UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA INVESTIGACION GESTIÓN Y EDICIÓN DE REVISTAS CIENTIFICAS

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1 CÓDIGO MI-INV-PR-03 VERÓN 5 VIGENCIA 2017 Página OBJETIVO: Divulgar en la comunidad científica y sociedad en general, la producción intelectual y artística generada por nuestra casa estudios, otras universidas, instituciones, empresas o reconocidos autores externos, en busca la apropiación l conocimiento punta en los diferentes escenarios sociales. 2. ALCANCE: El proceso editorial inicia con el registro y envío propuesta artículo en la herramienta (OJS) y termina con la Publicación número. La gestión revista inicia con la solicitud acceso para participación en convocatorias para inxación y termina con la asignación ISSN, este último punto aplica solo para el caso revistas en proceso creación. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Editor(a) 4. REFERENCIAS RMATIVAS Y DOCUMENTALES: Ver Normograma 5. DEFINICIONES: INDEXACIÓN DE REVISTAS: Proceso mediante el cual COLCIENCIAS clasifica las en diferentes categorías (A1, A2, B, C), haciendo particular énfasis en los criterios relacionados con la gestión editorial, visibilidad e impacto las publicaciones. HOMOLOGACIÓN DE REVISTAS: Proceso que respon a la necesidad establecer la visibilidad y el impacto las revistas científicas extranjeras en don publican resultados investigación quienes están o quieren vincularse a instituciones colombianas educación superior. Para el caso la homologación, la búsqueda la evincia sobre la calidad las revistas se valida teniendo en cuenta los siguientes índices citacionales: WoS-JCR (SCI o SSCI), Scopus (SJR), o en alguno los siguientes índices bibliográficos: Inx Medicus, Psyc INFO y Arts & Humanities Citation Inx (A&HCI). PUBLINDEX: Servicios inxación y Homologación. ARTÍCULO CIENTÍFICO: Trabajo investigación publicado en revista, que tiene como objetivo dar a conocer forma clara y precisa resultados experimentales y nuevos conocimientos en un área terminada l conocimiento 1. PAR EVALUADOR: Persona experta en cierta área l conocimiento, que realiza una valoración crítica los trabajos a publicar en revistas científicas. COLCIENCIAS: Departamento Administrativo Ciencia, Tecnología e Innovación (CTeL). OPEN JOURNAL SYSTEMS (OJS): Solución software libre para la gestión, edición y publicación revistas CORRECCIÓN DE ESTILO: La corrección textos consiste en revisar el artículo para tectar errores gramaticales o estilo. MAQUETACIÓN: La maquetación consiste en tomar la versión final l artículo alojada en el OJS y usar software externo (por ejemplo, Adobe Acrobat o Dreamweaver) para crear archivos en formato HTML o PDF que se publicarán en el sitio web y se conocen como galeras. 1

2 CÓDIGO MI-INV-PR-03 VERÓN 5 VIGENCIA 2017 Página 2 9 AVAL INSTITUCIONAL: Documento expedido por la institución, don se da fe sobre la veracidad la información suministrada para el cumplimiento la Convocatoria. DOI (DIGITAL OBJECT IDENTIFIER): Es un número control creado para intificar unívocamente "objetos digitales", entre los que se encuentran las revistas electrónicas. ISSN (INTERNACIONAL STANDARD SERIAL NUMBER): Es un código numérico reconocido internacionalmente para la intificación publicaciones seriadas o continúas. Consta ocho cifras, (la última las cuales es un dígito control). No incorpora ningún otro significado más que la intificación la publicación seriada, no contiene prefijos que indiquen el país publicación, ni el editor. GALERADA: Archivos en formato HTML o PDF que se publicarán en el sitio web la Revista.

