ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

Transcripción

1 Bogotá, D.C. Marzo 13 de 2014 ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS En mi calidad de Administradora del Conjunto Residencial Puerto Bahía, en uso de las facultades legales que me confiere la Ley 675 del 3 de Agosto de 2001, me permito CONVOCARLOS A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS que se realizará el: ORDEN DEL DIA FECHA : Domingo, 30 de Marzo de 2014 HORA : 9:00 a.m. LUGAR : Salones sociales 1. Llamado a lista y verificación del Quórum 2. Elección Presidente y Secretario de la Asamblea 3. Aprobación del Reglamento de la Asamblea. 4. Lectura y Aprobación del Orden del Día. 5. Validación de la Comisión verificadora de las actas anteriores. 6. Elección del Comité de Verificación de la presente acta 7. Elección del Comité de Escrutinio. 8. Informes de gestión 8.1. Administración 8.2. Consejo de Administración 8.3. Revisoría Fiscal 8.4. Interventoría de las Obras 9. Aprobación Estados Financieros año Presentación y Aprobación del Presupuesto Vigencia Presentación de candidatos y elección del Comité de Convivencia Presentación de candidatos y elección del Revisor Fiscal período Presentación de candidatos y elección del Consejo de Administración período Proposiciones y varios. 15. Cierre. Si no se puede sesionar por falta de quórum reglamentario (51%) del total de coeficientes de las unidades, se convocará a una nueva reunión de segunda convocatoria que se realizará el tercer día hábil siguiente, para este caso el miércoles, 2 de Abril de 2014 a las 8:00 p.m. en el mismo lugar, artículo 41 de la Ley 675/01, la cual sesionara válidamente con un número plural de copropietarios cualquiera que sea el porcentaje de coeficiente representados (art. 22 del reglamento de propiedad horizontal). El registro de asistencia se realizará a partir de las 8:00 a.m.; con el objetivo que la reunión inicie puntualmente

2 NOTAS PARA TENER ENCUENTA. El registro de asistencia se realizará a partir de las 8:00 a.m.; con el objetivo que la reunión inicie puntualmente; Se dará un tiempo de espera hasta las 9:00 a.m.; momento en el cual se hará una verificación del quórum deliberatorio; en caso de no reunirlo, se procederá a levantar la sesión, cobrando la multa correspondiente a los ausentes (1 Cuota de Administración mensual plena) y se realizará la reunión el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial (Art 41. Ley 675 de 2001). Favor enviar por escrito las proposiciones y varios antes de la Asamblea a la Administración, a más tardar el 26 de Marzo de Recuerde señor Copropietario que las decisiones tomadas válidamente en la Asamblea obligan a: Presentes, Ausentes y Disidentes. La no asistencia a la Asamblea conlleva a una multa equivalente a una cuota de administración vigente al momento de la reunión (art. 55/07 reforma reglamento de propiedad horizontal). Los propietarios podrán actuar en la Asamblea directamente ó por sus representados, mediante poder de delegación hecho por comunicación escrita (el cual se envía adjunto). Los miembros de la Administración no están autorizados para recibir ningún tipo de poder para representar a Terceros en la Asamblea. Ningún propietario podrá tener más de dos poderes adicionales al propio. Se solicita a los arrendatarios informar, a los propietarios ó a las inmobiliarias, de la Asamblea a realizarse. Los propietarios que estén interesados en formar parte del Consejo de Administración, favor acercase a la oficina de Administración a más tardar el día viernes 28 de Marzo de Los días 25 y 27 de Marzo en un horario de 4:00 p.m. a 7:00 p.m., el equipo de Administración atenderá todas las dudas e inquietudes que surjan sobre los Informes, Estados Financieros y Presupuesto, rogamos tener en cuenta estas fechas y hacer las aclaraciones respectivas. Lo anterior con el ánimo de realizar una reunión ágil y específica. La presente convocatoria se hace en los términos que la Ley 675 de 2001 régimen al que está sometido el Conjunto. CONSTANCIA Se ha convocado con la anticipación estatutaria de 15 días fijando la Convocatoria en las Carteleras del Conjunto y Copia de la misma que se entregará a cada apartamento. ANDREA PAOLA NIETO Administradora

3 REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA 1. No se permitirá la entrada a menores de edad. 2. Verificación del Quórum: Esta actividad será a cargo del Consejo de Administración, a partir del momento de cierre de las mesas de control de asistencia no se aceptarán más inscripciones para votar en Asamblea. 3. Elección del Presidente de la Asamblea: Se hará por aclamación o por aprobación oral de proposición presentada en tal sentido. 4. Duración estimada de la Asamblea: La Asamblea tendrá una duración estimada de (4) horas (o los asambleístas podrán proponer la duración). 5. Sanción: Establecido y aprobado el tiempo de duración quien no permanezca en el recinto de reunión hasta su terminación será considerado como no asistente de la Asamblea, hecho que representará el cobro de una sanción equivalente a 1 cuota de Administración plena. 6. Intervenciones: Quien desee intervenir en cada una de las discusiones deberá pedir la palabra levantando la mano, cada intervención tendrá una duración MAXIMA de (3) TRES MINUTOS, las intervenciones deben hacerse con respeto, en forma clara, breve y sobre el tema especifico que se esté tratando en ese momento, evitando discusiones de tipo personal; el Presidente de la Asamblea nombrara un auxiliar quien le colaborara con el control del tiempo e indicara al participante cuando le falte (1) UN MINUTO para terminar cada intervención, cuando se agote el tiempo este hará una señal al Presidente indicándole que el tiempo se ha terminado. 7. Facultades del Presidente de la Asamblea: Serán facultades del Presidente de la Asamblea las siguientes: a. Uso de la palabra: Solo el Presidente de la Asamblea podrá conceder el uso de la palabra. b. Interpelaciones: Solo el Presidente de la Asamblea podrá conceder interpelaciones. Dicha interpelación tendrá una duración MAXIMA de (2) MINUTOS. c. Expulsión: El Presidente podrá expulsar de la Asamblea, previo aviso de llamado de atención (por una sola vez), al asistente que no respete el uso de la palabra, use palabras descorteses, o muestre desacato al presente reglamento. d. Moción de Orden, Aclaraciones, Declaratoria de suficiente ilustración y aviso de reiteración temática: Serán de exclusiva discrecionalidad del Presidente de la Asamblea. e. Auxiliares de la Asamblea: Los nombrara el Presidente y pueden ser: El Presidente del Consejo, El Administrador, El Contador, o los escrutadores. 8. Identificación: Quien haga uso de la palabra, deberá expresar en voz alta, su nombre, apellidos, hacer referencia al apartamento que está representando.

