Informe de Auditoría Interna Empresa Eléctrica Quito S.A.

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1 Informe de Auditoría Interna Empresa Eléctrica Quito S.A. Auditoría Número: EXAMEN ESPECIAL AL PLAN DE REDUCCIÓN DE PÉRDIDAS COMERCIALES PLANREP Período de Revisión: Enero/02/2011 Diciembre/31/2011 Distribución del Informe: Para: Presidente de la Empresa Eléctrica Quito S.A. Gerente General de la Empresa Eléctrica Quito S.A. Director Ejecutivo Interino del CONELEC Coordinador Nacional de Control del CONELEC CC: Gerente de Comercialización Gerente Administrativo Financiero Gerente de Planificación

2 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA EXAMEN ESPECIAL AL PLAN DE REDUCCIÓN DE PÉRDIDAS COMERCIALES PLANREP Empresa Eléctrica Quito S.A. Fecha de Emisión: Noviembre/29/2013 Auditor Responsable: Ing. Nikolay Trujillo A. Jefe de Equipo Dra. Irlanda Avilés A. Dra. Lorena Cacuango CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA MOTIVO DEL EXAMEN El examen especial al Plan de Reducción de Pérdidas Comerciales del año 2011 PLANREP 2011, se realizó en cumplimiento de la orden de trabajo Núm. O.T emitida el 13 de marzo de 2012 por el Auditor General de la Empresa Eléctrica Quito S.A. ( EEQSA ), en oficio No A.I., este examen consta en el Plan de Auditoría Interna para el año 2012, en la categoría de Auditorías Planificadas Nuevas, que fue aprobado por la Junta General de Accionistas, mediante resolución J.A el 27 de junio de 2012; y para atender lo dispuesto en la Regulación No. CONELEC 005/09 denominada Procedimiento para el seguimiento y evaluación de los planes de inversión de las entidades de distribución de energía eléctrica., en el numeral 7.vi de la Liquidación de los Proyectos, que textualmente dice lo siguiente: La Auditoría Interna de los distribuidores, como la instancia responsable de auditar las liquidaciones de los proyectos, deberá realizar las acciones necesarias que le permita sobre la base de los informes de fiscalización, determinar la legalidad, y veracidad de los documentos de respaldo que avalen las liquidaciones, emitiendo el o los informes respectivos. De igual manera, este examen especial se realizó en cumplimiento de lo establecido en el documento denominado Procedimiento para supervisar la liquidación de planes/proyectos de inversión a cargo de las Empresas Distribuidoras, emitido el 14 de abril de 2012 por la Dirección de Supervisión y Control del CONELEC, en el numeral 5 referente a Insumos /Proveedores, 5.2 que textualmente dispone lo siguiente: Informes de auditoría interna, en la forma de exámenes especiales, a la fecha de corte del 31 de diciembre del respectivo año, sea este 2010 o 2011, dependiendo que todos los proyectos del plan de financiamiento se hayan completado antes de dicha fecha; estos estarán enfocados en los siguientes temas específicos de validación, que respaldarán lo Página 2 de 20

3 reportado en el formulario de reporte de liquidación y deberán generarse de manera secuencial: OBJETIVOS DEL EXAMEN Los objetivos de este examen especial son los siguientes: 1. Verificar que la planificación, ejecución y liquidación del Plan de Reducción de Pérdidas- PLANREP 2011, cumpla con la normativa y disposiciones legales emitidas para el efecto. 2. Evaluar la efectividad en el cumplimiento de los objetivos del programa y el uso adecuado de los recursos asignados del Presupuesto General del Estado para ejecución del PLANREP Verificar el cumplimiento del Procedimiento para supervisar la liquidación de planes/proyectos de inversión a cargo de las Empresas Distribuidoras emitido por el CONELEC. ALCANCE DEL EXAMEN La ejecución del Examen Especial al Programa PLANREP 2011 se enfocó en el cumplimiento de los objetivos descritos en este informe, y cubrió el período comprendido entre el 2 de enero y 30 de diciembre de BASE LEGAL E INFORMACIÓN ANALIZADA - Ley de Régimen del Sector Eléctrico. - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. - Reglamento General de la Ley de Régimen del Sector Eléctrico. - Mandato Constituyente No Mandato Constituyente No Regulación CONELEC No. 013/08 Regulación complementaria No. 1 para la aplicación del Mandato Constituyente No Regulación CONELEC No. 004/09 Regulación complementaria No. 2 para la aplicación del Mandato Constituyente No Regulación CONELEC No. 006/09 Aplicación del Mandato No Procedimiento para el seguimiento y evaluación de los planes de inversión de las entidades de distribución de energía eléctrica (Regulación No.CONELEC-005/2009). - Procedimiento para supervisar la liquidación de planes/proyectos de inversión a cargo de las Empresas Distribuidoras. - Instructivo para la Desagregación de Pérdidas No Técnicas por Niveles Funcionales de Tensión, código: DC.UCP.751.IN.06, aprobado el Instructivo para Medición en Baja Tensión en Transformadores de Distribución, Código DC.UCP.751.IN.05 aprobado el Instructivo para tratamiento de Infracciones, Código DC.UCP.751.IN.04, aprobado el Instructivo para la Revisión y Verificación del Sistema de Medición y Acometida del Cliente, Código: CO.PE aprobado el Instructivo para la Generación y emisión de Órdenes de Revisión en el SIEEQ Comercial, Código DC.UCP.751.IN.01, aprobado el Procedimiento para el Control de Pérdidas Comerciales, Código DC.UCP.751.PRO.01, Página 3 de 20

