Auditoria II. Tema I: Auditoria de efectivo Facilitador:

Transcripción

1 Auditoria II Tema I: Auditoria de efectivo Facilitador:

2 CONTENIDO Introducción Objetivos del examen del efectivo Evaluación del control interno sobre el efectivo Comprensión de las irregularidades mas comunes en las cuentas de efectivo Procedimientos de auditoria para las cuentas de efectivo Presentación de las cuentas de efectivo en los estados financieros Conclusiones sobre el examen

3 Introducción Es importante conocer y comprender las siguientes cuentas de caja y bancos, ya que el enfoque de auditoria difiere de una a otra: Cuenta General de efectivo en caja Cuenta General de efectivo en bancos nacionales o extranjeros Cuenta bancaria de Fondo Fijo de nominas Cuenta bancaria de ahorros Fondo fijo de caja chica

4 El renglón del efectivo Debe estar constituido por el total de moneda de curso legal o sus equivalentes, que sean propiedad de una entidad económica tales como: Giros bancarios, telegráficos, postales Monedas y barras de oro Divisas o monedas extranjeras Depósitos bancarios en cuentas de cheques, en el país y en el exterior Cualquier partida que no pueda convertirse en efectivo en corto plazo o tenga restricciones deberá clasificarse como inversión

5 Objetivos del examen del efectivo Determinar si los saldos de efectivo representan partidas de efectivo en caja, en transito o depositados. Determinar si las sumas mostradas en el balance general han sido clasificadas apropiadamente y descritas adecuadamente en lo que respecta la disponibilidad o restricción del as mismas. Fuente: Guía de procedimientos de auditoria

6 Objetivos del examen del efectivo Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en efectivo. Determinar que el efectivo se presente razonablemente en los estados financieros del cliente. Fuente: Meigs, Larsen y Meigs. (1985)

7 Enfoque tradicional Objetivos específicos del examen del efectivo Determinar: 1. Si los saldos de efectivo representan realmente dinero efectivo propiedad de la empresa, en poder de la empresa, en transito, entre otros. 2. Si los saldos en pasivos de caja y bancos recogen todas las deudas contraídas por la empresa en sus relaciones con terceros. 3. Si los saldos están debidamente registrados, descritos y clasificados en los estados financieros de la empresa. 4. Si se ha efectuado una correcta periodificación tanto de las transacciones que afectan a cuentas patrimoniales como las que afectan a cuentas de resultados. Fuente: Madariaga (2000) 5. Si en los EF se desglosa la información necesaria para la total interpretación de los saldos de efectivo: de uso restringido, hipotecados, gravados, entre otros. 6. Si de están observando todas las normas legales aplicables a esta clase de transacciones. 7. Si los procedimientos y las normas de control interno definidos por la dirección para este sector se están cumpliendo, si se están aplicando correctamente y si tales normas son las mas adecuadas para asegurar el un buen control sobre los saldos de estas cuentas.

8 Control interno del efectivo En teoría las funciones de los departamentos de finanzas y contabilidad deberían integrarse de modo que brinden la seguridad que: 1. Todo el efectivo producto de las ventas de contado y de las cobranzas que debería haberse recibido se recibió realmente, se registro con precisión y se depositó inmediatamente. 2. Los desembolsos de efectivo se efectuaron solo para los fines autorizados y se registraron correctamente. 3. Se mantienen los saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no excesivo para ello se deben estimar los ingresos y pagos relacionados con las operaciones normales.

9 Control interno adecuado para el manejo del efectivo 1. No permitir que un empleado maneje una transacción de principio a fin. 2. Separar el manejo del efectivo y la responsabilidad de llevar los registros correspondientes 3. Centralizar la recepción del efectivo. 4. Registrar oportunamente los ingresos de efectivo. 5. Alentar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los totales del registro de efectivo. 6. Depositar diariamente los ingresos de efectivo. 7. Hacer todos los desembolsos mediante cheques o transferencia electrónica, exceptuados los gastos menores que deberán hacerse por caja chica. 8. Ordenar que las conciliaciones bancarias sean realizadas por un empleado distinto y no relacionados con la emisión de cheques, manejo de caja o cobranzas, y un funcionario apropiado deberá revisar la conciliación terminada. 9. Pronosticar las entradas y salidas de efectivo e investigar las variaciones respecto a las cantidades pronosticadas.

