4.4 PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA POR LICITACIÓN

Transcripción

1 4.4 PROCEDIMIENTO

2 2 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Describir los criterios y actividades para realizar adquisiciones de bienes, suministros, obras y servicios en las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, por modalidad de compra por licitación, en el marco de la normativa aplicable. 2. MARCO NORMATIVO: a. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento b. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento c. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente d. Ley Contra la Corrupción e. Ley de lo contencioso Administrativo f. Reglamento Orgánico Interno del MSPAS, Acuerdo Gubernativo número g. Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. h. Normas de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas i. Guía de Sistema de Gestión y Pre-orden de Compra.

3 3 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Elabora Solicitud de Pedido, en la cual describe la compra y contratación de bienes, suministros, obras y servicios, los cuales deben estar incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), y traslada a la Sección de la Unidad Ejecutora. Nota: la información contenida en los formatos debe ser llenada con letra legible a tinta (impresora, máquina de escribir, bolígrafo) y no debe llevar tachones, borrones, aplicaciones de corrector o alteraciones En el caso de productos medicinales y farmacéuticos, material médico quirúrgico, alimentos específicos y fórmulas sucedáneas debe adjuntar a la Solicitud de Pedido el Dictamen Técnico del Comité de Farmacoterapia, según formato establecido. Para obra civil, equipo u otro insumo que requiera especificaciones técnicas, debe adjuntarse a la Solicitud de Pedido las especificaciones en el modelo definido. Traslada Solicitud de Pedido y documentos anexos al. Recibe la Solicitud de Pedido y verifica cumplimiento de requisitos. Cumple requisitos? No: Devuelve a la unidad solicitante para que en un plazo no mayor de 24 horas complete la información o elabore una nueva solicitud de ser necesario. Sí: Verifica que los bienes y suministros requeridos se encuentran incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC), si no se encuentran incluidos elabora conocimiento y traslada al Jefe de la Unidad Solicitante para que elabore justificación de la compra, modificación del PAAC y solicite la autorización de las mismas al Jefe del Departamento Administrativo en Planta Central y en las Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo Financiero Unidad Solicitante

4 4 de 41 Revisa GUATECOMPRAS y determina si los bienes y servicios se encuentran en Contrato Abierto. Los bienes y servicios se encuentran en Contrato Abierto? Sí: Inicia las actividades descritas en el procedimiento de Contrato Abierto. No: Consigna en la Solicitud de Pedido el valor estimado del bien, suministro, obras y servicios, valor que no deberá dar a conocer a los oferentes y el cual deberá ser acorde al precio del mercado nacional. Solicita la verificación de disponibilidad presupuestaria y renglón (s) a afectar, al Encargado de Presupuesto de la Unidad Ejecutora. Verifica y determina disponibilidad presupuestaria en el sistema de control interno. Existe disponibilidad presupuestaria? No: notifica la falta de presupuesto al Jefe del Departamento Administrativo en Planta Central y en el caso de las Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo Financiero para la autorización de la modificación presupuestaria, de acuerdo al procedimiento de Programación, Reprogramación de Productos y Subproductos, que incluye modificación presupuestaria. Sí: anota la(s) partida(s) presupuestaria(s) correspondiente (s) y el renglón del gasto en la Solicitud de Pedido, informa al de Compras. Nota: Las unidades ejecutoras pueden solicitar ofertas aún si no se cuenta con las asignaciones presupuestarias que permita cubrir los pagos. Para la adjudicación definitiva y firma del contrato, sí se requiere la existencia de partida y créditos presupuestarios que garanticen los recursos necesarios para realizar los pagos por los avances de ejecución a ser realizados en el ejercicio fiscal correspondiente. Encargado de Presupuesto de la Unidad Ejecutora

5 5 de 41 Una vez solicitadas las ofertas no puede transferirse la asignación presupuestaria para otro destino, salvo que se acredite que los recursos no serán utilizados durante el ejercicio fiscal en vigor para cubrir avances de ejecución. Cuando el contrato continúe vigente durante varios ejercicios fiscales, la entidad contratante debe asegurar las asignaciones presupuestarias correspondientes. 5. Solicita firma de aprobación de la Autoridad Administrativa Superior (Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y Director en Unidades Ejecutoras). Elabora proyecto de bases de licitación, de acuerdo al Dictamen Técnico de Farmacoterapia (cuando proceda) o especificaciones técnicas, de conformidad con el Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 18. El proyecto de Bases de Licitación debe contener como mínimo las siguientes secciones: 6. Bases de Licitación Disposiciones especiales Especificaciones generales Especificaciones técnicas Planos de construcción cuando se trate de obra civil Anexos, en esta sección el debe adjuntar modelo de contrato administrativo, formulario de oferta y otros que sean necesarios de acuerdo a los criterios a calificar. NOTA: El de cada unidad Ejecutora debe asignar la identificación correlativa de los eventos de Licitación, iniciando la identificación correlativa anualmente, de acuerdo a su control interno; asimismo, utilizar los modelos de documentos (bases) proporcionados por el Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento (DAM), de los cuales cada año sufrirán actualizaciones.