4 aprobado el Procedimiento de administración de materiales en bodegas. - Expedientes de los procesos de contratación de Mano de Obra Especializada. - Contratos, Órdenes de Trabajo Contrato. - Órdenes de pago o de transferencia de las liquidaciones a los contratistas. - Informes de Fiscalización. - Estados de Pago de los trabajos realizados por los contratistas. - Detalle de los Estados de Pago de los trabajos realizados por los contratistas. - Facturas presentadas por los contratistas. - Comprobantes de pago al IESS, por parte del contratista. - Actas de Recepción Parcial. - Actas de Entrega Recepción Definitivas. - Notas de Débito por cobro de multas a contratistas. - Egresos y reingresos de materiales. ESTRUCTURA ORGÁNICA El Directorio de la EEQSA mediante Resolución D en sesión del 14 de abril de 2011, aprobó una nueva estructura organizacional que se encuentra vigente a la emisión del presente informe y es la siguiente: MISIÓN DE LA EMPRESA La Misión de la Empresa Eléctrica Quito S.A., que consta en su Plan Estratégico para el período es la que a continuación se transcribe: Proveer a Quito y al área de concesión, del servicio público de electricidad, de manera eficiente y con responsabilidad social y ambiental, contribuyendo al desarrollo y la satisfacción de sus necesidades. OBJETIVO DE LA EMPRESA De acuerdo con el Plan Estratégico de la Empresa Eléctrica Quito S.A., uno de los objetivos a largo plazo de la Empresa, consiste en: Contribuir al financiamiento de planes de inversión y lograr sostenibilidad financiera, mediante la reducción de pérdidas comerciales, el Página 4 de 20

5 cual a su vez tiene como uno de sus objetivos a corto plazo el Reducir el nivel de pérdidas comerciales. MONTO DE RECURSOS EXAMINADOS El monto examinado fue de ,00, depositado el 20 de mayo de 2011 por el Ministerio de Electricidad y Energía Renovable en la cuenta corriente que la Empresa mantiene en Produbanco, para la ejecución de proyectos que conforman el PLANREP 2011, que incluye ,00 para Regularización de hurtos y fraudes en suministros de clientes de facturación masiva y ,00 para la Regularización de hurtos y fraudes en suministros de servicios especiales. FUNCIONARIOS RELACIONADOS NOMBRES CARGOS Ing. Iván Estuardo Velástegui Ramos Ing. Mónica Patricia Guerrero Melo Ing. Gustavo Xavier Carrera Arregui Ing. Edgar Remigio Maldonado Palacios Ing. Jorge Aníbal Moreno Mejía Ing. Fausto Daniel Pabón Plaza Ing. Carlos Julio Capito Vallejo Ing. Gustavo Renato Ochoa Albuja. Ing. Hernán Rivadeneira Torres Econ. Guido Vinicio Rivadeneira Guerrón Ing. Nelson Humberto Segovia Domínguez Gerente General Gerente de Comercialización Enc. Gerente de Comercialización Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales Jefe de la Sección Ingeniería del Dpto. de Control de Pérdidas Comerciales. Administrador de contratos de servicios técnicos especializados. Ingeniero Eléctrico 1 - Asistente de la Jefatura (elabora datos Estadísticos, encargado de procesos de contratación). Ingeniero Eléctrico 1 Administrador de contratos de servicios técnicos especializados. Ingeniero Eléctrico 1 Administrador de contratos de servicios técnicos especializados. Jefe de Sección Operativa Fiscalizador Operativo de contratos de servicios técnicos especializados. Gerente Administrativo Financiero Director Financiero Lcda. Susana del Carmen Loján Ordóñez Jefe del Departamento de Contabilidad ANTECEDENTES La Empresa Eléctrica Quito S.A., para la ejecución del Plan operativo de control y reducción de pérdidas no técnicas para el año 2011, planteó en el presupuesto de proyectos de inversión, que estará a cargo del Estado a través del Ministerio de Economía y Finanzas una inversión de ,00, cuyo desglose fue el siguiente: Página 5 de 20

6 NOMBRE DEL PROYECTO INVERSIÓN (Materiales y Mano de Obra) - Regularización de hurtos y fraudes en suministros de facturación masiva. - Regularización de hurtos y fraudes en suministros de facturación especial. - Balance de energía: transformador - clientes vinculados. - Implantación de Proyecto Piloto de tele gestión a clientes de facturación masiva , , , ,00 - Programa de soporte, Comunicación Social ,00 TOTAL ,00 El costo de inversión está conformado por los valores correspondientes a los rubros: - Mano de Obra, y - Materiales. Como meta general, la reducción de pérdidas no técnicas proyectada a diciembre de 2011 en función de la energía facturada, fue reducir el 0,16% de pérdidas con relación al porcentaje reportado a diciembre de 2010 en el Balance de Energía. Página 6 de 20