4 9. Voz y voto: de acuerdo a la sentencia C-522/02 el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado, sólo para las decisiones de contenido económico, para las demás decisiones se tendrá en cuenta el voto por mayoría simple de los asistentes de la asamblea. 10. No podrán participar en los órganos de dirección: a. Personas procesadas judicialmente. b. Personas con antecedentes negativos de convivencia. c. Personas no propietarias (Art. 56 del Reglamento de P.H.) d. Propietarios en mora con las cuotas del conjunto desde una (1) cuota de Administración. 11. En cuanto a los Estados Financieros, el Presupuesto y Revisor fiscal se aprobaran mediante voto en la urna cuando lo estime el presidente. 12. Escrutinios: Los escrutadores tendrán las siguientes funciones: a. De ser por conteo, o voto, los escrutadores serán quienes cumplan esta función. b. Se debe verificar que se encuentra vacía la urna antes de iniciar las votaciones y vigilar que solo se deposite un solo voto de acuerdo a las instrucciones que de él Presidente de la Asamblea. c. Terminada la votación deben abrir la urna, contar el número de votos, verificar que corresponda al número de votantes, los votos que sobren se deben anular al azar. d. La lectura y conteo de votos se debe hacer en voz alta y se llevará la cuenta en un tablero en lugar visible. 13. Informes: Los informes de: Administrador, Consejo de Administración, Comité de Convivencia, Revisor Fiscal y Contador serán enviados junto con la presente citación a cada uno de los propietarios junto con el presupuesto y estados financieros; estos informes serán aclarados en la oficina de la Administración los días 25 y 27 de Marzo de 4:00 p.m. a 7:00 p.m. Para lograr el buen desarrollo de nuestra reunión se pondrá en consideración el presente reglamento junto con el orden del día. Cordialmente, ANDREA PAOLA NIETO R. Administradora

5 INFORME DE GESTIÓN - ADMINISTRACIÒN Abril de 2013 a Febrero de 2014 En relación con el Informe de Gestión de Administración correspondiente al periodo de Abril de 2013 a Marzo de 2014, relaciono continuación los hechos más destacados de la gestión realizada: OBRAS DE MANTENIMIENTO DE CERRAMIENTO Y ADOQUINES DEL CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA De acuerdo con lo aprobado en la Asamblea Ordinaria de General de Copropietarios celebrada el 7 de Abril de 2013, se realizó convocatoria abierta en los meses de Julio y Agosto de 2013, la cual fue publicada en las carteleras de la Copropiedad, en y Computrabajo.com, se inscribieron 29 proponentes, se realizó visita técnica el día 16 de Agosto y asistieron 15 proponentes de los 29 inscritos y el día 20 de Agosto de recibieron 4 propuestas para el Mant. de Cerramiento y 5 propuestas para el Mant. de Adoquines. Se procedió al análisis de cada una de las propuestas, verificando que cumplieran con todos los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones respectivos, se realizaron los estudios técnicos, jurídicos y financieros de cada una de las propuestas y se adjudicaron los contratos al Ingeniero Marco Antonio Hincapie Galindo. El contrato de Mant. de Adoquines inicio el día 30 de Septiembre de 2013, a la fecha se ha ejecutado un 95% de lo contratado, el Mant. de Cerramiento inicio el día 15 de Octubre de 2013, a la fecha se ha ejecutado un 80%; en términos generales las obras se han desarrollado en normalidad y se ha cumplido con el cronograma establecido, teniendo en cuenta la temporada de lluvias. INTERVENTORIA OBRAS DE MANTENIMIENTO DE CERRAMIENTO Y ADOQUINES Se realizó convocatoria abierta en el mes de Junio de 2013 para la Interventoría de las obras, publicación efectuada en la carteleras de la Copropiedad, en y Computrabajo.com, teniendo en cuenta que únicamente se recibió la propuesta de la Arquitecta Leonor Medina, se realizó la convocatoria en la Escuela de Ingenieros, Universidad Católica de Colombia y Universidad de la Sabana, se recibieron dos hojas de vida y después de realizar el análisis correspondiente de las hojas de vida, se contrató a la Arquitecta Leonor Medina. La Interventoría ha realizado un seguimiento minucioso a las obras y ha cumplido con todas sus obligaciones contractuales. Cabe resaltar que todos los procedimientos de convocatorias, adjudicaciones y ejecución, han sido publicadas en las carteleras del Conjunto y en la página web, todo el proceso de adjudicación, contratación y ejecución se encuentra disponible en la oficina de la administración MEJORAMIENTO CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN PERIMETRAL Se realizó el Mejoramiento del CCTV de acuerdo con el proyecto presentado en la Asamblea General de Copropietarios, se contrató con la empresa Seguricorp Ltda., se adquirieron Dos (2) Domos PTZ, dos cámaras análogas, un DVR y se readecuaron tres (3) domos y cuatro cámaras existentes. La obra se culminó a satisfacción.

