NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE

Transcripción

1 NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA SOA DISEÑO MGP. FREDDY E. ALIENDRE ESPAÑA

2 LEY N 1178 (SAFCO) SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de los siguientes preceptos: a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de los sistemas de administración. b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.

3 ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (ex- Hacienda) es el Órgano Rector del SOA, sus atribuciones son ejercidas a través de su unidad técnica U.N. Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA con las siguientes atribuciones: Cumplir con las normas. Elaborar y aprobar su reglamento específico. Solicitar su compatibilización por Órgano Rector Implantar el sistema.

4 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.

5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA Evitar la duplicación y dispersión de funciones Satisfacción del usuario Simplificar y dinamizar su funcionamiento OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Determinar el ámbito de competencia y autoridad Optimizar la comunicación y coordinación

6 PRINCIPIOS DEL SOA ESTRUCTURACION TECNICA FLEXIBILIDAD FORMALIZACION SERVICIO A LOS USUARIOS

7 INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL SOA SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL

8 COMPONENTES DEL S.O.A. PROCESO A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓN ANÁLISIS RETROSPECTIVO DISEÑO DE PROCESOS CONFORMACIÓN DE ÁREAS Y UNIDADES PLAN DE IMPLANTACION EJECUCIÓN DEL PLAN ANÁLISIS PROSPECTIVO ESTAB. CANALES DE COM. Y COORD. INT ESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION INTERINSTITUCIONAL. SEGUIMIENTO RESULTADOS RECOMENDACIONES MANUALES ESTRUCTURA IMPLANTADA

9 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL ANÁLISIS RETROSPECTIVO ANÁLISIS PROSPECTIVO FUENTES DE INFORMACIÓN.

10 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Problema? DEFINICIÓN DEL PROBLEMA SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Investigación Documental Investigación de Campo Doc. legales de creación Manual de Org. y Funciones Manual de Procesos Inf. de Auditoría Diagnóstico y planes de Impl. Otros Entrevista al Personal-Usuarios Encuesta al Personal-Usuarios Observación Directa ANÁLISIS DE DATOS FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Registro de hechos en la Entidad: - Área - Unidad Organizacional - Proceso que se estudia La calidad de servicios y los bienes proporcionados a los usuarios. La efectividad de los procesos La rapidez de respuesta de la estructura Org. frente a los cambios internos y externos

11 RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Diseñar o rediseñar procesos. Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura. Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades. Redefinir la coordinación interna e interinstitucional. Otros aspectos específicos de organización.

12 DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL ETAPAS

13 NIVELES JERÁRQUICOS DIRECTORIO a) NIVEL DIRECTIVO b) NIVEL EJECUTIVO DIRECCIÓN EJECUTIVA DIRECCIÓN DIRECCIÓN c) NIVEL OPERATIVO UNIDAD UNIDAD

14 CLASIFICACIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALES SUSTANTIVA

15 LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE DISPOSICIÓN LEGAL: JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA OBJETIVOS ÁMBITO DE SU COMPETENCIA FUNCIONES ESPECÍFICAS GRADO DE AUTORIDAD DESCONCENTRACIÓN

16 CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA CRUZADA

17 CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Para definir los canales y medios de comunicación se debe considerar: La cadena de mando. El tipo de información que se transmitirá regularmente La frecuencia y fluidez de la información El alcance y cobertura del medio de comunicación.

18 INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E INTERINSTITUCIONALES INTERNA: CONSEJO COMITÉ COMISIONES

19 INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades que no pudieran resolverse directamente, se crearán consejos, comités o comisiones mediante disposición legal que establecerá: El objetivo de la instancia Las funciones específicas La unidad encargada de la instancia El carácter temporal o permanente La periodicidad de las sesiones

20 INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E INTERINSTITUCIONALES INTERNA: CONSEJO COMITÉ COMISIONES INTERINSTITUCIONAL TUICIÓN RELACIÓN FUNCIONAL COMPLEMENTACIÓN

21 SERVICIO AL USUARIO RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs. PRESTADOS FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL PÚBLICO. CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS

22 FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. Disposición legal Objetivos. Organigramas. - PARA LAS UNIDADES DE NIVEL JERÁRQUICO SUPERIOR Objetivos. Nivel jerárquico y rel.de depend. Funciones. Relaciones de coordinación. - PARA OTRAS UNIDADES Relación de dependencia. Funciones. b). MANUAL DE PROCESOS. Denominación y objetivo del proceso. Normas de operación. Descripción del proceso y sus procedimientos. Diagramas de flujo. Formularios y otras formas utilizadas.

23 IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL PLAN DE IMPLANTACIÓN MANUALES ESTRUCTURA IMPLANTADA

24 REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN Puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual. Disponibilidad de Recursos Humanos y Financieros. Participación activa durante todo el proceso del personal superior y del personal involucrados en los cambios organizacionales.

25 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, MANUAL DE PROCESOS Y OTRO MATERIAL PARA TAL FIN SEGUIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTE NECESARIOS ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTO Y/O CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS APLICACIÓN DEL PLAN DE ACUERDO CON LA ESTRATEGIA APROBADA

26 LEY N 1178 (MARCO) NORMAS BÁSICAS REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS LEY N 1178 (MARCO) NORMAS BÁSICAS REGLAMENTO ESPECÍFICO IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL REGLAMENTO ESPECÍFICO NORMAS BÁSICAS LEY N 1178 (MARCO)