INSTRUCCIONES IRBNET PARA COORDINADORES DE CUMPLIMIENTO

Transcripción

1 INSTRUCCIONES IRBNET PARA COORDINADORES DE CUMPLIMIENTO RESEARCH DATAWARE Innovation in Research Management Research Dataware. All rights reserved.

2 IRBNet es una herramienta de colaboración cibernética segura para brindar apoyo a la comunidad investigadora en el diseño, manejo y revisión de sus estudios/protocolos. Este taller va dirigido a Coordinadores de Cumplimiento Institucional y Sistémico. Después de obtener este adiestramiento usted podrá realizar lo siguiente: Entrar a la Plataforma de IRBNet. Accesar a los estudios/investigaciones. Compartir información y documentos con Mentores, Estudiantes/Investigadores y Miembros IRB. Revisión de solicitudes especiales, tales como: solicitud de cierre, enmiendas, continuación de proyecto, entre otros. 2

3 Toda comunicación relacionado con revisión de estudio/investigación se recibirá al correo electrónico que le provee SUAGM Toda persona que trabajará en el proceso de someter, revisar y manejar procesos administrativos en IRBNet deberá crear un buzón Inbox IRBNet. Los coordinadores de cumplimiento deben crear un Mailbox Folder IRBNet. 3

4 Toda comunicación relacionado con revisión de estudio/investigación debe hacerse a través del Outlook SUAGM Recibirá comunicación del Decano de su Institución en el buzón de entrada ya creado IRBNet. 4 Solamente revisará los estudios/investigación sometidos por los Decanos de Escuela de su Institución.

5 Toda comunicación relacionado con revisión de estudio/investigación debe recibirse a través del Outlook SUAGM Recibirá mensajes enviados automáticamente a través de la plataforma de IRBNet. 5 El mensaje automático que recibirá le proveera de la información básica del estudio/investigación.

6 Conectarse a IRBNet Con su nombre de usuario y contrasena a: Entrar con el nombre de usuario y contraseña asignado. 6

7 El Submission Manager es la página principal del Coordinador de Cumplimiento Institucional A través del SUBMISSION MANAGER puede acceder al estudio/investigación que fue sometido a través de IRBNet. Recuerde que puede tener más de una página, por lo que puede buscar por alguna palabra clave que tenga el título. 7 Por default los estudios que no han sido asignados a una agenda son los primeros en verse. Para poder ver todos los estudios debe eliminar marca de cotejo e indicar bajo Agenda ver todos los estudios.

8 El Submission Manager es la herramienta principal del Coordinador de Cumplimiento Institucional El SUBMISSION MANAGER le da acceso para ver rápidamente todo la información básica de un estudio/investigación 8 El Coordinador de Cumplimiento institucional debe verificar si el estudio es de su Institución. IMPORTANTE El Coordinador de Cumplimiento podrá identificar si el estudio/investigación es de su institución al reconocer su Decano o Mentor. El Coordinador de Cumplimiento Institucional debe verificar que el estudio este cerrardo para que no se puedan hacer más cambios al documento después de sometido.

9 El Submission Manager es la página principal del Coordinador de Cumplimiento Institucional Bloquear el acceso del estudio/investigación hasta tanto lo haya revisado, e identificado el miembro de IRB que será revisor del mismo. El Coordinador de Cumplimiento Institucional verficará a través de share quien tiene acceso a este estudio/investigación. Elimine los accesos de todo administrativo hasta tanto revise el mismo. 9

10 Revisar un estudio/investigación y documentos sometidos Todo estudio/investigación sometido se le debe asignar un número de protocolo. El Coordinador de Cumplimiento Institucional le asignará # de protocolo. Seleccione Update. El sistema de IRBNet le asigna un número automaticamente. 10 IMPORTANTE: El número de Protocolo se le asigna después de verificar que el paquete sometido tiene todos los documentos requeridos para ser revisado por el IRB

11 Revisar un estudio/investigación y documentos sometidos Revisión de información básica del estudio/investigación, título, fecha sometido, nombre del investigador. Revisar la información básica sometida del estudio/invesigación. 11

12 Revisar estudio/investigación y documentos sometidos Puede bajar con el cursor para revisar los documentos sometidos a IRBNet y firmas electrónicas. Seleccione el título para ver el documento. Debe verificar que tenga las firmas requeridas. 12

13 Revisar estudio/investigación y documentos sometidos Para revisar documentos individualmente, haga click en el nombre del documento y lo podrá abrir. Para ver los documentos anejados debe seleccionarlos uno a uno. Al salir la pantalla seleccione open. 13

14 Permitir acceso o cerrar un estudio/investigación El Coordinador le puede dar acceso al estudiante/investigador para realizar cambios menores. Cuando este listo para el proceso de revisión, por Junta IRB, debe cerrar el protocolo para evitar que se le haga ningún cambio. Debe abrir el estudio/investigación para permitir acceso al estudiante/investigador y al mentor/supervisor para realizar cambios. Importante: Solamente cuando los cambios son minimos y necesarios para continuar con el proceso. Importante: una vez pase a un Miembro o al Comité en Pleno el estudio/investigación se mantendrá cerrado y se podrá hacer los cambios sugeridos por IRB sometiendo un paquete adicional (Ver slides 34 en adelante). 14