6 INSTALACION SENSORES DE MOVIMIENTO PUERTAS ASCENSORES Se realizó la adquisición de los sensores de movimiento de los trece (13) ascensores de la Copropiedad, esta instalación la realizo la compañía Gram Ltda. A la fecha los sensores han funcionado en perfectas condiciones. Ejecución Cuota Extraordinaria Total Cuota extraordinaria $ Contrato Mant. Cerramiento $ Contrato Mant. Adoquines $ Contrato Interventoria Obras $ Contrato Mejoramiento CCTV $ Contrato Instalacion sensores de movimiento $ Total Ejecutado 2013 $ Pendiente por ejecutar cuota extraordinaria $ El saldo de $ será ejecutado en el año 2014 en la adecuación de los andenes de la entrada de la Copropiedad. AREAS COMUNES Durante el año 2013 en general se realizaron todos los mantenimientos programados de acuerdo con las necesidades de Conjunto, siempre con el ánimo de mejorar día a día el estado de la Copropiedad, a continuación resaltamos algunos de los temas más relevantes. Sótano: Teniendo en cuenta la falta de cultura y respeto de algunos residentes en acatar las normas establecidas respecto a la velocidad que deben llevar los vehículos en el sótano y con el agravante que en varias oportunidades se han evitado accidentes graves, se instalaron 33 reductores de velocidad en todo el sótano, los cuales fueron ubicados en los puntos más neurálgicos. Cabe resaltar que esta decisión se tomó con el ánimo principal de hacer prevalecer la vida de las personas. Tapetes Zonas Sociales: Se adquirieron tapetes para la portería, Administración, piscina y torreta social. Señalización General: Durante el año 2013 se realizó el mantenimiento general de la señalización, invitamos a todos los residentes a crear una conciencia de respecto por las instalaciones de la Copropiedad, lamentablemente este mantenimiento se hace necesario no solo por el deterioro normal, sino por la falta de cuidado de todos, principalmente invito a todos los padres a que aconseje a sus hijos y tomen conciencia sobre la necesidad de ciudad todo lo que se encuentra en la Copropiedad. Torreta Social:, Se adquirieron 10 mesas adicionales para los salones sociales, la idea es ir incrementando el mobiliario de los salones para prestar un mejor servicio a la Comunidad. Puntos Ecológicos: Teniendo en cuenta la falta de canecas dentro de la Copropiedad, se adquirieron tres (3) puntos ecológicos que fueron instalados en distintos puntos de la Copropiedad, invito a todos los residentes a hacer uso de los mismos y depositar la basura en las respectivas canecas. También se adquirió una caneca de reciclaje de pilas y baterías, la cual se encuentra ubicada en la portería. Plomería: Se realizaron los mantenimientos programados, sin embargo durante este año se hizo necesario intervenir algunas flautas de las torre 4, 8, 11, 12 y 13, ya que la tubería de conexión de los

7 contadores del agua de cada apartamento se encuentra en tubería galvanizada y con el pasar del tiempo la tubería se corroe y se estallan los tubos, se hace necesario realizar el cambio de toda la instalación a tubería en PVC. Para el año 2014 se presupuesta la intervención de 10 flautas teniendo en cuenta el deterioro normal de la Copropiedad. Para dar una mayor ilustración les informo que cada flauta corresponde a contadores de 10 apartamentos con la red general de distribución de agua potable, en la Copropiedad hay 50 flautas de las cuales se han intervenido 12, ha futuro será necesario intervenirlas todas. Pintura General: Se realizó la pintura general de la portería y la torreta social, de igual forma se dio inicio a la pintura general de los puntos fijos de las torres. Esta actividad será finalizada en el mes de marzo con la intervención de la última torre. Decoración Halloween y Navidad: Como es costumbre en la Copropiedad, se realizó la decoración de Halloween y navidad en cada una de las entradas de las torres, Administración y Portería. Iluminación Navideña: Se ha venido trabajado año tras año en el mejoramiento de la iluminación navideña del Conjunto, para el año 2013 se adquirieron 25 figuras que fueron colocadas en la zona perimetral e interna, en la actualidad la Copropiedad posee 140 figuras. Zonas Sociales: Durante el año 2013 entre otros, se adquirió Sofa para la portería, tres (3) protectores para los ascensores y semáforo ubicado en la salida del parqueadero de visitantes con el fin de evitar accidentes. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Asamblea General Ordinaria de Copropietarios 2013 Dando cumplimiento a la ley 675 de 2001, se realizó con total éxito la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios el 7 de Abril de 2013,, esta reunión contó con un quórum total del 94.46% y estuvo enmarcada en el respeto por los demás, se sometieron a votación y fueron aprobados los Estados Financieros del año 2012, el Presupuesto para la vigencia del 2013 y el proyecto de cuota extraordinaria 2013, cabe resaltar que esta reunión se caracterizó por su agilidad teniendo en cuenta que gran parte de las dudas presentadas fueron atendidas en la oficina de Administración en los días establecidos para tal fin. Todos los resultados de la Asamblea General Ordinaria fueron publicados en las carteleras del Conjunto y en la página Web, de igual manera fueron publicadas las respectivas actas. Conciliación Cusezar Teniendo en cuenta los problemas evidenciados en el mes de febrero de 2013, respecto a la falta de conexión de los cuartos de basuras con las cajas de inspección, en el mes de abril se intervinieron los cuartos de basuras y se realizó la conexión a las cajas de inspección, de igual manera se realizó la reparación de la tubería de la caja de inspección de aguas negras de la torre 7 y 8 al pozo del Acueducto. Cabe resaltar que estas actividades se negociaron adicionales a lo conciliado inicialmente. Plan de Emergencia No hubo ningún tipo de receptividad por parte de los residentes con el Plan de Emergencia de la Copropiedad. Durante todo el año pasado hicimos mas de 12 citaciones a reuniones de capacitación y conformación de brigadas de emergencia, a las cuales únicamente asistían entre 3 y 6 residentes, lamentablemente a la fecha el Plan de Emergencia es un documento archivado en la oficina de Administración, al cual no se le ha podido dar el uso adecuado por la falta de colaboración de los mismos habitantes del Conjunto.