6 6 de 41 La entidad contratante no debe fijar especificaciones técnicas o disposiciones especiales que requieran o hagan referencia a determinadas marcas, nombres comerciales, patentes, diseños, tipos, orígenes específicos, productores o proveedores, salvo que no exista otra manera suficientemente precisa y comprensible para describir los requisitos de las adquisiciones y siempre que en tales casos se incluya en las especificaciones, requisitos y documentos de licitación expresiones como: o equivalente, o semejante, o similar, o análogo. Decreto Número Reformas al Decreto Número del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 39). Publica proyecto de bases en el Sistema de GUATECOMPRAS, creando un concurso público con el título Proyecto de Bases y obteniendo automáticamente el Número de Operación de GUATECOMPRAS (NOG). 7. El proyecto de bases debe permanecer publicado en un plazo no menor de tres (3) días hábiles. A la publicación de proyecto de bases no le es aplicable el cómputo del plazo establecido en la Ley de Contrataciones para la presentación de ofertas. Nota: La Unidad Ejecutora deberá responder los comentarios o sugerencias que se realicen en GUATECOMPRAS, en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles de concluida la consulta pública del proyecto de bases. 8. En el caso de las sugerencias o comentarios que varíen el objeto de la compra o contratación y no sean técnica o legalmente viables, la entidad compradora o contratante no se encuentra obligada a incorporarlos a las bases definitivas. Concluida la fase de consulta pública del Proyecto de Bases, designa al personal especializado encargado de emitir el dictamen técnico favorable. Autoridad Administrativa Superior

7 7 de 41 Revisa que las especificaciones técnicas solicitadas se ajusten al contenido de las bases y a las necesidades que motiven la compra; para lo cual realiza análisis del cumplimiento de los requisitos de los documentos de licitación previstos por la Ley de Contrataciones del Estado y normas aplicables vigentes. Determina cumplimiento de requisitos. Sí: Emite dictamen técnico favorable según modelo establecido y traslada al Jefe del Departamento Administrativo en Planta Central o Director Ejecutivo en la Unidad Ejecutora. 9. No: devuelve documentos de Licitación al Jefe del Departamento Administrativo en Planta Central o Director Ejecutivo en la Unidad Ejecutora, realizando las observaciones correspondientes. Nota: El dictamen técnico favorable NO DEBE ser emitido por ninguna de las personas que firman la solicitud de pedido, tengan o hayan tenido participación dentro del mismo, esto con el fin de que el proceso sea imparcial y objetivo. En los eventos relacionados con construcciones, mantenimientos, reparaciones de edificaciones, el dictamen técnico favorable debe ser solicitado a la Unidad de Planificación Estratégica (UPE), siendo la dependencia idónea para verificar y opinar sobre las especificaciones técnicas de los eventos relacionados a construcciones. Las Unidades Ejecutoras que no cuenten con el personal idóneo podrán recurrir a otras dependencias que sí dispongan del mismo. Personal nombrado para la elaboración del dictamen técnico favorable

8 8 de 41 Solicita Dictamen Jurídico al DAM sobre los documentos de licitación, para verificar cumplimiento de los requisitos de ley. A la vez, solicita a la Autoridad Superior que apruebe los documentos de licitación, cuando se cuente previamente con el dictamen jurídico correspondiente, y una vez aprobados dichos documentos, se nombre a la Junta de Licitación, según la propuesta que presente a la Autoridad Superior. Nota: Para la propuesta de nombramiento de la Junta de Licitación, deberá adjuntar DPI y constancia de Recursos Humanos que acredite que el personal designado son servidores públicos. 10. Nota: La propuesta de nombramiento de la Junta de Licitación debe incluir los nombres y apellidos completos, según el documento personal de identificación (DPI), puesto nominal, puesto funcional de 5 integrantes titulares y de considerarse necesario el de 2 suplentes, cuya finalidad es formar parte de la Junta de Licitación, por ausencia o impedimento de uno de los miembros titulares, debidamente justificado. Los integrantes de la Junta deben estar contratados en los renglones presupuestarios 1 (Personal permanente), 022 (Personal por contrato). Las personas propuestas deben ser especializadas e idóneas en relación al objeto del evento. En los eventos relacionados con construcciones, mantenimientos, reparaciones de edificaciones, se recomienda que dentro del nombramiento de la Junta de Licitación, se tome en cuenta a personal de la Unidad de Planificación Estratégica (UPE), cuando la Unidad Ejecutora no cuente con el personal idóneo para dichas obras de construcción. Jefe del Departamento Administrativo en Planta Central o Director Ejecutivo en la Unidad Ejecutora

9 9 de 41 Revisa documentos del evento de Licitación y determina cumplimiento de requisitos. Cumple Requisitos? Sí: Emite dictamen Jurídico, elabora proyecto de Resolución Aprobación de Documentos de Licitación y proyecto de Nombramiento de Junta de Licitación, con base a la propuesta enviada por la Unidad Ejecutora solicitante, y traslada expediente a Secretaría Ejecutiva. No: Emite Previo o Rechazo, con las observaciones correspondientes, y devuelve a entidad solicitante para subsanarlas. Revisa expediente y gestiona firmas del Señor Ministro del MSPAS. Firma Resolución Aprobación de Documentos de Licitación, y Nombramiento de Junta de Licitación y traslada a la Secretaría Ejecutiva para que remita al DAM. DAM Secretaría Ejecutiva del Despacho Ministerial Ministro 14. Recibe expediente y traslada a entidad interesada. DAM Recibe expediente con los documentos solicitados y traslada al Encargado/ Asistente/Analista, para que continúe el procedimiento. Notifica a los integrantes de la Junta de Licitación su nombramiento, adjuntando copia de los documentos de Licitación aprobados. Elabora invitación general a licitar a través del Sistema GUATECOMPRAS, utilizando el formato Invitación a Licitar, y gestiona firmas. Publica en GUATECOMPRAS, en el NOG correspondiente, los documentos siguientes: Solicitud de pedido (sin precios ni costos) Dictamen Técnico Favorable Dictamen Jurídico Bases Definitivas de Licitación Autoridad Administrativa Superior Encargado/ Asistente/Analista Encargado/ Asistente/Analista Encargado/ Asistente/Analista

