Objetivos. Describir los diferentes riesgos existentes en nuestro entorno. Identificar los componentes del riesgo clínico.

Transcripción

1 - Objetivos. Describir los diferentes riesgos existentes en nuestro entorno. Identificar los componentes del riesgo clínico. Diferenciar las etapas de la gestión del riesgo. Diagnosticar un riesgo en función de su magnitud, trascendencia y evitabilidad. Situar los riesgos existentes en los servicios sanitarios en una matriz de gestión del riesgo Planificar el análisis del riesgo clínico 1

2 Introducción. Toda asistencia conlleva algún tipo de riesgo para el paciente. La presencia de estos riesgos junto a la probabilidad de fallos y errores se expresa en sucesos adversos que afectan a las personas, bienes y recursos así como a la organización Se hace pues necesario desarrollar actividades destinadas a identificar, evaluar y reducir o eliminar el riesgo de que se produzca, o lo que es lo mismo gestionar el riesgo. La gestión del riesgo clínico constituye una actividad clave de la Gestión Clínica, y se basa en la mejora continua y aprendizaje sobre como interacciona los componentes del sistema con el fin de desarrollar sistemas y procesos encaminados a: Reducir la probabilidad de fallos y errores Aumentar la probabilidad de detectarlos cuando ocurren. Mitigar sus consecuencias. La gestión eficaz de los riesgos implica habitualmente una combinación entre el aprendizaje de aquellas cosas que han ido mal (análisis reactivo) y la prevención de riesgos potenciales para evitar que impacten; en nuestro caso, en la asistencia clínica (análisis proactivo). 1. El riesgo clínico y el ciclo de la gestión de riesgos. Definimos riesgo clínico como la probabilidad de que se produzca un suceso indeseable o la ausencia de un resultado deseable- o un factor que incremente tal probabilidad a lo largo del proceso de atención sanitaria. La gestión del riesgo se define como aquella actividad de identificación, análisis y respuesta a los riesgos acaecidos o que puedan llegar a producirse, con el objetivo de prevenir que vuelvan a producirse o minimizar sus consecuencias. El proceso de gestión de riesgos puede definirse en una secuencia cíclica de fases, a modo de ciclo de mejora continua de la calidad (Fig.4.1). Partiendo del análisis situacional, que implica conocer nuestra actividad y alinear nuestros objetivos con las expectativas de nuestros clientes, abordamos la identificación de riesgos que pongan en peligro nuestra función. Posteriormente analizaremos e identificaremos los riesgos relevantes, planificaremos las respuestas realizando el despliegue de las actividades resultantes de la gestión y por último en la fase de implementación y seguimiento controlaremos los resultados de nuestras actividades y se propondrán las medidas de ajuste. Una completa descripción del proceso de gestión del riesgo, junto con el acceso a formatos electrónicos para el uso de las herramientas se puede encontrar en: Recio M, Aranaz J, Aibar C. Gestión y mejora de la Seguridad del paciente. Tutorial y herramientas de apoyo. 2

3 En los siguientes apartados describiremos cada una de las fases y las herramientas sobre las que se apoyan. Dadas las características del curso se incidirá en las fases de identificación de riesgos, análisis y evaluación de riesgos y planificación de respuestas. Fig Ciclo de las fases de la Gestión del Riesgo Tomado de Recio M, Aranaz J, Aibar C. Gestión y mejora de la Seguridad del paciente. Tutorial y herramientas de apoyo 1.1. Análisis de situación y contexto. Para poder gestionar los riesgos de nuestro servicio, organización o proceso, debemos conocer en profundidad, nuestras actividades, nuestros clientes y su entorno o contexto. Nuestros clientes (los pacientes) son la razón de nuestra existencia. El contexto sanitario en el que nos encontramos define nuestros riesgos u oportunidades de mejora. Conocer nuestras actividades y procesos así como su interdependencia en la organización permite conocer la lógica interna del servicio. La metodología y herramientas (tabla 4.1) utilizadas nos van a permitir en esta primera fase conocer si los procesos que componen nuestro servicio esta o no alineada con las necesidades y expectativas (objetivos) de la organización y destinatarios de nuestra actividad (pacientes). Tras esta fase dispondremos de la información necesaria para identificar los riesgos ligados a nuestro servicio, organización, enfoque al paciente, procesos etc. 3