8 Convivencia Se contó con un Comité de Convivencia comprometido en el mejoramiento de la convivencia de la Copropiedad, se realizaron varias actividades, las cuales se encuentran detalladas en el respectivo informe. A continuación relacionamos las sanciones interpuestas por convivencia: Torre Apto Valor Incumplimiento $ Incumplimiento tenencia de Mascotas $ Invasión parqueadero $ Incumplimiento normas de convivencia ACTIVIDADES DE INTEGRACION La Copropiedad se ha caracterizado por realizar actividades que buscan la integración de los residentes, para este año contamos con actividades de gran impacto, en las cuales se evidencio la unión familiar y el compromiso de toda la comunidad. a) II Feria Empresarial Puerto Bahía: Agosto 31 de 2013 b) Celebración día de la Familia: Noviembre 24 de 2013 c) Celebración Día de las Velitas: Diciembre 7 de 2013 d) Novena de Aguinaldos: Diciembre 19 de 2013 e) Reunión personal de mantenimiento y seguridad: Diciembre 20 de 2013 Este año contamos con donaciones por valor de $ entregadas por Seguridad Atlas, Universal de Limpieza y Colamseg Corredores de Seguros, marco Antonio Hincapié y Leonor Medina de Aranguren. Total Actividades de Integración: $ Total pagado por la Copropiedad $ Total pagado con donaciones $ Saldo pagado con comisiones por ventas en los Eventos del día de la familia y día de las velitas $ Con total éxito se realizaron cada uno de estos eventos, la II Feria Empresarial Puerto Bahía conto con la presencia de 68 expositores, todos de la Copropiedad, cabe resaltar que esta actividad se realiza precisamente para que los residentes promocionen sus productos y servicios, por lo tanto no es posible el acceso de terceros al evento, teniendo en cuenta todo el tema logístico esta actividad está programada para ser realizada cada dos años. Nuevamente quiero agradecer a toda la comunidad por la acogida de cada una de las actividades realizadas, es muy importante contar con el apoyo de las personas en la participación masiva de los mismos. Lamentablemente el lunar de las actividades se vio reflejado en la falta de organización y compromiso por parte de los residentes de cada torre en la realización de las novenas de aguinaldos, las únicas torres que se organizaron fueron la torre 5,6 y 8.

9 SEGURIDAD En temas de seguridad cabe resaltar que en la temporada de vacaciones de semana santa, vacaciones de mitad de año y época decembrina no se presentó ningún siniestro. CARTERA La cartera de la Copropiedad presentó el siguiente comportamiento: CONCEPTO AÑO 2013 Diciembre AÑO 2012 Diciembre DIFERENCIA CARTERA GENERAL $ $ $ La cartera total tuvo una disminución de $ de Diciembre 31 de 2012 a Diciembre 31 de Informe de cartera a Diciembre 31 de 2013 MORA VALOR 0-30 DIAS $ DIAS $ DIAS $ MAYOR A 90 DIAS $ ANTICIPOS CUOTAS ADMON $ TOTAL CARTERA A DICIEMBRE 31/2013 $

10 Cartera Cuota Extraordinaria 2013 CUOTA EXTRAORDINARIA 2013 CONCEPTO VALOR PORCENTAJE TOTAL FACTURADO $ TOTAL RECAUDADO $ ,26% PENDIENTE POR RECAUDAR DICIEMBRE 2013 $ ,74% Es importante resaltar el excelente recaudo de la cuota extraordinaria ya que únicamente se encuentra pendiente un 1.74%. Gracias a todos los Copropietarios por el compromiso adquirido con la Copropiedad, este compromiso hace que trabajemos cada día más por el mejoramiento del Conjunto. Composición de la cartera a Diciembre 31 de 2013 ANALISIS CARTERA 2013 EXTRA SANCION MES ADMON INTERESES EXTRA 2011 EXTRA 2013 OTROS TOTAL CARTERA 2010 INASISTENCIA DICIEMBRE $ $ $ 0 $ $ $ $ $ ANALISIS CARTERA 2013 TOTAL CARTERA $ $ $ $ $ $ $ $ 0 DICIEMBRE OTROS EXTRA 2011 EXTRA 2010 INTERESES ADMON EXTRA 2013 A febrero 28 de 2014 la cartera presenta el siguiente comportamiento: CONCEPTO Febrero 2014 AÑO 2011 Diciembre DIFERENCIA CARTERA GENERAL $ $ $

11 De enero 1 de 2013 a Febrero 28 de 2013 la cartera ha tenido una disminución total de $ En el año 2013 se recuperó la deuda total de Mónica Guarnizo del apartamento 1003 de la torre 7 por valor de $ , la deuda más alta que tenía la Copropiedad. Es muy satisfactorio presentar que a pesar de haber facturado en el año 2013 la suma de $ por concepto de cuota extraordinaria, la cartera general ha tenido una disminución importante de $ , teniendo en cuenta que el comportamiento que generalmente presentan las Copropiedades cuando se facturan cuotas extraordinarias es que se incremente el valor de la cartera de la Copropiedad. Quiero agradecer al gran equipo humano de Administración, Mantenimiento y Seguridad, por el compromiso y sentido de pertenencia que tienen con la Copropiedad, nuevamente su actitud de servicio al colaborar con todas las actividades muestran su interés en pro del bienestar de cada uno de los residentes. Por ultimo aprovecho la oportunidad para agradecer al Consejo de Administración y a cada uno de ustedes toda la colaboración y el apoyo recibido en el desarrollo de mi gestión. No olviden que la Copropiedad es un icono de ejemplo en todo el sector, somos visitados constantemente por la manera como se mantiene el Conjunto y eso se da principalmente por el compromiso de ustedes los Copropietarios. Mil gracias, sigamos haciendo la tarea para que el Conjunto sea cada VEZ MEJOR. Cordialmente, ANDREA PAOLA NIETO R. Administradora