10 10 de 41 Formulario de Oferta Modelo de Contrato Criterios de Calificación Resolución de Aprobación de los Documentos de Licitación Invitación a Licitar Planos (si aplica al objeto del evento) Nota: Los documentos que se publican deben corresponder a las disposiciones y regulaciones del sistema GUATECOMPRAS y deberá mediar por lo menos cuarenta (40) días calendario entre la publicación y la fecha señalada para la recepción de ofertas. Los oferentes interesados pueden obtener las bases de Licitación en forma gratuita, descargándolas del Sistema GUATECOMPRAS. En el caso que las obras, bienes o servicios requieran documentos que no puedan ser incluidos en GUATECOMPRAS, tales como planos que no pueden ser elaborados por medios electrónicos o por cualquier otro que por su naturaleza no lo permita, se debe indicar en el portal de GUATECOMPRAS el lugar en donde se pondrán a disposición los documentos. El pago correspondiente por los documentos anexos que no puedan ser elaborados por medios electrónicos, podrá cobrarse al costo de su reproducción. (Decreto Número del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 22). Publica la convocatoria a licitar, una vez en el diario Oficial. 19. Nota: Entre la publicación en GUATECOMPRAS y la publicación en el diario Oficial, debe mediar un plazo no mayor de cinco (5) días calendario. En el caso de existir alguna ampliación por parte de la entidad compradora, o de alguna sugerencia por parte de oferentes interesados, surgieren modificaciones (adendas) a las condiciones de licitación continua procedimiento en paso número 20. Si no surgen modificaciones continúa en paso número 22. Encargado/ Asistente/Analista

11 11 de 41 Elabora la modificación (adenda), obtiene los dictámenes técnico favorable y jurídico que opinen sobre los cambios realizados y Resolución de Aprobación de Modificación (adenda) a las Bases de Licitación Nota: para obtener los dictámenes técnico favorable y jurídico y la Resolución de Aprobación de Modificación (adenda) a las Bases de Licitación se deberán seguir los procedimientos ya establecidos en pasos anteriores, que comprenden los numerales 8 al 14 en lo que fuera aplicable. Publica y modifica fecha de recepción (si fuera necesario), en el Sistema GUATECOMPRAS, como mínimo un día antes de la recepción y apertura de plicas, la documentación siguiente: Modificación (adenda) Dictamen técnico favorable a la modificación (adenda) Dictamen jurídico de la modificación (adenda) Resolución de Aprobación de Modificación (adenda) a las Bases de Licitación Nota: Los oferentes interesados en participar en el evento de licitación, cuentan con un tiempo no menor de ocho (8) días hábiles, para modificar y presentar sus ofertas en la fecha correspondiente, (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 19 bis).

12 12 de 41 Entrega a los miembros de la Junta de Licitación, el listado o constancia de las empresas que participaron en la realización de la visita técnica, cuando aplique. Continúa procedimiento en paso número 26. En caso de obra civil continúa procedimiento en paso número Nota: En caso de existir modificaciones a las especificaciones generales y técnicas que modifiquen los Documentos de Licitación, o prórroga en el evento, la visita técnica debe reprogramarse cuando se considere necesario, siempre que se reprograme previo a la fecha de visita establecida en la publicación definitiva. Nota: La Unidad Ejecutora debe entregar constancia de la visita técnica, única y exclusivamente a las empresas que se presenten en las condiciones anteriormente descritas, mismas que deben presentar los oferentes junto a los documentos de su oferta. Cuando se trate de obra civil, solicita a la Unidad de Planificación Estratégica (UPE) realizar el cálculo del costo estimado de la obra. Unidad Ejecutora Unidad Ejecutora 24. Traslada el costo estimado a la (Ministro) para su aprobación. Autoridad Superior Unidad de Planificación Estratégica 25. Aprueba cálculo del costo estimado de la obra y entrega al Director de la Unidad Ejecutora interesada o al Jefe del Departamento Administrativo en Planta Central, en sobre cerrado para su guarda y custodia, para ser entregado a la Junta de Licitación el día de la recepción y apertura de plicas, el cual debe darse a conocer por parte de la Junta de Licitación después de la presentación de ofertas y antes de abrir la primera plica. (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 29). Autoridad Superior (Ministro)

13 13 de 41 Entregan ofertas a la Junta de Licitación, en el lugar, dirección, fecha, hora y en la forma que se establece en los documentos de Licitación Nota: La recepción y apertura de plicas debe estar comprendida en un lapso no menor de cuarenta (40) días calendario después de la publicación en GUATECOMPRAS, según Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 23 y 24. Elaboran y entregan a cada oferente la Constancia de Recepción de Ofertas Evento de Licitación, de acuerdo a lo descrito en la Guía para Juntas de Cotización o Licitación. Después de transcurridos 30 minutos de la hora señalada para la presentación y recepción de ofertas, no se aceptarán más ofertas y se procede al acto público de apertura de plicas. Elabora el Listado de Oferentes Evento de Licitación y de todo lo actuado levanta el Acta de Recepción y Apertura de Plicas del Evento de Licitación correspondiente en forma simultánea. (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 24). (Ver Guía para Juntas de Cotización o Licitación ). Los requisitos no fundamentales contemplados en los Documentos de Licitación pueden satisfacerse en las propias ofertas o dentro del plazo común que fije la Junta de Licitación. (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 30). También podrán solicitarse muestras y otros documentos que se consideren necesarios, según Guía para Juntas de Cotización o Licitación. Publica el Acta de Recepción y Apertura de Plicas del Evento de Licitación y el Listado de Oferentes Evento de Licitación, en el Sistema de Guatecompras, a más tardar el día siguiente a la fecha establecida de recepción de ofertas y apertura de plicas (Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 10, segundo párrafo). La Junta de Licitación debe velar porque se Oferentes Junta de Licitación Junta de Licitación Junta de Licitación

