INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO 2016 Ley 1474 de 2011 Jefe OCI: Milena De León Mendoza

Transcripción

1 La Oficina de Control Interno de la Universidad del Magdalena, dando cumplimiento al marco normativo descrito en el artículo 9 de la (Estatuto Anticorrupción), presenta a la comunidad en general el informe pormenorizado del estado del Sistema de Control Interno para la vigencia Este documento se presenta de forma ejecutiva por cada uno de los módulos y eje transversal del modelo estándar de control interno, en las cuales se describen las principales gestiones que le han posibilitado a la Institución mejorar dentro de su desarrollo Misional y Operativo administrativo en el Sistema de Control Interno 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION Componentes: Talento Humano Direccionamiento Estratégico Administración del Riesgo Se recibió acreditación institucional por parte del Ministerio de Educación Nacional. La Institución funciona baja un Sistema de Gestión Integral certificado por ICONTEC, sistema que armoniza las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 y MECI Se cuenta en tal sentido con 21 procesos, con sus respectivas caracterizaciones, procedimientos, guías, instructivos, formatos, indicadores, normativa y mapas de riesgos, además se cuenta con un mapa de procesos, un normograma y un mapa de riesgos de gestión y corrupción institucional. Los cuales están direccionados para dar cumplimiento al Manual, Política y Objetivos de Calidad. Actualmente se cuenta con el apoyo de un asesor externo, que permita la transición de la norma ISO 9001:2008 a la ISO 9001:2015. La planta de la universidad opera con personal de planta provisional. Se recibió visita de pares para el registro calificado de la especialización en gerencia de auditoria de la calidad de los servicios de salud Dinamismo del programa Generaciones con Bienestar, en donde más de cientos niños beneficiarios participaron en figuras efímeras en las playas de santa marta. Las revistas Clío América, Praxis y Duazary, ingresaron a la base de datos Emerging Source Citation Index. MEN renovó por siete años el registro calificado del programa de Tecnología en Educación Física, Recreación y Deporte. Así como por siete años (7) de los registros calificados al Programa de Administración de Empresas Turísticas y Hoteleras y a la Página 1 de 6

2 Tecnología en Gestión Hotelera y Turística articulado bajo la metodología de Ciclos Propedéuticos en la modalidad presencial por parte del Ministerio de Educación Nacional, al igual que a la Especialización en Gerencia de Proyectos de Ingeniería El Plan de capacitaciones giran en torno a los procesos de Contratacion, interventorías, normatividades y todo lo relacionado con la función pública. Para el primer semestre de 2017 se inscribieron aspirantes, para ingresar a alguno de los 22 programas académicos ofertados. la Vicerrectoría de Extensión y proyección Social en conjunto con la Policía Metropolitana de Santa Marta y la red de mujeres del Magdalena clausuraron el segundo ciclo de formación denominado Diplomado en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario con perspectiva de Género. Este diplomado logro abordar en profundidad el tema de los derechos humanos y derecho internacional humanitario, así mismo se reflexionó sobre el fenómeno de la violencia en todas sus dimensiones dando a conocer las acciones, procedimientos y conductas frente a estos fenómenos. Se realizó seguimiento a aquellos mapas de riesgos por proceso que a través de su cronograma establecieron acciones para ejecutar en el segundo cuatrimestre de 2016, lo cual permitió alimentar y publicar el primer seguimiento al mapa de riesgo institucional. Se realizó convocatoria pública para docentes catedráticos 2017 después de ocho años de no llevar a cabo este tipo de procesos, dando cumplimiento a los principios de excelencia académica, transparencia, idoneidad y ética que deben orientar la vinculación de docentes a la institución, de acuerdo con lo establecido en el artículo 78 del Estatuto Docente, Acuerdo Superior No 007 de 19 de marzo de A través de la aprobación del Acuerdo 016 del 2016 en el que se modifica el Artículo Sexto del Acuerdo Superior 017 del 2012, fue autorizado el descuento del 80% del costo total de la matrícula para estudiantes de grado, práctica y judicatura. En el marco de la denominada Noche de los Mejores realizada por el Ministerio de Educación Nacional, la Universidad del Magdalena recibió la Orden Francisco José De Caldas, como reconocimiento a la obtención de la Acreditación Institucional de Alta Calidad. Fueron posesionados 17 nuevos docentes de planta con dedicación de tiempo completo para las facultades de Salud y Humanidades Debido a la acreditación institucional se ingresó al programa ser pilo paga 3 Página 2 de 6

3 2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO Componentes: Autoevaluación Institucional Autoevaluación del Control y Gestión Para la vigencia fiscal 2015, la Evaluación del Sistema de Control Interno acorde a los lineamiento del DAFP arrojo un indicador del 84.05%, indicando un nivel de satisfactorio, esto es, que se cumple de forma completa y bajo una estructura lógica en el ámbito de aplicación del control interno. En la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable se obtuvo un resultado de 4.9 indicando que nuestro sistema es Adecuado. El Plan Anual de Auditoria Vigencia 2016 en relación a la realización de las auditorias de gestión, presente un avance del 20%, teniendo en cuenta que el Plan fue aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno, para que fuese desarrollado por cinco profesional de diferentes áreas del conocimiento, sin embargo, hasta el 30 de agosto solo se contó con dos profesionales. En relación con el desarrollo y ejecución de auditorías de calidad y seguimiento, asesorías, acompañamientos y seguimientos, se han realizado dentro de lo planeado. Se realizó seguimiento a los planes de mejoramientos abiertos con la CGR y CGDM, los cuales se encuentran en un porcentaje de avance a 31 de diciembre de 2016 del 79.49% para el PM CGR debido a que de los 170 convenios ejecutados por la Universidad, 76 se encuentran liquidados. Se encuentran 7 convenios en revisión de saldos contables. La acción de liquidación de los contratos no es una responsabilidad unilateral de la universidad, requiere la participación de la entidad que operó como contratante en cada uno de los convenios lo que ha generado retrasos en lograr la liquidación de varios convenios, sobretodo porque algunas de las entidades contratantes ya están liquidadas. En cuanto a los PM con la CGDM el suscrito en 2013 tiene un avance del 99.36% y el suscrito en 2014 se mantuvo en el 94.88%. Se cuentan con 10 PM por Procesos en el tema MECI ITN, los cuales se encuentran en un avance del 94.01%, y con porcentaje de cumplimiento con respecto a plazos del 82.06% a corte de 31 de diciembre de Se cumple con la rendición de cuentas a órganos de control externos. se realizó seguimiento y rendición a la CGR informe de seguimiento de plan de mejoramiento a 30 de junio y 31 de diciembre de 2016; a la CGDM a través del aplicativo SIA, se rindieron de forma anual, semestral y mensual, información financiera, contable, administrativa, de planeación, talento humano, control interno, de tecnologías de la información, entre otras a corte de 31 de diciembre de 2015, 30 de junio de 2016 Página 3 de 6