10 Evaluación del control interno sobre el efectivo Se debe obtener una comprensión del sistema del cliente. Confirmar dicha comprensión mediante la revisión por transacciones. Seleccionar el cuestionario de control interno a aplicar. Detectar las deficiencias aparecidas en la evaluación de los controles. Para la revisión del sistema de control interno desde el punto de vista practico existen dos métodos: aplicación del cuestionario y la representación grafica o diagrama de flujo de los ciclos.

11 Irregularidades mas comunes en las cuentas de efectivo El jineteo de fondos Consiste en la apropiación temporal de fondos de la entidad, por parte de alguien que los maneje, para usarlos en beneficio propio a modo de "préstamo temporal no autorizado". Para no verse descubierto, quien se apropia de los fondos repone el dinero tomado del cliente A), con lo que recibe del cliente B),después con lo recibido de C) repone el faltante de B),hasta que el volumen de fondos desviados es de tal cuantía que le impide seguir con la maniobra, o es descubierto en alguna revisión o fortuitamente. Cómo se facilita la maniobra : a) Cuando no se obliga a depositar el dinero intacto y con prontitud en el Banco. b) Por mantener fondos en efectivo más allá del tiempo necesario. c) Por no enviar oportunamente los Estados de cuenta al asociado. d) Cuando no se cuenta con recibos pre numerados, en original y dos copias bien detallados. e) Cuando se permite la concentración de funciones en una sola persona.

12 Irregularidades mas comunes en las cuentas de efectivo Retención del dinero de ventas sin la emisión de comprobantes. Pago de pasivos por compras sin la realización de la entrega de materiales y bienes; o por la prestación del servicio no realizados. Cambio de cheques personales con los fondos de caja o caja chica. Emisión de cheques posfechados, en blanco, sin fecha de caducidad o sin la inscripción en el mismo de la nota de no endosable. La reutilización de los comprobantes de egresos ya rembolsados.

13 Procedimientos de auditoria para las cuentas de efectivo Técnicas de arqueo de efectivo Prueba de las conciliaciones bancarias Examen de las transferencias entre bancos Examen de ingresos y desembolsos

14 Procedimientos de auditoria para las cuentas de efectivo Técnicas de arqueo de efectivo: es el proceso de verificación utilizado para comprobar la autenticidad del saldo de efectivo en caja. El resultado del arqueo de caja deberá ser firmado por el responsable de la caja y el auditor que controla el arqueo. El arqueo de caja ha realizarse de sorpresa. El arqueo de caja debe contener: Monto del fondo fijo. Cantidad disponible y en existencia de monedas y billetes. Relación y documentos soportes de los gastos realizados debidamente aprobados. Relación y documentos soportes de los rembolsos pendientes. Firmas del custodio del fondo y del auditor.

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16 Procedimientos de auditoria para las cuentas de efectivo Prueba de las conciliaciones bancarias Circularización de los saldos de bancos Análisis que consiste en el cuadre a la fecha del cierre el saldo según libros de contabilidad de la empresa auditada con el saldo del extracto o confirmación directa del banco. Procedimiento de verificación de los saldos de bancos mediante la confirmación directa del banco. Es un documento emitido y firmado por la gerencia de la empresa, donde se solicita al banco que le informen y remitan a los auditores si los saldos allí descritos son los que deberían estar en la cuenta de la empresa al cierre del año que se esta auditando, este deben ser firmado por el representante del banco y remitido a los directamente a los auditores.

