SAP y Agua de Quito llevan la excelencia al sector público

Transcripción

1 Fotografía utilizada con el permiso de Agua de Quito y SAP SAP Historia de Éxito Partner AYESA- MQA SAP y Agua de Quito llevan la excelencia al sector público Partners en la

2 Compañía Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento Industria Servicios Productos y Servicios Distribución de agua potable y saneamiento de la red de distribución Web Site SAP ERP SAP 6.0, Módulos: Financiero Contabilidad (FI), Tesorería (TR), Costos (CO), Presupuestos (FM), Compras, Bodegas e Inventarios (MM), Activos Fijos (AF), Proyectos Presupuesto PEP (PS), Recursos Humanos Nómina y Gestión (HR), Mantenimiento Administrativo y Operaciones (PM), Proyectos Gestión de Proyectos Grafos (PS), Inteligencia de Negocios (BI). Partner Ayesa y MQA Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento Agua de Quito- enfrentaba una crisis financiera, complicada de superar por su naturaleza misma: un proveedor público de agua potable. Esto la motivó a buscar los mecanismos adecuados para logra la eficiencia, situación que resuelve de una manera más que exitosa al actualizar prácticas operativas con veinte años de rezago, mediante una inteligente estrategia tecnológica y humana, de la mano de la tecnología de SAP y de su metodología. 2

3 Agua de Quito, empresa pública con alma de líder EPMAPS (Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento), también conocida como Agua de Quito, es una empresa pública con la misión de: Proveer servicios de agua potable y saneamiento con eficiencia y responsabilidad social y ambiental, por lo que además de tener a su cargo la red de distribución de agua potable y saneamiento en la ciudad de Quito y sus alrededores, tiene la responsabilidad de descontaminar las aguas servidas para devolver a la naturaleza agua más limpia. Con la visión de: Ser empresa líder en gestión sostenible e innovadora de servicios públicos en la región se ha propuesto un plan estratégico, de acuerdo a los lineamientos y directrices de la actual Administración Municipal y del Gobierno Central, con la meta de ser una empresa eficiente y sostenible, con la capacidad de competir con un prestador privado. El compromiso de EPMAPS por el manejo eficiente de los recursos es una realidad que va más allá de un buen discurso, para notarlo basta conocer la exitosa historia de su transformación tecnológica. Actualmente cuenta con más de 2,000 colaboradores y figura dentro de las 100 empresas más grandes de Ecuador. Su gestión parte de un modelo que tiene como base la Planificación Nacional, Municipal y Empresarial y contempla la eficiencia, la sostenibilidad y la calidad como pilares de las buenas prácticas de Gobierno (Participación Ciudadana, Rendición de Cuentas y Responsabilidad Social y Ambiental). Todo esto regido por la modernización y la regulación. 3

4 Fuertes retos financieros y el agua no podía faltar EPMAPS se encontraba ante una gran dificultad, tenía una situación financiera con pérdidas constantes y un cambio en la ley tributaria la afectó enormemente, lo que provocó que viera disminuidos sus ingresos en un 25% en el transcurso de tan sólo cuatro meses. Por la naturaleza de su actividad, incrementar sus ingresos es un tema complicado pues el aumento de la tarifa del suministro de agua tiene repercusiones sociales, y vender más agua no es de su interés por el impacto ambiental que conlleva. En contrapartida, sí estaba dispuesta a invertir en proyectos que garantizaran la oferta, así como lograr llegar a nuevos sectores. Poder dar sustentabilidad financiera a la empresa era un reto que la obligó a poner orden en la casa para hacer un mejor aprovechamiento de los recursos con los que contaba y priorizar sus inversiones. Otro reto: cambiar la manera de hacer las cosas en una empresa que las venía haciendo de la misma forma durante los últimos 20 años. A pesar de que el tema de suministro de agua y alcantarillado se hacía adecuadamente, existía un descuido institucional, no había procesos claros, ni herramientas de informática, ni tampoco contaba con personal capacitado. En cuanto a las herramientas de informática tenía instalada una gran diversidad de sistemas que reportaban cifras distintas cada uno, era una mezcla donde no cuadraba nada. 4

5 SAP : porque queremos ser los mejores Diego Carrión Bueno Gerente Financiero y Sponsor del Proyecto. Varios proveedores de software se acercaron a ofrecer sus servicios. Sin embargo, sólo tomó en cuenta para su evaluación a JD Edwards*, Microsoft Dynamics* y SAP, pues Agua de Quito consideró que el resto no tenía la solidez necesaria. Como toda empresa del sector público, el proceso de selección se dio por medio de una licitación, en la que SAP resultó la mejor opción. Entre los puntos que se consideraron para tomar la decisión, uno muy importante fue que SAP contaba con varios canales, de los que se podía elegir al mejor; entre ellos hubo un implementador - Ayesa MQA- que demostró tener mucha experiencia en empresas prestadoras de servicios de agua. 5

