H. AYUNTAMIENTO DE LA ANTIGUA, VER. MANUAL DE ORGANIZACIÓN OFICIALIA MAYOR

Transcripción

1 H. AYUNTAMIENTO DE LA ANTIGUA, VER. MANUAL DE ORGANIZACIÓN OFICIALIA MAYOR 2014

2 I N D I C E INDICE 1 INTRODUCCIÓN 2 OBJETIVO DEL MANUAL 3 ANTECEDENTES HISTORICOS 5 MISIÓN Y VISIÓN 6 MARCO JURIDICO 6 ATRIBUCIONES DE CONTRALORÍA ESTRUCTURA ORGANICA 10 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 11 TITULAR DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO 12 IDENTIFICACIÓN 12 FUNCIONES ENCARGADO DE 16 IDENTIFICACIÓN 16 FUNCIONES 17 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 18 FUNCIONES GLOSARIO

3 A L A O M - 00 I N T R O D U C C I ON En conformidad con las atribuciones que confiere la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz, en su Capítulo Tercero Artículo 35 Fracción XIV donde señala la obligatoriedad a los Municipios de expedir y mantener actualizados los Manuales que normen su actuación; este H. Ayuntamiento de La Antigua, Veracruz, presenta la primera versión del Manual de Organización del H. Ayuntamiento, cuyo propósito es el de contar con un documento normativo que establezca y promueva el alcance de los objetivos, con eficiencia, eficacia, productividad, transparencia y sentido social. El presente manual de organización del H. AYUNTAMIENTO es una herramienta que establece las obligaciones y responsabilidades administrativas a las que deberá sujetarse el personal del GOBIERNO Municipal para el desempeño de sus funciones y transparencia de sus operaciones; contribuyendo con esto al logro de los objetivos, líneas de acción y metas del Plan de Desarrollo Municipal de La Antigua. El Manual de Organización del H. ayuntamiento Municipal de La Antigua, Veracruz es el resultado de la investigación, y de la experiencia acumulada sobre la materia, y pretende constituirse como una herramienta de apoyo a la labor que desempeña esta Administración para dar cabal y oportuno cumplimiento de su obligación legal. 2

4 OBJETIVO DEL MANUAL Identificar y dar a conocer en este Manual de Organización, las funciones que corresponde realizar en las diferentes áreas administrativas y operativas, cuyo propósito es ser una herramienta de consulta diaria para facilitar el conocimiento y desempeño de funciones de los servidores públicos de esta dirección, al permitir tener una mayor certidumbre en el desarrollo de sus actividades y la adecuada coordinación entre las áreas, delimitando sus responsabilidades. 3

5 A N T E C E D E N T E S H I S T Ó R I C O S Históricamente la Oficialía Mayor es una institución básica en la historia de los ayuntamientos de México. Esta unidad administrativa juega un papel trascendental en el desarrollo municipal, en virtud de que tiene entre sus atribuciones históricas: los recursos humanos y materiales, los servicios generales, los sistemas de información, la capacitación en calidad, y la administración en general, todo esto para coordinar con las diversas áreas y direcciones en el logro de los objetivos y metas establecidos. El H. Ayuntamiento de La Antigua Veracruz se ha venido transformando debido a las necesidades y requerimientos de la sociedad, esto se tradujo en la configuración de una administración pública efectiva y moderna en la cual no queda ausente la Dependencia de Oficialía Mayor. La oficialía mayor como instancia de gobierno, ha existido dentro de la estructura orgánica de la Administración Municipal desde tiempo anterior, sus obligaciones y atribuciones se han ido transformando en razón del estilo de gobierno del Ayuntamiento en turno; se puede considerar que la imagen de una unidad administrativa de apoyo ha prevalecido, aunque en algunas ocasiones ha fungido como un área de asesoría múltiple de la Presidencia. 4

6 MISION VISION Somos un gobierno sensible, responsable y honesto cuya meta principal es el bien común; respetuoso del marco jurídico, que promueve la participación ciudadana, con una perspectiva moderna e innovadora contribuyendo a la sustentabilidad de nuestro Municipio para generar mejor calidad de vida. VISION Queremos ser reconocidos como un gobierno honesto, capaz de generar una cultura de responsabilidad social y que dé respuesta a las necesidades del Municipio de La Antigua. 5

