Facturación Electrónica

Transcripción

1 C a p í t u l o 17 Facturación Electrónica Este Capítulo describe cómo gestionar las operaciones facturación electrónica desde Sprinter y la consulta de los documentos almacenados en esprinter Cloud Contenido Consideraciones Preliminares Comprobantes de Pago Electrónicos 17-2 Resumen Diario de Boletas 17-3 Anulaciones 17-3 Proceso de Declaración 17-4 Proceso de Otorgamiento 17-4 Proceso de Declaración y Otorgamiento de Facturas 17-5 Proceso de Declaración y Otorgamiento de Boletas 17-6 Notas de Crédito 17-7 Notas de Débito 17-7 Homologación Solicitud de Homologación a SUNAT Creación de Usuario SOL secundario Registro de Certificado Digital Configuración Estructuras y Carpetas de Sprinter 17-9 Instalación y Registro de Librerías Configuración de Parámetros en Sprinter Actualización de Correos Electrónicos de Clientes Procesos Envío de CPE desde Facturación Envío de CPE desde Facturación Post-Venta Envío de CPE desde Facturación de Vehículos Envío de CPE desde Facturación Transportista Envío de CPE desde Guía Transportista Envío de Resumen de Boletas Envío de Comunicación de Baja Envío Masivo de los CPE Resumen de Contingencia esprinter - Cloud Acceso Cambio de Contraseña Consulta de los CPE 17-30

2 17-2 Facturación Electrónica en Sprinter Consideraciones Generales Comprobantes de Pago Electrónicos (CPE) El comprobante de pago electrónico (CPE) es un documento emitido, utilizando una herramienta informática autorizada, que acredite la transferencia de bienes, entrega en uso o prestación de servicios, calificado como tal por la SUNAT. Para distinguir los comprobantes de pago físicos de los electrónicos, se ha establecido una nueva estructura de la serie. Así mientras los comprobantes físicos cuentan con una serie numérica (por ejemplo: ), los comprobantes electrónicos cuentan con una serie alfanumérica (por ejemplo: F ). Las series para los CPE Nota de Crédito y Nota de Débito usarán la serie alfanumérica en función al tipo de documento que aplican o referencian. Archivos o formatos del comprobante: 1. Comprobante Electrónico CPE, formato XML 2. Representación impresa, es el CPE en formato PDF 3. Constancia de Recepción (CDR) es la respuesta de SUNAT, su formato es en XML

3 Facturación Electrónica en Sprinter 17-3 Resumen Diario de Boletas El emisor electrónico deberá enviar a la SUNAT el resumen diario el día en que se emitieron las boletas de venta electrónicas y las notas de crédito y débito electrónicas relacionadas o a más tardar hasta el sétimo día calendario siguiente. La SUNAT remitirá al emisor electrónico la Constancia de recepción del resumen diario con el estado que corresponda: ACEPTADA O RECHAZADA en este caso con la indicación del motivo del rechazo. Anulaciones 1. Anulación por Rechazo Se da cuando SUNAT rechaza un CPE y se tiene que considerar en el Registro de Ventas como ANULADO 2. Comunicación de Bajas, La comunicación de baja contiene la relación de información de aquellas facturas y boletas de venta electrónicas que si bien pueden haber sido generadas y numeradas por los sistemas del emisor electrónico, no han sido otorgadas al adquirente o usuario. En el caso de las facturas, aplica siempre que hayan sido informadas previamente a SUNAT, es decir que cuenten con un CDR ACEPTADO. Para el caso de las boletas de venta, la comunicación de baja puede ser utilizada para numeración de boletas de venta informadas o no a SUNAT. El plazo para realizar esta comunicación es: En el caso de factura electrónica, a más tardar 72 horas contadas a partir del día siguiente de la fecha consignada en el CDR (constancia de recepción) En el caso de boletas de venta electrónicas informadas mediante Resumen Diario, a más tardar 72 horas contadas a partir del día siguiente de la fecha consignada en el CDR (constancia de recepción) En el caso de boletas de venta electrónicas no informadas, a más tardar 72 horas contadas a partir del día siguiente de la fecha de generación 3. Con Nota de Crédito Se emiten respecto de los siguientes documentos: Una factura emitida en formato impreso o importado por imprenta autorizada, una factura emitida por SEE de facturas en SUNAT Operaciones en Línea o un ticket o cinta emitido por máquina registradora. Una boleta de venta emitida en formato impreso o importado por imprenta autorizada o un ticket o cinta emitida por máquina registradora. Los documentos autorizados contemplados en el Reglamento de Comprobantes de Pago, siempre que hayan sido emitidos en los casos en que puede emitirse una factura electrónica o una boleta de venta electrónica.