3 CÓDIGO MI-INV-PR-03 VERÓN 5 VIGENCIA 2017 Página DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 6.1 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. Registro y envío propuesta artículo. Se registra como autor(a) en el sitio web la revista y envía la propuesta artículo. La propuesta be ser enviada en formato Word, aceptando las condiciones establecidas en las políticas editoriales revista e ingresando los metadatos asociados al mismo para su inxación. Si la propuesta artículo contiene archivos complementarios berá adjuntarlos (Tablas, imágenes, anexos). Autor(a) Correo-e confirmación (Envío recibido) 2. Recepción, revisión asignación propuesta artículo. y Recepciona las propuestas artículos en la sección sin asignar l OJS, que solo serán visibles s su rol como editor(a). El editor(a) revisa en un primer momento el contenido la propuesta artículo, asigna editor(a) sección para llevar a cabo el proceso editorial, éste será notificado por correo electrónico (opcional). Editor(a) ó Editor(a) Sección Correo-e notificación asignación. Correo-e notificación rechazo la propuesta artículo. Si la propuesta artículo no tiene cabida en la revista y no habrá enviarse a revisión, será rechazado y archivado. Esta acción será notificada al autor mediante correo. Para el caso las revistas que no cuenta con editor(a) sección, el editor(a) será el encargado llevar a cabo el proceso editorial. 3. Selección pares evaluadores Selecciona entre los pares evaluadores registrados en el OJS que cumplan con los criterios calidad los sistemas inxación revistas, e invita a evaluar. Editor(a) ó Editor(a) Sección Correo-e para solicitar su participación en la revisión como Par.

4 CÓDIGO MI-INV-PR-03 VERÓN 5 VIGENCIA 2017 Página 4 9 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO (revisores) 4. Evaluación propuesta artículo. Recibe la invitación, este acepta o niega la invitación; esta cisión es notificada mediante correo al editor(a) ó editor(a) sección. Luego haber aceptado, el par evaluador revisa el artículo y envía sus apreciaciones tanto al editor(a), editor(a) sección como al autor la propuesta artículo. Par Evaluador (Revisor) Correo-e aceptación para participación en la revisión. Recepción revisión apreciaciones. y Revisa las apreciaciones emitidas por el revisor (par evaluador) y toma una cisión editorial : a) Aceptado: Se acepta y pasa a proceso edición. Si es aceptado, el editor(a) ó editor sección sube el archivo que contiene el artículo, aceptado recientemente en el proceso revisión, asigna corrector estilo y envía solicitud corrección estilo. Editor(a) ó Editor(a) Sección Correo-e solicitud al corrector estilo para realizar proceso corrección estilo. Correo-e notificación al autor(a) sobre la cisión editorial. 5. b) Requiere cambios: El artículo requiere cambios mínimos y será aceptado una vez que tales cambios se hayan efectuado por parte l autor. c) Reenviar para revisión: El artículo requiere modificaciones fondo, en caso efectuarse dichas modificaciones, podría aceptarse. En todo caso, será necesaria una segunda ronda revisión por parte par evaluador (Revisor). d) Rechazado: El artículo no será publicado en la revista y pasa a un estado archivado.

5 CÓDIGO MI-INV-PR-03 VERÓN 5 VIGENCIA 2017 Página 5 9 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO El autor pue seguir el proceso, ver los archivos, las revisiones, revisar y reenviar a petición l editor(a) 6. Corrección Estilo Realiza la corrección inicial, este se lo notifica tanto al autor(a) como al editor(a) o editor(a) sección. El autor(a) realiza las correcciones, envía nuevamente la versión corregida l artículo y notifica al corrector(a) estilo y editor(a) ó editor(a) sección, para una corrección final y así obtener la versión final l artículo para ser enviado a maquetación. La terminación la corrección final es notificada al editor(a) ó editor(a) sección. Corrector(a) Estilo Autor(a) Correo-e notificación primer pasó la corrección estilo para autor(a) y editor(a) ó editor sección. Correo-e notificación corrección por parte l autor(a). Correo-e notificando que el trabajo corrección l artículo está terminado 7. Maquetación artículo l Una vez obtenida la versión final, producto la corrección estilo, el editor(a) o editor(a) sección, selecciona maquetador(a) y envía solicitud maquetación mediante correo electrónico. El maquetador(a) prepara las galeradas l artículo en los formatos publicación usados por la revista (PDF, HTML, XML). Una vez éste termine, notificará mediante correo electrónico al editor(a) o editor(a) sección. Editor(a) ó Editora(a) Sección Maquetador(a) Correo-e solicitud maquetación Correo-e notificando que el trabajo maquetación l artículo está terminado 8. Corrección pruebas Una vez se tienen las galeradas iniciales, se proce con la corrección pruebas para asegurar que no haya errores antes procer a publicar. El editor(a) o editor sección, selecciona un corrector pruebas y envía solicitud correcciones pruebas mediante correo Editor(a) ó Editora(a) Sección Corrector(a) Correo-e solicitud correcciones pruebas Correo-e notificación