15 En la revisión inicial el Coordinador de Cumplimiento se puede comunicar con el Estudiante/Investigador y Mentor De haber cambios mínimos para que el estudio/investigación pueda ser aceptado para la revisón del IRB debe enviar un mensaje electrónico al Mentor y al estudiante/investigador. Seleccione Send Project Mail. 15

16 En la revisión inicial el Coordinador de Cumplimiento se puede comunicar con el Estudiante/Investigador y Mentor Utilice el Send Project Mail para enviar un mensaje electrónico al Mentor y Estudiante/Investigador y otras personas relacionadas con el estudio/investigación. 16 El mensaje debe ser dirigido al equipo de trabajo de este estudio/investigación. Ejemplo: Estudiante/Investigador, Mentor, Decano. Indicar en el mensaje las correcciones que debe someter.

17 Toda comunicación relacionada con revisión de estudio/investigación debe hacerse a través del Outlook SUAGM Además del sistema de envio de correo de IRBNet debe utilizar el Outlook SUAGM para comunicarse con las personas relacionadas con el estudio/investigación. El Coordinador de Cumplimiento solicitará revisiones o información necesaria para completar la solicitud a través de correo interno del SUAGM toda comunicación debe ser enviada al mentor/supervisor de tesis y al estudiante/investigador. Se enviará un mensaje indicando que debe entrar a IRBNet buscar su estudio/investigación(nombre del protocolo ID# que provee el sistema y realizar las siguientes recomendaciones). 17

18 Permitir acceso o cerrar un estudio/investigación El Coordinador de Cumplimiento le puede dar acceso al estudiante/investigador para realizar cambios menores. IMPORTANTE: Después que el estudiante/investigador someta sus correcciones y el estudio/investigación cumple con los requisitos para ser revisado por IRB recuerde cerrar el estudio/investigación para continuar con el proceso. 18

19 19 Entrar en el proceso de revisión del estudio/investigacion sometido, y compartir con el IRB

20 Identificar documentos que deben ser revisados por IRB (Mentor/Junta Completa Colocar un banderín al lado del documento para indicarle al miembro IRB que son documentos que deben ser revisados. Puede asistir al revisor sobre documentos que deben prestar mayor atención, coloquele una bandera. 20

21 Compartir estudios/investigación con los miembros de IRB Utilice la herramienta de share para designar un estudio/investigación a los Miembros designados para la revisión del mismo. Compartir un estudio/investigación con los Miembros de la Junta (IRB) y Administradores debe entrar a Share 21

22 Compartir estudios/investigación con los Miembros de IRB Debe decidir de acuerdo con la revisión inicial con quien compartirá el estudio/investigación (Miembro o Junta Completa). Asigne estudio/investigación a los Miembros de IRB o Junta Completa. Debe quitar acceso a todos los demás. Puede añadir cualquier comentario que entienda sea necesario. Asignar revisor primario y secundario 22

23 Compartir estudios/investigación con los miembros de IRB Debe decidir de acuerdo con la revisión inicial con quien compartirá el estudio/investigación (Miembro o Junta Completa). Importante: El Coordinador de Cumplimiento Institucional someterá todo estudio/investigación adesignado para Junta Completa a los Coordinadores de Cumplimiento Sistémico. Puede añadir cualquier comentario que entienda sea necesario. 23

24 Coordinador de Cumplimiento enviará mensaje electrónico al Miembro IRB Además del sistema de envio de correo de IRBNet debe utilizar el Outlook SUAGM para comunicarse con las personas relacionadas con el estudio/investigación. Debe enviar un a los Miembros asignados como revisores a través del correo electrónico del SUAGM indicando sus hallazgos. 24 IMPORTANTE Si usted designa el estudio/investigación para la revisión de más de un Miembro debe indicarlo en el mensaje incluyendo nombre y quien es el revisor Primario y Secundario.

25 Proceso a seguir después de la Revisión del MIEMBRO IRB 25

26 El Coordinador de Cumplimiento recibirá un mensaje del Miembro IRB indicando que ha revisado el estudio/investigación Ejemplo de un correo electrónico que recibirá de los Miembros que usted asignó como revisores indicando sus hallazgos. 26

27 Revisión estudio/investigación por el Miembro IRB Una vez completado el proceso de revisión del miembro IRB el Coordinador podrá ver sus comentarios y documentos. Para ver los comentarios del Miembro, debe entrar bajo la página de Submission Details del estudio/investigación. Puede comprobar con esta marca de cotejo que el Miembro IRB ha completado su revisión. Puede ver comentarios y documentos incluidos por el Miembro de IRB. 27

