I. Presentación. Objetivo.

Transcripción

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2 I. Presentación. El presente documento tiene como finalidad describir los objetivos, acciones y actividades a realizar durante el año 2015 en torno a los Lineamientos de Funcionamiento del Archivo de Concentración del Municipio de Toluca, así como realizar una proyección que garantice el adecuado funcionamiento del Archivo y el cumplimiento de Lineamientos a corto, mediano y largo plazo. El Plan de Trabajo obedece al propósito del Gobierno Municipal de contribuir al desarrollo transparente de la administración pública municipal y las dependencias que la conforman, a través del almacenamiento, extracción y manejo de los expedientes y demás series documentales de los programas y acciones implementadas para materializar en resultados las metas y objetivos propuestos y de esta forma acreditar el cumplimiento de los compromisos contraídos para atender las necesidades y problemáticas de la ciudadanía. Este documento evidencia el gran esfuerzo que la administración ha realizado para consolidar el Archivo de Concentración, plasma una serie de acciones que hacen posible su perfeccionamiento, mediante la puntual aplicación de la normatividad, planeación, seguimiento, evaluación y control de los recursos materiales, financieros y humanos ejercidos en términos de economía, eficiencia, y eficacia. II. Objetivo. Preservar el patrimonio documental del Municipio que custodia el Archivo de Concentración, así como salvaguardar, organizar y conservar los documentos y expedientes que conforman sus acervos, facilitando su consulta y aprovechamiento público, mediante la concentración de documentos y

3 expedientes en un solo archivo, así como la adquisición de mobiliario, cajas y demás elementos que garanticen su conservación y preservación. III. Ubicación Geográfica. Calle Ignacio Comonfort no. 108, Ejidos de Calixtlahuaca, Toluca, Estado de México.

4 IV. Análisis FODA. Con la finalidad de alcanzar el objetivo planteado para la ejecución del presente proyecto, se realizó un análisis sobre las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene el Departamento de Archivo de Concentración, mismas que a continuación se describen de manera detallada: Fortalezas Se cuenta con personal que identifica de manera adecuada las labores que le corresponden. Existe un buen control, organización y una adecuada coordinación sobre la las labores que se realizan. Se utilizan directrices, manuales, políticas y procedimientos en la materia. Existe un acervo documental considerable, que se concentra en el Archivo, mismo que reviste la importancia del mismo. Existe un plan de trabajo, cuya proyección es a corto, mediano y largo plazo. Se da seguimiento al desarrollo de proyectos programados en el área. Existe disposición para facilitar los recursos necesarios para el mantenimiento de las instalaciones equipamiento de las mismas. Existe un marco jurídico, lineamientos y guías para la transferencia de documentos al Archivo de Concentración, que coadyuvan en las funciones sustantivas del mismo. Se cuenta con un programa de Digitalización. Existen 1, 490,577 documentos digitalizados que a futuro permitirá su consulta a través de una página web. Existen mecanismos manuales y electrónicos de control, para las labores que así lo requieren, los cuales contribuyen a mantener el orden de los documentos, así como los servicios brindados.

5 Existe un Comité de Selección Documental, mismo que coadyuva en los criterios para realizar la selección preliminar y final de los documentos, expedientes y series de trámite concluido existentes en los archivos de las diferentes unidades administrativas que conforman el municipio de Toluca. Se brindan asesorías para la organización de los Archivos, con el objeto de dar cumplimiento a las normas establecidas y su correcta transferencia al Archivo de Concentración. Existe un programa de capacitación anual para servidores públicos del Archivo por parte del Archivo del poder Ejecutivo. Se cuenta con personal profesional y técnico en la materia. Se cuenta con herramientas de Software, Sistemas Operativos, motores de bases de datos, etc. que proporcionan herramientas tecnológicas para el desarrollo de actividades institucionales, facilitando los mecanismos para que se pueda respaldar la información generada por las unidades Administrativas. Se cuenta con comisiones específicas dirigidas al personal del Archivo de Concentración, que facilita su adecuado funcionamiento.

6 Oportunidades El Archivo de Concentración del municipio de Toluca puede llegar a ser reconocido en el ámbito archivístico. Capacitación dirigida al personal del Archivo de Concentración. Definición de estrategias y acciones a ejecutar plenamente definidas. Ejecutar una adecuada planeación, que permita la reducción de tiempos en el desarrollo de las funciones. Contar con las herramientas de trabajo necesarias para el desarrollo de las funciones. Asignación de un mayor presupuesto con el objeto de financiar proyectos a mediano y largo plazo.

