MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE TUTORÍAS

Transcripción

1 DT-MP Fecha de Elaboración: 31/05/2013 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA Fecha de Actualización: 22/08/2017 Versión: 4

2 Índice 1. Introducción: Objetivo del Manual: Procedimientos: Desarrollo de los procedimientos:

3 1. Introducción: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO La Dirección de Tutorías, ha elaborado el presente manual con el fin de mantener un registro actualizado de los procedimientos que ejecuta esta unidad administrativa, que permita alcanzar los objetivos encomendados y contribuya a orientar al personal adscrito a esta área, sobre la ejecución de las actividades encomendadas, constituyéndose así, en una guía de la forma en que opera e interviene, así mismo permitirá agilizar sus tareas, eficientar sus actividades, delimitar las competencias y responsabilidades, distribuir las cargas de trabajo así como definir los procesos administrativos en correspondencia con los programas que se ejecutan en las áreas que conforman la Dirección: Área de Tutorías, Área Psicopedagógica y Área de Orientación Vocacional, para dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en la Normatividad Institucional. A efecto de dar utilidad permanente al Manual, es indispensable que su información se mantenga permanentemente actualizada mediante revisiones periódicas para verificar que ésta reúna requisitos de viabilidad, oportunidad, consistencia, apegados a la realidad de la operación. Así como también es importante actualizarlo con la finalidad de ser utilizado como herramienta de consulta permanente del ser y quehacer universitario que coadyuva a otorgar servicios de apoyo a los estudiantes. 3

4 2. Objetivo del Manual: Facilitar al Personal de la Dirección la consulta de los procesos, funciones y actividades que les compete desarrollar a cada área, así como ubicar con claridad y precisión los vínculos con otras dependencias tanto internas como externos a fin de agilizar las acciones. 4

5 3. Procedimientos: 1.- Tutorías y Asesorías Académicas 2.- Psicología 3.- Orientación Educativa 4.-Sistema Integral de Atención al Estudiante Universitario 5.- Formación y Actualización del Docente Tutor 5

6 4. Desarrollo de los procedimientos: 6

7 PROCEDIMIENTO: Tutorías y Asesorías Académicas OBJETIVO: Coordinar el Programa Institucional de Tutorías en las escuelas, escuelas superiores e institutos de la UAEH ALCANCE: Fecha de elaboración: Fecha de Actualización: Versión: 4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Dirección de Tutorías Área de Tutorías 1. Solicita por oficio a Director de Escuela, Escuela Superior o Instituto el nombre del Responsable de la Coordinación General de Tutorías. Escuela, Escuela Superior o Instituto de la UAEH 2. Envían nombre del responsable de la Coordinación General de Tutorías por oficio o correo electrónico; Dirección de Tutorías Área de Tutorías 3. Recibe oficio o correo electrónico por parte de Director de Escuela, Escuela Superior o Instituto Responsable de la Coordinación General de Tutorías. 4. Solicita al responsable del Sistema Integral de Atención al Estudiante Universitario registrar al Responsable de la Coordinación General de Tutorías de Escuela, Escuela Superior o Instituto. 5. Realiza la programación de actividades a desarrollar en el indicando funciones y lineamientos para la operatividad del Programa Institucional de Tutorías en la Escuela, Escuela Superior o Instituto. 6. Envía a la Dirección y Coordinación General de Tutorías de la Escuela, Escuela Superior o Instituto la programación de actividades para su ejecución. Escuela, Escuela Superior o Instituto de la UAEH 7. Elabora la Coordinación General de Tutorías el Plan de Acción Tutorial con base en el análisis de los resultados de: Bachillerato EXANI-I y Licenciatura EXANI-II y a partir de segundo semestre en adelante considerar los resultados del desempeño académico de los estudiantes. 8. Registra la Coordinación General de Tutorías en el Sistema Integral de Atención al Estudiante Universitario el Plan de Acción Tutorial para su evidencia y seguimiento. 9. Da seguimiento la Coordinación General de Tutorías a las acciones programadas en el Plan de Acción Tutorial, con el propósito de supervisar que la Coordinación de Tutores de Programa Educativo y docente tutore, realicen las actividades de acompañamiento y guía académica con el estudiante. 7

