División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización deservicios Sociales DFOE-SOC-IF

Transcripción

1 Área de Fiscalización deservicios Sociales DFOE-SOC-IF INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA CONFIABILIDAD DE LAS CIFRAS REPORTADAS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017, EN CUANTO AL AVANCE DE LAS METAS SELECCIONADAS DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO (PND) , ATINENTES AL SECTOR EDUCATIVO OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.1. Verificar la confiabilidad de las cifras reportadas por el Ministerio de Educación Pública (MEP), el Colegio Universitario de Cartago (CUC), y el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), sobre los avances de las metas seleccionadas del PND , al 31 de diciembre de ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.2. La Contraloría General verificó la confiabilidad de las cifras reportadas al 2017, por el MEP, CUC y MIDEPLAN sobre los avances de las metas seleccionadas del Plan Nacional de Desarrollo , según el siguiente detalle: Institución Responsable Meta del Periodo Colegio Universitario de Cartago nuevas becas completas otorgadas a estudiantes en condición de vulnerabilidad personas capacitadas en condición de vulnerabilidad beneficiadas de instituciones sociales del Gobierno Ministerio de Educación Pública Índice Centro Educativo de Calidad: 75% estudiantes nuevos con servicio de comedor 1 La meta corresponde al periodo

2 - 2 - RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN EN RELACIÓN CON LOS INFORMES DE SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE METAS DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO La Rectoría del Sector Educativo 2 en conjunto con los jerarcas institucionales son responsables de dar seguimiento a la ejecución de las metas del PND, en el marco de lo que establecen los siguientes criterios: a) El artículo 11 de la Constitución Política sobre el ejercicio del Poder Ejecutivo y los deberes del Presidente y los ministros de gobierno. b) La Ley General de Administración Pública, N. 6227, sobre las potestades de dirección y coordinación de los ministros y del Presidente de la República. c) La Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N. 8131, sobre la elaboración del Informe de cumplimiento de las metas, los objetivos, las prioridades y acciones estratégicas del Plan Nacional de Desarrollo; d) El Decreto Ejecutivo N H-MP-PLAN (Reglamento a la Ley N. 8131), el cual establece que el PND debe contener indicadores de eficiencia y eficacia, que brinden un sustento para el seguimiento del grado de cumplimiento de los programas y proyectos. Además, le exige a MIDEPLAN la presentación al 31 de enero de cada año, del informe sobre las metas del Plan Nacional de Desarrollo y su aporte al desarrollo económico-social del país. e) La Ley de Planificación Nacional y Política Económica, N. 5525, sobre la evaluación sistemática de los resultados de la ejecución de planes, política, y programas. f) La Ley General de Control Interno, N. 8292, y las Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE). g) El Decreto Ejecutivo N PLAN, Reglamento de MIDEPLAN, sobre las directrices de carácter obligatorio que dará el Presidente de la República para sus Ministros y Jerarcas de instituciones descentralizadas, para hacer cumplir el Plan Nacional de Desarrollo. h) El Decreto Ejecutivo N MP-PLAN y sus reformas, Reglamento del Poder Ejecutivo, define la organización sectorial, entre ellos: sectores institucionales; rectorías sectoriales; consejos sectoriales y sus funciones. i) El Decreto Ejecutivo N PLAN, Código de buenas prácticas de estadísticas de Costa Rica, instrumento orientador emitido por el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC) para producir y difundir estadísticas fidedignas y oportunas, para el conocimiento veraz e integral de la realidad costarricense Además, la responsabilidad de la Rectoría del Sector Educativo y de los jerarcas institucionales incluye, según las Normas de control interno y de estadísticas nacionales, garantizar que la información sea emitida con la debida oportunidad y calidad, libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, con apego a las disposiciones legales y normativa técnica aplicable. 2 Según el artículo 5 del Decreto Ejecutivo Reglamento Orgánico del Poder Ejecutivo N MP- PLAN, la rectoría del sector se delega en la Ministra de Educación Pública.

