MANUAL DEL USUARIO DEL MÓDULO DE PARQUEADEROS

Transcripción

1 MANUAL DEL USUARIO DEL MÓDULO DE PARQUEADEROS TABLA DE CONTENIDO : 1- PARAMETRIZACIÓN 2- TABLA DE MENSUALIDADES 3- ATENCIÓN AL PÚBLICO (POS) 4- UTILIDADES VARIAS

2 1- PARAMETRIZACIÓN La instalación del programa y de la empresa, normalmente la efectúa personal especializado de Soft_station, sin embargo, si desea mayor ayuda al respecto, puede consultar el archivo en formato Word: \INTER\WORD\RESUMEN.DOC No olvide que debe tener todo el Hardware que va a emplear para configurarlo de acuerdo a la forma de operar. (Cajón monedero, Impresora Pos, Lectora de Código de Barras, Computador Etc ) Una vez instalada la empresa para entrar, haga clic en el icono (acceso directo INTER) Y aparece la primera ventana denominada Entrada a la Empresa

3 En esta ventana se puede observar en la tabla el código de la empresa y el nombre (En el ejemplo el código es PRK y el nombre Parking Estación Central) Digite la fecha de proceso (la fecha actual) en formato AAAA-MM-DD (año mes día) o haga clic en el botón F (Asignar la Fecha del Sistema a la Fecha de proceso contable) Haga clic en el botón Seguir:

4 Nota: Si desea saber el nombre de un botón se puede colocar el puntero del Mouse encima del mismo (sin hacer clic) y aparecerá la leyenda respectiva Luego aparece la pantalla de Control de Acceso al Sistema que le pide el nombre del usuario y la clave respectiva, debe digitar estos datos tal y como lo hizo cuando se creó el usuario. Para pasar a la pantalla siguiente, no olvide hacer clic en el botón Seguir (también puede pulsar la tecla de función 10 (F10) Aparece la pantalla de los menús del programa, en la parte izquierda se puede observar el botón o icono con las opciones principales para el manejo del mismo y en la parte superior y derecho de la pantalla se encuentran otros menús y opciones adicionales.

5 Si se hace clic en la opción Parametrización se pueden observar las opciones de parámetros por defecto y configuración general del Módulo de Parqueaderos. Campo: Emplea Alivio Pico y Placa: en ciertos parqueaderos, la forma de cobro por mensualidades no solamente aplica a un solo vehículo sino a todos los vehículos de un mismo dueño pero se maneja el concepto de espacio físico es decir que si el cliente entra otro vehículo, estando uno ya de su propiedad parqueado, al segundo vehículo si

6 se le cobra el parqueo normalmente, porque no está cobijado por el pago de la mensualidad y alivio pico y placa. Campo: Maneja Cortesías: Las cortesías es cuando se descuenta totalmente el valor del parqueadero, por ejemplo si se trata de una visita de negocios directamente con el parqueadero. Campo: Emplea Cliente Preferencial. Un cliente preferencial es aquel al cual se le puede efectuar un descuento de varios minutos. Por ejemplo en un centro comercial se acostumbra que los clientes que efectúen algunas compras se les descuente 60 minutos de parqueadero. Si desea mayor información, no olvide que pude pedir ayudas de la pantalla actual haciendo pulsando la tecla de función <F1> y aparecerá una ventana que permite consultar más información pertinente: Debe establecer correctamente los valores de la pantalla de Parámetros Parqueaderos, de acuerdo al la forma como desee que el sistema opere normalmente. El botón Tabla de Tarifas Máximas permite configurar el valor que se cobra por cada tipo de vehículo en un número de minutos específico

7 (En el ejemplo, se cobra por 780 minutos -13 horas- un máximo de $5.000 para el tipo de vehículo 1) Nota: Cuando entre a esta pantalla, no olvide guardar los cambios con <CONTROL> + <W> No olvide guardar los parámetros haciendo clic en el botón Guardar (Disquete) y salir con el botón Seguir.

