Ficha Informativa de Proyecto 2016

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1 MCE - Ministerio de Comercio Exterior Coordinación General de Gestión Estratégica Dirección de Gestión del Cambio y Cultura Organizacional PROYECTO: I007 Desarrollo e implementación del Modelo de Cultura Institucional Líder del Proyecto: (liliana.martinez@comercioexterior.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Ricaurte Peñafiel, Sofia Aracelly Programas Relacionados: Titular: Chuico Guaman, Johanna Marcela Ficha Informativa de Proyecto 2016 Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Organización / Cultura Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 07/03/ /12/2016 de última actualización: 04/12/2016 de Fin Base: 31/12/2016 Modificado por: DATOS GENERALES Descripción del siguiente Hito: 26/12/2016 Descripción del Proyecto: El proyecto se fundamenta en la implementación de un modelo de cultura institucional educar a todos los servidores de esta cartera de Estado con todos los procesos, proyectos y diferentes temas de todas las unidades del MCE. Productos/Servicios: Modelo de cultura realizado Objetivo General: Implementar el Modelo de Cultura Institucional en el Ministerio de Comercio Exterior que permita establecer bases conceptuales y metodológicas para pulir las creencias y comportamientos actuales de los servidores públicos de esta Cartera de Estado alineándolos a nuestra visión y plan estratégico. Objetivos Especificos: a) Plan de Modelo de Cultura, que propicie cambios en el conocimiento Institucional. b)establecer un clima laboral basado en un sistema de valores Institucionales que promuevan el reconocimiento, motivación y calidad laboral. c)establecer y promover acciones y estrategias para lograr un clima laboral donde se logre un aprendizaje a nivel Institucional. d)fortalecer la identidad institucional a todos los servidores del MCE con la finalidad de lograr un empoderamiento a través de detallar estrategias y acciones que surjan con la implementación de esta cultura Beneficios Cualitativos.Fortalece los valores culturales necesarios para apoyar la estrategia Institucional..Fomenta la participación de los servidores en el logro de los objetivos..permite atraer y a retener talentos..desarrolla la comunicación institucional..motiva el grado de interés, entusiasmo y compromiso de los servidores en el desarrollo de su trabajo..mejora el clima institucional..potencia la eficacia, eficiencia, innovación y adaptación en el Ministerio. Tipo de Beneficiario Maxima autoridad - y demás unidades: Despacho de Ministro, Despacho del Viceministro, Subseretarías, Coordinaciones y Direcciones. Restricciones Con respecto a los recursos, falta de colaboración por parte de los servidores del Ministerio de Comercio Exterior - resistencia al cambio. En relación al tiempo, demora en la aprobación para realizar la ejecución del proyecto. Con respecto a la calidad falta de cumplimiento de grado de satisfacción de los servidores. Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO 06/12/2016 9:16 AM GPR 1/9