28 Revisión estudio/investigación por el Miembro IRB IRBNet tiene una herramienta para compartir mensajes entre Administrativos y Miembros de IRB. Seleccione Committee Messages y podrá ver todos los mensajes emitidos de este estudio/investigación. Para enviar un mensaje seleccione Send Committee Mail. Esta herramienta es una mejor opción para dirigir comentarios sobre revisiones que deben incluirse en un estudio/investigación. 28

29 Añadir la acción tomada por IRB estudio/investigación: Exento, Expedito, entre otros. Debe añadir la acción tomada por el Miembro de IRB bajo Review Details. 29

30 30 Asignar la clasificación emitida por IRB al estudio/investigación

31 Asignar e incluir acción tomada por el IRB al estudio/investigación 31 El Coordinador de Cumplimiento podrá asignar estudio/investigación para que se puedan ver en la próxima reunión de Junta Completa de acuerdo con la acción tomada.

32 Añadir documentos emitidos por el IRB Incluir cartas y documentos de IRB relacionado con la acción tomada (expedita, exenta, aprobada, entre otros). Incluir carta final con la acción emitida por el IRB. 32

33 33 Después de incluir todos los documentos emitidos por IRB los podrás ver bajo Board Documents y pasará a ser un documento permenante para propósitos de auditoría.

34 Añadir documentos emitidos por el IRB Utilice el IRBNet Wizard para utilizar las cartas que tenemos existentes en el Sistema IRBNet. Las cartas de clasificación ya existen en el Sistema IRBNet a través del Wizard. Seleccione tipo de carta que estará incluyendo. 34 Seleccione Add. La carta le aparecerá en pantalla.

35 Añadir documentos emitidos por el IRB El Wizard completará algunos campos. Es importante que revise las cartas para hacer correcciones finales. Es importante que después que complete la carta le de Save and Exit antes de salir del programa. El Sistema le abrirá la carta con algunos campos ya completados. 35 Al terminar la carta seleccione Preview que le permitirá ver el documento completo

36 LA REVISION DE UN PAQUETE ADICIONAL El proceso de someter un paquete adicional se utiliza para someter documentos adicionales y revisiones solicitadas por el IRB a un paquete que ya fue sometido inicialmente. También se utiliza en los casos de solicitud de cambios (enmiendas), cierres, entre otros. 36

37 El Coordinador de Cumplimiento recibirá paquetes adicionales de parte del Mentor Recibirá comunicación del Mentor de su Institución en el Folder ya creado IRBNet. UMET Mentor 37 Los paquetes adicionales no irán al Decano y serán sometido por el Mentor.

38 Revisión de paquetes adicionales Ver cambios sometidos a través del Submission Manager de un estudio/investigación Este paquete adicional se revisará de igual forma que el inicial. Seleccione el Título para ver los detalles del mismo. 38 Cuando se sometan paquetes adicionales de un mismo estudio/investigación tendrán el mismo número del estudio inicial con un número de versión, que en este ejemplo es el 2.

39 Revisión de un paquete adicional Bajo el Submission Detail podrá ver los documentos nuevos sometidos y los documentos sometidos inicialmente. Seleccione Project History para ver los paquetes sometidos. 39

40 Revisión de un Paquete Nuevo Puede comparar documentos en paquete inicial y paquete nuevo. Podrá ver los documentos sometidos en el paquete inicial y podrá ver los documentos del paquete nuevo. 40

41 Revisión de un paquete adicional Compartir nueva información con los miembros y/o Junta Completa según fue determinado por IRB. Compartir paquete adicional con los miembros de la Junta (IRB) y administradores debe entrar a Share Asigne paquete adicional al miembro designado por IRB a llevar a cabo la revisión. Debe quitar acceso a todos los demás. 41 Puede añadir cualquier comentario que entienda sea necesario.

42 Revisión estudio/investigación por el Miembro IRB Paquete Adicional Una vez completado el proceso de revisión del miembro IRB el/la Coordinador(a) podrá ver sus comentarios y documentos. Para comentarios del Miembro IRB debe entrar bajo la página de Submission Details del estudio/investigación. Esta marca de cotejo indica que el miembro IRB ha completado su revisión. Seleccione View para ver comentarios y documentos incluidos por el Miembro de IRB. 42 Es importante continuar los pasos de los slides del 24 al 30 culminando el proceso, añadiendo la carta de aprobado o no aprobado según sea el caso.

43 Revisión estudio/investigación por el Miembro IRB Paquete Adicional IRBNet tiene una herramienta para compartir mensajes entre Administrativos y Miembros de IRB. Seleccione Committee Messages y podrá ver todos los mensajes emitidos de este estudio/investigación. Para enviar un mensaje seleccione Send Committee Mail. Esta herramienta es una mejor opción para dirigir comentarios sobre revisiones que deben incluirse en un estudio/investigación. 43

44 Como obtener ayuda... De necesitar alguna información adicional o tener alguna pregunta puede comunicarse con la Oficina de Cumplimiento a nivel central Tel ext