7 MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Ley Federal del Trabajo. 3. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave 4. Ley Estatal del Servicio Civil de Veracruz. 5. Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz. 6. Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz. 7. Ley Federal de Planeación. 8. Ley de Planeación del Estado de Veracruz. 9. Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Veracruz. 10. Condiciones Generales de Trabajo. 6

8 ATRIBUCIONES La Dirección de Recursos Humanos es la dependencia encargada de proponer e instrumentar las políticas y directrices para la mejor organización y funcionamiento de la Administración Pública Municipal en materia de recursos humanos, misma que cuenta con las siguientes atribuciones: 1. Conducir la política de administración de recursos humanos que apruebe el Presidente Municipal. 2. Atender los requerimientos que en materia de recursos humanos le presenten las dependencias del H. Ayuntamiento, así como presentar al titular de dichas áreas las propuestas del personal que se pretende contratar, con el fin de recabar la autorización correspondiente. 3. Planear y definir la política de desarrollo del personal, definir los puestos tipo y establecer los perfiles y requerimientos de los mismos. 4. Realizar los procedimientos de reclutamiento, selección, contratación, asignación e inducción de todo el personal que soliciten las diferentes dependencias del H. Ayuntamiento; así como vigilar que el personal propuesto como autoridad municipal reúna los requisitos establecidos en la Ley Orgánica del Municipio Libre y demás disposiciones legales aplicables. 5. Proponer convenios con universidades e instituciones que permitan el intercambio de apoyos profesionales. 6. Operar las remuneraciones del personal, llevar el registro de sus modificaciones y verificar que las prestaciones que deben percibir los servidores públicos y demás empleados municipales les sean proporcionadas con celeridad y sin demoras. 7

9 7. Representar al H. Ayuntamiento, por acuerdo del Presidente Municipal, en las relaciones laborales con las organizaciones sindicales, participar en el establecimiento de las condiciones generales de trabajo, vigilar su cumplimiento y procurar la difusión de las mismas. 8. Supervisar el cumplimiento de los contratos de trabajo existentes con el personal del H. Ayuntamiento. 9. Aplicar los sistemas de motivación del personal, otorgar los estímulos y recompensas que establezca la ley, las condiciones generales de trabajo y las demás disposiciones aplicables y resolver los casos de excepción. 10. Establecer los procedimientos de contratación y selección del personal para mantener actualizada y debidamente clasificada una bolsa de trabajo. 11. Establecer programas que fomenten la eficiencia y la productividad, preservando los derechos laborales de los servidores públicos y demás empleados municipales; así como promover prácticas de comunicación, entrenamiento y difusión de las normas que permitan prevenir conflictos laborales. 12. Procurar el desarrollo interno con base en el mérito de los servidores públicos y empleados municipales y establecer mecanismos orientados a procurar la eficiencia, la eficacia y la productividad en el desempeño de las actividades de los servidores públicos y demás empleados municipales; 13. Recibir y dar trámite a las diversas incidencias del personal que se presenten, cuidando que se ajusten a las normas y políticas del H. Ayuntamiento 14. Elaborar los Manuales de Organización, y procedimientos de trabajo, en coordinación con las dependencias, unidades administrativas, entidades y organismos municipales. 8

10 15. Generar propuestas acordes con los requerimientos de modernización y simplificación administrativa, para sustentar las diversas actuaciones que tienen encomendadas las dependencias y entidades públicas municipales; 16. Elaborar las credenciales oficiales de identificación de los servidores públicos del H. Ayuntamiento, para su expedición previa firma por el Secretario del H. Ayuntamiento; 17. Programar cursos de capacitación para el personal del H. Ayuntamiento; 18.. Supervisar el levantamiento de actas administrativas por irregularidades de los servidores públicos y empleados del H. Ayuntamiento; 19. Tramitar, en coordinación con la Dirección de Asuntos Jurídicos, el procedimiento laboral y elaborar los proyectos de dictámenes correspondientes, cuando el servidor público o empleado municipal incurra en alguna de las causales de suspensión o terminación de la relación de trabajo prevista en la ley de la materia; 20. Asistir a la Contraloría Interna en el procedimiento en el que se impongan las sanciones correspondientes a los servidores públicos y demás empleados que incurran en responsabilidad, conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Municipio Libre; y 21. Las demás que le encomiende el Presidente Municipal y las disposiciones legales aplicables. 9