14 14 de 41 realicen las publicaciones arriba mencionadas. (Artículo 82 Ley de Contrataciones del Estado). Para determinar la oferta más conveniente y favorable para los intereses del Estado, la Junta de Licitación debe tomar en cuenta los criterios establecidos en los documentos de Licitación. (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 28) La Junta de Licitación tiene como plazo para la adjudicación del evento, el que se establece en los Documentos de Licitación (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 33). De no estar estipulado el plazo en los Documentos de Licitación para la adjudicación del evento, la Junta de Licitación tiene cinco (5) días hábiles contados a partir del día señalado para la recepción y apertura de plicas. La adjudicación es prorrogable hasta un máximo de diez (10) días hábiles adicionales. La prórroga debe ser justificada por la Junta de Licitación ante la Autoridad Superior; quien puede autorizarla conforme las razones expuestas, mediante resolución. Debe solicitarse y autorizarse previo al vencimiento de la fecha establecida en las bases de licitación para la adjudicación. Dicha resolución de prórroga deberá ser publicada en el Sistema Guatecompras dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de emisión. Si no se presentan ofertas, facciona el acta correspondiente y lo hace del conocimiento de la Autoridad Superior (Ministro), quien prorroga el plazo para recepción de ofertas en un plazo no menor de ocho (8) días hábiles (Decreto número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículos 32 y 19 bis,), por medio de resolución, se hace la publicación en Guatecompras, para continuar con el evento y recibir nuevas ofertas. Si aún así no se presentan ofertas se declara desierto el evento por medio de resolución, se publica en el Sistema Guatecompras y la Autoridad Superior (Ministro) queda facultada a realizar la Compra Directa por ausencia de ofertas, la cual debe razonar en la misma resolución en que fue declarado desierto el evento (Decreto Número Junta de Licitación Junta de Licitación

15 15 de , Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 32 y 43), y proceder de acuerdo a las actividades descritas en el procedimiento de Compra Directa. Si a la convocatoria se presenta un solo oferente, la Junta de Licitación puede adjudicar el evento a este oferente, siempre y cuando la oferta satisfaga los requisitos establecidos en los Documentos de Licitación y que sea conveniente para los intereses del Estado, caso contrario la Junta de Licitación está facultada para abstenerse de adjudicar. (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 31). La Junta de Licitación debe dejar constancia de lo actuado en el Acta de Adjudicación del Evento de Licitación y el procede a publicar en el Sistema Guatecompras, dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de la emisión del acta. 33. En caso de empate entre dos o más oferentes en la puntuación obtenida, son convocados a través del sistema de Guatecompras, bajo el NOG correspondiente, los oferentes que se encuentren en dicha situación, quienes deben hacerse presentes en el lugar, fecha y hora establecidos por la Junta de Licitación, para efectuar el sorteo correspondiente para la adjudicación definitiva. El sorteo se realiza entre los oferentes que respondan a la convocatoria de la Junta de Licitación; el resultado de dicho sorteo se debe hacer constar en el Acta de Desempate evento de licitación, la cual traslada al para su notificación y publicación en el Sistema de Guatecompras. Dicha publicación pueden realizarse en la misma fecha que se publique el Acta de Adjudicación evento de licitación. Si a la convocatoria al desempate se presentare uno solo de los oferentes convocados, automáticamente se le adjudicará a éste el o los renglones objeto del sorteo. Si a la convocatoria al desempate no se presentare ningún oferente, la Junta de Licitación realizará el sorteo en ausencia de los convocados y adjudicará al oferente que resulte ganador del mismo. Junta de Licitación

16 16 de 41 Facciona Acta de Adjudicación del evento de licitación, la cual debe incluir como mínimo: a) Ofertas rechazadas y la (s) razón (es) del rechazo. b) Ofertas descalificadas y la (s) razón (es) de descalificación. c) Ofertas calificadas y las puntuaciones obtenidas para que en el caso que el adjudicatario no suscriba el contrato o el acta de negociación para que el proceso se continúe con el siguiente Oferente según su puntuación. d) Oferta (s) adjudicada (s) y la (s) razón (es) de adjudicación. Publica el Acta de Adjudicación del evento de licitación en el Sistema de Guatecompras, en un plazo no mayor de dos (2) días hábiles después de la emisión del acta, la adjunta al expediente para continuar con el proceso. La Junta de Licitación debe velar porque se realicen las publicaciones arriba mencionadas. (Artículo 82 Ley de Contrataciones del Estado). Junta de Licitación

17 17 de 41 Procede a esperar el plazo legal para recibir inconformidades. Se presentan inconformidades? Sí: revisa y evalúa la inconformidad para determinar la procedencia de la misma. Si es procedente podrá modificar su decisión, únicamente dentro del plazo señalado. No: continúa procedimiento en paso número Nota: Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la Junta solo pueden presentarse dentro del plazo de cinco (5) días calendario posteriores a la publicación de la adjudicación en el Sistema Guatecompras. Tanto la Junta como la entidad contratante que reciba una inconformidad debe responder a través del Sistema Guatecompras, en un plazo no mayor de cinco (5) días calendario a partir de su presentación. Nota: No procederá la presentación de otra inconformidad, contra la respuesta emitida por la entidad compradora o contratante. Según resolución 11-20, del ministerio de Finanzas Públicas, articulo 16, literal B. Contestadas las inconformidades, si las hubiera, elabora y traslada la Solicitud de Aprobación de lo Actuado por la Junta de Licitación, adjuntando el expediente; el cual debe estar debidamente rubricado y foliado en forma ascendente y de forma cronológica, a la Autoridad Superior (Ministro), dentro del plazo de dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de las inconformidades o contestadas las mismas, según sea el caso, para la aprobación o improbación de lo actuado por la Junta de Licitación. Junta de Licitación Junta de Licitación