2 % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % de Inicio: 07/03/2016 de Fin: 31/12/2016 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 12 % 18 % 20 % 20 % 34 % 49 % 58 % 67 % 76 % 100 % real acumulado % 18 % 20 % 20 % 34 % 49 % 58 % 67 % 76 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización Noviembre 2016: 1) Se procedió con la ejecución de enfocadas a los componentes Compromiso y Liderazgo, entre las cuales tenemos: Difusión de campañas de aprendizaje continuo, Difusión de campañas enfocadas a la ética, equidad y valores Institucionales "Valores del PNBV" enfocado al valor Perdón, Difusión de frases motivacionales "Buen Inicio de Semana", Realización de la Campaña de integración como desayuno solidario, conformación de coro institucional, Implementación de campañas focalizadas para mejora en servicios internos y externos, Reconocimiento a líderes. (HITO 19, CUMPLIDO) 2) Se efectuó el desarrollo de componente Entorno de Trabajo deportes, entre las cuales tenemos realización de eventos institucionales como visita a finca canasta agroecológica, eventos de cultura y la difunsión de tips de actividades deportivas. (HITO 20, CUMPLIDO) OCTUBRE 2016: 1) Se procedió con la ejecución de enfocadas a los componentes Compromiso, entre las cuales tenemos: Difusión de campañas de aprendizaje continuo, Difusión de campañas enfocadas a la ética, equidad y valores Institucionales "Valores del PNBV" enfocado al valor de la Amistad, Difusión de frases motivacionales "Buen Inicio de Semana", Realización de la Campaña de integración como Visita asilo de Adultos Mayores tanto en Guayaquil como Quito, Implementación de campañas focalizadas para mejora en servicios internos y externos, Reconocimiento a líderes, servidores públicos y ganadores de concursos internos. (HITO 17, CUMPLIDO) 2) Se efectuó el desarrollo de componente Entorno de Trabajo ambiental, entre las cuales tenemos difusión de campañas de buenas prácticas ambientales Pequeñas acciones, generan grandes cambios! a través del intranet y wallpapers. (HITO 18, CUMPLIDO) SEPTIEMBRE 2016: 1) Se procedió con la ejecución de enfocadas a los componentes de Liderazgo y Compromiso, entre las cuales tenemos: Difusión de campañas de aprendizaje continuo, Difusión de campañas enfocadas a la ética, equidad y valores Institucionales "Valores del PNBV", Difusión de frases motivacionales "Buen Inicio de Semana", Realización de la Campaña de integración e Implementación de campañas focalizadas para mejora en servicios internos y externo.s (HITO 15, CUMPLIDO) 2) Se efectuó el desarrollo de componente Entorno de Trabajo del ámbito de cultural y social, entre las cuales tenemos Difusión de campañas a través de mailing y wallpapers enfocadas a la estrategia de las 5S y Difusión de 04/12/ :12 PM 01/11/ :58 PM 03/10/ :39 PM 06/12/2016 9:16 AM GPR 2/9

