OROZCO Y ASOCIADOS OA PROCEDIMIENTO DE CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS IDENTIFICACIÓN: OA-02 REVISIÓN: 03 FECHA: 01/10/15 REVISÓ:

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1 OROZCO Y ASOCIADOS PROCEDIMIENTO DE OA REVISÓ: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN APROBÓ: DIRECTOR COPIA CONTROLADA No.: PÁGINA: Página 1 de 7

2 CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA RESPONSABILIDADES NIVELES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL PERSONAL RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL CLIENTE ENTREGA, REVISIÓN, Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL SERVICIO REALIZADO MANEJO DE LA INFORMACIÓN REFERENTE A LOS PROVEEDORES MANEJO DE LA INFORMACIÓN REFERENTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD L ALMACENAMIENTO Y TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE LOS RESULTADOS OBJETIVO 1.1 Establecer los lineamientos correspondientes que aseguren que toda la información que ingrese y emane del laboratorio es controlada, de tal forma que, no puede hacerse mal uso de esta. 1.2 Definir el personal que tiene acceso a ella, la forma en que lo hará y en qué momentos. 2. ALCANCE 2.1 Este procedimiento aplica para todas y cada una de las áreas del laboratorio, donde se maneje información tanto del personal, del cliente y la generada dentro de la organización. 3. DEFINICIONES 3.1 CLIENTE Organización o persona que recibe un producto. 3.2 CALIDAD Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. 3.3 REQUISITO Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. 3.4 ORGANIZACIÓN Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. 3.5 SGC Sistema de Gestión de la Calidad. Página 2 de 7

3 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4.1 NORMAS. ISO 9001:2000 NMX-CC-9001-IMNC-2000 ISO 9004:2000 NMX-CC-9004-IMNC-2000 ISO 9000:2000 NMX-CC-9000-IMNC-2000 ISO/IEC 17025:2005 NMX-EC IMNC-2006 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos Sistema de Gestión de la Calidad Recomendaciones para la mejora del desempeño. Sistema de gestión de la Calidad Fundamentos y vocabulario. Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración. 4.2 MANUALES Y PROCEDIMIENTOS. MAINDOA MAORGOA MAPROADOA MAPROTECOA MAMAOA MAPROTECMIOA MASICI Manual de Inducción. Manual Organizacional. Manual de Procedimientos Administrativos. Manual de Procedimientos Técnicos. Manual de Métodos de Análisis. Manual de Procedimientos Técnicos de Microbiología. Manual de Usuario del Sistema Integral de Control de Información 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Ver la sección 6 Responsabilidades en el Manual Organizacional vigente. 6. NIVELES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN 6.1 A continuación se establece de manera específica, los niveles de acceso a la información a los que tendrá acceso cada uno de los integrantes de Orozco y Asociados. 6.2 DIRECTOR Tiene bajo su resguardo toda la información del Sistema de Gestión de la Calidad en original. Así mismo, tiene acceso a toda la información de Orozco y Asociados, tanto interna como externa, y la que emane como resultado de las actividades del laboratorio. 6.3 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Tiene bajo su resguardo toda la información referente al Sistema de Gestión de la Calidad en original. Tiene acceso a toda la información de Orozco y Asociados, tanto interna como externa, y la que emane como resultado de las actividades del laboratorio. De igual manera tiene bajo su resguardo toda la información proporcionada por cada uno de los integrantes de Orozco y Asociados (información del personal - Curriculum). Página 3 de 7