6 CÓDIGO MI-INV-PR-03 VERÓN 5 VIGENCIA 2017 Página 6 9 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO electrónico. Una vez se hagan las observaciones pertinentes, se le notifica al autor(a) para que haga los ajustes correspondientes. pruebas corrección por parte l autor(a). En cuanto se tengan listas las correcciones por parte l autor(a), éste notifica al editor(a) o editor sección. Finalmente el corrector pruebas revisa y notifica al maquetador para que realice los ajustes finales necesarios. El maquetador notifica la realización los ajustes y da viabilidad para agendar publicación l artículo. Autor(a) Editor(a) maquetación Publicación número El editor(a) programa la publicación los artículos, fine la tabla contenidos y publica cada número, para que los archivos galerada sean visibles al público, mediante acceso abierto e inmediato. Número Publicado 9. Este procedimiento se be realizar a medida que el editor va completando los artículos. No es necesario tener todo el número completo para publicar. Se pue realizar como publicación anticipada y activar los DOI solamente en el momento la publicación finitiva. 6.2 REGISTRO, ACTUALIZACIÓN E INSCRIPCIÓN A CONVOCATORIA DE INDEXACION DE REVISTAS CIENTIFICAS Nº ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO Solicitar acceso para Se envía mediante oficio y las revistas a Colciencias para solicitar. Comunicación oficial participación en usuario y contraseña para participar en la convocatoria inxación 1. convocatoria revistas. Correo-e inxación Colciencias.

7 CÓDIGO MI-INV-PR-03 VERÓN 5 VIGENCIA 2017 Página Ingresar y actualizar la información en los aplicativos InstituLAC y Publinx Solicitud Aval Institucional Inscripción la revista en la convocatoria inxación COLCIENCIAS. Consultar resultados revistas inxadas. Archivo documentación Se ingresa o actualiza la información en los aplicativos InstituLAC y Publinx, que se encuentran en la plataforma tecnológica ScienTI- Colombia, a los cuales se pue accer libremente, en el siguiente link: En cuanto se tengan las crenciales acceso (Usuario y contraseña), las revistas podrán ingresar mediante el enlace Registro Información aplicativo Publinx a registrar o actualizar la información cada uno los artículos, autores y evaluadores la revista para participar en el proceso inxación COLCIENCIAS. Una vez se tenga actualizada la información la revista en los aplicativos Colciencias por parte l editor(a), éste berá solicitar aval institucional a la editorial la Universidad. El aval institucional berá ser otorgado por la editorial la Universidad Surcolombiana, luego un proceso verificación la información registrada en los aplicativos Publinx, cumpliendo con los requisitos la convocatoria. Una vez expedido el aval, el editor(a) ó Gestor revista, berá llevar a cabo la inscripción a la convocatoria a través l aplicativo Publinx. Se consulta en el sitio web Publinx Colciencias los resultados la convocatoria. Se organiza la documentación la gestión y edición la revista en las carpetas archivo. Gestor Revista Base datos digital Publinx actualizada Director la Editorial Universidad Surcolombiana Gestor(a) Revista Gestor(a) Revista Gestor(a) Revista Aval Institucional Soporte inscripción a convocatoria. Soporte resultados convocatoria Carpeta archivo SOLICITUD DE ISSN PARA REVISTAS CIENTIFICAS Nº ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO 1. Aprobación Consejo Aval Consejo Facultad revista científica. Facultad Para dar inicio a la solicitud ISSN, la revista científica berá estar avalada por un Consejo Facultad, avalada por el Comité Producción, aprobada por el Comité Central Investigación, contar con el respaldo por lo menos dos (2) grupos investigación las diferentes disciplinas categorizados Comité Producción Acta Comité Producción