17 CONCILIACION SEGÚN LIBROS SEGÚN BANCO PARTIDAS DEBE HABER DEBE HABER SALDOS AL CIERRE POR CONCILIAR PARTIDAS NO REGISTRADAS DE LIBROS ANEXO I NOTAS DE CREDITO ANEXO II NOTAS DE DEBITO DE BANCOS ANEXO III DP EN TRANSITO ANEXO IV CH EN TRANSITO ERRORES ANEXO V DE LIBRO ANEXO VI DE BANCO SUB TOTALES SALDOS AJUSTADOS AL XX

18 «Fecha de envío» «Banco» «Dirección» «Localidad» «Código postal» «Provincia» MODELO DE CONFIRMACIÓN BANCARIA Muy señores nuestros: Con motivo de la revisión de nuestras cuentas anuales por parte de nuestros auditores, les agradeceríamos se sirvan enviar directamente a: <<DIRECCIÓN DEL AUDITOR>> La información que seguidamente detallamos referida a 31 de Diciembre de 20XX utilizando para ello el sobre franqueado que les remitimos. Les agradeceríamos que su respuesta fuera lo más detallada posible abordando entre otros los siguientes aspectos: a) Saldos de todas las cuentas abiertas a nuestro nombre, haciendo constar el tipo de cuenta de la que se trata. b) Cualquier restricción sobre los saldos mencionados en el apartado a), indicando la naturaleza de la misma en caso de que existiera. c) intereses devengados a la aludida fecha y no incluidos en las cuentas referidas en el apartado a). d) Cuentas que hayan sido saldadas en el ejercicio que termina en la fecha arriba citada, indicando el número de dichas cuentas y la fecha de cancelación. e) Detalle de descubiertos, préstamos y créditos concedidos vigentes, señalando condiciones talas como garantías que les afecten, límites concedidos, importe dispuesto, vencimientos, forma documental (póliza efectos financieros, etc..), y si están intervenidos por Agentes de cambio y bolsa o Corredores de comercio, tipos de interés que devengan y comisiones y modalidad de su cobro. Intereses y comisiones devengados a la fecha de referencia y pendientes de cargo por Ustedes, e intereses cobrados anticipadamente a dicha fecha.

19 MODELO DE CONFIRMACIÓN BANCARIA f) Total de las letras que a la fecha solicitada han sido: - Descontadas y están pendientes de vencer. - Vencidas pero no pagadas y pendientes de cargar en cuenta - Enviadas en gestión de cobro y en poder de Ustedes. - Enviadas al descuento en poder de Ustedes. g) Limite total de descuento concedido. h) Detalle y pormenores sobre toda clase de valores registrados por Ustedes a nuestro nombre que se encontraban en su poder en custodia o depósito, indicando si son o no de libre disposición. h) Detalle de los avales, créditos documentarios y cualquier clase de garantías concedidas por nosotros a favor de Ustedes o por Ustedes a favor nuestro. j) Cualquier compromiso pendiente bajo contratos a futuro de compraventa de moneda extranjera. k) Cualquier otra información relativa a las operaciones mantenidas con Ustedes, relacionadas con los apartados anteriores o con alguna transacción incompleta. l) Personas que figuran en sus registros, autorizadas para la firma de cheques, letras, endosos, u otros documentos, indicando cuales de ellas son indispensables y la combinación de las mismas, así como los límites para cada una de ellas, si los hubiese. Les agradecemos anticipadamente su colaboración. Muy atentamente, Gerente (persona con firma autorizada en la cuenta)

20 Procedimientos de auditoria para las cuentas de efectivo Examen de las transferencias entre bancos Examen de ingresos y desembolsos Investigar cheques Analizar las transferencias en la ultima semana del año de la auditoria y en la primera semana con la finalidad de detectar exageraciones en los saldos de efectivo atribuibles a desfalcos. Consiste en realizar un corte de los ingresos y desembolsos correspondientes a la ultima semana correspondiente al cierre del año y a la primera semana después del cierre De pagos cuantiosos Por pagos inusuales a partes relacionadas