3 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización campañas a través de mailing y wallpapers enfocadas a la Responsabilidad social. (HITO 16, CUMPLIDO) AGOSTO 2016: 1) Se procedió con la elaboración de las presentaciones para la difusión de los resultados de clima laboral específicas de cada una de las unidades. (HITO 12, CUMPLIDO) 2) Se procedió con descripción de la información y elaboración del diseño para la difusión de los resultados generales de la medición de clima laboral. (HITO 13, CUMPLIDO) 3) Con fecha 9 de agosto se solicitó a la Dirección de Comunicación Social la publicación de la infografía en la herramienta Intranet de los resultados generales de la medición de clima laboral. (HITO 13, CUMPLIDO) 4) Mediante Memorandos Nro. MCE-CGGE M, MCE-CGGE M, MCE-CGGE M, MCE-CGGE M, MCE-CGGE M, MCE-CGGE M, MCE-CGGE M, MCE-CGGE M, MCE- CGGE M, MCE-DGCCO M y MCE-DGCCO M, se procedió con la difusión de los resultados específicos de la medición de clima laboral de cada unida que conforma el Ministerio de Comercio Exterior (HITO12, CUMPLIDO) 5) Se efectuó con la reformulación del Plan de Comunicación Interna de acuerdo al plan de mejora de clima y cultura elaborado. (HITO 14, CUMPLIDO) JULIO 2016: 1) Mediante Memorando Nro. MCE-DGCCO M, se solicitó la reprogramación de los hitos de del proyecto "Desarrollo e Implementación del Modelo de Cultura Institucional" y el respectivo cambio del Líder del proyecto a la analista Liliana, y se efectuo la respeectiva autorización por parte de la Coordinación General de Planificación mediante Memorando Nro. MCE-CGP M. 2) Se procedió con la entrega a la Dirección de Gestión de Cambio y Cultura Organizacional del informe de resultados de la medición de clima laboral realizado por la SNAP, para proceder con el análisis de la información. (HITO 8, CUMPLIDO) 3) Se efectuó la actualización del diagnóstico de cultura y clima institucional de acuerdo a los resultados de medición de clima presentados por la SNA.P (HITO 9, CUMPLIDO) 4) Se elaboró el plan de mejora de clima que permita el cierre de brechas evidenciadas en la medición del clima y que a la vez aporten a la implementación del Modelo de Excelencia en servicio al ciudadano, y con el respectivo cronograma de ejecución. (HITO 10, CUMPLIDO) 5) Se realizó la reformulación del modelo de cultura de acuerdo a los resultados de medición de clima laboral presentados por la SNAP. (HITO 11, CUMPLIDO) JUNIO 2016: 1.- De acuerdo a la directriz de Despacho Ministerial toda campaña de difusión interna debe ser aprobada por la Dirección de Comunicación Social, por lo cual la Dirección de Gestión del Cambio y Cultura Organizacional se encuentra en espera de la aprobación del "Modelo de Cultura Institucional", se han realizado las gestiones con la Directora del área. (HITO 8 Y 9) Se está analizando una posible solicitud de reprogramación de los hitos con las autoridades del área. MAYO ) Se procedió con la elaboración y diseño del plan de comunicación interna para la difusión del Modelo de Cultura institucional en la cual se consideraron campañas, cronograma, medios de difusión y responsables (HITO 7 CUMPLIDO) 2) Se realizó el envió del plan de comunifación interna para la difusión del Modelo de Cultura Institucional a la Dirección de Comunicación Social, para us respectiva revisión, validación y aprobación respectiva. (HITO 7 CUMPLIDO) ABRIL ) Se procedió con la elaboración de la matriz de "Observación Directa al Medio" en la cual se consideraron parámetros relacionados a los elementos a considerarse para el diagnóstico de la Cultura Organizacional y se indicaron las posibles soluciones de cada uno. (HITO 4 CUMPLIDO) 2) Se realizó el diagnóstico del Clima y Cultura Organizacional, el mismo se lo realizó a través de la medición de clima laboral realizada en el mes de noviembre 2015 y se identificaron las problemáticas enfocadas a la identificación Institucional. (HITO 5 CUMPLIDO) 3) Se elaboró el diseño del modelo de Cultura y Clima Organizacional con el fin de establecer bases conceptuales y metodológicas para pulir las creencias y comportamientos actuales de los servidores públicos de esta Cartera de Estado alineándolos hacia la visión y plan estratégico de este Modelo de Cultura. (HITO 6 CUMPLIDO) MARZO ) Se procedió con la elaboración del "Acta de Constitución" del Proyecto I007 "Desarrollo e implementación del Modelo de Cultura Institucional" cuya finalidad es establecer bases Gil Alava, Gisella del Rocío Gil Alava, Gisella del Rocío Gil Alava, Gisella del Rocío 05/09/ :25 AM 03/08/ :07 AM 02/08/ :50 PM 04/07/ :26 PM 01/06/ :22 PM 26/04/ :59 AM 06/12/2016 9:16 AM GPR 3/9

4 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización conceptuales y metodológicas para pulir las creencias y comportamientos actuales de los servidores públicos de esta cartera de Estado alineándolos a nuestra visión y plan estratégico (HITO 1 CUMPLIDO). 2) En reunión de trabajo efectuada por los funcionarios de la Dirección de Gestión del Cambio y Cultura Organizacional se realizó la designación del Líder del Proyecto I007 "Desarrollo e implementación del Modelo de Cultura Institucional", la misma que recayó en la Ing. Gisela Gil Alava (HITO 2, CUMPLIDO). 3) Se elaboró la Matriz de Identificación Institucional con la información recopilada de la encuesta de clima laboral realizada a todos los servidores del MCE donde se da a conocer cuál es su punto de vista en las preguntas realizadas, y a su vez identificamos los problemas y las posibles soluciones a los mismos (HITO 3, CUMPLIDO). Problemas cerrados: 1, Abiertos: 0 Riesgos cerrados: 1, Abiertos: 0 LOCALIDADES Localidad de Impacto 1 Zona 2 - Centro Norte > Pichincha > Toda la Provincia de Pichincha 2 Zona 5 - Litoral > Guayas > Toda la Provincia del Guayas 3 Zona 6 - Austro > Azuay > Cuenca HITOS 1 DEFINICIÓN: Acta de Constitución del Proyecto elaborada y aprobada 2 DEFINICIÓN: Designación de equipo de trabajo del Proyecto realizada. 3 PLANEACIÓN: Recopilación de información obtenida para diagnosticar la Cultura Organizacional 4 PLANEACIÓN: Observación directa al medio y entrevistas grupales a servidores para diagnosticar la Cultura Organizacional ejecutasa 5 PLANEACIÓN: Diagnóstico de cultura y clima institucional realizado 6 PLANEACIÓN: Diseño del modelo de Cultura Organizacional y clima organizacional elaborado y aprobado Hito Categoría Comprometida 7 PLANEACIÓN: Diseño de un plan para la difusión del Modelo de Cultura institucional realizado 8 EJECUCIÓN: Informe de reunión con los resultados medición de clima institucional entregado 1-Solicitud de Información 1-Solicitud de Información 1-Solicitud de Información Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Físico 07/03/ /03/2016 Sí /03/ /03/2016 Sí /03/ /03/2016 Sí Inicio de Trabajo 06/04/ /04/2016 Sí /04/ /04/2016 Sí /04/ /04/2016 Sí /05/ /05/2016 Sí /07/ /07/2016 Sí /12/2016 9:16 AM GPR 4/9

