MODULO 3. ASPECTOS ECONÓMICOS DEL INVENTARIOS Según los apuntes de RODRÍGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA Internacional en Ges

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1 Modulo 3 Aspectos económicos del inventarios AUTOR: Beatriz Lorena Rodríguez Montenegro 2011

2 MODULO 3. ASPECTOS ECONÓMICOS DEL INVENTARIOS Según los apuntes de RODRÍGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico de Logística , Montevideo Uruguay en su Campus Virtual-Gestión Superior de los recursos. Unidad Académica IV; el objetivo de un negocio es ganar dinero, por lo tanto todas las decisiones que se tomen en logística o cualquier área de impacto en la organización deberán planificarse enfocadas en el impacto financiero. Una gestión exitosa de la logística es imposible sin un constante flujo de información. Recordemos que en el módulo 1, vimos la relación sistémica que tiene la logística con las diferentes áreas de la empresa; por lo tanto el área financiera, que en este caso es la que nos compete, deberá tener una comunicación directa y efectiva con la Administración de inventarios, e identificar las diferentes funciones logísticas estudiando los costes de la logística junto con las otras actividades. Veamos como es el impacto de los costos de inventarios dentro de esta gestión financiera para contribuir con la rentabilidad de la empresa. Costos de inventario Para entender el comportamiento de los costos de inventario primero es necesario recordar unos conceptos importantes: Costos fijos: son aquellos que no cambian como resultado del nivel de actividad. Costos variables: cambian como resultado del nivel de actividad. Veamos un gráfico que nos ilustra este tipo de costos y su comportamiento: Figura tomada de: Notas de clase de la MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico de Logística , Montevideo Uruguay en su Campus Virtual-Gestión Superior de los recursos. Unidad Académica IV 2

3 Se presenta a continuación un ejemplo práctico que permite tener claridad sobre la influencia que tienen los tipos de coste en las decisiones financieras que tienen que ver con la administración de los inventarios: Ejemplo práctico: La empresa ABC S.A tiene actualmente un promedio mensual de ventas de pesos. El precio de venta de su único producto es de 1peso. El coste variable unitario se descompone en 0.25 pesos de material directo y 0.15 pesos de mano de obra directa, para un total de 0.40 pesos. La empresa no tiene proyectado realizar cambios en su capacidad fija por lo menos en el lapso de un año. Los costos fijos totales correspondientes a esa capacidad alcanzan la suma de pesos por año. La capacidad máxima de producción es de unidades por año, pero únicamente se está utilizando el 60%.. Hace una horas se recibió una propuesta de un cliente en el sentido de ordenar la compra de unidades durante los próximos 6 meses, pero ha pedido un descuento especial equivalente al 30% del precio unitario total. El gerente a pedido a su director financiero que le ayude a tomar una decisión y este se reúne con el Administrador de inventarios y responden que aunque la empresa puede atender ese pedido sin aumento notable en los costos (no se requieren horas extras, ni más maquinaria, etc) de ninguna manera se puede aceptar pues se perderían alrededor de 0.20 euros en cada unidad vendida. El gerente no muy convencido con la respuesta decide contratar a un experto en logística para que le de su opinión desde una perspectiva financiera. Estaría usted de acuerdo con la posición del director financiero y el administrador de inventarios? Qué decisión debería tomarse? Ejemplo adaptado de los apuntes de RODRÍGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico de Logística , Montevideo Uruguay en su Campus Virtual-Gestión Superior de los recursos. Unidad Académica IV ; Respuesta al ejemplo: Cuando nos enfrentamos a este tipo de decisiones, solo deben tenerse en cuenta los costos que son relevantes para la decisión. Según lo que nos dice el ejemplo analicemos primero cuáles fueron los cálculos realizados por el director financiero para dar esa decisión: 3

4 Si la compañía vende pesos mensuales y el precio de venta del producto es de 1 peso, quiere decir que está vendiendo en promedio unidades mensuales ( unidades anuales). Partiendo de esta base, se calcula los costos fijos por unidad: Cuando el cliente pide un descuento de 0.7 $/und está ofreciendo pagar: 0.7$/und. Según esto se está perdiendo 0.2 $/und, como lo dice el director financiero. Pero para tomar una decisión de este tipo se debe ir más allá y realizar un análisis detallado de los costos: Con esto estamos observando que si acepta el pedido, el beneficio de duplica. Entonces estará bien tomada la decisión? Justifique su respuesta. En logística se cuenta con tres categorías principales de costos: 1. Transporte 2. Almacenaje 3. Inventarios 4