7 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN PROYECTOS PLANREP 2011 PRIORIZADOS PARA LA EMPRESA ELÉCTRICA QUITO S.A. - Asignación de recursos: El Director Ejecutivo Interino del CONELEC, mediante Oficio No. DE , SISGESI del 15 de marzo de 2011, dirigido a los Gerentes Generales y Presidentes Ejecutivos de las Distribuidoras, entre ellos al Gerente General de la Empresa Eléctrica Quito S.A., remitió el listado de proyectos que han sido priorizados por el CONELEC dentro del programa de inversiones de Distribución, para su ejecución durante el año La asignación para que la Empresa ejecute el Plan de Reducción de Pérdidas - PLANREP 2011 fue por el valor de ,00. - Proyectos priorizados por el CONELEC para el PLANREP 2011 de la EEQ. Para la ejecución del PLANREP 2011 fueron aprobados los proyectos siguientes: NOMBRE DEL PROYECTO PRESUPUESTO 2011 Regularización de hurtos y fraudes en suministros de clientes de facturación masiva. Regularización de hurtos y fraudes en suministros de servicios especiales , ,00 TOTAL ,00 - Aportes recibidos y su contabilización. El Ministerio de Electricidad y Energía Renovable, el 20 de mayo de 2011, transfirió a la cuenta que la EEQSA mantiene en el Produbanco, el valor de ,00 para la ejecución del PLANREP 2011, valor por el que el Produbanco emitió a favor de la EEQSA la Nota de Crédito MEER, documento contabilizado por la Empresa Eléctrica Quito en Boletín de Traspaso No del 24 de mayo de 2011, a la cuenta Aportes para Futura Capitalización MEER año 2011, Plan de Reducción de Pérdidas. - Emisión de Certificado Provisional de Aportación. El Gerente General de la EEQSA, conjuntamente con el Delegado del Presidente del Directorio de la Empresa, el 15 de agosto de 2011, emitió el CERTIFICADO PROVISIONAL DE APORTACIONES No. MEER/PLANREP 2011/ , por haber recibido el valor de ,00 (Un millón ciento dieciocho mil seiscientos cincuenta y seis 00/100 dólares americanos) del Ministerio de Electricidad y Energía Renovable, mediante transferencia bancaria del 20 de mayo de 2011 a la cuenta corriente No del Página 7 de 20

8 Produbanco a nombre de la Empresa Eléctrica Quito S.A., en calidad de Aportes para Futura Capitalización, recursos necesarios para financiar el Plan de Reducción de Pérdidas PLANREP EJECUCIÓN DEL PLANREP 2011 Auditoría Interna de la EEQSA, con el fin de cumplir con los objetivos propuestos en este examen especial, revisó y analizó el cumplimiento de los siguientes hitos, cuyos resultados se exponen a continuación: 1. PLANIFICACIÓN Para la ejecución del PLANREP 2011, específicamente para los dos proyectos priorizados por el CONELEC, el Departamento de Control de Pérdidas Comerciales, perteneciente a la Gerencia de Comercialización de la EEQSA, planificó lo siguiente: a) Para el Proyecto de Regularización de Hurtos y Fraudes en suministros de clientes de facturación masiva. Se planificó la revisión de suministros (acometidas y medidores) de clientes de facturación masiva, se estimó encontrar novedades un en 2,5% de suministros revisados, lo que equivale a suministros con la perspectiva de realizar la regularización de fraudes y hurtos, se previó gestionar la re facturación y la incorporación de energía al sistema de facturación, en el orden de MWh/año. b) Para el Proyecto de Regularización de Hurtos y Fraudes en suministros de clientes de facturación especial. Se planificó revisar instalaciones de medición de servicios especiales. Se estimó encontrar novedades en un 1,5% de suministros revisados, lo que equivale a 23 suministros, con la perspectiva de gestionar la re facturación y la incorporación de energía al sistema de facturación en el orden de MWh/año. Dentro del hito de Planificación, se considera la elaboración, revisión y publicación de pliegos para los procesos de contratación de mano de obra de servicios técnicos especializados. CONCLUSIÓN La elaboración, revisión y publicación de pliegos, cumplieron adecuadamente con los plazos y requerimientos de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento. 2. PROCESO DE ADJUDICACIÓN Y CONTRATACIÓN 2.1 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS (MANO DE OBRA). Según información constante en el documento denominado: Informe de Labores y Resultados de Gestión de Reducción de Pérdidas y Recuperación de Ingresos Económicos del Departamento de Control Pérdidas Comerciales, con el propósito de dar cobertura Página 8 de 20

9 permanente a las acciones que permiten combatir las pérdidas comerciales de energía eléctrica en el área de servicio de la EEQSA, para la ejecución del programa de reducción de pérdidas comerciales establecidos en el POA del año 2011, con la participación de proveedores de servicios técnicos especializados, se realizó la contratación de servicios técnicos especializados mediante tres procesos contractuales que se mencionan a continuación: Contratos suscritos en el año 2010 En el año 2010 la Empresa Eléctrica Quito S.A. contrató la prestación de servicios técnicos especializados, para ejecutar proyectos de control de pérdidas comerciales con los siguientes consorcios: - Con el Consorcio CONSELEC, suscribió el 27 de abril de 2010 el contrato SG para la prestación de servicios técnicos especializados para ejecutar proyectos de control de pérdidas comerciales en el área de servicio de la Empresa Eléctrica Quito S.A. Facturación Masiva, por el valor de ,88, sin IVA, cuyo plazo de duración fue de 360 días, según el siguiente detalle: ZONA ÍTEM PRECIO SIN IVA ANANSAYA ,46 YAVIRAC ,46 URINSAYA ,46 TURUBAMBA ,86 PERIFÉRICA NORTE ,82 PERIFÉRICA SUR ,82 TOTAL ,88 El citado contrato, tuvo una ejecución aproximada del 74,85% del valor total en el año 2010, el valor de la mencionada ejecución fue asumido en su totalidad por la EEQSA. En el año 2011 se ejecutó aproximadamente el 25,15% restante de este contrato, por un valor total de ,12, en el periodo comprendido entre el 2 de enero y el 31 de mayo de 2011, que fue cancelado por la empresa y corresponde a los Estados de Pago 9, 10, 11 y 12, por la regularización de hurtos y fraudes de los suministros de facturación masiva. Este valor de ,12 fue con cargo a los recursos asignados por el CONELEC para la ejecución del PLANREP Con el Consorcio CONCETRA, se suscribió el 9 de abril de 2010 la Orden de Trabajo Contrato OTC* para la prestación de servicios técnicos especializados para ejecutar proyectos de control de pérdidas comerciales en el área de servicio de la Empresa Eléctrica Quito S.A. Facturación Especial, por el valor de ,80, sin IVA, cuyo plazo de duración fue de 360 días. Esta Orden de Trabajo Contrato tuvo una ejecución de ,00 correspondiente al 74,7% en el año 2010, valor que fue asumido en su totalidad por la EEQSA. En el año 2011 se ejecutó el 18,61% de la Orden de Trabajo Contrato, por un valor ,70 en el periodo comprendido entre el 2 de enero y el 31 de mayo de Página 9 de 20