12 INFORME DE GESTION CONSEJO DE ADMINISTRACION CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA ABRIL 2013 FEBRERO 2014 A continuación presentamos un breve resumen de las actividades desarrolladas durante el año 2013 por el Consejo de Administración del Conjunto Residencial Puerto Bahía P.H., principalmente enfocados en evaluar las determinaciones necesarias para que la Administración cumpla sus funciones y objetivos, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal y el mandato de la Asamblea General de Copropietarios, siempre con un objetivo principal, la calidad de vida de los residentes. EJEUCION CUOTA EXTRAORDINARIA 2013 Acompañamiento en la ejecución de las obras de Mant. de Cerramiento y Adoquines, mejoramiento de CCTV y Adquisición de Sensores de Movimiento para los Ascensores del Conjunto, resaltado principalmente por la valorización que han tenido nuestros apartamentos, acompañamiento realizado desde el proceso de selección de los proveedores, con el permanente seguimiento, asesoría y orientación de la interventoría contratada y la supervisión permanente del buen uso del dinero recaudado por concepto de cuota extraordinaria. Todo el proceso de contratación y ejecución de obra se encuentra detallado en los informes de interventoría que reposan en la Administración y que están disponibles para cuando los propietarios del Conjunto deseen consultarlos. ADMINISTRACION Como es costumbre desde hace tres años, un trabajo en equipo logró consolidarse durante este período en cabeza de la Administradora del Conjunto, logrando llevar a feliz termino los proyectos propuestas en pos del beneficio integral de los residentes e infraestructura del Conjunto, en las que el diálogo permanente, el respeto a las diferencias y la toma oportuna de decisiones, lo que hace posible hicieron posible entregar resultados positivos que hoy son muestra de su gestión, entre los que podemos destacar: ejecución presupuestal sobre el 100%, entrega de información contable y financiera de manera clara y oportuna, acompañamiento permanente en todo el proceso de realización de las obras contratadas y en ejecución actual para el mejoramiento del Conjunto, buen manejo de los diferentes procesos administrativos y de gestión inherentes a su cargo y que hacen posible el normal desarrollo y funcionamiento del Conjunto y buen manejo de las relaciones interpersonales con todos los copropietarios y residentes. INFORMACION CONTABLE Y FINANCIERA Se cuenta con un excelente equipo de trabajo conformado por la Contadora, señora Irene Marín Gómez, el Revisor Fiscal, señor Alejandro Rivera, la Administradora y el Consejo de Administración, lo que hace posible un manejo de la contabilidad acorde con las exigencias legales, fiscales y tributarias. Los resultados de esta gestión hacen parte de esta cartilla. CELEBRACIONES En el año 2013 se realizó la II Feria Empresarial Puerto Bahía, celebración del día de la Familia, la noche de las velitas y la novena de aguinaldos, con total éxito y activa participación de los propietarios, residentes y colaboradores del Conjunto Residencial Puerto Bahía. Cabe resaltar que de todos los años de construido nuestro hermoso Conjunto, el año

13 anterior se presentó la mayor unidad y colaboración por parte de la Comunidad del Conjunto Residencial. Agradecemos a todos los colaboradores del Conjunto. Su participación es decisiva para el logro de las metas propuestas. El compromiso de cada uno de los miembros del Consejo de Administración hizo posible que los resultados que hoy se entregan sean satisfactorios. Finalmente, mil gracias a cada uno de los propietarios del Conjunto Residencial Puerto Bahía por su confianza. Cordial saludo

14 Bogotá, Marzo 9 de 2014 Dictamen del Revisor Fiscal por el periodo de Enero 1 a Diciembre 31 de 2013 A la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios Del Conjunto Residencial Puerto Bahia P.H. La Ciudad En cumplimiento de mis funciones como Revisor Fiscal del Conjunto Residencial Puerto Bahía P.H., he examinado el Balance General Comparativo al 31 de diciembre de 2013 y 2012 y los correspondientes Estados de Resultados y el Estado de Ejecución Presupuestal del mismo periodo y las Revelaciones hechas a través de las Notas que han sido preparadas como lo establece el Decreto 2649 de 1993 y Ley 222 de 1995, y forman con ellos un todo indivisible. La elaboración de dichos estados financieros son responsabilidad de la administración, según lo establece la Ley 675 de 2001, reflejando el resultado de la gestión cumplida. Entre mis funciones consiste en expresar una opinión sobre ellos fundamentado en mi auditoría. Obtuve la información necesaria para cumplir mis funciones y efectué mis exámenes de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Dichas normas requieren que planifique y ejecute la auditoría de tal forma que se obtenga seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están libre de errores de importancia. Una auditoría incluye el examen sobre una base de pruebas selectivas de Naturaleza, Extensión y Oportunidad, de las evidencias que soportan las cifras y las correspondientes revelaciones en los estados financieros. Así mismo, comprende una evaluación de las normas contables utilizadas, de las estimaciones hechas por la administración y la inspección y verificación en el cumplimiento de los contratos por obras y servicios, incluyendo las pólizas de seguros que soportaron las mismas que se realizaron durante el año examinado y dentro de la aplicación del reglamento de propiedad horizontal vigente. Además se evalúo las normas y principios contables utilizados regularmente en el registro de las operaciones, con lo anterior, considero que mi auditoría proporciona una base razonable para expresar mi opinión. En mi opinión, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros oficiales y adjuntos dentro del informe general, presentan razonablemente la situación financiera del Conjunto Residencial Puerto Bahía P.H. al 31 de diciembre de 2013, revelando las mismas cifras de libros y registros contables según las normas y principios que los regulan. En la evaluación del Control Interno, conceptúo que los actos de los administradores se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la Asamblea; la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas, se llevan y se conservan debidamente; Así

15 mismo, existen medidas adecuadas en la conservación y custodia de los bienes del Conjunto, incluyendo el mantenimiento permanente de los equipos pertenecientes a la Copropiedad, entre los cuales esta la propiedad intelectual del software contable y derechos de autor por parte del Conjunto como establece la Ley 603 de 2000.