4 6.4 JEFE DE LABORATORIO Tiene bajo su resguardo toda la información referente al Sistema de Gestión de la Calidad a través de la Copia Controlada CC-02. Tiene acceso a toda la información de Orozco y Asociados, tanto interna como externa, y la que emane como resultado de las actividades del laboratorio. 6.5 AUXILIAR ADMINISTRATIVO Tiene bajo su resguardo toda la información referente a los clientes y proveedores de Orozco y Asociados. Su acceso a la información del Sistema de Gestión de Calidad estará en función únicamente a la parte que le compete, establecida en OA-03 procedimiento para el control de documentos y datos y tiene la Copia Controlada CC CONTADOR Tiene bajo su resguardo toda la información referente a cuestiones administrativas y contables, así como la parte de la información de los proveedores de Orozco y Asociados, que le corresponde para realizar cada una de sus funciones. Su acceso a la información del Sistema de Gestión de la Calidad estará en función únicamente a la parte que le compete, establecida en OA-03 procedimiento para el control de documentos y datos y tiene la Copia Controlada CC ANALISTAS El acceso a la información estará en función únicamente a la parte que le competa del Sistema de Gestión de la Calidad, normatividad vigente y material de consulta necesario para el desempeño de sus funciones. Cabe mencionar que el analista encargado del área de microbiología tendrá bajo su resguardo la Copia Controlada CC-03 del Sistema de Gestión de la Calidad. 6.8 MUESTREADORES Son responsables del resguardo de toda la documentación del cliente, que le sea entregada para su recepción en el laboratorio. Así como, de toda la información que emane del laboratorio y que sea entregada al cliente. Además tienen bajo su resguardo la información referente al Sistema de Gestión de la Calidad a través de la Copia Controlada CC-04 y tendrán acceso a toda la normatividad vigente y material de consulta necesario para el desempeño de sus funciones. 6.9 INTENDENCIA El acceso a la información estará en función únicamente a la parte que le competa del Sistema de Gestión de la Calidad, normatividad vigente y material de consulta necesario para el desempeño de sus funciones. 7. RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL PERSONAL 7.1 Toda la información de carácter personal suministrada por cada uno de los integrantes de Orozco y Asociados, será recibida por el Representante de la Dirección para la elaboración de su expediente (Currículum) y archivada en su respectiva carpeta del personal Para su resguardo, esta carpeta se colocará en la dirección y sólo tendrán acceso a ella el Director General, el Representante de la Dirección y el Auxiliar Administrativo. 7.2 Cabe mencionar, que si el Contador requiere de cierta información para cuestiones administrativas, como dar de alta en el seguro, etc. El Representante de la Dirección es responsable de proporcionar dicha información y asegurarse que no se haga mal uso de ella. Página 4 de 7

5 8. RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA POR EL CLIENTE 8.1 La información que proporcione cada uno de los clientes será atendida de manera confidencial y únicamente el Auxiliar Administrativo, Muestreador, Director General, Representante de la Dirección y Jefe de laboratorio tendrán la autoridad para recibirla, tener acceso y hacer un correcto uso de ella. 8.2 El Auxiliar Administrativo es responsable de abrir un expediente para cada cliente en particular, el cual contendrá toda su información Todos los expedientes deberán resguardarse en el archivero principal y solo el auxiliar administrativo deberá tener acceso a él, cualquier miembro de la organización que necesite información deberá solicitarla y dependiendo del nivel de acceso a la información le será proporcionada. 8.3 Cuando algún miembro de la organización necesite información diferente de su nivel de acceso, deberá solicitarla a la dirección justificando su necesidad y el director deberá dar su aprobación. 9. ENTREGA, REVISIÓN, Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR EL SERVICIO REALIZADO 9.1 Para garantizar la confidencialidad de las muestras de cada uno de nuestros clientes, se procede a lo siguiente: El muestreador es el responsable de la muestra desde su toma en las instalaciones del cliente hasta la entrega de esta en las instalaciones de Orozco y Asociados. Así mismo, se hace responsable de identificar dicha muestra a través de un número de control denominado folio mismo que se general a través del SICI Una vez entregada la muestra el folio debe ser la única identificación de la muestra dentro de todo el proceso de análisis, De esta manera, se asegura que la parte analítica del proceso desconoce la procedencia de las muestras a analizar y por tanto, está libre de toda presión e influencia externa o interna Una vez terminado el análisis por los analistas, ingresan sus resultados analíticos a través del SICI de acuerdo al Folio analizado. El Jefe de laboratorio supervisa los resultados y libera el Preinforme de Resultados. Y el Auxiliar Administrativo procede a Imprimir el Informe de Resultados, para posteriormente ser firmado por el Director General y entregar al cliente a través de los muestreadores o por medio electrónico, según aplique Cada Informe de Resultados cuenta con una copia impresa y en electrónico para su respaldo y esta es archivada por el auxiliar administrativo dentro del expediente del cliente al que corresponda. Todo esto con el propósito de llevar un control de los servicios realizados a cada cliente y para que, si se llegase a suscitar alguna duda, el personal autorizado por Orozco y Asociados de solución a la brevedad posible Es así como Orozco y Asociados se cerciora de que todo su personal este libre de cualquier influencia que se pudiese originar en torno a su trabajo. Y para mayor seguridad, Orozco y Asociados establece que al ingreso de un integrante nuevo al equipo de trabajo, éste deberá tener conocimiento de todo lo establecido en el presente procedimiento y para contar con dicha evidencia Página 5 de 7