10 2011, correspondiente a la regularización de hurtos y fraudes de los suministros de facturación especial. Este último valor con cargo a los recursos asignados por el CONELEC para la ejecución del PLANREP Contratos complementarios suscritos con el Consorcio CONSELEC. Con el propósito de no suspender los trabajos para la reducción de pérdidas comerciales, la Empresa suscribió con el consorcio CONSELEC dos contratos complementarios al contrato principal SG , para la ejecución del proyecto del control de clientes de facturación masiva, mismos que se describen a continuación: - El primer contrato complementario No. SG suscrito el 14 de junio de 2011 por el valor de ,00, que representa el 10,70% del valor del contrato original, por un plazo de 30 días adicionales a partir del 28 de abril de El segundo contrato complementario No. SG suscrito el 8 de agosto de 2011 por un valor de ,00, que representa el 21,35% del valor del contrato original, por un plazo de 90 días adicionales a partir del La LOSNCP, en su artículo 87, referente a Normas Comunes a los Contratos Complementarios, dispone que la suma total de las cuantías de los contratos complementarios, no podrá exceder el 35%, por lo que los contratos complementarios al contrato SG , suscritos por la EEQSA suman ,00, que representa el 32,05% del contrato original. CONCLUSIÓN La suscripción de 2 contratos complementarios al contrato SG , por parte de la Empresa con el Consorcio CONSELEC, cumplió con lo dispuesto para el efecto en la LOSNCP, por lo que se concluye que la citada acción fue adecuada Contratos suscritos en el año 2011 La Empresa efectuó dos procesos de licitación y un proceso de cotización en el año 2011, para la contratación de proveedores de servicios técnicos especializados para el control de pérdidas comerciales. La Dirección Financiera emitió la Certificación de Disponibilidad Presupuestaria el 3 de febrero de 2011, mediante documento DF por un valor de ,00, con cargo a la Partida Presupuestaria Los procesos de licitación y cotización efectuados se detallan a continuación: - Proceso LICBS-EEQ-DC , con un presupuesto referencial de ,85, para la contratación de servicios técnicos especializados para ejecutar proyectos de control de pérdidas comerciales en cuatro zonas urbanas de Quito, de los clientes de facturación masiva que se presentan en el siguiente cuadro: Página 10 de 20

11 CONTRATISTA ZONA URBANA OTC No. FECHA DE SUSCRIPCIÓN PLAZO CONCETRA 2 Ananzaya CONSELEC URBANA CONSELEC URBANA Ing. Gualpa Marco Plazo: 300 días a partir de la suscripción Yavirac Plazo: 300 días a partir de la suscripción Urinzaya Plazo: 300 días a partir de la suscripción Turubamba Plazo: 300 días a partir de la suscripción VALOR SIN IVA VALOR IVA VALOR CON IVA , , , , , , , , , , , ,68 Total , , ,19 - Proceso LICBS-EEQ-DC , con un presupuesto referencial de ,36 para la contratación de servicios técnicos especializados para ejecutar proyectos de control de pérdidas comerciales en la zona periférica norte y sur del área de servicio, de los clientes de facturación Masiva. CONTRATISTA Consorcio CONSELEC PERIFÉRICA ZONA PERIFÉRICA OTC No. FECHA DE SUSCRIPCIÓN PLAZO Norte Plazo: 300 días a partir de la suscripción CONENERGY Sur Plazo: 300 días a partir de la suscripción VALOR SIN IVA VALOR IVA VALOR CON IVA , , , , , ,24 Total , , ,52 - Proceso COTBS-EEQ-DC , con un presupuesto referencial de ,78, para la contratación de Servicios Técnicos Especializados para ejecutar proyectos de control de pérdidas comerciales en los clientes de facturación especial en el área de servicio de la Empresa. Página 11 de 20