6 Los objetivos que se perseguían al implementar un ERP eran: 1. Mejorar el desempeño e integración de los procesos entre las diferentes áreas. 2. Habilitar el acceso a información confiable, veraz y oportuna para la toma de decisiones. 3. Contribuir a mejorar la calidad de servicio al cliente interno y la comunidad. 4. Contar con una arquitectura tecnológica escalable a diferentes líneas de negocio. 5. Soportar el control efectivo de los recursos tangibles e intangibles de la empresa. 6. Promover una cultura de innovación y creatividad enfocada a resultados y el mejoramiento continuo. 7. Implementar las Normas Internacionales de Información Financiera. 8. Implementar un sistema de costos que refleje la realidad del negocio. 9. Implementar prácticas de Gobierno Corporativo, que habilite la toma de decisiones y la transparencia en la información publicada a los entes de control y la comunidad. 10. Reducir los costos de operación mediante la simplificación e innovación en los procesos, para incrementar la productividad y la eficiencia. Nuestra misión es ser líder a nivel nacional, ser la mejor empresa pública. Obviamente, eso nos obligaba a buscar la mejor solución. Personalmente considero que SAP era la herramienta para nosotros, porque tenía experiencia en utilities y en servicios de agua. No necesitábamos simplemente un sistema, queríamos un consultor que entendiera las necesidades de la industria y conociera las mejores prácticas. Esta es una gran fortaleza de SAP. Diego Carrión Bueno Gerente Financiero y Sponsor del Proyecto. 6

7 SAP y EPMAPS, excelencia que da orgullo El profesionalismo y compromiso mostrado por esta empresa pública durante la implementación del ERP de SAP es un motivo de orgullo para ella. No se escatimó en invertir los recursos necesarios y se involucró a sus mejores elementos humanos utilizando, además, las mejores prácticas para garantizar la calidad del proyecto. La metodología utilizada para la implementación fue ASAP - Accelerated SAP, que consiste en implementar el ERP SAP mediante 5 fases: Fase 1. Se realizó la preparación y planificación del proyecto con el apoyo de Ernst and Young como consultor de esta actividad. Fase 2. Se elaboraron los planos empresariales con el propósito de entender los objetivos de negocio y crear los procesos que ayudaran a lograrlos. Fase 3. Se realizó la implementación y se culminó con una exitosa salida en vivo del sistema. Fase 4. Se realizó la preparación final y se tuvo el sistema para el ambiente productivo. Fase 5. Se logró exitosamente la salida en vivo y hubo una etapa soporte. Otro punto estratégico, que fue un gran acierto por parte del equipo de implementación, fue la creación de una campaña de Gestión del Cambio, en la que se impartieron cursos de capacitaron en el tema y talleres de sensibilización a toda la empresa, empezando por mandos medios, líderes funcionales y el Comité. Adicionalmente, como parte de esta campaña, hubo un Plan de Comunicación informando de los avances del proyecto, dando el detalle de qué era y qué beneficios traería a la empresa. 7

8 Una nueva EPMAPS, con SAP en su ADN Entre los principales beneficios que Agua de Quito goza con el uso de SAP 6.0 figuran: Se han integrado las actividades de Gerencias, Subgerencias, Departamentos y Unidades Se cuenta con una base de datos centralizada, que facilita el acceso a la información de la empresa Se ha disminuido el tiempo de entrega de los materiales a las áreas operativas, mejorando el tiempo de respuesta al cliente interno y externo Se han incorporado herramientas para la gestión del talento humano en capacitación, formación y desarrollo Se ha facilitado la generación de reportes para la toma de decisiones Se puede planificar y controlar el mantenimiento de los equipos e instalaciones Se ha reducido el número de las paralizaciones no programadas, de los equipos e instalaciones productivas Se han automatizado los procesos, mejorando el control interno de los trámites de pago Se ha facilitado la implementación de las NIIFs (Normas Internacionales de Información Financiera) Se han reducido los tiempos en el cierre de estados financieros Se ha facilitado la elaboración y posterior control de la ejecución del presupuesto, integrándolo con el PAC y POA En estos cuatro años hemos pasado de una pérdida de 12 millones de dólares a generar un excedente de 5 millones. Con el ERP SAP esperamos ser más eficientes una vez que se automatice el 20% de procesos que aún faltan Diego Carrión Bueno, Gerente Financiero y Sponsor del Proyecto. 8

9 AGUA DE QUITO Agua de Quito, la mejor empresa pública de la región En el futuro, Agua de Quito, ve la innovación como una tarea permanente; la implantación del ERP SAP es sólo el principio de todo lo que se puede hacer. El reto más grande es la vivencia y apropiación del uso de la herramienta, su explotación, sacar el beneficio a todo lo que se puede hacer; que realmente sea una inversión explotando cada uno de los beneficios que se pueden tener, lo que significa preparar a la gente para que sea experta y la sepa aprovechar. Sacar un mayor provecho al ERP de SAP, requiere un cambio de mentalidad, abrir la mente a otras formas de hacer las cosas, pasar de una visión operativa a una más analítica. Nuestra gente tiene ahora una forma distinta de pensar, enfocada a dar un mejor servicio a sus usuarios, no solo externos, sino que también internos Evelyn Barahona - Gerente del Proyecto Integración Total Derechos Reservados para las Marcas Las empresas públicas que proveen servicios básicos enfrentan retos complejos a muchos niveles. EPMAPS, con la implantación del ERP SAP 6.0, los supera con éxito y tiene hoy una posibilidad real de alcanzar su objetivo de ser la mejor empresa pública de la región y de seguir calmando la sed de la capital de Ecuador. *Marcas registradas por sus respectivos propietarios 9 Fotografías proporcionadas por SAP y Agua de Quito

10 2013 SAP AG or an SAP affi liate company. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP AG. The information contained herein may be changed without prior notice. Some software products marketed by SAP AG and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifi cations may vary. These materials are provided by SAP AG and its affi liated companies ( SAP Group ) for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Please see for additional trademark information and notices. 10 Derechos Reservados para las Marcas