7 Debilidades La plantilla de personal está conformada en un alto porcentaje por personal que en otras áreas ya no eran funcionales, o eran problemáticos, lo que puede llegar a causar conflictos internos. No se cuenta con suficientes recursos para resolver las necesidades de infraestructura y equipamiento. Existen problemas debido al desgaste de los edificios, lo que provoca filtraciones de agua en los techos, principalmente durante la temporada de lluvias. La salida de emergencia de la planta baja del edificio D (Sótano) no cuenta con la chapa adecuada para casos de emergencia. Se carece de un sistema contra incendio. Existe desgaste y deterioro en el mobiliario y equipo del Archivo de Concentración. El personal de intendencia no realiza de manera adecuada la limpieza de las cajas que se encuentran en el Archivo de Concentración. No se cuenta con personal suficiente para el desempeño de las actividades propias del área. El personal que labora en el área carece de sentido de pertenencia. El espacio destinado al Archivo de concentración no es suficiente, dado el volumen de documentación a corto, mediano y largo plazo. El personal que se encuentra adscrito al área no posee conocimientos especializados en bases de datos, lo cual ocasiona fallas en su administración y control. Existen inventarios topográficos de los diferentes departamentos que se encuentran desactualizados. Existen limitantes para poder reclutar o suplir al personal.

8 Amenazas Impactos causados por diversos desastres naturales como sismos e inundaciones, así como fallas eléctricas, robos, etc., mismos que ocasionar la pérdida parcial o total de la documentación. Actos de corrupción por parte de los servidores públicos del Archivo de Concentración. Robo o pérdida de documentos, tanto por personal interno como externo. Daños al Inmueble que alberga el Archivo de Concentración, debido al vandalismo o delincuencia. V. Principales Características Técnicas. Concentrar los documentos y expedientes en un solo archivo, con el fin de garantizar su adecuado estado y conservación, a través de instalaciones óptimas y de acuerdo a los estándares y recomendaciones establecidos para ello. El inmueble destinado para el archivo, deberá tener la capacidad de albergar 1000m 2 de acervos; inicialmente estará equipado con 150 estantes anaquel modelo pie formado de 4 postes en calibre 14 de 244 cm, de acero laminado, calidad S.A.E 1010, anticorrosión y pintura horneada de alta resistencia a la oxidación, para armar con sistema de perforación de dos tornillos de 1/4x5/8 hexagonal galvanizado en cada punto de unión. Las instalaciones que albergarán el Archivo de Concentración mínimo constarán 800 m 2 y tendrán las condiciones necesarias para la preservación y seguridad de los documentos, debido a su capacidad garantizarán la concentración de transferencias y el resguardo de acervos por al menos veinte años, a partir de su puesta en operación.

9 Aunado a lo anterior, se implementará un sistema informático de control documental, que tiene como objetivo principal facilitar el desarrollo, organización, descripción y consulta del acervo documental resguardado por el Archivo de Concentración, así como el servicio de consulta en sala y consulta vía WEB, que permitirá contar con una infraestructura informática que garantizará el crecimiento y preservación del acervo documental, histórico y digital. VI. Importancia del Archivo de Concentración. El Archivo de Concentración resguarda los documentos más importantes del Municipio y sus antecedentes históricos, entre los que destacan los documentos de las Oficialías del Registro Civil, Desarrollo Urbano, Recursos Humanos, etc. Asimismo es un respaldo informativo de todas las Dependencias que conforman la Administración Pública Municipal, debido a que es un referente para la consulta de documentación, que en ocasiones coadyuva en la resolución de problemáticas que surgen de las actividades cotidianas de la gestión pública, por lo que en la medida en que se tenga una mejor organización y las condiciones adecuadas para su funcionamiento, menor será el tiempo de respuesta y aumentará la eficiencia de las solicitudes atendidas.

10 VII. Situación actual del Archivo de Concentración. a) Almacenamiento de expedientes y documentos: Documentos resguardados: 49 millones 137 mil 932 aproximadamente. Documentos digitalizados: 1 millón 490 mil 577 aproximadamente. Los documentos resguardados se encuentran distribuidos en 3 inmuebles: Sótano del Edificio D, Toluca. Calle Ignacio Comonfort No. 108, Ejidos de Calixtlahuaca, Toluca. Estacionamiento (Sótano del edificio A ), Toluca. b) Problemática que presenta el Archivo de Concentración: Los inmuebles presentan deterioro, lo que ocasiona un riesgo a la conservación y preservación del acervo documental que se resguarda. No se cuenta con equipo contra incendio. Falta de lámparas y balastros. Carencia de botiquín de primeros auxilios Los anaqueles con los que se cuenta no son suficientes. No se cuenta con vehículo. Las cajas que se tienen no son suficientes.

11 Es indispensable el cambio de chapa de la puerta de emergencia El personal que labora en esta área requiere de capacitaciones periódicas en la materia. El inventario con el que se cuenta no está actualizado. El acervo documental existente se encuentra contaminado por bacterias y otros microorganismos, lo que hace necesario que se tomen acciones que mitiguen los riesgos materiales y humanos que ello implica. c) Peligros y Riesgos. Pérdida de documentación, debido a desastres, catástrofes, incendios o robo de los mismos. Bio-deterioro de los soportes documentales. Invasión de macro organismos invertebrados y vertebrados (ratas, cucarachas, polillas, gusanos, aves, etc.) Irrupción de microorganismos (más de 200 especies de bacterias y hongos) que se desarrollan en temperaturas entre 15 y 45 C (húmedas y relativamente altas) provocando: manchas; perforaciones; roturas; abrasiones; oxidación; soportes quebradizos y faltantes estructurales; riesgos en la salud del usuario por manipulación de Archivo Físico, ocasionando infecciones en la piel, respiratorias y oculares.