11 ESTRUCTURA ORGANICA OFICIAL MAYOR ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 10

12 DESCRIPCION DEL PUESTO 11

13 TITULO DEL PUESTO OFICIAL MAYOR REPORTA A : PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DESCRIPCION DE PUESTO NUMERO DE NIVEL TRES A L A O M - 03 PERFIL APROBADO POR: IDENTIFICACION Nombre del puesto: Dependencia: Área administrativa: Ascendente: Descendente: OFICIAL MAYOR H Ayuntamiento de la Antigua, Veracruz Oficialía Mayor Presidente municipal. Encargado de recursos humanos, Auxiliar administrativo. OBJETIVO Planear, organizar y dirigir la administración de los recursos humanos, materiales y Servicios generales del. H. Ayuntamiento de La Antigua Veracruz así como Implementar programas que tiendan a hacer más eficiente la prestación de los servicios Públicos y de las acciones administrativas. 12

14 TITULO DEL PUESTO OFICIAL MAYOR REPORTA A: PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DESCRIPCION DE PUESTO NUMERO DE NIVEL TRES A L A O M - 03 PERFIL APROBADO POR: FUNCIONES 1. Evaluar la observancia de las normas legales y administrativas vigentes en materia de recursos humanos para su correcta aplicación. 2. Integrar normas para regular el sistema de administración y desarrollo de los recursos del H. Ayuntamiento, así como difundir las vigentes y vigilar su cumplimiento. 3. Supervisar que los proyectos en los que participa la Dirección de Recursos Humanos se desarrollen con base en las leyes, reglamentos y políticas internas y o externas vigentes establecidas para tal fin. 4. Organizar y dirigir las actividades de los Departamentos adscritos a la Dirección conforme a los lineamientos que se determinan, para el logro de los objetivos. 5. Intervenir, cuando así lo solicite el Presidente Municipal, en la revisión de las condiciones generales de trabajo que se presenten entre el H. Ayuntamiento y las diferentes organizaciones sindicales, para su pronta resolución. 6. Definir en coordinación con la Tesorería del H. Ayuntamiento las actividades relacionadas con la contratación y cambio de situación del personal del H. Ayuntamiento para que estas se den conforme a los montos autorizados. 7. Supervisar los informes sobre los movimientos de personal, el pago de sueldos y el ejercicio presupuestario de servicios personales que le sean requeridos para la oportuna actualización de la información. 13

15 TITULO DEL PUESTO OFICIAL MAYOR REPORTA A: PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DESCRIPCION DE PUESTO NUMERO DE NIVEL TRES A L A O M - 03 PERFIL APROBADO POR: 8. Supervisar que se informe oportunamente al Departamento de Nóminas, los movimientos reportados como bajas definitivas o licencias sin goce de sueldo, para que ésta evite la emisión de pagos improcedentes. 9. Coordinar el sistema de archivo de expedientes de personal y supervisar su operación y digitalización para su correcto orden y custodia, brindando así un servicio eficiente al personal del H. Ayuntamiento. 10. Supervisar el establecimiento de controles para hacer eficientes los servicios otorgados y las prestaciones a las que tiene derecho el personal del H. Ayuntamiento. 11. Supervisar que el personal del H. Ayuntamiento reciba las prestaciones a las que tiene derecho, vigilando que el ejercicio del presupuesto asignado a las prestaciones económicas del personal, se aplique a los conceptos y montos autorizados en sus diferentes modalidades de contratación. 12. Supervisar que se realice la correcta validación de los trámites e incidencias de personal para su autorización, a fin de ser enviados en tiempo y forma al Departamento de Nóminas para procesar el pago correspondiente. 14. Supervisar la correcta integración de la información concerniente a las afectaciones y modificaciones en las percepciones económicas del personal del H. Ayuntamiento para su control. 15. Supervisar que se cumplan en todas las áreas del H. Ayuntamiento las disposiciones relativas al control de asistencia del personal para que se apliquen conforme a la normatividad establecida. 14