12 CONTRATISTA OTC No. FECHA DE SUSCRIPCIÓN PLAZO VALOR SIN IVA VALOR IVA VALOR CON IVA Consorcio CONCETRA Plazo: 300 días a partir de la suscripción , , ,27 TOTAL , , ,27 CONCLUSIÓN La Empresa suscribió siete Órdenes de Trabajo Contrato, según se detalla en los cuadros precedentes, cuya suma de los valores individuales contratados sin IVA, da como resultado el valor total de ,67. Los procesos de contratación se cumplieron de acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, se tomaron en cuenta los modelos que constan en el Portal de Compras, los proveedores cumplieron con los requisitos para presentar ofertas, la calificación de las ofertas fue realizada por la comisión encargada, el tiempo para realización de los trámites internos para evaluar las ofertas fueron los que demoraron mayor tiempo, pero siempre dentro de los plazos permitidos. 2.2 COMPRA DE MATERIALES La Empresa Eléctrica Quito S.A., no compró materiales específicamente para la ejecución del PLANREP 2011, los materiales que se requirieron para el efecto, en el transcurso del año 2011, provinieron del inventario que se mantiene en las Bodegas de la Empresa. Los materiales que se utilizaron en la ejecución del PLANREP 2011 se detallan a continuación: - BASE SOPORTE DE FE. DE 25 X 280 X 3MM. PARA CAJA DE DISTRIBUCIÓN - CANDADO MATRIZADO DE 50 MM TIPO "A" - CINTA ELECTRICA AUTOFUNDENTE DE 19 MM x 9 M, NO. 23 DE 3M - CINTA ELECTRICA, TYPE DE VINILO PVC 19 MM ANCHO, 18 M, LONG - CONDUCTOR DE COBRE AISLADO PVC, 600 V. TW NO. 6 AWG, 7 HILOS - CONDUCTOR DE COBRE AISLADO PVC, 600 V. TW No. 8 AWG, 7 HILOS - CONT. ENERG. EST. SOLIDO MONOF, 3H, 2 X 120/240V-480V, 30/200A, CL 0.5, REA, DEM, BC - CONT. ENERGIA ACT. EST. SOLIDO, MONOF, DIRECTA, 1 ELEMENTOS, 2H, 120 V, 15/60 (20) A - CONT. ENERGIA ACT. EST. SOLIDO, TRIFAS, DIRECTA, 3 ELEMENTOS, 4H, 210/121 V. 15/60 - CONT. ENERGIA ACT. MONOF, DIREC, 2H, 120 V. 15/60 (20) A.CL 2, SIMPLE TARIFA - CONTADOR DE ENERGÍA ACTIVA TRIFASICO, 3X121/210V-480V. - SELLO DE SEGURIDAD DE POLICARBONATO COLOR AMARILLO - TABLA TIPO TRA-2 - TAPA DE PROTECCIÓN PARA CAJA DE DISTRIBUCIÓN DE HIERRO TOL. - TORNILLO DE HIERRO PARA MADERA DIAM. 14 MM X LONG. 76 MM (3") - TORNILLO DE HIERRO PARA MADERA DIAM. 8 MM X LONG. 32 MM (1 1/4") Página 12 de 20

13 3. EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS Y ÓRDENES DE TRABAJO CONTRATO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS, PARA EJECUTAR PROYECTOS DE CONTROL DE PÉRDIDAS COMERCIALES EN EJECUCIÓN DEL PLANREP VALIDACIÓN DE MANO DE OBRA FACTURACIÓN MASIVA El año 2011 se trabajó con el Consorcio CONSELEC con quienes se firmaron dos contratos complementarios; y desde el 3 de octubre del 2011 se trabajó con seis contratistas con quienes se suscribieron contratos y órdenes de trabajo contrato, a continuación de detallan los valores ejecutados. CONTRATISTA O/T CONTRATO VALOR SIN IVA Administrador CONSELEC SG ,12 Ing. Remigio Maldonado CONSELEC SG Ing. Remigio Maldonado CONSELEC SG ,00 Ing. Remigio Maldonado CONCETRA ,56 Ing. Carlos Capito CONSELEC Urbana Ítem ,16 Ing. Jorge Moreno CONSELEC Urbana Ítem ,51 Ing. Jorge Moreno Ing. Marco Gualpa ,63 Ing. Gustavo Ochoa CONSELEC Periférica ,25 Ing. Carlos Capito CONENERGY ,75 Ing. Gustavo Ochoa TOTAL , FACTURACIÓN DE CLIENTES ESPECIALES De las órdenes de trabajo contrato: *077 y 115 suscritas en los años 2010 y 2011 respectivamente, para la prestación de servicios técnicos especializados para ejecutar proyectos de control de pérdidas comerciales de clientes especiales, desde el 2 de enero hasta el 30 de diciembre de 2011, se han realizado trabajos por el monto de ,16, según se describe en el siguiente detalle: CONTRATISTA O/T CONTRATO VALOR SIN IVA ADMINISTRADOR CONCETRA OTC ,70 Ing. Jorge Moreno CONCETRA 1 OTC ,46 Ing. Jorge Moreno TOTAL ,16 Supervisión, administración y fiscalización operativa. La supervisión por parte del CONELEC, la ejerció un Analista Técnico contratado para el efecto por el citado organismo regulador, quien realizó revisiones mensuales de los Página 13 de 20