8 10. Elabora la Coordinación General de Tutorías informe parcial de acuerdo a los ciclos escolares en los meses de marzo, mayo, septiembre y noviembre de las actividades desarrolladas del Plan de Acción Tutorial, para conocer el impacto de la tutoría en la aprobación y retención de los estudiantes. 11. Elabora la Coordinación General de Tutorías informe final de acuerdo a los ciclos escolares en los meses de junio y diciembre para conocer la efectividad de la tutoría en los índices de aprobación y retención. 12. Analiza los resultados obtenidos del desarrollo de las actividades del Plan de Acción Tutorial, para medir la efectividad de la tutoría en el impacto de los índices de aprobación y retención. 13. Propone estrategias de mejora para el desarrollo del Plan de Acción Tutorial. Dirección de Tutorías Área de Tutorías 14. Verifica que la Coordinación General de Tutorías ha elaborado y registrado el Plan de Acción Tutorial de la Escuela, Escuela Superior o Instituto. 15. Da seguimiento a las acciones que desarrollan en Escuela, Escuela Superior o Instituto. 16. Elabora informe parcial de acuerdo a los ciclos escolares en los meses de marzo y septiembre de las actividades desarrolladas del Plan de Acción Tutorial, para conocer el impacto de la tutoría en la aprobación y retención de los estudiantes. 17. Elabora informe final de acuerdo a los ciclos escolares en los meses de junio y diciembre para conocer el impacto de la tutoría en la aprobación y retención de los estudiantes. 18. Analiza los resultados obtenidos del desarrollo de las actividades del Plan de Acción Tutorial de Escuela, Escuela Superior o Instituto, para medir la efectividad de la tutoría en el impacto de los índices de aprobación y retención. 19. Convoca a reunión a la Coordinación General de Tutorías de escuela, escuela superior o instituto para informar los resultados de la efectividad de la tutoría en el impacto de los índices de aprobación y retención. 20. Entrega a la Coordinación General de Tutorías de escuela, escuela superior el documento impreso y en electrónico de los resultados del análisis de la efectividad de la tutoría en el impacto de los índices de aprobación y retención. 21. Solicita al responsable del Sistema de Integral de Atención al Estudiante Universitario publicar en la web los resultados del análisis de la efectividad de la tutoría en el impacto de los índices de aprobación y retención. 22. Elabora estrategias de mejora para la coordinación e implementación del Programa Institucional de Tutorías. 23. Comunica a la Dirección y Coordinación General de Tutorías de Escuela, Escuela Superior o Instituto las estrategias de mejora al Programa Institucional de Tutorías para su ejecución. 8

9 PROCEDIMIENTO: Psicología OBJETIVO: Coordinar a través del Programa Institucional de Atención Psicológica las acciones que den respuesta a las necesidades psicoemocionales de los estudiantes con el propósito de contribuir a su desarrollo ALCANCE: Escuelas, Escuelas Superiores e Institutos de la UAEH Fecha de elaboración: Fecha de Actualización: Versión:1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Dirección de Tutorías Área de Psicología 1. Solicitar por oficio a escuelas, escuelas superiores e institutos el nombre del responsable del servicio de atención psicológica para su registro en el Sistema Integral de Atención al Estudiante Universitario. 2. Envía por oficio a escuelas, escuelas superiores e institutos los resultados de la aplicación del Cuestionario de Personalidad Cornell Índex. 3. Envía lineamientos que orienten el trabajo de los responsables del servicio de atención psicológica en escuelas, escuelas superiores o institutos. Área de Psicología-Escuelas, Escuelas Superiores o Institutos de la UAEH 4. Vinculación con el responsable del servicio de atención psicológica para verificar el inicio a las actividades programadas de acuerdo al Plan de Acción con los estudiantes de nuevo ingreso y semestres subsecuentes. 5. Seguimiento de las actividades psicológicas de escuelas, escuelas, superiores e institutos atendiendo dudas o cuestionamientos de los responsables de las áreas sobre el Programa Institucional de Atención Psicológica. Dirección de Tutorías Área de Psicología-Escuelas, Escuelas Superiores o Institutos de la UAEH 6. Solicita por oficio informes de actividades posterior a la conclusión de las primeras evaluaciones parciales y al concluir el ciclo escolar para el análisis de resultados del Programa Institucional de Atención Psicológica. 7. Recibir informe de actividades posterior a la conclusión de las primeras evaluaciones parciales. 8. Analizar junto con los responsables del servicio de atención psicológica de escuelas, escuelas superiores e institutos con la anuencia del (la) Director(a) de Tutorías, los resultados de las acciones o actividades desarrolladas en el semestre vigente y establecer mejoras al Programa Institucional de Atención Psicológica. 9