16 Bogotá, Marzo 9 de 2014 Señores CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA P.H. Atn. Asamblea de Copropietarios Ciudad Ref: Informe anexo al dictamen de la Revisoría Fiscal correspondiente al periodo de 2013 El dictamen emitido al corte de diciembre 31 de 2013, es emitido cumpliendo las NAGA (Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas) y en la cual cumple bajo un trabajo realizado por la Revisoría Fiscal durante el periodo de enero 1 a diciembre 31 de BANCOS Al 31 de diciembre de 2013, el saldo tanto de los bancos como de las inversiones es de $ y entre el disponible mencionado se encuentra el saldo por cancelar de la cuota extra del año 2013 por valor de $ , el fondo de imprevistos de $ y las cuentas por pagar normales que adquirió el conjunto por $ CARTERA DE LA COPROPIEDAD Entre el año 2012 y el año 2013, la copropiedad disminuyo la cartera por sus diversos conceptos en $ y entre los más importantes se encuentran las cuotas de administración en $ , la cuota extra del año 2011 $ y los intereses de mora por $ Con respecto a la cuota extra del año 2013, el pago de la misma por parte de los copropietarios fue ejemplarizante ya que se recaudó un 98.30%. Al corte de diciembre 31 de 2013, existían 10 deudores por todo concepto en cobro jurídico por valor de $ lo que representaba un 75% del valor de la cartera total. SEGURO DE LA COPROPIEDAD El seguro de la copropiedad de zonas comunes se adquirió en el mes de enero de 2014, la cual estará vigente hasta diciembre 31 de 2014, cumpliendo de esta forma con lo estipulado en el artículo 15 de la Ley 675 de El avalúo técnico de la copropiedad se realizó en diciembre de 2012 y según la normatividad técnica de los seguros, esta tiene una vigencia hasta de 3 años. CUOTA EXTRA 2013 En lo que respecta a la cuota extra del año 2013, al corte del periodo presenta saldos por pagar a la Interventoría de $ , Cerramiento y mantenimiento de adoquines por $ y el mejoramiento al CCTV de $

17 APORTES PARAFISCALES Durante el año 2013, la copropiedad cumplió con todas sus obligaciones en los pagos de los aportes parafiscales y prestaciones sociales. FONDO DE IMPREVISTOS De acuerdo con el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, la copropiedad está dando cumplimento a lo ordenado por la Ley y a la fecha tiene un saldo de $ PRESUPUESTO Vs EJECUCION Durante el año 2013, el comportamiento del presupuesto versus la ejecución mostro un déficit de $ y debido a que los ingresos en general tuvieron una sobre ejecución de $ y principalmente en los intereses de mora por valor de $ , ya que se tenía presupuestado el valor de $ y su ejecución fue de $ , por la recuperación de cartera realizada en el año En lo que respecta a los gastos, estos estuvieron por encima de lo presupuestado en $ y los principales rubros que afectaron este comportamiento fue el de actividades de integración por $ , arreglos navideños $ , el fondo de imprevistos voluntarios por $ y por ende la depreciación por valor de $ , el cual este último ítem afecta el presupuesto en la parte contable pero no en el desembolso del disponible, a lo que nos llevaría a un déficit real en el presupuesto de $ Lo anterior indica, que el presupuesto en el año 2013 muestra la realidad en el conjunto y un manejo adecuado. LIBROS OFICIALES Y LIBROS DE ACTAS Al corte de diciembre 31 de 2013, la administración mantiene al día los libros oficiales de contabilidad, así como los libros de actas de consejo y de asamblea.

18 INFORME DE GESTION COMITÉ DE CONVIVENCIA ABRIL 2013 FEBRERO 2014 A continuación presentamos un resumen de las actividades desarrolladas durante el período Abril de 2013 a Febrero 2014 por el Comité de Convivencia, conformado por Angela Algeciras, Angela Alvares, Raquel Gálvez y Luis Humberto Muñoz, residentes del Conjunto. 1. CINE FOROS (Por parte de la Sra. Luz Angela Algecira), quien por calamidad familiar no pudo estar al frente de ellos y quien la acompañamos en el desenlace de dicha calamidad. 2. CENSO DE MASCOTAS, (por Angela Alvarez) se realizó la labor de Censo de Mascotas (Sábado, 13 de Julio/13) haciendo la invitación a dos veterinarias quienes desarrollaron premiaciones de acuerdo a las destrezas de las mismas, la tenencia de carnet al día con las vacunas, entre otros. 3. PUBLICACION EN CARTELERAS, ante algunos requerimientos (se desarrollo algunos avisos de temas de Convivencia, con la valiosa colaboración del área Administrativa 4. PLAN DE EMERGENCIA, (todos los miembros), para incentivar a los copropietarios referente a los Comités de Emergencia, apoyándonos en listado sugerido por la Administración, y en donde lastimosamente se obtuvo poca acogida. Sin embargo se desarrolló en los Salones Sociales dichas charlas de las Brigadas de Emergencia. Esperando sea retomado como tema de interés en la próxima Asamblea, y de ser posible la inscripción por torres de personas que quieran ser parte de dicho Comité. 5. ENTES MULTIPLICADORES MICROFERIA, incentivamos a la participación activa de dicha Feria. Logrando que nuevos vecinos y allegados se unieran a esta labor. Queremos dar las gracias por el apoyo recibido por la parte Administrativa en el desarrollo de algunas de nuestras funciones; y resaltamos que aparte de los impases de convivencia que se presentaron en el Conjunto, que fueron pocos en este lapso de tiempo, podemos aseverar que Gracias a Dios es una sociedad bastante tolerable y con muchos valores, capaces de convivir en comunidad, respetando a los demás en sus diferenciaciones. Cordial Saludo. MIEMBROS COMITÉ DE CONVIVENCIA

19 CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA N.I.T.: B A L A N C E G E N E R A L C O M P A R A T I V O A D I C I E M B R E 31 D E 2013 (Cifras expresadas en pesos colombianos) ACTIVO NOTAS VARIACION CORRIENTE DISPONIBLE (3) INVERSIONES (4) DEUDORES (5) NO CORRIENTE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (6) MAQUINARIA Y EQUIPO EQUIPOS DE OFICINA EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION DEPRECIACION ACUMULADA (CR) DIFERIDOS (7) SEGURO AREAS COMUNES TOTAL ACTIVO CUENTAS DE ORDEN (8) DEUDORAS DE CONTROL INTERESES DE MORA , , PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN CUSTODIA PASIVO CORRIENTE OBLIGACIONES FINANCIERAS COSTOS Y GASTOS POR PAGAR (9) OBLIGACIONES LABORALES (10) OTROS PASIVOS (11) TOTAL PASIVO PATRIMONIO (12) RESULTADO DEL EJERCICIO EXCEDENTE (DEFICIT) DEL EJERCICIO RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES EXCEDENTES EJERCICIOS ANTERIORES TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO+ PATRIMONIO CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) INTERESES DE MORA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN CUSTODIA Las notas 1 a la 16 son parte integral de los Estados financieros. ANDREA PAOLA NIETO RAMIREZ EDILMA IRENE MARIN GOMEZ ADMINISTRADORA. REP. LEGAL CONTADORA C.C T.P. No T ALEJANDRO RIVERA MONTERO REVISOR FISCAL T.P. No T