5 Nosotros nos centraremos en la tercera categoría: La categoría de Inventarios según VOLLMANN THOMAS E, BERRY WILLIAM, WHYBARK D CLAY Y JACOBS ROBERT, en su libro Planeación y control de la producción, Administración de la cadena de suministro.,ed. Mc Graw Hill, Capitulo 5. Administración de inventarios en la cadena de suministros. Dice: La inversión en inventario no es el único costo asociado con la administración de inventarios, aun cuando puede ser el más visible. Nos centraremos en tres elementos de costo: 1. El costo de preparar una orden para más inventario 2. El costo de mantener ese inventario a la mano hasta que lo solicite el cliente 3. El costo implícito cuando hay una escasez de inventario. COSTO DE PREPARACIÓN DE ÓRDENES: Se incurre en costos de preparación de órdenes cada vez que se coloca una orden de reabastecimiento. Se incluyen variables de personal asociados a la emisión del papeleo, más otros costos ocasionales involucrados en, por ejemplo, transportar mercancía entre plantas y centros de distribución. A veces puede haber un costo fijo para llenar una forma y un costo variable para cada artículo ordenado. Las compañías cargan con grandes costos de mantener archivos, controlar la calidad, etc. COSTOS DE MANTENER INVENTARIOS: El inventario compromete a la administración con algunos costos que están relacionados con la cantidad de inventario, el valor de los artículos y el periodo que se lleva el inventario. Al asignar capital al inventario, la compañía deja de utilizar esos fondos para otros propósitos. Por lo tanto se incurre en costo de capital, expresado como una tasa anual de interés, debido a la inversión en inventario. El costo de capital puede ser basado en el costo de obtener préstamos bancarios para financiar la inversión en inventario. Otros son los costos variables de impuestos y seguros sobre inventarios, los costos de la obsolescencia del inventario o de limitaciones sobre la vida de los productos y los costos de operación relacionados con almacenar el inventario. Por ejemplo; la renta de espacio público de almacenamiento, o el costo de mantener y operar instalaciones de almacén (como el costo de calefacción, electricidad, mano de obra). Un ejemplo de la obsolescencia del producto es el de las flores frescas, que deben reemplazarse cada semana. 5

6 COSTOS POR FALTANES Y DE SERVICIO AL CLIENTE: Estos costos ocurren cuando la demanda excede el inventario disponible de un artículo. Este costo es más difícil de medir que los costos anteriores. En algunos casos, los costos por faltantes pueden igualar el margen de contribución del producto cuando el cliente compra el artículo con empresas de la competencia. En otros casos puede involucrar el papeleo requerido para rastrear una orden atrasada hasta que el producto esté disponible. Sin embargo, este costo puede ser muy sustancial en casos en los que se pierde crédito comercial significado por parte de los clientes. Por ejemplo: Hyundai lanzo un carro nuevo i35, para la ciudad de Cali este carro superó la proyección de la demanda, por lo tanto los clientes se encontraron insatisfechos con la gestión de Hyundai decidiendo comprar carros en otra compañía que si los tuviera disponibles en el color y tiempo en el que el cliente lo requiere. Análisis y costeo ABC El análisis ABC es una herramienta muy sencilla que se usa para clasificar y gestionar tanto inventarios de producción como de distribución, tanto materias primas como productos terminados. El análisis ABC se basa en la ley de pareto. Intuitivamente, la ley de Pareto establece que cada empresa puede identificar un reducido número de artículos que representan la mayor parte de las ventas, demanda o inversión. Con los años esta ley se ha llegado a conocer como la regla 20/80 porque, en general, el 20% de los productos representan el 80% de las ventas. A estos productos se les conoce como productos tipo A. Siguiendo esta clasificación, el siguiente 30% de los artículos representan el 10% de las ventas y se clasifican en artículos tipo B. Finalmente, el 50% restante de artículos, serían los artículos tipo C, y solo representarían el último 10% de las ventas. (Tomado de Campus Virtual, Gestión superior de los inventarios, MBA internacional en Gestión Logística Integral, Corporación Sudamericana de Logística, Montevideo-Uruguay) APLICACIÓN DE LA CLASIFICACIÓN ABC: La clasificación ABC es una herramienta que tiene aplicación en toda la cadena de suministro: GESTION DE MATERIAS PRIMAS: Para códigos de alto valor Clasificados A trataremos de minimizar los inventarios debido a que tienen mayor impacto en los inventarios. Los sistemas de recuento serán mas precisos y las condiciones de almacenamiento más seguras. Los códigos clasificados B o C serán gestionados menos estrictamente usando simplemente puntos de pedido al proveedor. No tendría sentido para las líneas de producción por falta de un componente de pequeño valor. 6

