La nueva cultura de archivos y archivística en la UNAM

Transcripción

1 Foro Regional: Hacia la construcción de la Ley General de Archivos Cuarto Panel: La nueva cultura de archivos: hacia la normalización archivística La nueva cultura de archivos y archivística en la UNAM Mtro. José Agustín Hernández Ibarra Coordinador de Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de México Correo-e: ahernandez2808@yahoo.com.mx Muy buenas tardes a todas y todos los que nos acompañan. En primer término quiero agradecer a los organizadores de este Foro quienes amablemente me han invitado a participar en este panel número 4. Introducción El siguiente trabajo tiene la intención de ilustrar la manera en que la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) emprende el camino para consolidar una nueva cultura de archivos universitarios y progresar hacia la normalización archivística en la Institución. Intercambiar ideas y analizar los problemas que alrededor de los archivos y la archivística existen se hace necesario para presentar propuestas que coadyuven a fortalecer la Ley General de Archivos, que a través de eventos como éste, alimentan su elaboración. Sobre todo, en el contexto de la reciente reforma constitucional al artículo 6º en materia de transparencia, la que instituye un nuevo entramado institucional, al establecer que la Federación contará con un organismo autónomo responsable de garantizar el cumplimiento del derecho de acceso a la información pública y a la protección de datos personales en posesión de los sujetos obligados. El trabajo comienza por exponer algunas reflexiones sobre la problemática de los archivos en general, hace hincapié en las conductas que se tienen sobre ellos, lo que sirve de contexto para entrar a las acciones emprendidas por la Universidad Nacional Autónoma de México. 1

2 Contexto Se ha vuelto recurrente en nuestros días hablar de archivo y archivística, como elementos centrales de la rendición de cuentas y la transparencia. En el primer Foro celebrado en al Archivo General de la Nación, el 16 y 17 de junio, escuchamos la importancia que tiene el arribar a una Ley General de Archivos, la problemática que acontece en los archivos y los retos que enfrenta nuestra práctica archivística. En ese Foro, los expositores manifestaron su compromiso y convicción por los archivos. Eso sin duda es un avance importante en el camino para consolidar el Sistema Nacional de Archivos, estrechamente relacionado con el Sistema de Rendición de Cuentas y la Transparencia. No obstante, no es fácil captar lo que hay a priori de común entre los discursos de los legisladores sobre los archivos y la archivística, el de los juristas, sobre su regulación, el de los funcionarios sobre su utilidad para la toma de decisiones y el de los archivistas, sobre su práctica diaria con los documentos que llegan a sus manos. Visto de esta manera, el archivo y la archivística se presentan en nuestros días como un conjunto de discursos fragmentados, los primeros como espacios sin relevancia y la segunda, omitida por la mayoría. Esta diversidad de discursos señala, ligeramente, la importancia de los archivos como parte de la memoria de la sociedad mexicana. No obstante, nuestra práctica fue puesta en la agenda nacional y atendida con la promulgación de la Ley Federal de Archivos, con la explicita preocupación por el trabajo archivístico homogéneo en los archivos y establecer los mecanismos de coordinación para la creación del Sistema Nacional de Archivos. Entre otros aspectos. Empero emitir leyes y reglamentos no será suficiente para constituir el Sistema Nacional de Archivos, ni modificar la percepción que los funcionarios y los usuarios de los archivos tienen sobre los archivistas, podemos ser héroes o villanos. Una parte importante para superar esta percepción será realizar nuestra labor de manera sistemática y con base en la Ley General de Archivos que se emita. También sería significativo que a los archivos se les deje de ver como una carga financiera en los presupuestos, sin duda, debido a la constante demanda de los archivistas por obtener recursos para: 1) conservar y preservar el patrimonio documental o en otro formato, 2) aumentar el espacio físico para 2

3 seguir amontonando cajas con documentos, 3) capacitar y formar recursos humanos para el adecuado manejo de los documentos y, 4) adquirir mobiliario y equipo de cómputo para el trabajo en los archivos, entre otros. La poca importancia a los archivos en el presupuesto se agudiza con la falta de ordenamientos, políticas y lineamientos precisos que establezcan, entre otros aspectos, la obligación de que los servidores públicos dejen los archivos en las organizaciones una vez concluida su gestión. Los archivos no deben ser extraídos, ni eliminar el archivo muerto, enviándolo al kilo para su destrucción. Es necesario dejar de concebir al archivo como receptores de papeles en tránsito para el kilo o para las casas u bodegas propiedad de los funcionarios. El marco jurídico vigente propone un cambio en esta manera de concebir los archivos, la propuesta parte de realizar un trabajo archivístico homogéneo en el conjunto de entidades y dependencias de los sujetos obligados, bajo la coordinación de una autoridad en materia archivística y de archivos a fin de avanzar a la implementación del Sistema Nacional de Archivos. Ante este panorama, es importante reafirmar los principios archivísticos que establece la Ley Federal de Archivos en la Ley General de Archivos, sin reducirlos, de lo contrario volveríamos a la etapa antes descrita. De igual manera, es necesario fortalecer la operación de los instrumentos de control y organización archivística en los archivos de los sujetos obligados, elaborados bajo un esquema de trabajo colegiado y con la participación de otros profesionales. Un aspecto relevante es el de permear nuestra labor como archivistas con un código de ética. La ausencia de una labor archivística homogénea genera, entre otros problemas, el que el archivista maneje los documentos orientado por criterios personales y no institucionales sobre su preservación. Marco jurídico vigente en la UNAM en materia de archivos: La Universidad Nacional Autónoma de México ha emprendido el camino para consolidar una cultura de archivos y archivística universitaria con base en los ordenamientos jurídicos con las que contaba y los emitidos a partir de la promulgación de la Ley Federal de Archivos. 3