3 - 3 - RESPONSABILIDADES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA 1.5. La responsabilidad del Órgano Contralor consiste en abordar a una conclusión sobre la confiabilidad de las cifras reportadas, como insumo para el análisis, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 52 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos,N. 8131, en el cual se dispone que la debe remitir a la Asamblea Legislativa, un dictamen sobre el Informe de cumplimiento de las metas, los objetivos, las prioridades y acciones estratégicas del Plan Nacional de Desarrollo La auditoría se efectuó de acuerdo con lo estipulado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), el Procedimiento de Auditoría de la y los lineamientos establecidos en las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores emitidas por la INTOSAI. Esos cuerpos normativos exigen cumplir con requisitos éticos; así como planificar y realizar la auditoría para llegar a las conclusiones respectivas sobre la validez y la confiabilidad de los reportes sobre el avance de las metas del PND Además, una auditoría implica realizar procedimientos para obtener evidencia sobre los instrumentos, procesos de recolección llevados a cabo y la información contenida en los reportes sobre los avances de metas ya referidos. Los auditores consideran el control interno relevante para la preparación y presentación razonable de los reportes señalados, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno en operación En opinión de la Contraloría General la evidencia de auditoría obtenida es suficiente y apropiada para ofrecer una base para una conclusión de la auditoría. BASE PARA LAS CONCLUSIONES Metas N nuevas becas completas otorgadas a estudiantes en condición de vulnerabilidad 1.9. Los resultados de la verificación realizada por parte de la Contraloría General, evidencia que el reporte del cumplimiento de la meta, informado por el Colegio Universitario de Cartago (CUC), el Ministerio de Educación Pública (MEP) y el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) presentan debilidades en la consistencia y exactitud de los datos informados El reporte del avance de cumplimiento de la meta preparado por el Colegio Universitario de Cartago, informa para el periodo 2017 un cumplimiento de nuevas becas completas otorgadas a estudiantes en condición de vulnerabilidad, de una meta pactada para ese periodo de 700 nuevas becas completas otorgadas, alcanzando un cumplimiento relativo del 259% de la programación para ese año.

4 Para reportar el cumplimiento anual de la meta, el CUC utiliza la información procesada por el Departamento de Bienestar Estudiantil correspondiente a los estudiantes becados 3 por condición socioeconómica El avance del cumplimiento de la meta reportado por el CUC, informa la relación entre las solicitudes de becas autorizadas respecto al porcentaje de exoneración 4 de aranceles (costo de las materias). Adicionalmente, como el indicador propone cuantificar nuevas becas completas otorgadas, los registros que respaldan el avance del cumplimiento de la meta se informan por cuatrimestre, por lo que, si un estudiante regular mantiene el beneficio durante un año, se contabiliza tres veces (un registro por cada cuatrimestre) aplicando la relación entre la beca socioeconómica asignada con respecto al porcentaje del subsidio que se exonera al estudiante Como parte del proceso de verificación, la Contraloría General solicitó al CUC la base de datos que sustenta el cumplimiento de la meta para ese periodo; sin embargo, de la información aportada en dos ocasiones, no fue posible evidenciar el cumplimiento de la meta La primera información entregada por el CUC al Ente Contralor consistió en un reporte generado del Sistema Avatar. De la revisión de los datos se determinó el otorgamiento de becas completas a estudiantes en condición de vulnerabilidad; sin embargo, el Colegio resaltó que la información incluía solamente a los estudiantes que disfrutaron el beneficio en el 2017, sin considerar a los estudiantes becados que no matricularon ni disfrutaron del beneficio, los cuales debían reportarse en el cumplimiento de la meta En la segunda ocasión, el CUC remitió las bases de datos de cada uno de los cuatrimestres de 2017 en las que se sustentó la información de los estudiantes que solicitaron por primera vez la beca; no obstante del análisis realizado por parte de la Contraloría General, se identificaron 691 becas completas y se evidencian limitaciones 5 en los registros que impiden determinar con precisión la coincidencia con el reporte informado por ese Colegio en atención al cumplimiento de la meta para el cierre de De acuerdo con la Decanatura del CUC, y según lo señalado en el oficio DEC del 16 de abril de 2018, se entiende por estudiante becado a los "... estudiantes que lograron la matrícula en el cuatrimestre para el cual hicieron el trámite de solicitud correspondiente. Esa información es extraída del sistema de información institucional. Es frecuente que algún estudiante sea beneficiado con la beca, pero por distintas razones, el beneficiario no se matricula y en consecuencia el beneficio no (SIC) finalmente no se otorga. 4 El porcentaje de exoneración sigue los siguientes parámetros: Beca 0 = 100% exonerado y ayuda socioeconómica; Beca 1 = 100% exonerado; Beca 2 = 75% exonerado; Beca 3 = 50% exonerado y Beca 4 = 25% exonerado. Se entiende por beca completa la sumatoria de becas hasta alcanzar el 100% de exoneración; así por ejemplo si se benefician a cuatro estudiantes con becas del 25% de exoneración en un cuatrimestre se contabilizan como una beca completa del 100%. 5 En la base de datos del I Cuatrimestre no se identifica la información sobre la condición socioeconómica del estudiante. En la base de datos del II Cuatrimestre 2017, no se evidencia el otorgamiento de Becas 0.