4 1.2. Fase 2: Identificación de riesgos. Existen fundamentalmente dos formas complementarias de identificar riesgos: a) una vez se ha producido el efecto adverso o reactiva y; b) proactiva mediante la identificación de riesgos potenciales con el fin de prevenir que se produzcan los sucesos adversos antes de que ocurran. Las fuentes de información en esta fase van a ser: profesionales con experiencia en las distintas funciones y procesos de nuestra actividad y organización sanitaria, documentos, encuestas a pacientes, auditorias, reclamaciones, sistemas de información e indicadores extendidos en mayor o menor grado entre los hospitales sobre infección nosocomial, mortalidad, incidentes por medicamentos, caídas de pacientes. Tabla 4.1. Elementos y herramientas de diagnóstico de situación y contexto. Elemento del diagnóstico Función Herramienta de gestión Enunciado de la estrategia de la organización Conocimiento de la voz del cliente (paciente, administración, profesionales, sociedad) Conocimiento del contexto sanitario Procesos que constituyen el servicio de una organización y su interdependencia Qué hace? Para qué y quién? Cómo lo hace? Alinear servicio cliente Detección de puntos fuertes y débiles. Buenas prácticas Completitud y lógica interna del servicio Misión, visión y valores QFD DAFO Benchmarking Mapa de procesos Metas Resultados deseables Indicadores Modificado de R. Segoviano, RR. Ramírez, CA Martín. Gestión del riesgo sanitario. En Gestión Sanitaria. Calidad y seguridad de los pacientes. Aranaz JM, Aibar C, Vitaller J, Mira JJ. Eds. Editorial Díaz de Santos 2008 Los tipos de riesgos a identificar son tan variados como lo son los procesos, actividades, agentes implicados y recursos que están implicados o conforman la asistencia sanitaria. Una forma eficaz de plantear el proceso de identificación de riesgos es proponer unas categorías o áreas de riesgo bien definidas (fig4.2) que proporcionan un referente inicial.( La Seguridad del paciente en 7 pasos. Anexo 1. (NPSA-NHS) Reino Unido. msc.es/organizacion/sns/plancalidadsns/pdf/excelencia/opsc_sp5.pdf) 1.3. Fase 3: Análisis y evaluación de riesgos Una vez identificados los riesgos, de nuestro servicio, proceso o actividad y dado que los recursos son limitados, debemos determinar cuales son los riesgos más relevantes. La relevancia de cada riesgo se determina mediante la matriz de riesgos que cataloga la importancia del riesgo entre marginal a muy grave en función de la probabilidad e impacto asociado a cada riesgo (tabla 4.2) y establece el tipo de medidas a adoptar (fig. 4.3). El 4

5 enfoque del análisis puede ser una combinación de análisis reactivo y proactivo o únicamente proactivo (ambas herramientas de análisis se desarrollarán en los temas 6 y 7). Factores ligados a la organización y estrategia Factores individuales Factores de tarea Factores de resursos y equipamiento Condiciones de trabajo Organización, área o proceso a explorar Factores de comunicación Factores de equipo personas y sociales Factores del paciente Factores de formación Fig.4.2. Categorías de riesgo propuestas por la Agencia de Seguridad del paciente del Reino unido. Comentaremos brevemente las herramientas asociadas a los dos tipos de análisis, que se desarrollaran en diferentes capítulos Análisis Reactivo. Análisis de Causas Raíz y herramientas asociadas. En este caso los riesgos y el suceso adverso ya se han producido. Mediante el método de análisis de causas raíz (ACR) pretendemos investigar de forma sistemática las causas subyacentes y el entorno en el que se produjo el evento adverso. Permite aprender de los sucesos acaecidos con el fin de eliminarlos riesgos y evitar que se produzcan en el futuro El ACR, se utiliza; aunque no de forma exclusiva, en el análisis de sucesos centinela y eventos adversos graves. El ACR se basa en el enfoque al sistema (ver categorías de riesgos de NPSA y revisar la teoría del riesgo del queso suizo de Reason) y tiene como objetivos: Identificar los factores que contribuyeron a riesgos que produjeron efectos adversos o que estuvieron a punto de ocurrir y no sucedieron. Orientar los resultados del análisis a reducir el riesgo de nuestros procesos y actividades. Investigar Qué? Cómo? Y Porqué? se produjo / o estuvo a punto de ocurrir el suceso, para encontrar las causas raíz. 5

6 El método de ACR, consta de varias fases: a) identificación de eventos a investigar; b) recogida de información; c) secuencia cronológica de hechos; d) análisis de la información y; e) desarrollo de soluciones e implementación. En cada fase se utilizan diferentes herramientas: Identificación de eventos a investigar: - Tabla de investigación niveles de eventos adversos del NPSA-NHS. Recogida de información: - Hº clínica, entrevistas, otros Secuencia cronológica de hechos. - Árbol de decisión - Cronología narrativa y tabla cronológica - Tabla persona-tiempo Análisis de información: - Lluvia de ideas - Técnica de grupo nominal - Espina de pescado - Análisis de Barreras (reactivo) - Preguntas porque en cascada 6

