Guía de Aplicación: Control de Correspondencia. Dirección de Planificación y Desarrollo CDEC SIC

Transcripción

1 Guía de Aplicación: Control de Correspondencia Dirección de Planificación y Desarrollo CDEC SIC Autor Departamento de Desarrollo y Gestión de Proyectos Fecha Mayo-2016 Identificador GdA-DPD-44 Versión 1.0

2 1.- ANTECEDENTES. 1.1 Objetivo. El objetivo de la presente guía es explicar el proceso de control de correspondencia del Departamento de Desarrollo y Gestión de Proyectos, el que de acuerdo a Decreto Supremo 291 Artículo 37 bis debe coordinar y garantizar las comunicaciones entre los titulares de nuevos proyectos de generación, transmisión o consumo, que aún no se hayan interconectado al sistema eléctrico respectivo, con los Coordinados e Integrantes del correspondiente CDEC, así como con las respectivas Direcciones Técnicas. 1.2 Antecedentes Normativos - Decreto Supremo 291 Artículo 37 bis. 1.3 Responsables y Funciones. 1. Coordinados o Desarrolladores: empresas coordinadas o desarrolladoras de proyectos que deben informar sus proyectos, o solicitar Cálculo de Capacidad técnica, Conexión al STT o Validación del proyecto de SubTransmisión. 2. Dirección de Planificación y Desarrollo (DPD): elaborar y mantener actualizado un catastro público con los nuevos proyectos de generación, transmisión o consumo, que aún no se hayan interconectado al sistema eléctrico respectivo, además de responder las solicitudes de conexiones de Coordinados o Desarrolladores. 1.4 Abreviaturas. NTSyCS : Norma Técnica de Seguridad y Calidad de Servicio 1.5 Control y Seguimiento. REV FECHA ELABORADO REVISADO APROBADO abril-2016 Verónica D Alencon Diego Pizarro G abril-2016 Verónica D Alencon Diego Pizarro G abril-2016 Verónica D Alencon Diego Pizarro G. SRyCT 44 Guía de Aplicación Control de Correspondencia 2

3 2.- DIAGRAMA. 44 Guía de Aplicación Control de Correspondencia 3

4 3.- DESCRIPCIÓN. 3.1 Entradas. - Carta informativa o de solicitud. 3.2 Salidas. - Carta de respuesta. 4.- ACTIVIDADES. 4.1 Actividad 1: Carta informativa / Solicitud Autoridades, Coordinados o Desarrolladores envían cartas informativas o solicitando algún tipo de información. 4.2 Actividad 2: Revisar correspondencia del sistema FAX Se revisa toda la correspondencia ingresada por el sistema FAX dirigida la DPD, revisión que permite la identificación de aspectos de acuerdo a funciones relacionadas con la DPD. 4.3 Actividad 3: Registrar carta en archivo de correspondencia DPD Se ingresan los datos de la carta de acuerdo al registro FAX aun un archivo Excel: - Número de carta - Fecha de carta - Fecha recepción - Empresa - A quien está dirigida - Asunto. 4.4 Actividad 4: Definir respuesta y responsable Dependiendo de la cantidad de cartas, se realiza reunión semanal o mensual, en donde se definen antecedentes, acciones a seguir y plazos de respuesta. Además se define un responsable encargado de preparar ésta. 44 Guía de Aplicación Control de Correspondencia 4

5 4.5 Actividad 5: Elaborar respuesta El responsable designado prepara la respuesta. La respuesta es revisada por el jefe de departamento, si está de acuerdo, pasa a la actividad 6, sino a la actividad Actividad 6: Modificar respuesta L En el caso que el jefe de departamento solicite cambios a la respuesta, el responsable realiza los cambios y se pasa a la Actividad 7, firma de carta. 4.7 Actividad 7: Firmar carta La carta de respuesta es firmada por el Subdirector de la Dirección de Planificación y Desarrollo. 4.8 Actividad 8: Envío de respuesta Una vez firmada, la carta es enviada al Desarrollador, Coordinado o Autoridad. 4.9 Actividad 9: Recepción de respuesta Se recibe un acuso de recibo por parte del Desarrollador, Coordinado o Autoridad. 5.- DOCUMENTACIÓN ASOCIADA. 1) Decreto 291, que regula los CDEC. 2) Información entregada por Desarrollador o Coordinado en carta 6.- RECURSOS. 1) Sistema FAX. 2) Planilla de Microsoft Excel. 3) Plantilla de carta de Microsoft Word. 44 Guía de Aplicación Control de Correspondencia 5