4 Su marco jurídico parte del Acuerdo para la Protección, Uso y Conservación del Patrimonio Histórico Documental de la UNAM (de diciembre de 1988). En él se establecen las bases para la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la UNAM, la vigilancia de su adecuado procesamiento técnico dentro de los archivos universitarios y la regulación y determinación sistemática del tránsito de los documentos hacia su condición de históricos. El Manual de Archivo de la UNAM (de 2004) es la guía que orienta el trabajo archivístico con el fin de dar seguimiento a la documentación que se ha de archivar. Tiene la intención de promover la creación de un sistema de archivo en toda la institución y homogenizar los procesos y la clasificación de la información. El Reglamento de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales para la UNAM (de junio de 2013) es de observancia general para las Unidades Universitarias y tiene como finalidad establecer los órganos, criterios y procedimientos institucionales que garanticen a toda persona la transparencia, la protección de datos personales y el acceso a la información en posesión de la Universidad. En materia de archivos, establece que la organización y resguardo del material documental de la Universidad estará a cargo de las Unidades Universitarias que los posean, en los términos de lo dispuesto en los lineamientos que para el efecto apruebe el Comité de Información. Este Comité sancionará los lineamientos y criterios específicos que someta a su consideración el Área Coordinadora de Archivos, relativos a la organización, administración y conservación de los archivos universitarios, así como de los expedientes que contengan información y documentación clasificada como reservada y/o confidencial a fin de asegurar su integridad. Resulta de particular importancia la operación del Consejo de Transparencia y el Comité de Información, ya que en estos órganos se cuenta con la participación de docentes, investigadores y autoridades. La relevancia del Reglamento es que es un documento aprobado por el máximo órgano colegiado de la UNAM, es decir, el H. Consejo Universitario, que está integrado por las autoridades, profesores, alumnos y empleados de la Universidad, y tiene la facultad de expedir todas las normas y disposiciones generales encaminadas a la mejor organización y funcionamiento técnico, docente y administrativo de la Universidad. No es un ordenamiento emitido 4

5 por el Rector. Con ello se tiene mayor participación de los sectores universitarios en materia de transparencia y de organización documental. El Acuerdo por el que se establece el Área Coordinadora de Archivos de la UNAM (de julio de 2013) señala que es el órgano encargado de supervisar y apoyar el cumplimiento de las disposiciones legales en materia de archivos dentro de la Universidad. Entre sus funciones están la de establecer programas para: digitalización; modernizar y mejorar la organización archivística y los servicios documentales; elaborar y actualizar en coordinación con los responsables de archivos los instrumentos de control y consulta archivística; y, capacitar y asesorar en materia archivística a los responsables de archivos de las Unidades Universitarias, entre otras. Con estos instrumentos jurídicos, la Universidad cuenta con una plataforma para constituir el Sistema Institucional de Archivos de la UNAM y posteriormente vincularse al Sistema Nacional de Archivos. Conclusiones La UNAM ha iniciado, con el liderazgo del Sr. Rector y el H. Consejo Universitario, un camino irreversible a la rendición de cuentas y la transparencia, con base en la constitución del Sistema Institucional de Archivos de la UNAM. La promulgación de los ordenamientos jurídicos universitarios, conforme lo estipula la Ley Federal de Archivos, son un avance importante para comenzar una nueva cultura de archivos y archivística en las Unidades Universitarias, no obstante, aún queda mucho por hacer: avanzar a la normalización archivística. Los primeros pasos están dados, en ellos se reconoce la necesidad de promover la incorporación del ciclo vital del documento en el trabajo archivístico e impulsar una nueva visión que va más allá de la tradicional tarea de archivar documentos para la bodega, el uso administrativo o histórico, se traspasa las fronteras de ventanilla para responder eficientemente al ejercicio del derecho a la información. 5