6 firmara una carta de confidencialidad (ver formato OA-85 Carta de Confidencialidad ) y también una carta compromiso que reafirmara su total confidencialidad con la organización (ver formato OA- 31 Carta Compromiso del Personal de Orozco y Asociados ) Por lo que reafirmamos nuestro compromiso con el cliente, ofreciéndole un servicio de calidad honesto y responsable, que cumpla sus expectativas requeridas. 10. MANEJO DE LA INFORMACIÓN REFERENTE A LOS PROVEEDORES 10.1 Toda la información que emane de las relaciones con los proveedores deberá ser de uso exclusivo para el laboratorio El representante de la dirección, es el responsable directo de crear un expediente para cada proveedor, así mismo, mantenerlo actualizado para cualquier situación que se pudiese presentar El Contador en conjunto con el Auxiliar Administrativo, serán quienes tendrán acceso directo para tratar con toda la información relacionada con los proveedores. Pero sólo para fines estrictamente laborales El Representante de la Dirección, solicita al Auxiliar Administrativo dicha información para poder seleccionar, evaluar y reevaluar a los proveedores que suministran insumos y servicios al laboratorio. Ver OA-05 Procedimiento para las Adquisiciones y Subcontratación de Ensayos, sección 6 Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores. 11. MANEJO DE LA INFORMACIÓN REFERENTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 11.1 Orozco y Asociados define su Sistema de Gestión de la Calidad como la forma de trabajar, mediante la cual el laboratorio asegura la satisfacción de sus clientes. Para lo cual planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeño de sus procesos, bajo un esquema de eficiencia y eficacia que le permite lograr ventajas competitivas Toda la información que se maneja dentro del SGC se considera confidencial y es promovida a través de manuales, procedimientos, métodos, políticas, objetivos o cualquier otra forma de comunicación oral o escrita. Cada uno de los integrantes de Orozco y Asociados conoce y maneja dicha información, por lo que adquiere el compromiso de no divulgarla ni exponerla a terceras personas El Representante de la Dirección es el responsable de difundir de manera correcta toda la información dentro del laboratorio. Por lo que, supervisa que está se encuentre actualizada, codificada, y disponible de acuerdo a cada nivel de información en los puntos de consulta De igual manera, debe reportar el desempeño del SGC a la Dirección, para su revisión e implementación de la mejora continua El Jefe de laboratorio debe supervisar que la información del SGC que se maneja dentro del área analítica, sea la actual y se cumpla conforme a lo establecido. Por lo tanto, cualquier no conformidad debe ser avisada al Representante de la Dirección o en su ausencia al Director General, para que se tenga conocimiento y se empleen las medidas correctivas correspondientes. Página 6 de 7

7 12. L ALMACENAMIENTO Y TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE LOS RESULTADOS 12.1 Orozco y Asociados para asegurar el adecuado almacenamiento y la transmisión electrónica de los resultados a sus clientes, ha establecido que una vez obtenidos los resultados, estos deberán ser tratados de la siguiente manera: Una vez entregado el informe de resultados en original al cliente, el Auxiliar Administrativo procederá a archivar en el expediente del cliente lo siguiente: Copia del informe de resultados Copia de la cadena de custodia externa Cadena de custodia interna Copia del informe técnico de muestreo 12.2 Se cuenta con un respaldo en electrónico de los informes de resultados entregados a los clientes, como se establece en la Sección 7.18 del OA-03 Procedimiento para el control de documentos y datos El acceso a la consulta de informes de resultados está restringido a todo el personal del laboratorio. Los únicos facultados para tener acceso a ésta información son: el Director General, Jefe de laboratorio, Representante de la Dirección y el Auxiliar administrativo Orozco y Asociados tiene como política no dar información verbal sobre los resultados analíticos, toda la información que se transmita por medios electrónicos, deberá ser enviada mediante el formato PDF, para evitar cualquier modificación de la información Aquellos clientes que lo soliciten podrán descargar sus informes de resultados directamente del programa SIROA, a través de la página web de Orozco y Asociados. FECHA ENTRADA EN VIGOR: Octubre 15 del Página 7 de 7