14 avances en la ejecución del PLANREP 2011, conjuntamente con personal de la EEQ, luego de lo cual se firmaban actas del trabajo realizado. La supervisión por parte de la Empresa Eléctrica Quito la realizaron los administradores y la Fiscalización Operativa de los contratos y órdenes de trabajo contrato, para la prestación de servicios técnicos especializados (mano de obra), estuvieron a cargo de personal del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales de la EEQ. - La fiscalización operativa la realizaron seis Revisores de la Sección Operativa, quienes inspeccionaron de manera aleatoria la ejecución de los trabajos de campo, y reportaron mensualmente los resultados de sus revisiones al Jefe del Departamento de Pérdidas Comerciales, quien a su vez puso en conocimiento de los administradores de los contratos y remitió comunicaciones a los contratistas con el propósito de que cumplan las acciones correctivas pertinentes. - La administración de los contratos estuvo a cargo de dos Ingenieros Eléctricos y un Ingeniero en Diseño y Construcción de la Sección Ingeniería, quienes supervisaron las liquidaciones económicas y toda la documentación debidamente legalizada que sustenta el trabajo realizado por los contratistas, también consideraron las observaciones que constan en los informes de la fiscalización operativa, y cuando fue necesario aplicaron las multas o sanciones correspondientes. Los administradores suscribieron conjuntamente con los contratistas o sus representantes, un acta de entrega recepción parcial por cada Estado de Pago, con su respectivo detalle de los trabajos realizados, documentos que se adjuntaron a las facturas correspondientes. Para la liberación de los pagos, los administradores de los contratos, emitieron un memorando por cada Estado de Pago a la Dirección Financiera, en el que informaron de los trabajos realizados y solicitaron la cancelación correspondiente, con el visto bueno del Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales. La documentación que evidencia la fiscalización fue enviada a la Dirección Financiera para la cancelación de facturas y contabilización correspondientes. Una copia de la referida documentación reposa en los archivos que cada administrador de los contratos mantiene en su poder. OBSERVACIONES Durante el transcurso de nuestro trabajo, se determinaron las novedades que se describen a continuación: 1. No existió suficiente coordinación y comunicación entre los administradores de los contratos y los fiscalizadores operativos designados por el Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales. Los administradores de los contratos y órdenes de trabajo contrato, manifestaron que la coordinación en el control de novedades se la canaliza a través de la Jefatura del Departamento de Pérdidas Comerciales, lo que significa un problema, ya que la comunicación directa entre administradores y fiscalizadores operativos no fluye adecuadamente, debido a que los niveles jerárquicos que constan en el Orgánico Funcional no lo permiten, ya que los administradores dependen directamente de las Jefaturas de Ingeniería y del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales. 2. Se realizaron visitas de campo conjuntamente con los administradores de los diferentes contratos firmados con los siguientes contratistas: CONSELEC PERIFÉRICA (Nanegalito, Mindo, Los Bancos y Pedro Vicente Maldonado); CONSELEC URBANA (Yavirac); Ing. Marco Gualpa (Turubamba, sector Chillogallo), en las que se verificaron las revisiones y trabajos realizados por los contratistas, mismas que fueron realizadas a satisfacción de los Página 14 de 20

15 administradores y fiscalizadores operativos. Se determinó que la geo codificación no se encuentra actualizada, por lo que las direcciones que constan en los listados obtenidos en el Departamento de Control de Pérdidas Comerciales, fueron de difícil ubicación. 3. Debido a que la administración y fiscalización de los contratos para la ejecución del PLANREP 2011 fue realizada por personal de la EEQ, no se consideraron Gastos Administrativos para efectos de reconocimiento por parte del CONELEC, ya que los valores correspondientes al pago de personal de planta ya están considerados en el VAD de la Empresa Eléctrica Quito. Cabe señalar que en la ejecución de proyectos de inversión financiados con recursos del Estado, la contratación de personal externo a la empresa es reconocido por el CONELEC. CONCLUSIONES 1. La falta de coordinación y comunicación entre los administradores de los contratos y los fiscalizadores operativos designados por el Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales, ocasionó que los administradores desconozcan si la fiscalización operativa, realiza el seguimiento de la corrección de las novedades detectadas, por lo que éstos se limitaron a notificar a la Dirección Financiera, las multas impuestas a los contratistas para que sean descontadas al momento de pagar las facturas. Los administradores notificaron por escrito a la Jefatura Departamental sobre este particular, mismo que ha mejorado pero no ha sido corregido en su totalidad hasta la presente fecha. 2. Las carpetas de administración de los contratos y órdenes de trabajo contrato, contienen información adecuada, con respecto a la ejecución de los contratos por parte de los contratistas de servicios técnicos especializados, mano de obra, que refleja la correcta utilización de los recursos asignados por el Estado para el Plan de Reducción de Pérdidas Comerciales (no técnicas) del año 2011 de la EEQ. 3. La no actualización de geo códigos, ocasiona pérdida de tiempo a los contratistas, al momento de efectuar las órdenes de revisión, y al personal que realiza el control de los trabajos realizados. 4. Es correcto que en la ejecución del PLANREP 2011, no se hayan considerado Gastos Administrativos, porque la fiscalización operativa y administración de los contratos la realizó personal de la EEQ. 5. Que la Empresa Eléctrica Quito no haya contratado personal externo para realizar la fiscalización operativa y administración de los contratos de servicios técnicos especializados para la ejecución del PLANREP 2011, ocasionó que no se aproveche los recursos que el CONELEC reconoce como gastos administrativos cuando se lo hace de esta manera. RECOMENDACIÓN 1 El Gerente General, dispondrá al Gerente de Comercialización que, conjuntamente con el Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales y en coordinación con el Gerente Administrativo Financiero, contrate los servicios de profesionales especializados, que cumplan con las actividades de Administración y Fiscalización Operativa de los contratos u órdenes de trabajo contrato, para la ejecución del Plan de Recuperación de Pérdidas que realiza anualmente la Empresa, con el fin de que el control sea coordinado e integral, tanto de los recursos del Estado como de los que asume la Empresa. Adicionalmente, el costo de las contrataciones de administradores y fiscalizadores operativos sería reconocido por el Página 15 de 20