5 Adicionalmente, algunos de los componentes de la ficha del indicador correspondiente a la meta en estudio no son congruentes entre sí, en aspectos tales como: a) La definición del indicador no precisa el concepto "nuevas becas completas otorgadas", por lo que no existe claridad y precisión de lo que pretende medirse. Asimismo, ese componente agrega, que el indicador pretende medir la cantidad de ayudas económicas, sin embargo, ese componente se limita a cuantificar nominalmente la relación de estudiantes becados por el porcentaje de subsidio que corresponda. b) Además, para aplicar la "fórmula" propuesta para reportar el cumplimiento de la meta, a saber, Sumatoria de Becas Completas, el CUC debe procesar, para cada uno de los cuatrimestres, la información de los estudiantes becados con respecto al porcentaje del subsidio aprobado, con el propósito de determinar el resultado nominal de "becas completas" y una vez que se obtiene esa relación, se puede aplicar la fórmula propuesta. c) A pesar de que el componente "fuente de datos" indica que los datos se obtienen del Departamento de Bienestar Estudiantil y Calidad de Vida, puede complementarse con la información primaria de donde se obtiene el reporte del avance del cumplimiento de la meta. Metas N personas capacitadas en condición de vulnerabilidad beneficiadas de instituciones sociales del Gobierno Los resultados de la verificación realizada por parte de la Contraloría General, evidencia que el reporte del cumplimiento de la meta informado por el CUC, MEP y MIDEPLAN no se ajusta en su totalidad a la formulación de la meta definida en el Plan Nacional de Desarrollo vigente, según se detalla a continuación: En el PND se definió 6 para esta meta, que el CUC se iba a encargar de crear y desarrollar los programas de capacitación dirigidos a la población en condición de vulnerabilidad 7 ajustados a los requerimientos planteados por las instituciones sociales del Gobierno; graduar a esa población emitiéndoles un certificado y brindar un acompañamiento a las personas capacitadas con el fin de conocer el desarrollo propio y puesta en práctica de lo aprendido. 6 Plan Nacional de Desarrollo , nota 10 de la página La condición de vulnerabilidad es determinada por las instituciones sociales del Gobierno.

6 En relación con el párrafo anterior, el CUC mencionó 8 que el indicador de la meta pretende cuantificar el "Número de personas capacitadas en condición de vulnerabilidad", sin precisar en ese componente si debía reportarse solamente las personas graduadas. Además, el Colegio indicó que la contratación de los servicios se limitó a la creación y ejecución de los cursos, sin considerar por parte de las instituciones contratantes, el acompañamiento pretendido en el PND En relación con la meta del periodo 2017 correspondiente a la capacitación de 221 personas en condición de vulnerabilidad, el CUC informó un cumplimiento del 288%, al lograr capacitar a 638 personas en esa condición al término de ese año No obstante lo anterior, el CUC indicó 9 que luego de revisar la información del cumplimiento de la meta, determinó que de las 225 personas capacitadas en condición de vulnerabilidad referidas del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), por un error se duplicaron 50 personas que participaron en más de un curso y tres desertaron posterior al envío del reporte del Plan Operativo Institucional (POI); adicionalmente, de las 39 personas reportadas como capacitadas en condición de vulnerabilidad y referidas del Instituto Mixto de Ayuda Social, 36 de ellas se gradúan en el 2018 y 3 desertaron luego del reporte suministrado del POI Como parte del proceso de verificación realizado por la Contraloría General se determinó, que de las personas capacitadas en condición de vulnerabilidad, 55 de ellas se capacitaron en el 2016, 480 personas terminaron las actividades de aprendizaje en 2017,47 personas culminarán la capacitación entre el 30 de abril y el 10 de octubre de 2018, y las restantes desertaron de las actividades de formación impartidas por esa institución. Asimismo, 55 personas lograron obtener un certificado a pesar de que asistieron a no más del 60% de las horas estimadas de los cursos que se planificaron con una duración entre 25 y 40 horas En razón de la evidencia presentada tanto por el CUC como de los resultados determinados por el Ente Contralor, no existe coincidencia con la información reportada de avance del cumplimiento de la meta para el periodo Asimismo, algunos de los componentes de la ficha del indicador correspondiente a la meta en estudio no son congruentes entre sí, en aspectos tales como: a) La definición del indicador puede complementarse con la precisión del concepto "personas capacitadas", con el fin de determinar las características que debe cumplir esa población para ser contabilizada en el cumplimiento de la meta. 8 Decanatura del Colegio Universitario de Cartago, oficio DEC del 16 de abril de Ídem. 10 El CUC remitió una base de datos que no posee los registros de las 50 personas detectadas como duplicadas y referidas por el MTSS.