21 Auditoria del efectivo Programa y cuestionario

22 Programa N Descripción Ref/PT Observaciones Responsable Estudio y evaluación del control interno sobre efectivo: 1. Obtener el conocimiento del control interno para el efectivo. 2. Probar el método y el sistema de contabilidad del efectivo que se tenga implantado 3. Evaluar los controles internos para el efectivo Procedimientos sustantivos del efectivo Comparar con los estados bancarios los cheques pendientes que aparecen en las conciliaciones Solicitar los estados bancarios de corte y la lista de personas autorizadas para movilizar las cuenta a la fecha Obtener y sumar las conciliaciones de fin de año. Comparar los saldos que aparecen en las conciliaciones bancarias, cuando sea conveniente, con respecto a: Estados de cuenta al fin de año Estados de cuenta para un período determinado. Registros de caja y mayor general. Comparar los depósitos en tránsito según las conciliaciones bancarias con el registro de caja para el último mes del año y verificar si las fechas de depósitos y de registros en el estado bancario se corresponden. Basándose en los últimos cheques utilizando antes de fin de año, comparar los números y montos de los cheques según aparecen en los estados de cuenta del periodo de examen con las listas de cheques pendientes. Investigar y examinar los documentos que amparan en forma apropiada, los cheques en transito que no aparecen en los estados bancarios de corte.

23 Programa N Descripción Ref./PT Observaciones Responsable Investigar y observar si la disposición de otras partidas de conciliación es adecuada. Determinar si las notas de débito por depósitos no aceptados por el banco y otras notas de débito y crédito que aparecen en los estados de cuenta para el periodo determinado son explicadas en forma adecuada al fin de año. Listar los registros de ingresos y desembolso de efectivo, las fechas y los montos de transferencias bancarias y operaciones relacionadas para un periodo inmediatamente anterior y posterior al fin de año. Asegurar que todas las cuentas incluidas como efectivo no incluyen partidas que no sean efectivo (por ejemplo cheques con fecha posterior a la de su pago). Por medio del examen de los registros de caja y del trabajo arriba mencionado de conciliación, así como conversaciones con el personal correspondiente y cualquier otro procedimiento que pueda ser necesario (por ejemplo, registrar el último número de cheque y el último recibo procesado al fin de año), cerciorarse si los registros de caja fueron debidamente cerrados a fin de año. Revisar las revelaciones de la confirmación bancaria y referenciar en forma adecuada con otras secciones de los papeles de trabajo, por ejemplo, prestamos y saldos restringido. Concluir acerca de lo razonable de corte y saldos de efectivo.

24 Cuestionario N Descripción SÍ NO N/A Observaciones 1. Están las funciones de caja definidas y delimitada? 2. Están autorizadas por la junta directiva las cuentas bancarias en uso? 3. Se notifica a los bancos cuando un firmante autorizados abandona la empresa? 4. Están todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa? 5. Están controladas las transferencias entre una cuenta bancaria a otra? 6. La política de cheques esta referida a : Controlar existencia de cheques en blanco. Prohibir la practica de emitir cheques al portador. Colocar fecha de caducidad. Colocar sello de no endosable.? 1. Se concilia regularmente la cuenta bancaria? 2. Se preparan y supervisan las conciliaciones por un empleado que no prepara o firma cheques ni maneja efectivo? 3. Se entrega en sobre cerrado los estados de cuentas del banco directamente a los empleados que realizan las conciliaciones bancarias? 4. Aseguran los procedimientos de conciliación de la compañía todos los pasos que se consideran esenciales en la conciliación? 5. Son los depositarios de los fondos fijos independientes del cajero u otros empleados que manejan remesas de clientes y otros ingresos?. 6. Se ha establecido la responsabilidad para cada fondo sobre una sola persona?. 7. Se limitan los fondos fijos a cantidades razonables según las necesidades del negocio. 8. Están los pagos individuales de caja chica limitados a una cantidad máxima?. 9. Reciben vales del personal a través de caja chica?. 10. Se cambian cheques a través del fondo fijo de caja chica?. 11. Se realizan arqueos de caja frecuentemente?