16 CONELEC como Gastos Administrativos por no estar incluido dentro de la plantilla de personal y por tanto en el Valor Agregado de Distribución VAD de la EEQ. RECOMENDACIÓN 2 El Gerente General, dispondrá al Gerente de Comercialización que en coordinación con el Gerente de Planificación, específicamente con la participación de la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones, disponga la actualización de geo códigos en el área de servicio de la Empresa, con el fin de que las órdenes de revisión que se entregan a los contratistas de servicios técnicos especializados, contengan información exacta de las direcciones, para evitar pérdidas de tiempo a los contratistas y personal que realiza el control de los trabajos realizados. 3.2 VALIDACIÓN DE MATERIALES Para la ejecución de los proyectos priorizados por el CONELEC, del Plan de Reducción de Pérdidas del año 2011 de la Empresa, según cuadro adjunto al memorando DF del 5 de julio de 2013, enviado por el Director Financiero de la EEQ a Auditoría Interna, se utilizaron materiales que fueron retirados de las bodegas de la EEQ, por un monto de ,88, según se detalla a continuación: CONTRATISTA CONTRATO/ OTC VALOR MATERIALES UTILIZADOS CONCETRA 2 OTC ,95 CONSELEC URBANA OTC ,13 CONSELEC URBANA OTC ,50 ING. MARCO GUALPA OTC ,73 CONSELEC PERIFÉRICA OTC ,16 CONENERGY S.A. OTC ,05 CONCETRA 1 OTC ,41 CONSELEC SG ,56 CONCETRA 1 OTC ,39 TOTAL ,88 OBSERVACIONES 1. En las solicitudes a bodegas realizadas por el Departamento de Control de Pérdidas Comerciales no se registró el código de identificación del proyecto ID, por lo que al retirar los materiales, en el Egreso de Bodegas no constó esta información, de igual manera ocurrió con los reingresos de materiales para la ejecución del PLANREP La situación descrita en el párrafo anterior, originó que los administradores de los contratos y órdenes de trabajo contrato, hayan ejercido un control de supervisión de los materiales entregados a los contratistas únicamente en la etapa de liquidación final, y no durante las Página 16 de 20

17 etapas de ejecución de los mismos; y, que el área financiera haya tenido dificultad en identificar y realizar los registros contables. ACCIONES REALIZADAS POR LA ADMINISTRACIÓN A partir del año 2012, el área de Comercialización al realizar la Solicitud a Bodega, ya está haciendo constar el código de identificación de los proyectos, para el egreso y reingreso de materiales de la Bodega. 2. El monto de ,88, corresponde a los materiales retirados de las bodegas por los contratistas, del citado importe no se restaron los valores de materiales que fueron reingresados a las bodegas. El Director Financiero en documentación anexa al memorando DF del 6 de noviembre de 2013, enviado a Auditoría Interna, manifestó que: Para actualizar la Certificación respecto de las órdenes de reingreso, la Sección de Contabilidad de Existencias solicitó mediante correo electrónico del 30 de octubre de 2013 se remita el detalle de los materiales reingresados del PLANREP 2011, a la Ing. Ana María Soria de la Unidad de Pérdidas Comerciales, ya que en la Certificación anterior solo se consideró valoración de los egresos de bodega. CONCLUSIONES 1. Que los egresos y reingresos de materiales, se los haya realizado sin código de identificación de los contratistas ID, ocasionó dificultad en la identificación e imputación contable de los materiales egresados y reingresados en la ejecución del PLANREP Que los administradores de los contratos no hayan tenido conocimiento de los materiales realmente entregados a los contratistas, ocasionó que no hayan ejercido suficientes controles de estos insumos durante las etapas que conforman el proceso de ejecución del PLANREP 2011, puesto que conocieron los datos referentes a materiales cuando se realizó la liquidación de materiales al finalizar el contrato. Con las acciones tomadas por el Área de Comercialización, a partir del año 2012, se facilita la identificación y registro contable de los materiales egresados y reingresados para ejecución del Plan de Reducción de Pérdidas Comerciales. 3. Que el Área de Comercialización no haya remitido oportunamente a la Dirección Financiera la información referente a los reingresos de materiales sobrantes de los egresos para ejecución del PLANREP 2011, ocasionó que el importe de materiales utilizados en el PLANREP 2011, certificado por la Dirección Financiera, sea superior al efectivamente utilizado. RECOMENDACIÓN 3 El Gerente General, dispondrá al Gerente de Comercialización, que a su vez disponga al Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales, que coordine con la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones ( DTIC ), se dé acceso al Sistema Informático de Bodegas a los administradores de los contratos, para consultar los egresos y reingresos efectuados por los contratistas que ejecutan el PLANREP, con el fin de que ejerzan adecuada e íntegramente el control de gestión de los materiales utilizados. Página 17 de 20

18 RECOMENDACIÓN 4 El Gerente General, dispondrá a los Gerentes: Administrativo Financiero y de Comercialización, que a su vez dispongan al personal a su cargo, que mantengan comunicación formal permanente, en relación con la solicitud y entrega de información referente a: egreso, reingreso y liquidación de materiales, en la Ejecución de los Planes de Reducción de Pérdidas, PLANREP, con el fin de que fluya adecuadamente la información que el Área Financiera requiere para la realización de los registros contables, y que la emisión de reportes que se generan en esta área, contenga datos reales. 4. LIQUIDACIÓN ECONÓMICA DEL PLANREP Revisión de los Registros Contables Revisados los registros contables del PLANREP 2011, se determinó que se registraron los valores correspondientes a los rubros; mano de obra y materiales, que fueron cargados a la cuenta Obras en Construcción PLANREP, que mediante Boletín de Traspaso del 31 de diciembre de 2012, se realizó la transferencia a la cuenta 101 Propiedad Planta y Equipo. 4.2 Liquidación económica El Director Financiero, a través de memorando DF del 5 de julio de 2013, dirigido a Auditoría Interna, envió la siguiente liquidación de los valores por materiales y mano de obra utilizados en el PLANREP 2011, con corte al 31 de diciembre de DESCRIPCIÓN Total Materiales ,76 +Total Mano de Obra ,55 Total Obra ,31 - Valor liquidado CONELEC ,07 Diferencia a favor de la EEQ ,24 El Director Financiero, a través de memorando DF del 6 de noviembre de 2013, dirigido a Auditoría Interna, envió el alcance a la Certificación Contable del PLANREP 2011, en la que manifestó lo siguiente: Se evidenció que existen diferencias entre, la certificación remitida a la Gerencia de Planificación mediante memorando No. DF-DCG del y la liquidación definitiva contabilizada al 31 de diciembre de 2012, por lo tanto se han preparado las aclaraciones con las novedades presentadas, estas constan en anexos Nos. 1 y 2. La Certificación Contable actualizada con corte al 31 de octubre de 2013 de los valores registrados por materiales y mano de obra contratada del PLANREP 2011, es la siguiente: Página 18 de 20

