrativo de la empresa, por tal motivo se requieren administradores competentes, que puedan desarrollar eficientemente la dinámica del proceso administrativo en la organización que se le encomiende. 3. Análisis de la Organización Los estudios realizados por la escuela estructuralista sentaron bases nuevas para el estudio y análisis de la administración, generando una nueva metodología para los procesos organizacionales de las empresas. Dichos procesos se utilizan hoy en día para la organización de empresas nuevas, o de las existentes que quieran manejar y tener un proceso administrativo destacado, buscando el máximo rendimiento de la empresa, los cuales comprende el estudio y análisis de los factores comunes de toda organización, los cuales se deben estructurar según los objetivos y propósitos planteados por cada una de éstas. El propósito del administrador debe ser establecer las bases sobre las cuales debe funcionar la empresa El propósito del administrador debe ser establecer las bases sobre las cuales debe funcionar la empresa, que estará bajo su responsabilidad. Para lograr que el administrador pueda cumplir con este propósito, debe seguir los siguientes lineamientos básicos en la organización que le facilite el óptimo desempeño: 5

7 Fijar objetivos: Los objetivos, como todos sabemos, son propósitos a los cuales voluntariamente se somete la organización, y a los cuales deben colocar a disposición los recursos necesarios para su cumplimiento. Planificación del trabajo o actividades: Toda actividad que se vaya a realizar en una organización, debe estar sujeta a un proceso de planificación que le permita jerarquizarla, asignar los tiempos necesarios para su ejecución, y a su vez los recursos tanto humanos, financieros e infraestructura, para lograr eficiencia y cumplimiento en los compromisos organizacionales. División del trabajo: En el desarrollo del proceso administrativo, la división del trabajo da origen a lo que se conoce como la departamentalización, en donde diferentes personas serán las encargadas de realizar las tareas necesarias para el desarrollo del proceso productivo. Designar y estructurar la autoridad: La autoridad en la organización debe ser estructurada de tal forma, que muestre orden y respeto en la empresa, por consiguiente dependiendo de la estructura a aplicar en ésta, habrán diferentes líneas de mando y responsabilidades que garanticen el eficiente desarrollo de las actividades, como ejemplo se puede citar: Habrá un gerente general, gerentes por cada departamento, jefes por cada área o secciones, supervisores de procesos y, la parte operativa quien desarrollará las diferentes tareas. Lo importante es que se tenga claro, quién manda, a quién y, cuál es el orden jerárquico en la empresa. La división del trabajo da origen a lo que se conoce como la departamentalización 6

8 Estructuración de cargos: Los cargos en la empresa deben ser clasificados dependiendo del tipo de estructura que se implante, deben existir: Gerente general, subgerentes, gerentes de departamento, jefes de área, jefes de sección, equipo de ingenieros, secretarias, asistentes y, otros dependiendo del tamaño de la empresa. Estructuración del proceso de administración de personal: Toda organización en su proceso administrativo, debe definir claramente cómo funcionará el proceso referente al personal, entre las principales actividades que pueden establecer en este proceso se pueden citar: Reclutamiento de personal, selección de personal, contratación, entrenamiento y capacitación, administración de salarios y nómina, manejo eficiente de reemplazos, licencias, permisos y otras actividades que se generan en la organización, como resultado de la complejidad del proceso de administración de personal. Desarrollar métodos eficientes de control: En las organizaciones se deben establecer métodos eficientes de control, que permitan al administrador tener las herramientas precisas para evaluar, corregir las diferentes desviaciones que se puedan presentar en los procesos. Todas las actividades empresariales deben estar sujetas a un proceso control eficaz y eficiente, entre los cuales podemos citar control de ventas, control de inventarios, control de calidad, control presupuestal, entre otros. En las organizaciones se deben establecer métodos eficientes de control Desarrollar procedimientos de coordinación: Toda actividad empresarial debe tener un procedimiento establecido que facilite la realización del proceso de coordinación en cada proceso, entre és- 7