5 HITOS Hito Categoría Comprometida 9 EJECUCIÓN: Actualización del diagnóstico de cultura y clima institucional de acuerdo a los resultados de medición de clima elaborado 10 EJECUCIÓN: Plan de mejora de clima laboral alineado al modelo de cultura institucional elaborado 11 EJECUCIÓN: Reformulación del modelo de cultura de acuerdo a los resultados de medición de clima laboral elaborado 12 EJECUCIÓN: Difusión específica por unidad del Plan de Mejora de clima y cultura institucional ejecutada 13 EJECUCIÓN: Difusión Institucional del plan de mejora de clima y cultura ejecuta 14 EJECUCIÓN: Reformulación del plan de comunicación Interna de acuerdo a las acciones de mejora de clima y cultura institucional. elaborado 15 EJECUCIÓN: Reporte de ejecutadas enfocadas a los componentes de Liderazgo y Compromiso 16 EJECUCIÓN: Reporte de componente Entorno de Trabajo del ámbito de cultural y social 17 EJECUCIÓN: Reporte de componente de Compromiso 18 EJECUCIÓN: Reporte de ejecutas enfocadas al componente Entorno de Trabajo del ámbito ambiental 19 EJECUCIÓN: Reporte de ejecutadas enfocadas a los componentes de Compromiso y Liderazgo. 20 EJECUCIÓN: Reporte de componente Entorno de Trabajo del ámbito de deportes 21 EJECUCIÓN: Reporte de componente de Liderazgo 22 EJECUCIÓN: Reporte de Estimada Ficha Informativa de Proyecto /12/2016 9:16 AM GPR 5/9 Real A tiempo Hito Cumplido Físico 29/07/ /07/2016 Sí /07/ /07/2016 Sí /07/ /07/2016 Sí /08/ /08/2016 Sí /08/ /08/2016 Sí /08/ /08/2016 Sí /09/ /09/2016 Sí /09/ /09/2016 Sí /10/ /10/2016 Sí /10/ /10/2016 Sí /11/ /11/2016 Sí /11/ /11/2016 Sí /12/ /12/2016 No /12/ /12/2016 No 4.0

6 HITOS componente Entorno de Trabajo del ámbito social, cultural y de salud 23 EJECUCIÓN: Informe de resultados de la implementación del plan de mejora de clima y cultura institucional elaborado 24 CIERRE:Acta de cierre del proyecto elaborada y aprobada Hito Categoría Comprometida 9-Entregables Formales 9-Entregables Formales Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Físico 28/12/ /12/2016 No /12/ /12/2016 No 10.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 06/12/2016 9:16 AM GPR 6/9

7 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 1.00 Total : 0.00 % Costo Total : 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : 0.00 % Perfil Económico 2016 Años Previos Año Actual (2016) Años Futuros Total Ppto. Planeado Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial Ppto. Codificado Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2016) 0.00 Programado a Devengar Ppto Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2016 Mes Prog. a Devengar (Mensual) (Mensual) Presupuesto Mensual 2016 Prog. a Devengar (Acumulado) (Acumulado) Acumulado Estado Anual Ene Feb 06/12/2016 9:16 AM GPR 7/9