7 - 7 - b) La fuente de datos que se establece, para el indicador, es muy general, al señalarse únicamente Colegio Universitario de Cartago, sin detallar con precisión la información primaria que se utiliza para reportar el cumplimiento de la meta Respecto de la confiabilidad de las cifras reportadas, la Contraloría General determinó que el Colegio Universitario no posee procedimientos formalmente establecidos para la verificación de la información del cumplimiento de la meta, ni realizó pruebas de verificación asociadas a la información que respalda el cumplimiento de la meta En cuanto al conocimiento y aplicación del Código de buenas prácticas de estadísticas de Costa Rica (DE-Nº PLAN), el Colegio Universitario de Cartago precisó que no se conocía el citado código al momento de realizar el Informe de Seguimiento de metas del PND, sin embargo, se han aplicado algunos de los principios referidos en el documento. Metas N 3 Índice Centro Educativo de Calidad: 75% Los resultados de la verificación realizada por parte de la Contraloría General, evidencia que el reporte del cumplimiento de la meta informado por la unidad ejecutora, rectoría y MIDEPLAN presentan áreas de mejora en la consistencia y exactitud de los datos informados De la verificación efectuada por parte de la Contraloría General, se determinó que la información de uno de los componentes que conforman el Índice Centro Educativo de Calidad, a saber, el "Recurso Humano Calificado", no corresponde a las cifras correctas de Al ser ese factor el que posee la menor ponderación de los elementos que componen el Índice (10,79 de 100), luego de corregida la información por parte de ese Ministerio, el reporte del cumplimiento de la meta varió de 73,62% a 73,89%, sin lograr alcanzar la meta de 2017 correspondiente a un 74% Por su parte, algunos de los componentes de la ficha del indicador correspondiente a la meta en estudio no son congruentes entre sí, en aspectos tales como: a) El componente denominado "definición del indicador" no permite comprender lo que se pretende medir, en razón de que corresponde a la descripción de la fórmula que se utiliza para cuantificar el indicador El citado componente omite definir el concepto de centro educativo de calidad"; además, no explica los factores que conforman el Índice (aulas en buen estado, pupitres en buen estado, docentes titulados, estudiantes por computadora y acceso a internet del centro educativo); y si a esos elementos se les asignó una ponderación que deba considerarse para la cuantificación del indicador.

8 - 8 - Asimismo, en el citado componente no se aclara que el Índice únicamente considera la información de los centros educativos públicos de I y II ciclo. b) En relación con el componente "fórmula" establecida en el PND , a saber: Análisis factorial con el método de componentes principales y con la rotación varimax, la misma corresponde a la técnica utilizada por ese Ministerio para determinar el peso de cada uno de los componentes que conforman el Índice en la variabilidad conjunta de esas variables. No obstante, esa definición no se relaciona con la fórmula que cuantifica el indicador, la cual corresponde al promedio ponderado de cada uno de los componentes que conforman el citado índice, una vez obtenida y procesada la información del censo escolar inicial. c) A pesar de que la fuente de datos consideró que para el reporte del cumplimiento se utilizan las estadísticas del Departamento de Análisis Estadístico, la misma puede precisarse con la fuente primaria de la información, que corresponde al Censo Escolar Inicial que se implementa en marzo de cada año por parte del MEP. Metas N estudiantes nuevos con servicio de comedor Los resultados de la verificación realizada por parte de la Contraloría General, evidencia que el reporte del cumplimiento de la meta informado por el MEP y MIDEPLAN no se ajusta en su totalidad a la formulación de la meta definida en el Plan Nacional de Desarrollo , según se detalla a continuación: En la formulación de la meta se estableció que el indicador cuantificaría "la población con necesidades de servicios de alimentación y nutrición como factor clave para su permanencia y aprovechamiento en el sistema educativo nacional que ha sido atendido en el año" No obstante lo anterior, el MEP indicó que la información que reporta como cumplimiento de la meta consiste en informar la cantidad de estudiantes a los cuales el centro educativo debe brindar el servicio de comedor anualmente, sin precisar si esa población recibió el servicio de alimentación en ese año En relación con la meta del periodo 2017, se reportó por parte del MEP un total de estudiantes nuevos con servicio de comedor de una meta programada de estudiantes nuevos con ese servicio. Sin embargo, tal como se destacó en el párrafo anterior, la información suministrada con respecto a la meta, no permite conocer si los estudiantes reportados lograron aprovechar el servicio y si esa asistencia evidenció ser un factor clave para la permanencia y aprovechamiento en el sistema educativo Con respecto al resultado de la meta del periodo 2017, se logró evidenciar que los datos reportados por el MEP corresponden al exceso de beneficiarios con servicio de comedor respecto la meta del periodo De la verificación realizada por la