7 ESTRATEGIA DE PRODUCCIÓN: Para definir una estrategia de producción intervienen otros criterios además del valor unitario del producto. Pero simplificando, el uso de un análisis ABC sería el siguiente. Los productos A de alto valor y específicos se fabrican contra pedido para no incurrir en los altos costos de almacenamiento, mientras que los productos B y C, de menor valor se puede asumir más fácilmente el costo de almacenar subconjuntos y montarlos contra pedido, o fabricarlos directamente contra stock. ESTRATEGIA DE DISTRIBUCIÓN: Para productos o clientes A de alta rentabilidad se dará prioridad en la distribución y mayores niveles de servicio que productos o clientes B y C después de analizar los costos y el espacio relativo que ocupan frente a la rentabilidad por cada articulo, serán candidato a ser subcontratados a otros proveedores y distribuidores. Mientras que el punto de vista de márquetin se animaran a los clientes C a unirse en consorcios de compra o utilizar distribuidores intermediarios. TIPO DE ANÁLISIS: El tipo de análisis ABC y su aplicación es tomado de los apuntes de RODRÍGUEZ MONTENE- GRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico de Logística , Montevideo Uruguay en su Campus Virtual- Gestión superior de los inventarios, Unidad Académica II. El proceso de identificación de los grupos de productos, se puede hacer en función de: El volumen de demanda o del valor de demanda: 1. Volumen de demanda: este análisis utiliza el volumen de demanda como base del cálculo. El análisis se realiza para un período de tiempo determinado ( por ejemplo, un año o una estación ) 2. Valor de demanda: este análisis utiliza el valor de demanda como base del cálculo. El valor de la demanda se obtiene multiplicando el volumen de demanda por el coste unitario del artículo. Con base a esto se propone la siguiente metodología para el análisis ABC: 1. Ordene los artículos en orden descendente en función del volumen o valor de la demanda (columnas 3 y 4). 2. Calcule la demanda acumulada, artículo por artículo. La demanda acumulada del último artí culo será la demanda total ( columna 5) 3. Calcular el porcentaje acumulado de demanda respecto al total ( columna 6) 4. Finalmente, identifique los grupos de artículos ( columna 7) 7

8 La selección de los grupos de productos no siempre coincide con lo que establece la norma 20/80. En realidad, la selección de los valores límites es una decisión subjetiva basada en las siguientes intuiciones: Hay una clara diferencia en el valor o volumen de demanda entre un artículo y el siguiente. Aparecen puntos convenientes en términos de valor o volumen de demanda. En el ejemplo anterior, los artículos con una demanda de 170 y 150 serían artículos A y los artículos con demandas de 25, 20 y 15 serían artículos B. El resto de los artículos serían artículos C. La teoría del análisis ABC exige la creación de tres categorías, pero en la práctica podemos tener hasta cinco o seis. Muchas veces, el análisis ABC se representa gráficamente. El eje horizontal representa el % acumulado de número de artículos (columna 2) y el eje vertical representa el % de la demanda acumulada ( columna 6) El gráfico del análisis ABC del ejemplo anterior sería el siguiente:

9 Control de perdidas por inventario La pérdida es un gran problema en la industria y una de las mayores dificultades es encontrarla. Uno de los principales problemas es la incapacidad de la distribución para identificar las áreas de pérdidas. Según los apuntes de RODRÍGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico de Logística , Montevideo Uruguay en su Campus Virtual-Gestión superior de los recursos, Unidad Académica 3 la pérdida desconocida (como se le denomina a nivel empresarial ) ocasiona a las empresas españolas, pérdidas cifradas en millones de euros anuales. Según estos estudios, las áreas principales de pérdidas son: Desperdicio, error y robo. Nosotros nos centraremos en el impacto de los inventarios en cada una de ellas: Existencias: El desperdicio del stock puede ocurrir debido a: Daño: la escasa descarga, manipulación o almacenamiento, causarán pérdidas del stock. El débil empaquetado y las roturas puede que hayan ocurrido antes del reparto, pero si no se comprueban ni se registran se convertirán en pérdidas. Almacenamiento: La escasa rotación del stock dará como resultado un stock obsoleto o sin valor. Las malas condiciones puede que provoquen un deterioro hasta el punto de que los artículos no se puedan vender.

10 Administración: el escaso ordenamiento y control del stock, dará como resultado un stock anticuado que causará descenso de precios y cancelaciones. Error: los errores ocurren, lo importante es controlar en qué grado y cómo tratarlos. Stock: las pérdidas puede que aparezcan a través del reparto incorrecto o de las cuentas del stock. Los ajustes de stock cubrirán el error. Ya identificadas las perdidas y la influencia de los inventarios en ella, es importante ver cómo se pueden prevenir. Prevención de las pérdidas por desperdicios: La prevención del desperdicio recae en el hecho de que los Administradores de inventario se aseguren de que existen sistemas correctos para: Prevenir el daño del stock Asegurarse de que se utilizan métodos de almacenamiento correctos apropiados para el producto Tener buenos procedimientos de administración del stock Asegurarse que el transporte de mercancía se haga de manera correcta. Prevención de la pérdida por error: Para prevenir este tipo de errores se requiere que la alta dirección brinde una buena formación a su personal y cuente con sistemas efectivos para asegurarse que las operaciones se desarrollan de una manera correcta la primera vez (CALIDAD TOTAL).