8 5- TABLA DE MENSUALIDADES Si se van a trabajar mensualidades, se pueden configurar las placas y documento de identificación respectivos haciendo clic en la opción Mensualidades. Para ingresar una nueva placa a la tabla de mensualidades: - Digite en el campo Placas la placa del vehículo. - En el campo Nit: digite asterisco enter <*> - <ENTER> para crear, consultar, seleccionar el No. De identificación. Aparecerá una pantalla

9 En esta pantalla se pueden crear todos los terceros. Para crear un tercero, digite el Nit, El tipo de Identificación, el tipo de persona, si es persona natural, digite los apellidos y nombres y haga clic en el botón : Luego seleccione el sexo, el tipo de régimen. Puede opcionalmente digitar la dirección y el teléfono (comercial y/o residencial). Como tipo de relación seleccione Cliente. Si desea, puede digitar otros campos que considere necesario tales como Celular etc Una vez haya digitado toda la información necesaria, haga clic en el botón Guardar. Para buscar un tercero, digite el nombre (no necesita digitarlo todo) en el campo Buscar nombre.

10 También puede seleccionar un tercero o nit, haciendo doble clic en la tabla (en la columna nit) Luego debe digitar el valor de la mensualidad y establecer el estado (Puede ser Activo o Inactivo). No olvide guardar haciendo clic en el botón Guardar El nuevo registro queda guardado en la tabla respectiva Puede borrar una placa, seleccionándola y haciendo clic en el botón Borrar (Tijeras) Si no desea borrar una placa inactiva, en lugar de borrarla puede cambiar el estado de Activo a Inactivo (No olvide guardar los cambios / modificaciones respectivas). Cuando desee salir de la pantalla no olvide hacer clic en el botón Seguir. Nota de Advertencia Importante: El funcionamiento del programa depende de la forma como se encuentra parametrizado y configurado, por lo tanto se deben establecer correctamente los parámetros respectivos para evitar que el sistema funcione incorrectamente. No olvide que la configuración depende también del hardware que se emplee (Pos).

11 3- ATENCIÓN AL PÚBLICO (POS) Nota Importante: Siempre que entre al programa INTER_paciolo, verifique que la fecha y la hora del sistema (del computador) correspondan a la fecha y hora del Aplicativo. Si dichos datos no corresponden, se pueden genera errores que pueden desestabilizar la consistencia de los datos contables. Cualquier duda al respecto, favor consultar directamente con SOFT_station. Para entrar a la pantalla de atención al público, haga clic en la opción respectiva. Aparece una pantalla denominada Atención Al Público: Parqueaderos en la cual se puede interactuar para efectuar los procesos propios de entrada y salida de vehículos. No olvide que el sistema funciona con el reloj y calendario del sistema (Windows) por lo tanto debe mantener dicha función bien configurada, de lo contrario presentará erres de consistencia.

12 PARA INGRESAR UN VEHÍCULO: - Pulse la tecla de función <F3>. Esta tecla sirve para ubicar el puntero del Mouse en el campo PLACA, también puede colocar dicho puntero haciendo clic con en Mouse en el campo respectivo. - Digite la placa en el campo PLACA (Si es del caso haga clic o emplee la tecla tabulación para pasar de un campo a otro) - Si deja llaves, cambie dicho parámetro de N a S - Si desea puede digitar cualquier comentario pertinente en el campo COMENTAR - Haga clic en el botón Guardar (o pulse la tecla de función <F4> o si lo prefiere <CONTROL> + G

13 Ejemplo de una preimpresión de Tiquete de Entrada Una vez guardado, la placa aparecerá en la tabla (Parte izquierda de la pantalla)

14 PARA SACAR UN VEHÍCULO (FACTURAR E IMPRIMIR EL RESPECTIVO TIQUETE) Se debe digitar el No. De la placa del vehículo que va a salir. Puede emplear cualquiera de los siguientes tres métodos: 1- Digitar Directamente la placa (con el teclado) (No olvide ubicar el enfoque del puntero del Mouse en el campo PLACA o pulsar previamente la tecla de función <F3> 2- Leer la placa con lectora de código de barras. 3- Hacer doble clic en el campo Placa de la Tabla de Vehículos pendientes (parte izquierda de la pantalla) Una vez que se ha digitado la placa respectiva, aparecerá una pantalla con diferentes opciones: I (Facturar e imprimir) S (Facturar sin imprimir Factura) N (No facturar) C (Cortesía). Si se tiene autorización para emplear la opción, permite la salida de un vehículo sin el cobro respectivo puesto que el administrador o responsable del mismo autoriza su no cobro por cortesía. P (Imprimir entrada) - Imprime el tiquete de entrada pero no Factura Si se tiene configurado el sistema para que se observe la preimpresión, puede visualizarse una pantalla como la siguiente: * (Asterisco para Clientes Preferenciales) Si el sistema está configurado para manejar clientes preferenciales (que consiste en que a ciertos clientes se les descuenta un No. Determinado de minutos), puede indicarlo al momento de imprimir el tiquete mediante un asterisco (*)