19 DESCRIPCIÓN Mano de Obra sin IVA , % IVA desde diciembre/2011 Subtotal Mano de Obra , ,66 + Materiales ,88 Subtotal ,54 - Valor liquidado CONELEC ,07 OBSERVACIONES Diferencia a favor de la EEQ ,47 1. Auditoría Interna está de acuerdo con los valores presentados en el Alcance a la Certificación Contable enviada por el Director de Finanzas, mediante memorando DF del 6 de noviembre de 2013, con respecto al pago de Mano de Obra por ,72, más IVA desde diciembre de 2011 por ,94, valores que sumados ascienden a ,66 y que corresponden al importe financiado por el Estado para ejecución del PLANREP Igualmente Auditoría Interna considera correcto el valor de ,88 correspondiente a egresos de materiales para la ejecución del PLANREP 2011, pero como lo menciona el Director Financiero en su alcance, no está tomado en cuenta el importe de los reingresos de materiales sobrantes, por lo que el valor que consta en el alcance a la certificación como diferencia a favor de la EEQ, está sobrevalorado. Cabe aclarar que el valor de materiales en su totalidad fue financiado con fondos propios de la EEQSA. 3. El valor de ,07 que consta como liquidado CONELEC en el alcance enviado por la Dirección Financiera, difiere en 281,07 del valor entregado por el MEER para ejecución del PLANREP 2011 que es de ,00. CONCLUSIONES 1. Los recursos entregados por el Estado a la Empresa Eléctrica Quito S.A., para ejecución del Plan de Reducción de Pérdidas Comerciales del año 2011, por un monto de ,00, fue correctamente utilizado en la cancelación de Mano de Obra y parte del IVA y registrado en la Contabilidad de la EEQSA. 2. Hasta el 6 de noviembre de 2013, no se cuenta con el dato real a favor de la Empresa por concepto de ejecución del PLANREP 2011, porque aún se desconoce el importe de los reingresos de materiales egresados de bodega para el efecto. 5. CUMPLIMIENTO DE METAS PROPUESTAS a) Para la regularización de hurtos y fraudes en suministros de clientes de facturación masiva. Se planificó la revisión de suministros (acometidas y medidores) de clientes de facturación masiva, se revisaron suministros; se estimó encontrar novedades en un 2,5%, lo que equivale a suministros de los revisados, realmente se Página 19 de 20

20 encontraron novedades. Con la perspectiva de realizar la regularización de fraudes y hurtos, se previó gestionar la re facturación y la incorporación de energía al sistema de facturación, en el orden de MWh/año, realmente se incorporaron MWh/año. b) Para Regularización de hurtos y fraudes en suministros de clientes de facturación especial. Se planificó revisar instalaciones de medición de servicios especiales. Se estimó encontrar novedades en un 1,5% de suministros revisados, lo que equivale a 23, realmente se revisaron suministros con la perspectiva de gestionar la re facturación y la incorporación de energía al sistema de facturación en el orden de MWh/año, realmente se incorporaron 904 MWh/año. Según criterio del Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales, la estimación se basa en la estadística de años anteriores en el mercado de comercialización, que se va regularizando por los proyectos realizados por el Departamento de Control de Pérdidas Comerciales. El escenario para la planificación del año 2011 fue optimista. El Jefe del Departamento de Control de Pérdidas Comerciales manifestó que: De la relación entre la cantidad de novedades detectadas con irregularidades al servicio versus la cantidad de revisiones ejecutadas a los suministros, se ha vuelto menor de lo estimado, en razón del control permanente que realiza la empresa a los suministros y por el comportamiento del mercado de comercialización a favor de la EEQ. Como meta general, la reducción de pérdidas no técnicas proyectada a diciembre de 2011 en función de la energía facturada, fue reducir el 0,16% de pérdidas con relación al porcentaje reportado a diciembre de 2010 en el Balance de Energía. Según datos estadísticos proporcionados por el Departamento de Control de Pérdidas Comerciales, se cumplió esta meta general, con la reducción del 0,20% de pérdidas con relación al porcentaje reportado a diciembre de La ejecución del PLANREP 2011 aportó insumos cualitativos como fueron: - Cumplimiento de parte de uno de los objetivos a largo plazo de la Empresa Eléctrica Quito S.A., que consta en el Plan Estratégico que consiste en: Contribuir al financiamiento de planes de inversión y lograr sostenibilidad financiera, mediante la reducción de pérdidas comerciales, el cual a su vez tiene como uno de sus objetivos a corto plazo el Reducir el nivel de pérdidas comerciales, - Satisfacción del cliente, precautelando el mejor servicio al vecino, y - Mejoramiento de la imagen de la empresa. Durante nuestro trabajo de Auditoría, el personal de la Gerencia de Comercialización y Gerencia Administrativa Financiera, inmerso en el Plan de Reducción de Pérdidas Comerciales PLANREP 2011, nos proporcionó su apoyo total. Nos gustaría agradecer a las áreas mencionadas por su valiosa cooperación. Atentamente, Ing. Nikolay Trujillo A., MBA, CIA, CGAP, CRMA AUDITOR GENERAL Página 20 de 20

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