16 TITULO DEL PUESTO OFICIAL MAYOR REPORTA A: PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DESCRIPCION DE PUESTO NUMERO DE NIVEL TRES A L A O M - 03 PERFIL APROBADO POR: 16. Instrumentar mecanismos que permitan mantener actualizadas las plantillas del personal de las diversas áreas que integran el H. Ayuntamiento. 17. Supervisar las acciones orientadas al correcto control administrativo de las plazas laborales con que cuenta el H. Ayuntamiento, así como las proyecciones presupuestales de las mismas. 18. Coordinar la atención y seguimiento a las gestiones sindicales con el fin de atender con eficiencia las solicitudes presentadas por las mismas, conforme a la normatividad establecida. 15

17 DESCRIPCION DE PUESTO A L A O M - 04 TITULO DEL PUESTO ENCARGADO DE REPORTA A: OFICIAL MAYOR NUMERO DE NIVEL CUATRO PERFIL APROBADO POR: IDENTIFICACION Nombre del puesto: ENCARGADO DE Dependencia: H. Ayuntamiento de La Antigua, Veracruz Área Administrativa: Oficialía mayor ascendente: Oficial mayor Descendente: Ninguno. OBJETIVO Reclutar, seleccionar, capacitar y proveer a las direcciones y diversas áreas del Ayuntamiento con oportunidad y calidad de los recursos humanos requeridos, así como apoyar en las actividades que conlleven a la administración y control del personal del ayuntamiento. 16

18 DESCRIPCION DE PUESTO A L A O M - 04 TITULO DEL PUESTO ENCARGADO DE REPORTA A: OFICIAL MAYOR NUMERO DE NIVEL CUATRO PERFIL APROBADO POR: FUNCIONES 1. Coordinar los mecanismos necesarios para proporcionar a las diversas áreas del H. Ayuntamiento los recursos humanos que éstas requieren para el óptimo desarrollo de sus funciones. 2. Supervisar que las actividades de difusión, información y divulgación de los servicios que proporciona la Dirección se conduzcan con base en las leyes, reglamentos y políticas internas o externas vigentes para su correcta aplicación. 3. Coordinar la elaboración y puesta en marcha de programas de capacitación de personal y desarrollo que coadyuven a la profesionalización de los servidores públicos del H. Ayuntamiento. 4. Supervisar la elaboración de los manuales de organización y documentos normativos necesarios, en coordinación con las dependencias, departamentos, entidades y organismos municipales; para normar el desarrollo de las áreas del H. Ayuntamiento. 5. Generar propuestas acordes a los requerimientos de modernización y simplificación administrativa, para sustentar las diversas actuaciones que tienen encomendadas las dependencias y entidades públicas municipales. 6. Organizar e implementar estrategias a seguir para la correcta aplicación de la normatividad. 7. Las demás que les encomiende el Presidente Municipal y que expresamente le señalen los ordenamientos legales aplicables. 17

19 TITULO DEL PUESTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO REPORTA A: OFICIAL MAYOR PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DESCRIPCION DE PUESTO NUMERO DE NIVEL SEIS A L A O M - 05 PERFIL APROBADO POR: IDENTIFICACION Nombre del puesto: Dependencia: Área Administrativa: ascendente: Descendente: AUXILIAR ADMINISTRATIVO H. Ayuntamiento de La Antigua, Veracruz Oficialía mayor Oficial mayor Ninguno. OBJETIVO Realizar trabajos de oficina manteniendo el control de la correspondencia girada y recibida, así como realizar todas las funciones secretariales necesarias para el buen desempeño de sus actividades. 18