18 18 de Previo a que la Autoridad Superior (Ministro) Apruebe o Impruebe lo actuado por la Junta de Licitación, el expediente será revisado por el DAM, para informar sobre la situación del expediente a la Autoridad Superior (Ministro) y traslada expediente a Secretaría Ejecutiva con las observaciones del caso. DAM Nota: las acciones realizadas por el DAM deben estar dentro del plazo de los cinco (5) días hábiles computados para aprobar o improbar lo actuado por la Junta de Licitación. Revisa expediente y gestiona firma de la Autoridad Superior (Ministro) del MSPAS Nota: las acciones realizadas por Secretaría Ejecutiva deben estar dentro del plazo de los cinco (5) días hábiles computados para aprobar o improbar lo actuado por la Junta de Licitación. Recibe expediente de evento de licitación y determina la aprobación o improbación de lo actuado por la Junta de Licitación. Nota: las acciones realizadas por la Autoridad Superior (Ministro) deben estar dentro del plazo de los cinco (5) días hábiles computados para aprobar o improbar lo actuado por la Junta de Licitación. Aprobación: continúa procedimiento en paso número 44. En caso de improbación, con exposición razonada en la Resolución de Improbación de lo Actuado por la Junta de Licitación, solicita su revisión con base en las observaciones que formule, la cual se publica en el Sistema Guatecompras, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la decisión. Si se solicitó la revisión a la junta, dentro del plazo de dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de la resolución de improbación, el expediente regresa a la Junta de Licitación, la que revisa la evaluación y confirma o modifica su adjudicación en forma razonada, dentro del plazo de cinco (5) días hábiles de recibido el expediente. Secretaría Ejecutiva Autoridad Superior (Ministro) Junta de Licitación

19 19 de Devuelve el expediente a la Autoridad Superior, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de adoptada la decisión. Publica el acta que contiene la decisión de la Junta de Licitación en el Sistema de Guatecompras, en un plazo no mayor de dos (2) días hábiles después de la emisión del acta, la adjunta al expediente para continuar con el proceso. La Junta de Licitación debe velar porque se realicen las publicaciones arriba mencionadas. (Artículo 82 Ley de Contrataciones del Estado). Aprueba lo actuado por la Junta de Licitación mediante Resolución de Aprobación de lo Actuado por la Junta de Licitación, quedando a salvo el derecho de prescindir de la negociación en cualquier fase siempre y cuando sea previo a la suscripción del Acta de Negociación o del Contrato Administrativo, respectivo. Junta de Licitación Tanto la aprobación, como la decisión de prescindir debe realizarla la Autoridad Superior (Ministro) dentro del plazo de cinco (5) días hábiles posteriores de recibido el expediente. (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 36). Los formatos de Resoluciones se deben elaborar e imprimir en el lado anverso y reverso de cada hoja de papel bond. Notifica mediante publicación en el Sistema Guatecompras la Resolución de Aprobación de lo Actuado por la Junta de Licitación, o en su caso Resolución de Prescindir, a más tardar dos (2) días hábiles después de firmada la resolución respectiva. Autoridad Superior (Ministro)

20 20 de Procede a esperar el plazo de diez (10) días hábiles contados a partir de la publicación de la Resolución de Aprobación de lo Actuado por la Junta de Licitación, o Resolución de Prescindir, ante la posibilidad de presentación de algún recurso legal por parte de terceros interesados, según artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado. Se presenta recurso legal? Sí: traslada a la Coordinación Jurídica de la Planta Central del MSPAS, para las acciones correspondientes. No: Continua procedimiento en paso número 47. Elabora Acta de Negociación cuando el monto de la negociación no exceda de Q.100,000.00, debiendo ser suscrita por el Director Ejecutivo en las Unidades Ejecutoras y en el caso de la Planta Central por el Jefe del Departamento Administrativo, y el Representante Legal o propietario de la empresa adjudicada, al día siguiente de concluido el plazo para la interposición de recursos, sin necesidad de solicitar delegación de firma y aprobación de acta. Unidad Ejecutora Nota: Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes de suscrita el acta de negociación, el proveedor deberá presentar una garantía de cumplimiento, mediante fianza, según lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. Nota: A partir de la adjudicación definitiva sí se requerirá la existencia de partida y créditos presupuestarios, que garanticen los recursos necesarios para realizar los pagos por los avances de ejecución a ser realizados en el ejercicio fiscal correspondientes, sin perjuicio de que dicha partida o créditos presupuestarios se puedan obtener con anterioridad. Publica en el Sistema Guatecompras el Acta de Negociación, máximo dos (2) días posteriores a la presentación de la fianza de cumplimiento de acta de negociación. Conforma expediente para la elaboración de la pre-orden

21 21 de 41 de compra y traslada a Responsable de Centro de Costo. Continúa en paso número Elabora proyecto de Contrato Administrativo cuando el monto de la negociación sea de Q100,000. en adelante, y la Solicitud de Delegación de Firma Evento de Licitación dirigida al Señor Ministro, dentro del plazo de espera de la interposición de algún recurso. Si no se presenta ningún recurso, continua procedimiento en paso número 50. Si se presenta algún recurso ver paso número 46. Al día siguiente de concluido el plazo para la interposición de recursos, firma la Solicitud de Delegación de Firma Evento de Licitación y traslada los documentos al Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento (DAM), para revisión. Revisa los documentos y determina cumplimiento de requisitos, de acuerdo a las leyes y normativa vigente aplicable. Cumple con los requisitos? No: Traslada el expediente a la Unidad Ejecutora para que proceda según corresponda. Sí: Elabora el proyecto de Resolución Ministerial para Delegación de Firma de Contrato del Evento de Licitación y traslada el expediente completo a la Secretaría Ejecutiva del Despacho Ministerial, para la firma del Señor Ministro. Nota: las acciones realizadas por el DAM deben estar dentro del plazo de los diez (10) días hábiles a partir de finalizado el periodo para recursos legales. Nota: Los formatos de Resoluciones se deben elaborar e imprimir en el lado anverso y reverso de cada hoja de papel bond. Revisa expediente y gestiona firma del Señor Ministro del MSPAS. Autoridad Administrativa Superior DAM Secretaría Ejecutiva del Despacho Ministerial