15 PARA ELABORAR EL RECIBO DE INGRESO DE UNA MENSUALIDAD Active la carpeta Mensual (parte superior izquierda de la pantalla)

16 Aparece la tabla de mensualidades. En el campo Placa digite el dato respectivo, Digite también el periodo que va a facturar Periodo de pago Desde - Hasta (generalmente un mes); luego digite el valor que se va a recibir y si lo desea, digite un comentario. Para guardar e imprimir el recibo, haga clic en el botón (Guardar pago mensualidad) Nota Importante: No confunda el botón Guardar (Pago Mensualidad) con el botón Guardar Nuevo Registro (CONTROL G) que sirve para guardar la entrada de vehículos

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18 INFORMES Y REPORTES Para elaborar reportes y efectuar consultas, active la carpeta Reportes El sistema permite exportar a Excel los informes, para ello digite el nombre respectivo en el campo Nombre Archivo Excel (.XLS) Nota Importante: Para que se exporte a Excel se debe visualizar la preimpresión del informe y salir de ella. Todos los informes en formato Excel puede consultarlos en la carpeta ARCHIVO_ Para efectuar reportes, debe digitar el periodo en fechas (Desde- Hasta) y el periodo en horas (Desde Hasta ) (el formato de horas va de las 00:00:01 hasta las 24:00:00 (Horas: Minutos: Segundos) Luego haga clic en el informe que desea efectuar. No olvide que los informes normalmente no se pueden imprimir en una impresora POS debido a que generalmente los reportes se deben imprimir en hojas tamaño carta. Por ello se debe disponer de una segunda impresora o exportarlos a Excel para ser consultados / impresos posiblemente en otro computador.

19 CORRECCIONES: Normalmente para borrar o revertir entradas / salidas de vehículos se necesita de claves especiales debido a lo delicado que son estas opciones y por obvias razones por seguridad. Si usted dispone de dichos permisos y claves, puede borrar entradas y salidas de vehículos empleando la carpeta Correcciones: Debe colocar el motivo por el cual efectúa la reversión y digitar el No. Del registro respectivo. Si usted no dispone de los permisos respectivos, no podrá efectuar correcciones ni reversiones, y por lo tanto tendrá que acudir a otros métodos, tales como la colocación manual o en el sistema de comentarios, la elaboración de comprobantes adicionales etc

20 6- UTILIDADES VARIAS RECOMENDACIONES: Se recomienda muy especialmente efectuar las copias de seguridad respectivas, hacer el mantenimiento correspondiente al computador, utilizar UPS (Batería para evitar pérdida de información por caídas en el fluido eléctrico) y seguir en general las instrucciones de los manuales de usuario. Si desea mayor información sobre la elaboración de backup, consulte el documento RESUMEN.DOC sección : EL BOTÓN BACKUP No olvide que se recomienda la elaboración de copias diarias de seguridad internas y que dichas copias se deben efectuar en forma externa (Usb o preferiblemente Cd) por lo menos una vez por semana.

21 ANEXOS: Fuente: PF_C39 PF BARCODE39 (TRUE TYPE) Tipos de Recibos de Ingreso: NORMAL Es un recibo de una salida de placa normal. DIARIO Y OTROS Recibo de un pago de parqueo diario o cualquier otro concepto CORTESIA Recibo de Salida de Placa (Sin pago) por cortesía PREFERENCIAL Recibo de Salida de Placa de un cliente preferencial (Es posible que se Reciba dinero o no depende de los minutos preferenciales) MENSUALIDAD Recibo de Ingreso de un carro con placa por mensualidad SALIDA MENSUALIDAD Recibo de Salida de un carro con placa por mensualidad (No ingresa Dinero) ALIVIO PICO Y PLACA Recibo de Salida de un carro con placa por mensualidad y con Alivio de Pico y Placa (No ingresa Dinero) En el informe: se identifica por un carácter: N D C P M S A

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