10 PROCEDIMIENTO: Orientación Educativa OBJETIVO: Coordinar las acciones de Orientación Educativa que permitan coadyuvar a logro de los objetivos de formación y personales de los estudiantes, a través d los diferente ámbitos de la vida para su desarrollo integral y terminación d estudios ALCANCE: Escuelas, Escuelas Superiores e Institutos de la UAEH Fecha Fecha Versión:1 DESCRIPCIÓN DEL ó PROCEDIMIENTO: Dirección de Tutorías Área de Orientación Educativa 1. Solicitar vía oficio a directores de escuelas, escuelas superiores e institutos el nombre del responsable de operar el Programa Institucional de Orientación Educativa. 2. Vinculación con las áreas de tutorías y psicología para contribuir al adecuado funcionamiento del programa. 3. Coordinar el desarrollo, seguimiento y evaluación del programa en cada escuela, escuela superior e instituto. Escuelas, Escuelas Superiores o Institutos de la UAEH 4. Envían nombre del responsable que participara en el desarrollo y actividades del programa institucional de orientación educativa. 5. Diseñan un plan de trabajo para el cumplimiento de objetivos propuestos en el programa institucional de orientación educativa y de acuerdo a su contexto. 6. Envían informes de operatividad al inicio, durante y final del programa a través del Sistema Integral de Atención al Estudiante Universitario. Dirección de Tutorías Área de Orientación Educativa. 7. Seguimiento y retroalimentación de las tareas ejecutadas en escuelas, escuelas superiores e institutos a través del Sistema Integral de Atención al Estudiante 8. Vinculación con la Dirección General de Evaluación, para evaluar el impacto del programa en escuelas, escuelas superiores e institutos. 9. Reunión con orientadores educativos de escuelas, escuelas superiores e institutos con el objetivo de dar a conocer las acciones desarrolladas en el semestre vigente. 10 Vinculación con el área de actualización docente para promover la capacitación y actualización 10

11 PROCEDIMIENTO: Formación y actualización del Docente Tutor OBJETIVO: Profesionalizar mediante la certificación de competencias al docente tutor ALCANCE: Escuelas, Escuelas Superiores e Institutos de la UAEH. Fecha de elaboración: Fecha de Actualización: Versión: 1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Dirección de Tutorías-Área de Formación y actualización docente 1. Solicita a Directores de Escuelas, Escuelas Superiores e Institutos la relación de Coordinadores Tutores Generales, Coordinadores Tutores de Programas Educativos, Docentes tutores, Psicólogos y Orientadores Educativos que serán formados y actualizados. Escuelas, Escuelas Superiores e Institutos 2. Envían relación. Dirección de Tutorías-Área de Formación y actualización docente 3. Recibe listado por parte de Directores de Escuelas, Escuelas Superiores e Institutos con los nombres y correos electrónicos de los académicos que tomaran el/los cursos que imparte la Dirección de Tutorías. 4. Se calendarizaran los cursos a impartir, para el registro de los académicos. 5. Se envía correo electrónico notificando la inscripción del académico y la fecha de inicio-termino del curso. Dirección de Innovación- Dirección de Tutorías (Área de Formación y actualización docente) 6. Se solicita la clonación de los cursos en la plataforma garza, se inscriben a los docentes y se imparte el curso. 7. Se da seguimiento a los cursos. 8. Con base en los resultados de los cursos de la plataforma se extrae el listado de docentes aprobados para generar la relación de los docentes que tendrán constancia. Dirección de Tutorías (Área de Formación y actualización docente)-dirección de Superación Académica 9. Se envía lista de docentes aprobados para que se aplique el examen de Certificación. 11

12 PROCEDIMIENTO: Administración del Sistema Integral de Atención al Estudiante OBJETIVO: Administrar el Sistema Integral de Atención al Estudiante Universitario ALCANCE: Áreas del Programa Institucional de Fortalecimiento para el acompañamiento del Estudiante Universitario Fecha de elaboración: Fecha de Actualización: Versión: 1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Dirección de Tutorías-Área de Administración del Sistema Integral de Atención al Estudiante 1. Solicitar por correo electrónico al Área de Tutorías el calendario de registros en el Sistema Integral de Atención al Estudiante, para la apertura del periodo. 2. Solicita por correo electrónico a las Áreas del Programa Institucional de Fortalecimiento para el acompañamiento del Estudiante Universitario la relación de Coordinadores Tutores Generales, Psicólogos y Orientadores Educativos Escuelas, Escuelas Superiores e Institutos. Áreas del Programa Institucional de Fortalecimiento para el acompañamiento del Estudiante Universitario 3. Envían relación. Dirección de Tutorías- Área de Administración del Sistema Integral de Atención al Estudiante 4. Recibe listado por parte de Áreas del Programa Institucional de Fortalecimiento para el acompañamiento del Estudiante Universitario con los nombres y números de empleado de los académicos que se darán de alta en el Sistema Integral de Atención al Estudiante. 5. Se aperturan los módulos para que Coordinadores Generales de Tutoría y Coordinadores Tutores de Programa Educativo den de alta a los docentes tutores, asesores, psicólogos y trabajadores sociales y orientadores en el sistema; a petición de las Áreas del Programa Institucional de Fortalecimiento para el acompañamiento del Estudiante Universitario realizar ajustes solicitados en el sistema. 6. A petición de las Áreas del Programa Institucional de Fortalecimiento para el acompañamiento del Estudiante Universitario extraer información de utilidad para el seguimiento de cada área. Dirección de Innovación- Dirección de Tutorías (Área de Administración del Sistema Integral de Atención al Estudiante) 7. Se solicita por oficio a la Dirección de Innovación las adecuaciones y mejoras al sistema. 8. Se da seguimiento a las adecuaciones y mejoras al sistema. 12