22 22 de 41 Nota: las acciones realizadas por Secretaría Ejecutiva deben estar dentro del plazo de los diez (10) días hábiles a partir de finalizado el periodo para recursos legales Firma Resolución Ministerial para Delegación de Firma de Contrato del Evento de Licitación y traslada a la Secretaría Ejecutiva para que remita al DAM. Nota: las acciones realizadas por el Ministro deben estar dentro del plazo de los diez (10) días hábiles a partir de finalizado el periodo para recursos legales. Suscriben contrato, dentro del plazo de los diez (10) días hábiles a partir de finalizado el periodo para recursos legales. (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 47). Nota: Si el proveedor no sostiene su oferta, no se presenta a suscribir el contrato dentro del plazo arriba señalado o si habiéndolo hecho no presenta la garantía de cumplimiento dentro del plazo de quince (15) días hábiles siguientes a la firma del contrato, queda sin efecto la adjudicación de la negociación, debiéndose emitir la resolución que así lo disponga y mande a ejecutar la garantía de sostenimiento de oferta. (Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 36). La negociación puede llevarse a cabo con sólo el subsiguiente clasificado en su orden. (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 33, primer párrafo parte final). En este caso, la Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora hará del conocimiento del subsiguiente calificado para dar trámite a la contratación correspondiente, solicitando nuevamente delegación de firma con ese proveedor. (Ver paso número 51 en adelante). Ministro Autoridad Administrativa Superior y el proveedor

23 23 de Presenta fianza de cumplimiento, dentro de los quince (15) días hábiles a partir de la fecha del contrato. La fianza debe estar vigente como mínimo la duración del plazo contractual, establecido en el contrato. Nota: Si la fianza no es entregada dentro del plazo establecido, se procederá a la solicitud de No aprobación de clausulas de Contrato Administrativo del Evento de Licitación. Adjudicatario Procede a reproducir fotocopia de la fianza, colocar sello y fecha de recibido en la fotocopia para adjuntarla al expediente junto con el original. Nota: La fianza de cumplimiento no debe tener tachones, borrones, perforaciones o enmendaduras para que tenga validez, y debe ser entregada en una bolsa de polietileno. A más tardar el día hábil siguiente de recibida la fianza de cumplimiento, deberá enviar al DAM la Solicitud de Resolución de Aprobación de Cláusulas de Contrato Administrativo del Evento de Licitación, adjuntando el expediente completo. Nota: Las acciones de la Autoridad Administrativa Superior deben realizarse en el plazo de los diez (10) días calendario a partir de la fecha de presentación de la fianza de cumplimiento. Revisa y valida cumplimiento de requisitos del contrato suscrito, y fianza de cumplimiento. Elabora el proyecto de Resolución de Aprobación de Cláusulas de Contrato del Evento de Licitación. Traslada expediente a la Secretaría Ejecutiva del Despacho Ministerial, cuando cumpla con lo establecido en las leyes aplicables. Nota: Las acciones del DAM deben realizarse en el plazo de los diez (10) días calendario a partir de la fecha de presentación de la fianza de cumplimiento. Autoridad Administrativa Superior DAM

24 24 de Revisa expediente y gestiona aprobación de Resolución de Aprobación de Cláusulas de Contrato del Evento de Licitación. Nota: Las acciones de la Secretaría Ejecutiva del Despacho Ministerial deben realizarse en el plazo de los diez (10) días calendario a partir de la fecha de presentación de la fianza de cumplimiento. Firma Resolución de Aprobación de Cláusulas de Contrato del Evento de Licitación, en el plazo de los diez (10) días calendario a partir de la fecha de presentación de la fianza de cumplimiento, (Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 26, primer párrafo). Traslada expediente a la Secretaría Ejecutiva, para que sea remitido al DAM. Secretaría Ejecutiva del Despacho Ministerial Ministro Recibe expediente y traslada a la Unidad Ejecutora correspondiente. Remite copia del contrato a la Contraloría General de Cuentas, dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, para efectos de registro, control y fiscalización, según lo establecido en el Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 75. Publica en Guatecompras el Contrato Administrativo, la Resolución de Aprobación de las Cláusulas de Contrato del Evento de Licitación y el oficio que contiene la remisión del contrato al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, con el sello de recibido, a más tardar el día hábil siguiente de la remisión al referido registro. Conforma expediente para la elaboración de la pre-orden de compra y traslada a Responsable de Centro de Costo. Elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada al. Realiza consolidación de pre órdenes de compra en SIGES. DAM Responsable de Centro de Costo