20 TITULO DEL PUESTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO REPORTA A: OFICIAL MAYOR PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DESCRIPCION DE PUESTO NUMERO DE NIVEL SEIS A L A O M - 05 PERFIL APROBADO POR: FUNCIONES 1. Llevar la agenda del Oficial Mayor 2. Recibir y hacer llamadas telefónicas de la oficina. 3. Recibir los oficios que competan al Area, para canalizarlos a quien corresponda, de manera oportuna. 4. Recibir la correspondencia del oficial mayor, vía electrónica. 5. Relacionar los oficios recibidos y archivarlos. 6. Ordenar y verificar los oficios que se respondan para evitar retrasos; revisar y canalizar pendientes. 7. Relacionar los oficios recibidos y archivarlos. 8. Elaborar invitaciones a juntas, reuniones y cualquier otro evento que se lleve a cabo por parte de la oficialía mayor, así como confirmar asistencia a las mismas. 9. Atender y canalizar al personal del H. Ayuntamiento, para ser atendidos en sus solicitudes o peticiones. 10. Informar sobre los servicios a cargo de la oficialía mayor, así como sobre las políticas, normas y procedimientos establecidos para su consecución. 11. Recibir, integrar, enviar y dar seguimiento a las solicitudes cuya atención compete a la oficialía mayor. 19

21 TITULO DEL PUESTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO REPORTA A: OFICIAL MAYOR PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DESCRIPCION DE PUESTO NUMERO DE NIVEL SEIS A L A O M - 05 PERFIL APROBADO POR: 12. Llevar el control y seguimiento de los asuntos atendidos por el oficial mayor. 13. Elaborar la documentación que le sea requerida. 14. Realizar todas aquellas actividades inherentes al puesto, para el cumplimiento de los objetivos establecidos. 15. Las demás que le atribuyan otras disposiciones legales o que le asigne el Jefe Inmediato. 20

22 G L O S A R I O 21

23 Alta.-Procedimiento de acopio de documentos y registro de datos requeridos por la Dirección de Recursos Humanos al personal que ingresa a la nómina del Ayuntamiento de La Antigua. Baja.- Procedimiento mediante el cual se da por terminada la relación laboral patróntrabajador. Credencial de Identificación.- Identificación oficial que acredita a cada trabajador como empleado del Ayuntamiento de La Antigua. Capacitación.- Actividad realizada como respuesta a las necesidades de los servidores públicos del Ayuntamiento, que busca mejorar la actitud, aptitud, conocimiento, habilidades y/o conducta afín de fortalecer y/o mejorar el desempeño de sus funciones. Deducciones.- Son los descuentos que por ley se deducen del ingreso que recibe el servidor público, así como aquellos descuentos que el mismo adquiere haciendo uso de los servicios que ofrecen los terceros con los que el Ayuntamiento tiene pactado acuerdos. Entidades y dependencias.- Son las áreas administrativas y operativas jerárquicamente subordinadas a la Presidencia Municipal, obligadas a coordinarse entre si en el desarrollo de sus actividades para el cumplimiento efectivo de sus funciones. Manuales administrativos.- Documentos que contienen información y/o instrucciones organizadas en forma cronológica sobre la historia, organización, descripción de puestos, funciones, competencias, responsabilidades, políticas, normas procedimientos y trámites y servicios. Percepciones.- Son las cantidades que percibe el trabajador como consecuencia de su prestación de servicios en el Ayuntamiento de La Antigua. Personal.- Toda persona contratada por el Ayuntamiento de La Antigua para prestar un servicio subordinado. Personal de Base.- Servidor público que presta sus servicios al Ayuntamiento bajo esta situación administrativa. 22

24 Personal de confianza.- Servidor público que presta sus servicios al Ayuntamiento bajo esta situación administrativa. Personal Definitivo.- Servidor público que presta sus servicios al Ayuntamiento bajo esta situación administrativa. Personal Eventual.- Todo trabajador del Ayuntamiento de La Antigua que labora mediante contrato por un tiempo determinado. Personal de Lista de Raya.- Todo trabajador que labora en programas emergentes en el Ayuntamiento. Personal Suplente.- Es la persona que sustituye temporalmente a un trabajador del Ayuntamiento. Servidor Público.- Toda persona física que preste un trabajo personal subordinado de carácter material o intelectual, o de ambos géneros, mediante el pago de un sueldo. Sistema de Escalafón.- Procedimiento establecido para efectuar las promociones y ascensos de los trabajadores en la Administración Pública Municipal. Sueldo.- Es la remuneración económica o pago asignado por el trabajo que una persona desempeña en el Ayuntamiento. 23