9 - 9 - se determinó que la Dirección de Programas de Equidad logró incrementar al término de 2017 a nuevos estudiantes con servicio de comedor con respecto al 2016, es decir se logró superar la meta del periodo en estudiantes nuevos ( nuevos estudiantes para el periodo 2017) Por su parte, algunos de los componentes de la ficha del indicador correspondiente a la meta en estudio no son congruentes entre sí, en aspectos tales como: a) El indicador y la fórmula definidos en la ficha del indicador no miden lo que pretende la meta, por cuanto la formulación de esos componentes únicamente informa la cantidad de estudiantes con servicio de comedor; sin embargo, la meta pretende reportar únicamente a los estudiantes nuevos con servicio de comedor. b) Además, la fuente de datos no es precisa porque establece que el reporte de cumplimiento de la meta se basa con las estadísticas del Departamento de Análisis Estadístico; sin embargo de la verificación realizada por parte de la Contraloría General, se evidenció que la información primaria que se utiliza para reportar el cumplimiento de la meta corresponde a la matrícula inicial reportada por el Departamento de Análisis Estadístico y la priorización realizada por los Departamentos de la Dirección de Programas de Equidad Finalmente, se determinó que la Rectoría del Sector Educativo, no realizó pruebas de verificación de la información remitida por las instituciones ejecutoras, relacionada con el seguimiento y avance de cumplimiento de las metas seleccionadas del Plan Nacional de Desarrollo. CONCLUSIONES En relación con las metas fiscalizadas por la, se aclara que, de acuerdo con el objetivo y el alcance de la presente auditoría, la verificación efectuada se refiere estrictamente a la situación de la ficha del indicador y a la confiabilidad de las cifras reportadas para el período 2017 sobre el cumplimiento de la meta del PND. Conclusión adversa (Metas Nos. 1, 2, 3 y 4) En opinión de la Contraloría General, debido a lo expresado en los párrafos 1.9 a 1.36 de este documento, las cifras reportadas como avances del cumplimiento de las metas nuevas becas completas otorgadas a estudiantes en condición de vulnerabilidad, "738 personas capacitadas en condición de vulnerabilidad beneficiadas de instituciones sociales del Gobierno", "Índice Centro Educativo de Calidad: 75%" y " estudiantes nuevos con servicio de comedor" para el periodo 2017, no poseen la confiabilidad requerida, de conformidad con las disposiciones

10 legales, normativa técnica aplicable y las Normas de Control Interno, según se expone en los párrafos siguientes Respecto de la meta nuevas becas completas otorgadas a estudiantes en condición de vulnerabilidad, no se logró evidenciar la coincidencia de los datos reportados como cumplimiento de la meta, en razón de las limitaciones relacionadas con calidad y consistencia de los datos remitidos por el Colegio Universitario de Cartago Además, la ausencia en la definición del concepto "becas completas otorgadas", no permite precisar con exactitud el reporte del avance del cumplimiento informado En cuanto a la meta "738 personas capacitadas en condición de vulnerabilidad beneficiadas de instituciones sociales del Gobierno", los resultados de la verificación realizada por parte de la Contraloría General determinaron la no coincidencia de la información con el reporte suministrado por el CUC En relación con la meta "Índice Centro Educativo de Calidad: 75%", las áreas de mejora señaladas en la ficha del indicador y el error en el cálculo de uno de los componentes del citado índice, repercuten en la confiabilidad de la información reportada por el Ministerio de Educación Finalmente, el reporte de la meta " estudiantes nuevos con servicio de comedor", no se ajusta a lo establecido en la ficha del indicador. Además, el reporte del cumplimiento de la meta concluye sobre el exceso de estudiantes con servicio de comedor respecto de la programación del periodo , sin ser los datos precisos de la cantidad de estudiantes nuevos con ese servicio. Firmamos a los 30 días del mes de abril de 2018, San José, Costa Rica. Lic. Juan Carlos Barboza Sánchez, M.Sc. Gerente de Área a.i Lic. José Fabio Jiménez Méndez Coordinador