8 CÓDIGO MI-INV-PR-03 VERÓN 5 VIGENCIA 2017 Página Solicitud para acceso a plataforma la Biblioteca Nacional Colombia 3. Ingreso información en Plataforma Biblioteca Nacional Colombia 4. Asignación ISSN en Colciencias. La revista berá asumir los criterios exigidos por Colciencias. Una vez se tenga la aprobación como revista científica, el editor(a) revista be solicitar al Comité Producción Revistas Científicas, mediante oficio, la disponibilidad l personal encargado l manejo la cuenta institucional ante la Biblioteca Nacional Colombia, para que acompañe la actividad diligenciamiento l formulario online para solicitar la asignación este código. En cuanto el Comité Producción asigne la persona que acompañara la actividad diligenciamiento l formulario online para solicitar la asignación ISSN, se proce a ingresar a la plataforma diligenciando los datos requeridos. Es importante contar con toda la información solicitada por la Biblioteca Nacional Colombia (datos l editor, director, teléfono, correo electrónico, adjuntar un archivo en formato PDF tamaño o peso igual o inferior a 1 MB, en el que incluya el diseño la carátula, página legal o banra y la tabla contenido.) La información suministrada en el formulario online es responsabilidad l editor(a) o gestor(a) revista que la registra. Una vez la Biblioteca Nacional Colombia haga efectiva la asignación ISSN, Los Miembros l Comité Producción, podrán consultar mediante la plataforma el avance en el proceso asignación. Esta solicitud dura aproximadamente diez (10) días hábiles. Dicha asignación será informada por correo-e a la persona contacto la revista. Comité Central Investigación (COCEIN) Editor(a) Revista Comité Producción Gestor(a) Revista Biblioteca Nacional Colombia Comité Producción Acta Comité Central Investigación Aval l Grupo Investigación Oficio Solicitud Soporte registro solicitud generado por la plataforma Biblioteca Nacional Colombia Correo-e informando asignación ISSN

9 CÓDIGO MI-INV-PR-03 VERÓN 5 VIGENCIA 2017 Página OBSERVACIONES: Para el caso las revistas que no cuenten con corrector estilo, editor maquetador y corrector pruebas, el gestor revista pue optar por que el editor o editor sección se encargue la corrección estilo, maquetación y corrección pruebas, o bien permitir a estos asignar otra persona como corrector. El punto 6.3 Solicitud ISSN para revistas científicas solo aplica para revistas que estén en proceso creación ó para las revistas que no tengan aún asignado ISSN. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERON DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo Actualización documentos 04 Formato EV-CAL-FO-17 abril 2017 Actualización documentos 05 Formato EV-CAL-FO-17 noviembre Actualización documentos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ ANGELA MAGLIA RÍOS GALLARDO Vicerrectora Investigación y Proyección Social LINA FERNANDA PERDOMO MURILLO Profesional Apoyo CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGC

10 Inicio - Fin Proceso Decisión Documento Entrada datos Sistema Conector Página Información Subproceso 6.1 Diagrama Flujo Responsable Registro Inicio 1. Registro y envío propuesta artículo. Autor(a) Correo-e confirmación (Envío recibido) 2. Recepción, revisión y asignación propuesta artículo. Editor(a) ó Editor(a) Sección Correo-e notificación asignación. Correo-e notificación rechazo la propuesta artículo. Propuesta artículo rechazado y archivado Cumple? 3. Selección pares evaluadores (revisores) Editor(a) ó Editor(a) Sección Correo-e para solicitar su participación en la revisión como Par. Invitación a evaluar Acepta? 4. Evaluación propuesta artículo Par Evaluador (Revisor) Correo-e aceptación para participación en la revisión. Envío apreciaciones B 5. Recepción y revisión apreciaciones. Editor(a) ó Editor(a) Sección Correo-e solicitud al corrector estilo para realizar proceso corrección estilo. Vicerrectoría Investigación y Proyección Social Rechazado Requiere Cambios A C Aceptado Selección e Invitación Corrector Estilo 1 Correo-e notificación al autor(a) sobre la cisión editorial.