20 CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA N.I.T.: E S T A D O D E R E S U L T A D O C O M P A R A T I V O A D I C I E M B R E 31 D E (Cifras expresadas en pesos colombianos) NOTA VARIACION INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES (13) CUOTAS DE ADMINISTRACION DESCUENTOS POR PRONTO PAGO ALQUILER SALONES SOCIALES SANCIONES Y MULTAS ASAMBLEA INTERESES DE MORA APROVECHAMIENTO ESPACIO AREA COMUN PARQUEADERO DE SALONES SANCIONES PERNOCTACION PARQUEADEROS OTRAS CUOTAS INGRESOS NO OPERACIONALES (14) RENDIMIENTOS FINANCIEROS DIVERSOS OTROS INGRESOS GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACION (15) GASTOS DEL PERSONAL HONORARIOS ARRENDAMIENTOS SEGUROS SERVICIOS GASTOS LEGALES MANTENIMIENTO Y REPARACIONES ELECTRICOS DIVERSOS GASTOS DE INVERSION DEPRECIACIONES GASTOS NO OPERACIONALES (16) FINANCIEROS GASTOS EXTRAORDINARIOS EXCEDENTE DEL EJERCICIO NETO Las notas 1 a la 16 son parte integral de los Estados financieros. ANDREA PAOLA NIETO RAMIREZ EDILMA IRENE MARIN GOMEZ ADMINISTRADORA. REP. LEGAL CONTADORA C.C T.P. No T ALEJANDRO RIVERA MONTERO REVISOR FISCAL T.P. No T

21 Comprende los importes recaudados por el Conjunto a los terceros sujetos pasivos del impuesto de retención en la fuente. Estos dineros son declarados y pagados mensualmente a la DIAN dentro de los plazos establecidos para tal fin. CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA N.I.T.: NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2013 NOTA 1. ENTIDAD REPORTANTE EL CONJUNTO RESIDENCIAL, tiene como objeto administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los intereses comunes de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la Ley y el reglamento de propiedad horizontal. IMPUESTOS. De conformidad con el articulo 33 de la Ley 675 de 2001, El conjunto, es una persona jurídica de carácter residencial, de naturaleza civil, sin animo de lucro, no contribuyente de Impuestos Nacionales, así como del Impuesto de Industria y comercio, en relación con las actividades propias de su objeto social. Lo anterior, en concordancia con el Decreto 1794 del 21 de Agosto de 2013, Articulo 16, inciso segundo, en el sentido que el Conjunto no es responsable del impuesto a las ventas por la prestación de servicios directos de parqueaderos o estacionamientos en zonas comunes. Su órgano dirigente es la Asamblea General de Copropietarios y el Consejo de Administración; su Representante legal es el administrador NOTA 2. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES En la preparación de los Estados Financieros se han adoptado los procedimientos contables basados en el Decreto Reglamentario 2649 de Diciembre 29 de 1993, donde se fijan los principios y normas contables de la Contaduría generalmente aceptados en Colombia. Como también en la Orientación Profesional del Consejo Técnico de la Contaduría. Los Estados Financieros han sido preparados a partir de los registros de Contabilidad que se llevan en pesos Colombianos y sus saldos son el reflejo de los libros oficiales del Conjunto Residencial. Los libros oficiales se encuentran debidamente foliados y registrados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN, y estos se encuentran impresos hasta diciembre 31 de Mensualmente es presentado a los miembros del consejo de Administración y a la Administración, el informe contable conformado por el balance general, balance de prueba detallado, el estado de resultados, los libros auxiliares, la ejecución del presupuesto mensual y acumulado, el estado de cartera, el flujo de efectivo, las conciliaciones bancarias y un informe adicional de los principales aspectos contables y administrativos ocurridos en cada uno de los meses. En concordancia con lo anterior se describen las siguientes prácticas contables: Deudores Las cuentas por cobrar corresponden a las cuotas de Administración establecidas y causadas de acuerdo con los coeficientes de Copropiedad. El saldo de estas cuentas son las sumas adeudadas por los Copropietarios referentes a cuotas ordinarias y extraordinarias, y se causan los intereses por mora a la tasa correspondiente a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Financiera de acuerdo a lo estipulado en la Ley 675 de Propiedades, planta y equipo Los elementos que conforman la propiedad, planta y equipo del Conjunto, se registran por su costo de adquisición, su depreciación se calcula usando el método de línea recta, con base en la vida útil de los mismos. Los activos depreciados en su totalidad se manejan en las cuentas de orden de control. Diferidos Están compuestos por gastos pagados por anticipado, en donde se registran los seguros de los bienes comunes de obligatorio cumplimiento de acuerdo a la Ley 675 de 2001, los cuales se amortizan durante la vigencia de la póliza. Costos y Gastos por pagar Las cuentas por pagar corresponden al registro de las obligaciones a cargo del Conjunto originadas por la compra de bienes y servicios adquiridos en el desarrollo de las actividades. Retenciones en la Fuente por Pagar