12 VIII. Acciones para la mejora del Archivo. Gestionar un inmueble con dimensiones de acuerdo a las necesidades del archivo. Destinar un presupuesto para la adquisición de anaqueles, vehículos de transporte, cajas, equipo de oficina, estantería, anaqueles, pintura de tipo ignífuga, lámparas y balastros, etc. Brindar las facilidades al personal adscrito al Archivo de Concentración para asistir a cursos, diplomados, especialidades y/o recorridos a archivos de otras localidades del Estado de México e interior de la República, con la finalidad de que compartan su experiencia y coadyuven en el mejoramiento del mismo. IX. Ejecución del proyecto. La ejecución del presente proyecto se vislumbra a corto, mediano y largo plazo; lo anterior en función del presupuesto autorizado y las prioridades del propio Archivo. El plan de trabajo se divide en dos fases:. Primera Fase: Gestión de un espacio físico con las mejores condiciones posibles para resguardo, protección, preservación, conservación y consulta del Archivo de Concentración, mismo que reúna las condiciones ambientales óptimas para conservar los archivos y protegerlos de los extremos ambientales.

13 Segunda Fase: Digitalización del Acervo documental del Archivo de Concentración, el cual debe responder a las exigencias de conservación de los documentos; es decir, una conjunción entre cómputo y archivología, que responda a los estereotipos diseñados en la materia. Las acciones se realizarán considerando las dos fases antes descritas y de acuerdo al presupuesto autorizado, así como las necesidades prioritarias, detectadas en el Archivo de concentración. Para su ejecución, se diseñó el siguiente cronograma: AÑO 2015 NO. ACTIVIDADES INSUMO RESPONSABLE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE 1 Concluir con el traspaso de la documentación que se encuentra en Sauces, Geovillas y Palacio Municipal a la bodega de Ejidos de Calixtlahuaca. Transporte Inventariar y organizar la documentacion en la bodega Ejidos de Calixtlahuaca. Colocar los estantes de acuerdo a los Lineamientos establecidos. Rotular las cajas de los anaqueles nuevos, en la bodega de Ejidos de Calixtlahuaca. Ordenar, organizar y colocar en estantería la documentación que actualmente está en el suelo. Reorganizar la documentación de acuerdo a las normatividad establecida. Personal y transporte 200 Anaqueles Personal y transporte 200 Anaqueles 5,000 Cajas Personal del Archivo de Concentración 7 Limpiar la documentacióm y protegerla contra el polvo y pequeños agentes biológicos. 1 Aspiradora tipo Industrial 8 Dar seguimiento a la digitalización de los acervos en 2 Escaner marca fujitsu modelo fi6230-z y 2 resguardo, para facilitar su gestión documental y adaptarlos a los procesos informáticos actuales. Computadoras con procesador Intel Core i3, 4 Gb de RAM, 500 Gb en Disco Dur.

14 Se plantean algunas necesidades a cubrir de manera inmediata: CONCEPTO CANTIDAD JUSTIFICACIÓN DETALLES Anaqueles 150 Cajas Galleteras Aspiradora Industrial Vehículo de Transporte 5, Escaner 2 Computadora 2 Ordenar, organizar y colocar en estantería documentación que actualmente esta en el suelo. Anaqueles fomados por 4 postes calibre 14 de 244 cm de acero laminado, calidad S.A.E 1010, anticorrosión y pintura horneada de alta resistencia a la oxidación, para armar con sistema de perforación de dos tornillos de 1/4x5/8 hexagonal galvanizado en cada punto de unión. Reintegrar documentación que se encuentra en diversos tipos de almacenamiento y cumplir las normas Cajas Galleteras de cartón neutro tipo AGP-1. de conservación. Limpiar la documentación en resguardo y protegerla Aspiradora tipo Industrial con filtros lavables, no contra polvo y pequeños agentes biológicos, ayudando desechables. a su mejor conservación. Contar con un medio propio para traslado de personal y acervos documentales del Archivo, que presentan Camioneta tipo Pick-Up constante movimiento por la naturaleza de su origen. Continuar con la digitalización de los acervos en Escaner de mediano rendimiento marca Fujitsu, resguardo, para facilitar su gestión documental y modelo fi6230-z con capacidad de digitalización a adaptarlos a los procesos informáticos actuales. doble cara por ADF y una cara en Cama Plana. Continuar con la digitalización de los acervos en Computadora de escritorio requisitos mínimos: resguardo, para facilitar su gestión documental y Procesador Intel core i3, 4 Gb de RAM, 500 Gb en adaptarlos a los procesos informáticos actuales. Disco Duro y S.O. Windows 7 de 32 Bits.