25 25 de Crea, registra y autoriza Orden de Compra en el Sistema de Gestión (SIGES), para que el Encargado de Presupuesto realice las actividades según procedimiento Registro de Compromiso, Devengado y Pagado a través de SIGES. Una vez presupuestado, notifica en el SIGES la Orden de Compra, la imprime y firma, solicita la firma de aprobación del Jefe y Jefe del Departamento Administrativo de la Gerencia General Administrativa Financiera en Planta Central y en las Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo Financiero y Director, notifica al proveedor y traslada copia de la Orden de Compra al Encargado/Auxiliar de Almacén Cuando corresponda gestiona Constancia de Disponibilidad Financiera -CDF- y adjunta al expediente. Cuando se trate de propiedad, planta, equipo e intangibles, nombra una Comisión Receptora del bien, integrada con tres servidores públicos, quienes con la participación del proveedor, deben inspeccionar lo entregado y de no presentar defectos o alteraciones procede a recepcionar. Cuando proceda, el bien debe hacerse funcionar antes de recibirlo, dejando constancia en acta correspondiente. El Encargado de Inventario realiza el registro según las normas vigentes. El día de la recepción del bien o servicio entrega copia del contrato o acta de negociación a la Comisión Receptora y Liquidadora, cuando fuera aplicable, nombrada por la Autoridad Administrativa Superior. Verifica el bien, insumo o servicio conforme las especificaciones establecidas en el contrato administrativo; debiendo verificar que el plazo para la entrega parcial o total del pedido no sea mayor al tiempo establecido en el mismo. Elabora el Acta de Recepción e inicia procedimiento de Almacenamiento de Materiales, Suministros, Mobiliario y Equipo ; el recibe copia certificada del Acta de Recepción para adjuntar al expediente de pago y continúa en paso número 79. Para obras, continúa en el paso número 72. Autoridad Administrativa Superior Junta de Recepción o personal designado para la recepción Junta de Recepción o personal designado para la recepción

26 26 de En el caso de obras, solicita a la UPE la designación de un supervisor para que le dé seguimiento a la ejecución de los trabajos, a efecto de garantizar que se hagan conforme a lo establecido en el Acta de Negociación o Contrato Administrativo. El contratista y el supervisor deben llevar una bitácora de la ejecución del Acta de Negociación o Contrato Administrativo. Al terminar los trabajos, el contratista debe informarlo al supervisor. Autoridad Administrativa Superior 73. Verifica que todos los trabajos realizados hayan quedado conforme lo establecido en el Acta de Negociación o Contrato Administrativo. Si encuentra defectos o trabajos incompletos lo hace saber por escrito al contratista para que los corrija o complete. De estar bien realizados, el supervisor debe rendir informe detallado escrito al Director de la Unidad Ejecutora, en el caso de la Planta Central el informe detallado del supervisor es presentado al Jefe del Departamento Administrativo. (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 55). Cuando en el Acta de Negociación o Contrato Administrativo se estipulen pagos parciales, el supervisor emite un informe detallado de los trabajos ejecutados en el período de que se trate según la estimación respectiva. Supervisor

27 27 de Autoriza que se otorgue un anticipo hasta de un veinte por ciento (20%) del valor original del Acta de Negociación o Contrato Administrativo, siempre y cuando se trate de construcción de obras y teniendo a la vista el programa de inversión de anticipo elaborado por el Contratista, con visto bueno del Supervisor de la Obra, y aprobación del Jefe del Departamento Administrativo en Planta Central y Director en Unidades Ejecutoras, y la fianza de anticipo (el 100% del 20% del anticipo) por parte del contratista. El descuento del anticipo se calcula multiplicando el monto bruto de cada estimación por el mismo porcentaje de anticipo que se haya concedido, tal como lo establece el Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 58 y Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones, Artículo 34. Nota: Cuando exista una variación sobre el monto del contrato que no supere el 20% del monto total, se deberán regularizar a través de orden de cambio, orden de trabajo suplementario y acuerdo de trabajo extra, aprobadas por la Autoridad Administrativa Superior y refrendada por el Supervisor de la UPE, previo a que se ejecuten dichos cambios y se celebrará un contrato adicional si la ampliación excede el porcentaje antes indicado sin sobrepasar el 40%. Dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles después de recibir el informe escrito del supervisor, nombra una Comisión receptora y Liquidadora de los trabajos, integrada con tres (3) servidores públicos conocedores de la obra, servicio o reparación contratada, quienes con la participación del supervisor local y del representante del contratista, verifican que los trabajos hayan sido ejecutados a satisfacción, lo cual hacen constar en acta correspondiente. Si existen desperfectos que corregir, lo hacen del conocimiento del contratista y le deben fijar un plazo prudencial para que haga las correcciones pertinentes. Esto también lo hacen constar en acta correspondiente. (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 55). El Jefe Administrativo en Planta Central / Director en la Unidad Ejecutora Autoridad Administrativa Superior

28 28 de Inmediatamente después que las obras, bienes o servicios hayan sido recibidos, la Comisión en un plazo de noventa (90) días procederá a efectuar la liquidación del contrato, y a establecer el importe de los pagos o cobros que deban hacerse al contratista. Igual procedimiento se observará en caso de rescisión o resolución del contrato. La Comisión deberá practicar la liquidación, dentro de los noventa (90) días siguientes a la fecha del acta de recepción definitiva de la obra. Si transcurrido dicho plazo la Comisión no ha suscrito el acta correspondiente, el contratista puede presentar a la autoridad administrativa superior de la entidad interesada un proyecto de liquidación. Esta autoridad deberá aprobar o improbar la liquidación o el proyecto presentado por el contratista, dentro del mes siguiente de recibida la respectiva documentación. Si vencido este plazo no se produce ninguna resolución, la petición de aprobación presentada por el contratista se tendrá por resuelta favorablemente. Comisión receptora y Liquidadora Entrega al supervisor especializado en el área, dentro de los cinco (5) días hábiles después de haber terminado el período establecido en el Acta de Negociación o Contrato Administrativo, informe sobre las actividades realizadas durante el mismo. Confirma informe del contratista, firma de visto bueno, según proceda, y traslada el informe a la Autoridad Administrativa Superior para su aprobación. La aprobación debe indicar la recepción a satisfacción de lo ejecutado en el período correspondiente. Revisa y elabora la Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (forma 1H), previa verificación de los materiales y suministros hasta que éstos hayan ingresado completamente, según procedimiento de Almacenamiento de Materiales, Suministros, Mobiliario y Equipo. Para la recepción de productos medicinales y farmacéuticos, material médico quirúrgico, útiles menores y fórmulas sucedáneas se deben realizar las actividades descritas en el procedimiento de Almacenamiento de Materiales, Suministros, Mobiliario y Equipo. Contratista Supervisor Encargado/Auxiliar de Almacén