7 Tabla Importancia del riesgo por gravedad y frecuencia. NIVEL DE GRAVEDAD CONSECUENCIAS Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico IMPACTO EN LA SALUD DEL PACIENTE NIVEL DE FRECUENCIA Aumento mínimo del nivel de cuidados No aumento de estancia hospitalaria, No discapacidad Incremento leve de necesidad de cuidados. Incremento de la estancia por encima de 72h. Recuperación sin complicaciones o discapacidad permanente. Incremento moderado del nivel de cuidados Incremento moderado de la estancia de 72 horas a 1 semana. Recuperación sin complicaciones significativas o discapacidad permanente Aumento significativo del nivel de cuidados Aumento de la de la estancia hospitalaria mayor de una semana. Complicaciones y/o discapacidad permanente. Todos los eventos centinela. Muerte, incapacidad total permanente Todos los Sucesos Centinela DESCRIPTOR DE PROBABILIDAD Raro (Muy baja) Improbable (Baja) Posible (Media) Probable (Alta) Muy probable (Muy alta) FRECUENCIA DE APARICIÓN 1 / / / / / 10 o mas Modificado de :W:\PAQ\EPG\OSQ\P3_Clinical Risk\Risk Management\Clinical Risk Management Guidelines\ updates\risk tables\wa Health Integrated Corporate and Clinical Risk Analysis and Evaluation Criteria 2009.doc 7

8 PROBABILIDAD (FREUENCIA) Fig Matriz de riesgos *. (modificada de patientsafety.gov/cogaids/hfmea/index.html#page=page- 1) GRAVEDAD (IMPACTO) MUY BAJO BAJO MEDIO ALTO MUY ALTO MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA Riesgo muy grave. Requiere medidas preventivas urgentes. No se debe iniciar el proyecto sin la aplicación de medidas preventivas urgentes y sin acotar sólidamente el riesgo. Riesgo importante. Medidas preventivas obligatorias. Se deben controlar fuertemente las variables de riesgo durante el proyecto. Riesgo apreciable. Estudiar económicamente si es posible introducir medidas preventivas para reducir el nivel de riesgo. Si no fuera posible, mantener las variables controladas. Riesgo marginal. Se vigilará aunque no requiere medidas preventivas de partida Análisis proactivo. Análisis de modos de fallo y efectos y herramientas asociadas Mediante el análisis proactivo identificamos riesgos y prevenimos que se produzcan eventos adversos. El análisis de modos de fallo y efectos (AMFE) es una herramienta que permite: - Detectar los fallos potenciales de diseño de nuestros procesos, actividades y servicios. - Cuantificar los efectos de los posibles fallos o riesgos - Priorizar las acciones para minimizar y prevenir los efectos. 8

9 1.4. Fase 4: Planificación de respuestas Una vez que hemos identificado y analizado la importancia de los riesgos que afectan a nuestro servicio y organización, que sabemos cuales son los mas relevantes, sus causas y factores contribuyentes debemos sacar partido de ello (Figura 4.3.) Fig Planificación de respuestas Evitar el riesgo Eliminar o discontinuar la actividad Controlar el riesgo o mitigar sus efectos Gestión y seguimiento del plan de riesgos Prevención y/o minimización Transferir el riesgo Seguro, externalización de servicios Planes de contingencia Aceptar el riesgo Tenemos que ser conscientes de que no podemos afrontar el 100% de ellos por lo que tenemos que respondernos: Qué nivel de riesgo aceptamos? Qué riesgos vamos a prevenir o minimizar? Cómo vamos a reaccionar si suceden? La respuesta a estas preguntas va a depender de múltiples factores como la estrategia y objetivo de nuestra actividad, recursos de los que disponemos, nuestra manera de gestionar el riesgo (cultura de seguridad). Aunque no puede darse una guía de recomendación para cada riesgo, pues depende del contexto, si se pueden definir cuatro tipos respuestas: Evitar / discontinuar el riego Mitigar / controlar el riesgo Transferir el riesgo Aceptar el riesgo 9