4 y a final de cada mes de 2016; a través del aplicativo SIA OBSERVA se realizó la rendición mensual de la gestión contractual de la vigencia 2016; entre otros informes. Realización de seguimiento a plan anticorrupción y de atención al ciudadano, el cual obtuvo un avance del 69% a 31 de diciembre. Debido a que de las 50 actividades establecidas en el Plan, 21 lograron ejecutarse en un 100% y una logro superar la meta establecida alcanzando el 200%. De las 28 restantes, 4 superaron el 80%, 9 se encuentran entre un 50% hasta un 71% de ejecución, 11 actividades se encuentran entre un 10% y un 25% y 4 no lograron ningún avance. La Oficina de Control Interno, estableció el Boletín Fomento de la Cultura del Autocontrol y la Transparencia, el cual logro 6 ediciones, que fueron distribuidas vía correo institucional, a los administrativos de planta, contratistas, docentes de planta y catedráticos, y en los cuales se trataron temas como el autocontrol, la transparencia, la autoevaluación, los valores éticos, atención y relación con estudiantes, la administración de riesgos, de la rendición de cuentas y de la contratación. 3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACION Y COMUNICACIÓN En esta variable, puede constatarse que la institución derivado de los planes de mejoramiento iniciados con la OCI como consecuencias de auditorías internas, externas, Evaluación MECI actualizado, transparencia por Colombia, establecimiento de plan anticorrupción, se han hecho más visibles y comunicados la siguiente información: Planes institucionales al 2016: Plan de Acción, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Planes de adquisición Informes de resultados de la vigencia 2015: Informe de Gestión e Informe de Evaluación del Plan de Acción. Presupuestos y ejecuciones Links de rendición de cuentas. Procesos de contratación. Concursos. Sistemas de información. Sistemas de PQRS. Trámites administrativos. Puntos de contactos Eventos y noticias. Página 4 de 6

5 Enlaces de interés. Derechos pecuniarios De la misma forma, la institución posee su oficina de comunicación y relaciones públicas, desde donde se direccionan en asocio con gestión documental y el apoyo de las Tics la información y comunicación por los medios más expeditos desde un marco tecnológico administrativo desde lo estratégico hasta lo operativo, lo cual ha permitido: Una interacción constante con la comunidad, respondiendo sus preguntas e inquietudes. Además se realiza actualización diaria de información, noticias, actividades y eventos a través de las redes sociales (Twitter, Instagram, Facebook) Se cuenta con una línea , que tiene horario de atención de lunes a viernes de 8:00 am. a 12: 00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. RECOMENDACIÓN Las recomendaciones de esta oficina se enmarcan dentro de los principios fundamentales del MECI, (Autocontrol, Autorregulación y Autogestión), implementar acciones de mejora que garanticen una adecuada definición y planeación de las actividades y gestión por parte de los responsables, con el fin de alcanzar el cumplimiento de las metas y ajustar las situaciones presentes. Incluir dentro del Plan Anticorrupción y de Atención del Ciudadano de la vigencia 2017 aquellas actividades que no alcanzaron a ejecutarse en un 100% y que satisfacen las necesidades y políticas institucionales. Con el fin que se logre favorecer la transparencia de la gestión institucional y las buenas practicas. Se recomienda solicitar a la CGR y a la CGDM la ampliación del cumplimiento de las metas por cumplir teniendo en cuenta las consideraciones informadas, así como seguir con la gestión por parte de los responsables. Realizar por parte de la Oficina de Aseguramiento de la calidad y de la Vicerrectoría Académica un mejor y mayor seguimiento a los plazos y términos para la presentación de documentos y cumplimiento de requisitos que permitan la renovación oportuna y satisfactoria de los registros calificados y acreditación de programas. Así como establecimiento de planes de mejoramiento que permitan subsanar la pérdida de registro calificado. Página 5 de 6

6 Establecer una evaluación de desempeño, de ejecución de actividades o de gestión que permita determinar mejoras y ponerlas en práctica en el personal administrativo, mientras se incorpora la carrera administrativa. En el proceso de gestión contractual se lleve un mejor control por parte de los interventores de los documentos requeridos y soportes de los contratos y ordenes, que se entregue un mejor y completo informe de interventoría que no deje duda de la correcta ejecución de los contratos y órdenes. Que se ejerce mayor control y se establecen normas y reglas claras para la asignación de becas por competiciones deportivas internas, que permitan la disminución de quejas por desconocimiento, inconformismo o malas prácticas por estudiantes y/o demás comunidad universitaria. Página 6 de 6