29 29 de 41 En el caso de incumplimiento, remite el expediente completo, adicionándole las pruebas que respalden los argumentos de incumplimiento, al Área Administrativa de la Coordinación de Asesoría Jurídica de Planta Central El incumplimiento en el contrato por parte del contratista debe estar sujeto a los siguientes supuestos: Incumplimiento en el plazo de entrega Incumplimiento en las especificaciones técnicas descritas en el contrato Incumplimiento en la calidad o funcionamiento del producto Otros específicos de acuerdo a la naturaleza del producto Recibe expediente, registra liquidación de la adjudicación en el SIGES. 82. Aprueba liquidación en SIGES. Conforma el expediente para gestionar el pago: Autoridad Administrativa Superior 83. Solicitud de Pedido Factura original razonada por la persona responsable de autorizar la compra Recibo de caja (cuando la factura es cambiaria). Orden de Compra del Sistema de Gestión (SIGES) y anexo Formulario Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (forma 1H) (cuando aplique) Certificación de Inventario y copia de programación de equipo (en caso de tratarse de bienes inventariables) Constancia de Satisfacción del Servicio (en el caso de servicios contratados y recibidos) Contrato Administrativo o Acta de Negociación, según el monto. Resolución de Aprobación de Cláusulas de Contrato Evento de Licitación Fianzas de cumplimiento y las que apliquen de acuerdo a lo estipulado en el Contrato Administrativo o Acta de Negociación Acta de recepción del bien o servicio (cuando aplique). Resolución de aprobación de programación de equipo adquirido (cuando aplique).

30 30 de 41 NOTA: Para el registro de contratos de obras de bienes de uso común y no común aplicar el Acuerdo Ministerial de Finanzas Públicas, número A Traslada expediente debidamente conformado a la Sección de Contabilidad para gestionar el pago, según procedimiento Registro de Compromiso, Devengado y Pagado a través de SIGES. Recibe constancia de recepción del expediente con sello de recibido y archiva copia de expediente. Adjunta a la copia del expediente para su archivo los documentos probatorios que se generaron durante todo el Evento de Licitación referidos en este procedimiento y que cumplan con los requisitos legales (Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento) y técnicos para justificar o respaldar la compra.

31 31 de 41 ANEXOS Anexo 1. Elaboración de Dictamen Técnico Para la compra de medicamentos, material médico quirúrgico y fórmulas sucedáneas, cuando se afecten los renglones presupuestarios 211 (Alimentos para personas), 266 (Productos medicinales y farmacéuticos) y 295 (Útiles menores médico quirúrgicos y de laboratorio), el Comité de Farmacoterapia elabora el dictamen respectivo en el formato Dictamen Técnico Comité de Farmacoterapia, en el caso de los miembros del Comité de Farmacoterapia que no estén contemplados en los campos del formato Dictamen Técnico Comité de Farmacoterapia, éstos deben consignar el nombre completo, cargo y firma en el reverso de cada hoja utilizada para dicho Dictamen Técnico; cuyas firmas son cotejadas por el, con las firmas del Comité de Farmacoterapia que se tienen registradas en la Sección de Compras de la Unidad Ejecutora. Para que dicho dictamen tenga validez, se acepta como mínimo las firmas de la mitad más uno de los integrantes del Comité de Farmacoterapia. Cuando exista necesidad de apoyo técnico para la determinación de especificaciones para adquisiciones y contrataciones de: construcciones, ampliaciones, remodelaciones, reparaciones o mantenimiento de equipos industriales y médico hospitalarios, debe solicitarse a la Unidad de Planificación Estratégica (UPE), o bien, a un experto técnico o profesional que preste sus servicios en la Unidad Ejecutora solicitante, otras Unidades Ejecutoras del MSPAS, otras dependencias del Estado, o contratar los servicios profesionales en el mercado para la elaboración de las especificaciones técnicas, cuando afecte los renglones del subgrupo 16 (Mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo), 17 (Mantenimiento y reparación de obras e instalaciones) y renglón 323 (Equipo médico-sanitario y de laboratorio) y 332 (Construcciones de bienes nacionales de uso no común). (Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 21 / Acuerdo Gubernativo Número , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 6). NOTA: Para la solicitud de apoyo técnico o profesional, para la elaboración de las especificaciones técnicas, se deben agotar las opciones en el orden que aparecen en el párrafo anterior.

32 32 de 41 Anexo 2. Excepciones Para los casos de excepción en el régimen de Licitación aplicar lo establecido en el Decreto Número 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 44, 45 y Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 18, reformado el Artículo 45 de la Ley de Contrataciones del Estado en el Decreto Número Reformas al Decreto Número del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 12). Anexo 3. Prohibiciones No pueden cotizar ni celebrar contratos con el Estado las personas en quienes concurra cualquiera de las circunstancias siguientes: (Decreto Número Reformas al Decreto Número del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 15). a. No estar inscrita en el registro de precalificados correspondiente; b. Aparecer inhabilitada en Guatecompras; c. No estar al día en el pago de sus obligaciones tributarias y de seguridad social; d. Estar privada por sentencia firme del ejercicio de sus derechos civiles; e. Ser servidor o trabajador público del Estado, así como sus parientes de los grados de ley, cuando los contratos deban celebrarse con las dependencias en que tal servidor o trabajador del Estado preste sus servicios o se encuentre bajo su autoridad. Igual prohibición rige para las personas jurídicas cuando dicho servidor público sea socio o representante de las mismas; f. Haber intervenido directa o indirectamente en las fases previas a la compra o contratación. Esta prohibición se hace extensiva a los parientes dentro de los grados de ley, así como a las personas jurídicas de las cuales sean socios o representantes.