10 Como corolario aceptamos siempre un cierto nivel de riesgo (riesgo 0 = actividad 0). Para aquellos riesgos más relevantes que no pueden prevenirse a priori (terremoto, epidemia, fallos de sistemas críticos, pérdida de financiación, etc.) debemos preparar planes de contingencia que permitan responder de forma rápida y eficiente si dichos riesgos se presentan. Por ejemplo: acuerdos de refuerzos en picos de necesidad, planes de derivación a otros recursos asistenciales o de diagnóstico, asistencia y mantenimiento de equipos y sistemas críticos.) Tipos de respuesta. RESPUESTA EVITAR / DISCONTINUAR MITIGAR Y CONTROLAR TRANSFERIR CUÁNDO - Mala relación riesgo/beneficio - La cartera de servicios no es adecuada a los recursos, capacidad resolutiva y/o cualificación disponible (ej. cirugía compleja centros de referencia) CÓMO - Reconsiderar proveedores y productos conocidos/ fiables en vez de los baratos - Reconsiderar la opción de proveer nosotros un cierto servicio en vez de transferirlo. - Usar una tecnología probada en vez de la última CUÁNDO - Podemos actuar sobre: - La probabilidad de ocurrencia del riesgo - El impacto o alcance del riesgo - Nuestra capacidad para detectarlo siempre que la relación beneficio/riesgo sea asumible CÓMO Rediseñando los procesos en los que se han detectado riesgos potencial reales. Comunicando los riesgos y desplegar su gestión, mejora y seguimiento al resto (servicio, organización) mediante los planes y canales de comunicación Formación de los profesionales en habilidades relacionada con mayores riesgos o efectos adversos Establecimiento de barreras: estándares, protocolos, guías de decisión, sistemas automatizados etc. CUÁNDO - La prestación debe ser realizada y - La mitigación es inaceptable por coste o complejidad y - Caso de producirse el suceso la repercusión es catastrófica - El coste del seguro es asumible - La ley o la norma lo exige y o 10

11 1.5. Fase 5: Despliegue de la gestión de riesgos. Esta fase comprende el proceso de comunicación, asignación y delegación de responsabilidades, tareas, procedimientos, objetivos e indicadores relacionados con el plan de gestión de riesgos. Implica un trabajo de equipo que debe involucrar a las personas que se encargarán de su gestión y seguimiento (Figura 4.4). Una vez identificados y analizada una lista de riesgos, planteada la respuesta para cada riesgo así como planes de contingencia si precisara se debe: Comunicar al resto de la unidad, servicio/organización, todo lo relacionado con los riesgos que afectan a nuestra área, proceso, unidad etc. Negociar/consensuar los proyectos y planes que se hayan planteado para cada área prioritaria. Aprobar el plan de riesgos al nivel que corresponda (servicio, unidad, hospital, organización) Detallar las funciones del plan y las responsables de ellas Con el fin de conseguir: El plan de riesgos desplegado Objetivos, planes e indicadores desplegados a toda el área objeto del análisis y gestión de riesgos Un buen despliegue del plan de riesgos va a tener un valor añadido consiguiendo: una mejor comunicación, favorecer la participación indispensable a los fines y trabajo en equipo, sistematizar la mejora continua de nuestra actividad, puede implicar una mejor y mayor comunicación y cooperación entre servicios. El despliegue del plan debe incluir: Descripción del análisis de forma clara y sencilla (señalar proceso, herramientas, métodos) incluyendo diagramas de flujo de acción ante los riesgos. Detallar funciones y responsabilidades. Incluir calendario o cronograma de actividades, recursos y presupuesto que se precise. 11

12 Figura 4.4. Proceso de despliegue del plan de la gestión del riesgo. Riesgos, indicadores, respuestas y planes de contingencia identificados por el grupo de gestión de riesgos Comunicar al resto de la organización, servicio, unidad Plan de riesgos: organización SI De acuerdo? NO Negociar Buscar cómo controlarlos. Como realizar su seguimiento y comunicación con responsables de tareas Plan de riesgos: Indicadores y objetivos Implementación. Recursos, responsables. Sistemas de detección y notificación Mod de: Recio M, Aranaz J, Aibar C. Gestión y mejora de la Seguridad del paciente. Tutorial y herramientas de apoyo. seguridaddelpaciente.es/formacion/tutoriales/msc-cd2/entrada.swf 1.6. Fase 6: Implementación y seguimiento En esta fase el servicio, unidad u organización lleva a cabo el seguimiento de sus objetivos y riesgos y los gestiona, incorporando a sus procesos lo aprendido y establece medidas correctoras que vuelve a controlar y reevaluar de forma continuada. En esta fase es fundamental una buena comunicación y el respaldo de la dirección, jefatura de servicio o unidad a una cultura de gestión de riesgos. En esta fase se monitorizan los indicadores del plan de gestión de riesgos y se verifican y validan las actuaciones de corrección: Evaluación de los objetivos Monitorizar la aparición y frecuencia de eventos adversos Monitorizar el cumplimiento de especificaciones Identificar nuevos riesgos. Elaborar informes de la gestión de riesgos y de los resultados de las actuaciones. 12