9 tos se deben establecer reuniones por áreas, reuniones gerenciales para análisis de resultados, reuniones generales con los empleados y, en general, utilizar todos los mecanismos necesarios para lograr la sinergia entre los involucrados en los procesos organizacionales. 4. El Desarrollo Organizacional El desarrollo organizacional, al que con frecuencia se le denomina como DO, no es un concepto que se pueda definir con facilidad, porque es un término que involucra un grupo de intervenciones para el cambio planeado, basado en valores humanísticos y democráticos, que pretenden mejorar la eficacia de las organizaciones y el bienestar de los empleados (Daft,2007). El desarrollo organizacional se refiere a cambios planificados en la organización, que se concentran en la calidad de las relaciones humanas En otras palabras, el desarrollo organizacional se refiere a cambios planificados en la organización, que se concentran en la calidad de las relaciones humanas. En el DO, el agente de cambio puede ser directivo, pero usualmente recibe orientación o ayuda por parte de expertos y especialistas externos. Como consecuencia de las teorías estructuralistas, se considera que las organizaciones están en constante evolución por la presión que ejercen los factores externos en los cuales se encuentra inmersa, dichas fuerzas externas deben ser analizadas, identificadas y controladas, buscando cómo se mitiga el impacto negativo que pueden generar en el tiempo no lejano 5. Valores del Desarrollo Organizacional (Daft, 2009) 8

10 Los agentes de cambio en el desarrollo organizacional conceden poco valor a conceptos como poder, autoridad, control, conflicto y coacción y, por el contrario, enfatizan valores básicos como: Respeto por las personas: Se piensa que las personas son responsables, conscientes y dedicadas y, que deben recibir un trato digno y respetuoso. Confianza y apoyo: La organización sana y eficaz se caracteriza por la confianza, la autenticidad, la apertura y un clima solidario. Igualdad de poder: Las organizaciones eficaces restan importancia al control y la autoridad jerárquica. Confrontación: Los problemas no se deben ocultar, se deben enfrentar abiertamente y buscar la mejor forma de solucionarlos Participación: Cuanta más participación tengan en las decisiones de un cambio las personas que se verán afectadas por él, mayor será su compromiso para poner en práctica esas decisiones. 6. Etapas de la Organización Toda organización en su proceso de desarrollo está inmersa en etapas que garantizan que se fortalezcan y permanezcan en el tiempo. A continuación se desarrolla cada etapa. Toda organización en su proceso de desarrollo está inmersa en etapas que garantizan que se fortalezcan y permanezcan en el tiempo 6.1. Etapa de la Creación 9

11 En la cual, se colocan a disposición de la nueva organización: Infraestructura, conocimiento, recurso financiero y humano, aportado por fundadores o empresarios con el propósito de desarrollar un proceso productivo, en este proceso algunas organizaciones nacen con procedimientos simples, operan sin mayor formalización Etapa de Desarrollo y Normalización Es este proceso, y debido al crecimiento de la misma, se requiere que la organización desarrolle procesos que le permitan, mediante la reglamentación precisa para su funcionamiento, el desarrollo de normas, reglamentos, protocolos, manuales, procedimientos que permitan la realización del proceso administrativo de una forma ordenada, técnica y que su pueden cumplir los objetivos planteados por los fundadores, y que respondan a la exigencias de la administración moderna de la empresa Etapa de Burocratización A medida que la organización crece y su tamaño aumenta, se debe aumentar el personal, ampliarse la planta física, y especializar al empleado en la realización de las tareas, esto hace que en la organización mediante el diseño de normas que orienten y guíen las acciones y el comportamiento de las personas, se deben establecer las líneas de autoridad mediante el establecimiento de procedimientos, jerarquización de autoridad y el desarrollo de la descripción de cargos para que haya armonía en la realización del trabajo. A medida que la organización crece y su tamaño aumenta, se debe aumentar el personal, ampliarse la planta física, y especializar al empleado en la realización de las tareas 6.4. Etapa de Autoevaluación Debido a que las organizaciones son cambiantes, y que los factores externos ejercen presión frente al desempeño de la misma, los administradores deben tener la capacidad de cuestionar el desempeño de la misma, en la 10

12 cual las tendencias innovadoras, y la aguda competencia en los mercados, sumados a las expectativas de las personas, exigen que la organización tenga la capacidad de responder a estas exigencias y adaptarse estratégicamente a las mismas. La necesidad de acoplar la organización a las nuevas circunstancias que originan cambio y desarrollo, llevo a los sociólogos a investigar el comportamiento de los grupos en las diferentes fases de evolución en la organización, mediante la utilización de la técnica conocida como Training Laborator y, orientado a mejorar el comportamiento grupal y las relaciones del personal que trabajaba en la empresa, esta técnica ha sido pionera y ha servido de antesala a las nuevas técnicas aplicables al desarrollo organizacional. 7. Etapas del Desarrollo Organizacional Según los estudiosos de los procesos de desarrollo organizacional, en la actualidad se conocen tres etapas principales del proceso: Hay tres etapas en el desarrollo organizacional: Diagnóstico inicial, recopilación de datos e, intervención Diagnóstico inicial. Recopilación de datos. Intervención Etapa de Diagnóstico Inicial La primera etapa de diagnóstico ocurre cuando los expertos en desarrollo organizacional trabajan con los gerentes para determinar por qué la productividad es baja, o por qué los empleados están insatisfechos. Las reuniones con la alta gerencia y las entrevistas con los gerentes de nivel medio ayudan a definir la situación actual de la organización. Una vez que los consultores de desarrollo organizacional identifican el tipo ge- 11