11 6.1 Diagrama Flujo Responsable Registro A Realizar cambios Autor(a) B Envío Cambios 1 C Acepta? D 6. Corrección Estilo Corrector(a) Estilo Correo-e notificación primer pasó la corrección estilo para autor(a) y editor(a) ó editor sección. Aprobado? Realizar ajustes texto Autor(a) Correo-e notificación corrección por parte l autor(a) Envío Ajustes Autor(a) Notificación Corrección Estilo al editor(a) ó editor(a) sección D Correo-e notificando que el trabajo corrección l artículo está terminado 7. Maquetación l artículo Maquetador(a) Correo-e solicitud maquetación Selección e Invitación a Editor Maquetación Editor(a) ó Editor(a) Sección Vicerrectoría Investigación y Proyección Social Acepta? Maquetación l artículo 2 Maquetador(a) Correo-e notificando que el trabajo maquetación l artículo está terminado

12 6.1 Diagrama Flujo Responsable Registro 2 Notificación Maquetación al editor(a) ó editor(a) sección Maquetador(a) 8. Corrección pruebas Corrector(a) pruebas Correo-e solicitud correcciones pruebas Selección e Invitación a Corrector Pruebas Editor(a) ó Editor(a) Sección Acepta? Realiza Corrección Pruebas Notificación Corrección Pruebas al editor(a) ó editor(a) sección Corrector(a) Pruebas Correo-e notificación corrección por parte l autor(a). Notificación Corrección Pruebas al autor(a) Realiza correcciones y notifica Autor (a) 9. Publicación Vol. y/o número Editor(a) ó Editor(a) Sección Número Publicado Vicerrectoría Investigación y Proyección Social

13 6.2 REGISTRO, ACTUALIZACIÓN E INSCRIPCIÓN A CONVOCATORIA DE INDEXACION DE REVISTAS CIENTIFICAS Diagrama Flujo Responsable Registro 1. Solicitar acceso para participación en convocatoria inxación Colciencias Comunicación oficial Correo-e 2. Ingresar y actualizar la información en los aplicativos InstituLAC y Publinx Gestor Revista Base datos digital Publinx actualizada 3. Solicitud Aval Institucional Director la Editorial Universidad Surcolombiana Aval Institucional Proceso verificación la información registrada en los aplicativos Publinx Aval Institucional 4. Inscripción la revista en la convocatoria inxación COLCIENCIAS Gestor Revista Soporte inscripción a convocatoria. 5. Consultar resultados revistas inxadas Gestor Revista Soporte resultados convocatoria Archivo documentación Gestor Revista Carpeta archivo Vicerrectoría Investigación y Proyección Social

14 6.3 SOLICITUD DE ISSN PARA REVISTAS CIENTIFICAS Diagrama Flujo Responsable Registro Consejo Facultad Aval Consejo Facultad 1. Aprobación revista científica Comité Producción Comité Central Investigación (COCEIN) Acta Comité Producción Acta Comité Central Investigación Aval l Grupo Investigación 2. Solicitud para acceso a plataforma la Biblioteca Nacional Colombia Editor(a) Revista Oficio Solicitud Vicerrectoría Investigación y Proyección Social 3. Ingreso información en Plataforma Biblioteca Nacional Colombia 4. Asignación ISSN Comité Producción Gestor(a) Revista Biblioteca Nacional Colombia Comité Producción Soporte registro solicitud generado por la plataforma Biblioteca Nacional Colombia Correo-e informando asignación ISSN