25 Presentación de las cuentas de efectivo en los estados financieros

26 Presentación de las cuentas de efectivo en los estados financieros

27 Presentación de las cuentas de efectivo en los estados financieros El monto en el balance general referente al efectivo deberá incluir solo las cantidades disponibles para las operaciones actuales. Un deposito bancario de uso restringido como fondos en fideicomiso, o fondos para amortizar deudas o a lazo fijo no deberá incluirse en el efectivo. Deberá revelarse sí existen fondos restringidos en una nota aparte.

28 Presentación de las cuentas de efectivo en los estados financieros

29 Conciliación bancaria Ejercicio El Comején

30 Comején LIBRO BANCO Día Descripción Debe Haber Saldo 1 Deposito # , ,00 4 Cheque # , ,00 6 Nota de crédito # 5402 cliente , ,00 10 Nota de debito # 9803 TF 4.020, ,00 15 Deposito # , ,00 18 Cheque # , ,00 21 Cheque # , ,00 25 Deposito # , ,00 30 Cheque # , ,00 30 Deposito # , ,00

31 BANCO ESTADO DE CUENTA CLIENTE: EL COMEJÉN Descripción Debe Haber Saldo 1 Deposito # , ,00 5 Cheque # , ,00 5 Nota de crédito # 5402 Cliente , ,00 6 Nota de debito # 9803 TF 4.020, ,00 15 Deposito # , ,00 18 Cheque # ,00 25 Cheque # , ,00 25 Deposito # , ,00 26 Nota de crédito # 5403 por cliente 3.600, ,00 27 Nota de debito # 9804 Intereses 5.000, ,00 30 Nota de debito # 9805 Edo de cuenta ,00

32 EL COMEJÉN PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS ANEXO I DESCRIPCIÓN No. FECHA MONTO NC POR ABONO DE CLIENTES /04/2008 Bs 3.600,00 TOTAL Bs 3.600,00 ANEXO II DESCRIPCIÓN No. FECHA MONTO ND ENTREGA DE CHEQUERAS /04/2008 Bs 5.000,00 ND ENTREGA DE CHEQUERAS /04/2008 Bs 40,00 TOTAL Bs 5.040,00

33 PARTIDAS NO REGISTRADAS EN BANCOS ANEXO III DESCRIPCIÓN No. FECHA MONTO DEPOSITO EN TRANSITO /04/2008 Bs ,00 TOTAL Bs ,00 ANEXO IV DESCRIPCIÓN No. FECHA MONTO CHEQUE EN TRANSITO(Beneficiario) /04/2008 Bs 2.000,00 CHEQUE EN TRANSITO(Beneficiario) /04/2008 Bs 8.000,00 TOTAL Bs ,00

34 ERRORES DE LIBRO ANEXO V MONTO DOCUMENTO FECHA REGISTRADO CORRECTO DIFERENCIA DP /04/2008 Bs (20.000,00) Bs ,00 Bs ,00 DP /04/2008 Bs ,00 Bs 1.600,00 Bs (14.400,00) CH /04/2008 Bs 4.000,00 Bs 400,00 Bs 3.600,00 TOTAL Bs ,00 ERRORES DE BANCO ANEXO VI MONTO DOCUMENTO FECHA REGISTRADO CORRECTO DIFERENCIA CH /04/2008 Bs (10.000,00) Bs - Bs ,00 TOTAL Bs ,00

35 CONCILIACION SEGÚN LIBROS SEGÚN BANCO PARTIDAS DEBE HABER DEBE HABER SALDOS AL CIERRE POR CONCILIAR Bs ,00 Bs ,00 PARTIDAS NO REGISTRADAS DE LIBROS ANEXO I NOTAS DE CREDITO Bs 3.600,00 ANEXO II NOTAS DE DEBITO Bs 5.040,00 DE BANCOS ANEXO III DP EN TRANSITO Bs ,00 ANEXO IV CH EN TRANSITO Bs ,00 ERRORES ANEXO V DE LIBRO Bs ,00 ANEXO VI DE BANCO Bs ,00 SUB TOTALES Bs ,00 Bs 5.040,00 Bs ,00 Bs ,00 SALDOS AJUSTADOS AL Bs ,00 Bs ,00

36 Gracias por su atención