8 Mes Prog. a Devengar (Mensual) (Mensual) Presupuesto Mensual 2016 Prog. a Devengar (Acumulado) (Acumulado) Acumulado Estado Anual Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total 0.00 OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 2 Reducir la resistencia al cambio en los servidores públicos de la institución MEDIANTE la implementación de planes de acción para la mejora continua de la comunicación interna, del clima y la cultura organizacional. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 ASOCIACION HITO No. 5: Diagnóstico de cultura y clima institucional realizado 2 ASOCIACION HITO No. 6: Diseño del modelo de Cultura Organizacional y clima organizacional elaborado y aprobado 3 ASOCIACIÓN HITO No. 1 y 2: Acta de Constitución del Proyecto-Designación del equipo de trabajo 4 ASOCIACIÓN HITO No. 10: Plan elaborado de mejora de clima laboral alineado al modelo de cultura institucional 5 ASOCIACIÓN HITO No. 11: Reformulación del modelo de cultura elaborado de acuerdo a los resultados de medición de clima laboral 6 ASOCIACIÓN HITO No. 12: Difusión específica por unidad del Plan de Mejora de clima y cultura institucional 7 ASOCIACIÓN HITO No. 13: Difusión Institucional del plan de mejora de clima y cultura 8 ASOCIACIÓN HITO No. 14: Reformulación del plan de comunicación Interna de acuerdo a las acciones de mejora de clima y cultura 9 ASOCIACIÓN HITO No. 15: Reporte de actividades institucionales ejecutadas enfocadas a los componentes de Liderazgo y Compromiso 10 ASOCIACIÓN HITO No. 16: Reporte de actividades institucionales componente Entorno de Trabajo del ámbito de cultural y social 11 ASOCIACIÓN HITO No. 17: Reporte de actividades institucionales componente de Compromiso 12 ASOCIACIÓN HITO No. 18: Reporte de actividades institucionales ejecutas enfocadas al componente Entorno de Trabajo del ámbito ambiental 13 ASOCIACIÓN HITO No. 3: Recopilación de información obtenida para diagnosticar la Cultura Organizacional A5.pdf 26/04/2016 A6.pdf 26/04/2016 A1.pdf 17/03/2016 B1.rar 02/08/2016 B2.pdf 02/08/2016 B3.zip 01/09/2016 B4.zip 01/09/2016 B5.pdf 01/09/2016 B6.zip 03/10/2016 B7.zip 04/10/2016 B8.zip 01/11/2016 B9.zip 01/11/2016 A3.pdf 31/03/ /12/2016 9:16 AM GPR 8/9

9 ARCHIVOS DEL PROYECTO Ficha Informativa de Proyecto 2016 Descripción de Archivo Archivo de Alta 14 ASOCIACIÓN HITO No. 4: Observación directa al medio y entrevistas grupales a servidores para diagnosticar la Cultura Organizacional 15 ASOCIACIÓN HITO No. 7: Diseño de un plan para la difusión del Modelo de Cultura institucional realizado 16 ASOCIACIÓN HITO No. 8: Informe de reunión entregado con los resultados medición de clima institucional. 17 ASOCIACIÓN HITO No. 9: Actualización realizada del diagnóstico de cultura y clima de acuerdo a los resultados de medición A4.pdf 08/04/2016 A7.pdf 23/05/2016 A8.rar 02/08/2016 A9.rar 02/08/ Documento de reprogramación del proyecto MCE-CGP M-1.pdf 03/08/2016 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Cornejo Lozano, Mayra Titular de la Unidad Directora de Gestión del Cambio y Cultura Organizacional Gil Alava, Gisella del Rocío Ricaurte Peñafiel, Sofia Aracelly Lider del Proyecto Patrocinador Ejecutivo Analista de la Dirección de Gestión de Cambio y Cultura Organizacional Coordinadora General de Planificación y Coordinadora General de Gestión Estratégica Encargada mayra.cornejo@comercio exterior.gob.ec gisella.gil@comercioex terior.gob.ec sofia.ricaurte@comerci oexterior.gob.ec Ext Ext /12/2016 9:16 AM GPR 9/9