22 Obligaciones laborales Este pasivo corresponde a las obligaciones consolidadas que el Conjunto tiene por concepto de prestaciones legales y extralegales con las personas que tiene vinculadas laboralmente a saber: La Administradora, asistente de Administración y el instructor de piscina. Ingresos recibidos por anticipado Comprende las cuotas de Administración recibidas por anticipado por concepto de las obligaciones de los Copropietarios como son cuotas de administración, las cuales se aplican en el mes correspondiente a la causación. Fondo de Imprevistos El registro y control del Fondo de Imprevistos, ordenado por el Articulo 35 de la Ley 675 de 2001, está orientado a cubrir erogaciones para la existencia, conservación y seguridad de los bienes comunes no previstas en el presupuesto anual. Se constituye este Fondo con el 1% del presupuesto anual de los gastos comunes. Estos recursos solo se podrán disponer de acuerdo con las disposiciones establecidas en el Reglamento de Propiedad Horizontal. Ingresos, Costos y Gastos Los ingresos, costos y gastos se contabilizan por el sistema de causación, y su realización no implica necesariamente flujos de efectivo, sino la generación de derechos y obligaciones Los ingresos del Conjunto están integrados por las cuotas de Administración que contribuyen los Copropietarios para sufragar las expensas necesarias, a través de cuotas ordinarias o extraordinarias y de aquellos otros ingresos que aportan los Copropietarios, residentes o arrendatarios por la explotación económica de los bienes comunes y de la prestación de servicios. Los gastos se constituyen por las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el Reglamento de Propiedad Horizontal. Cuentas de Orden Deudoras Control El Conjunto registra en cuentas de orden las operaciones que por su naturaleza no afectan su situación financiera, también se utiliza para el registro de los bienes y activos totalmente depreciados y los que han entregado como parte de los bienes comunes y que por su naturaleza el conjunto los tiene en uso. De igual manera se registran allí los intereses de mora por las cuotas de Administración. NOTA 3. DISPONIBLE CAJA GENERAL CAJA MENOR 11 - DISPONIBLE VARIACIÓN $ - $ $ ( ) $ $ $ - BANCO CAJA SOCIAL CTA CORRIENTE $ $ - $ BANCO CAJA SOCIAL AHORROS Representa los recursos de liquidez inmediata. Los saldos a 31 de Diciembre comprenden: $ $ $ $ $ $ La caja menor su saldo es de $ y está constituida para gastos menores: Al 31 de diciembre todos los gastos quedaron causados. Esta se encuentra bajo la custodia y responsabilidad de la señora Administradora. En la cuenta de ahorros se manejan los dineros consignados por los copropietarios, por concepto de cuotas de Administracion y otros. Estos fondos se destinan para cubrir las obligaciones contraídas por la Copropiedad. Su saldo aumento por el recaudo de la cuota extraordinaria. Al 31 de diciembre por el concepto de cuota extraordinaria quedo la suma de $ oo tal como se explica en la nota de deudores, Anexo 1. NOTA 4. INVERSIONES 12 - INVERSIONES VARIACIÓN CDT No BANCO CAJA SOCIAL $ - FIDUCIA No FIDUAGRARIA $ $ $ $ La fiducia de Fiduagraria S.A. corresponde al Fondo de imprevistos del conjunto, cuyo valor asciende a $ oo., luego esta completamente cubierto. De acuerdo a la Ley 675 de 2001, determina que estos recursos deben estar separados de los dineros comunes de la Copropiedad, periódicamente se consignan los dineros correspondientes a dicha apropiación, los cuales a su vez generan unos rendimientos mensuales.

23 NOTA 5. DEUDORES Está constituido principalmente por las cuentas por cobrar a los copropietarios por concepto de cuotas de administración y otros conceptos. CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN COPROPIETARIOS VARIACIÓN $ $ $ ( ) CUOTA EXTRAORDINARIA 2013 Anexo 1 $ $ - $ CUOTA EXTRAORDINARIA 2010 $ - $ $ ( ) CUOTA EXTRAORDINARIA 2011 $ $ $ ( ) GASTOS JUDICIALES Y DE DEMANDAS $ $ $ ( ) SANCIONES, RECARGOS Y MULTAS DE ASAMBLEA $ $ $ ( ) SANCIONES ASAMBLEAS EXTRAORDINARIA $ $ $ ( ) SANCION PERNOCTACION DE PARQUEADEROS $ $ $ APROVECHAMIENTO AREA COMUN $ $ $ ( ) SANCION MANUAL DE CONVIVENCIA SUBTOTAL $ $ $ ( ) $ $ $ ( ) INTERESES DE MORA $ $ $ ( ) TOTAL $ $ $ ( ) COMPAÑÍA DE SEGUROS RECLAMACIONES VARIACIÓN $ $ - $ $ $ - $ TOTAL DEUDORES $ $ $ ( ) Al 31 de diciembre los deudores (Copropietarios) presentan una disminución de $ oo, por recuperacion de cartera a pesar de haber tenido el recaudo de la cuota extraordinaria el año de 2013, es muy satisfactorio ver el compromiso de los Propietarios con el Conjunto. Para dar mayor claridad al tema de la cuota extraordinaria, a continuacion mes permito hacer el siguiente analisis: Anexo 1: Cuota extraordinaria Total Cuota Extraordinaria $ Menos cuentas por cobrar cuota $ Total Recaudado cuota $ Menos: Abono mante. De Cerramiento $ Abono mante. De adoquines $ Abono mejoramiento de CCTV $ Abono honorarios interventoria $ Instalacion sensores de movimiento $ Total Pagos realizados en 2013 $ Saldo pendiente por pagar cuota extraordinaria $ Ejecución Cuota Extraordinaria Total Cuota extraordinaria $ Contrato Mant. Cerramiento $ Contrato Mant. Adoquines $ Contrato Interventoria Obras $ Contrato Mejoramiento CCTV $ Contrato Instalacion sensores de movimiento $ Total Ejecutado 2013 $ Pendiente por ejecutar cuota extraordinaria $ Se anexa la relación de las cuentas por cobrar detallada al 31 de diciembre de 2013 Los intereses de mora han sido cobrados de acuerdo con la tasa de usura referida por la Superintendencia financiera, sobre las cuotas de Administracion, mes vencido según lo establecido en la ley 675 del 2001 y en el Reglamento de la Copropiedad.