13 neral de problema, puede diseñarse un proceso más formal para la recopilación de datos Etapa de Recopilación de Datos Es frecuente que en la etapa de recopilación formal de datos incluya encuestas que mediante cuestionarios y discusiones en grupos y pueda acceder a la mayor cantidad de información. Estas encuestas incluyen características organizacionales específicas, tales como la satisfacción en el puesto, el estilo de liderazgo, el ambiente, la descentralización y la participación de los empleados en la toma de decisiones. Las discusiones en grupo también pueden formar parte de la fase de recopilación formal de datos. Los datos se analizan y se llegan a conclusiones específicas basadas en comparaciones contra las normas organizacionales. Pueden identificarse las áreas problema en departamentos específicos. La recopilación y el análisis de los datos se utilizan para guiar la intervención formal de desarrollo organizacional. La Recopilación de Datos incluye encuestas, que mediante cuestionarios y discusiones en grupos se puede acceder a la mayor cantidad de información 7.3. Etapa de Intervención La etapa de intervención requiere la capacitación necesaria para resolver los problemas identificados por los expertos. La intervención puede incluir un retiro que dura de tres a cinco días, dependiendo de la magnitud de la empresa, durante este tiempo los empleados pueden analizar cómo crear un mejor ambiente de trabajo en la empresa. La intervención puede requerir la retroinformación a un departamento específico en relación con la satisfacción en los puestos, o puede incluir capacitación específica en áreas de motivación y liderazgo que fueron identificadas como problemáticas. 12

14 La intervención también incluye el mantenimiento de las nuevas conductas deseadas, el cual puede lograrse a través del establecimiento de un grupo de trabajo interno para controlar el desempeño y realizar encuestas de seguimiento. Pueden realizarse intervenciones adicionales según se necesite para mantener la satisfacción en el trabajo y la sensación de que se realiza un trabajo interesante, así como permitir una mayor intervención de los empleados(daft,2007). Conclusiones El propósito del administrador debe ser establecer las bases sobre las cuales debe funcionar la empresa, que estará bajo su responsabilidad. El desarrollo organizacional se refiere a cambios planificados en la organización, que se concentran en la calidad de las relaciones humanas. Las ventajas del desarrollo organizacional son: Respeto por las personas, confianza y apoyo, igualdad de poder, confrontación y participación. Toda organización en su proceso de desarrollo está inmersa en etapas que garantizan que se fortalezcan y permanezcan en el tiempo, que son cuatro. Por último, las etapas del desarrollo organizacional son tres: Diagnóstico inicial, recopilación de datos e, intervención. Referencias Bibliográficas 13

15 Biblioteca de la Administración. (2003). Iniciación de la Administración General. Mc Graw-Hill. Chiavenato, I. (1998). Introducción a la teoría general de la Administración. McGraw-Hill. Daft, R. (2007). Organization Theory and Design. Mason, OH: South-Western. Heidemann, W. (2007). Valoración y Profilaxis. Cuarta Edición, Elsevier España. Hermida, J. (1983). Ciencia de la administración. Ediciones Contabilidad Moderna S.A.I.C. Buenos Aires. Hernández, S., y Rodríguez, S. (1995). Introducción a la Administración, Un enfoque teórico - práctico. Segunda Edición, Editorial McGraw-Hill. México. Koontz, H. (1972). Cursos de administración moderna. Edición Revolucionaria, Tercera Edición, La Habana. Koontz, H., y Weihrich, H. (1990). Elementos de Administración. Editado por el MES. Cuba. Koontz, H., y Weirhrich, H. (1994). Administración y Tecnologías. McGraw-Hill. López, N. (2004). Administración y Estrategia. Gestión López, R. (1996). Administración de Empresas. Ediciones Pirámide.Abad, D Elementos básicos de la dirección. Legis 1991 Programa Bogotá Emprende. (2009). Revista de la Cámara de Comercio. Wikipedia (2011, Enero). Empresario [en línea], disponible en: recuperado: 9 de Febrero de

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