4 17-4 Facturación Electrónica en Sprinter Proceso de Declaración Es el proceso que realiza Sprinter para declarar los CPE a Sunat Proceso de Otorgamiento Es la entrega del CPE al Cliente Final

5 Facturación Electrónica en Sprinter 17-5 Proceso de Declaración y Otorgamiento de Facturas La declaración y otorgamiento de Facturas y Notas de Crédito y Débito asociadas a Facturas se resumen en el siguiente cuadro 1. Se emite la factura, en los sistemas del contribuyente de acuerdo al formato electrónico establecido por la SUNAT. 2. El emisor envía y/o entrega la factura electrónica a sus clientes (receptores) en formato electrónico a través de una página web, correo electrónico, servicio web, entre otros. El medio de entrega lo define el emisor. 3. Se debe enviar un ejemplar a la SUNAT en la fecha de emisión consignada en la factura electrónica o en la nota electrónica vinculada a la factura electrónica. El emisor tiene un plazo máximo de 7 días calendario contados a partir del día de emisión para hacer el envío, en la forma establecida en el anexo 6 de la Resolución de Superintendencia N /SUNAT. Ref: Art. 12 de la Resolución de Superintendencia N /2012, sustituido por el Art. 1 de la Resolución de Superintendencia N La SUNAT valida la información enviada y como resultado de ello, por el mismo medio en el que el emisor envió el comprobante de pago electrónico, envía una Constancia de Recepción CDR, la cual puede tener los siguientes estados: a. Aceptada: Si el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas. En este caso, el comprobante adquiere total validez tributaria. b. Aceptada con observación: Cuando el comprobante de pago electrónico cumple con las validaciones establecidas y por lo tanto, ya tiene validez tributaria, pero hay datos en el comprobante que, producto de una auditoría, podrían ser reparados. c. Rechazada: Si no cumple con las condiciones establecidas. En este caso, el comprobante de pago electrónico que se hubiera emitido, no tiene validez tributaria. El emisor tendrá que emitir una nueva factura electrónica corrigiendo los motivos por los cuales fue rechazado.

6 17-6 Facturación Electrónica en Sprinter Proceso de Declaración y Otorgamiento de Boletas La declaración y otorgamiento de Facturas y Notas de Crédito y Débito asociadas a Facturas se resumen en el siguiente cuadro 1. Se emite la boleta de venta a través de los sistemas del contribuyente de acuerdo al formato electrónico establecido por la SUNAT. El emisor entrega la boleta de venta electrónica a sus clientes (receptores). Esta entrega puede ser mediante una representación impresa del comprobante electrónico generado, de acuerdo a las características establecidas, o previo acuerdo con el cliente, a través de un medio electrónico: página web, correo electrónico, etc. 2. Debe enviar a la SUNAT un Resumen Diario con la información de las boletas de venta y sus notas asociadas, emitidas en un mismo día. (Ver Resumen Diario).

7 Facturación Electrónica en Sprinter 17-7 Notas de Crédito El emisor electrónico puede optar por emitir una Nota de Crédito Electrónica respecto de: Será emitida respecto de una FE (factura electrónica) que cuente con CDR aceptada otorgada con anterioridad. Una BVE (boleta de venta electrónica) otorgada con anterioridad. Los documentos autorizados contemplados en el Reglamento de Comprobantes de Pago, siempre que hayan sido emitidos en los casos en que puede emitirse una factura electrónica o una boleta de venta electrónica. Notas de Débito El emisor electrónico puede optar por emitir una Nota de Débito Electrónica respecto de: Será emitida respecto de una FE (factura electrónica) que cuente con CDR aceptada otorgada con anterioridad. Una BVE (boleta de venta electrónica) otorgada con anterioridad. Los documentos autorizados contemplados en el Reglamento de Comprobantes de Pago, siempre que hayan sido emitidos en los casos en que puede emitirse una factura electrónica o una boleta de venta electrónica

8 17-8 Facturación Electrónica en Sprinter

9 Facturación Electrónica en Sprinter 17-9 Homologación Solicitud de Homologación Manual de Autorización de SUNAT para generar la Solicitud de Homologación. - Seguir las indicaciones del manual. Tomar nota en la parte 2.6 donde se les asignará el set de pruebas Registro del Certificado Digital Manual de Homologación, se encuentra las pautas para: - Registrar el Certificado Digital Seleccionar el archivo CERTIFICADO.cer

10 17-10 Facturación Electrónica en Sprinter Creación o Habilitación de Clave Secundaria - Habilitar la Clave Secundaria. Tener en cuenta asignar privilegios para la opción Facturas Electrónicas Grandes Emisores para hacer el seguimiento del test de pruebas Luego de realizados estos pasos, enviar los datos del usuario secundario (usuario y contraseña) para proceder a ejecutar los casos del set de pruebas.

11 Facturación Electrónica en Sprinter Configuraciones Estructura y Carpetas de Sprinter Descripción de las carpetas de Sprinter para el uso de facturación electrónica Certificados, carpeta donde se va a colocar el certificado digital que se usará para la firma de los archivos XML. FirmaXml, carpeta donde se crean los archivos XML para su firma y posterior envío a los servidores de SUNAT. PDFXml, en esta carpeta se guardarán las representaciones impresas de los CPE QRXml, en esta carpeta se guardan los QR y código de barras que se generan de un archivo XML firmado estos archivos tienen extensión BMP SunatXml, en esta carpeta se guardarán los CDR recibidos de Sunat

12 17-12 Facturación Electrónica en Sprinter Instalación y Registro de Librerías Vamos a ir a la carpeta S:\ donde se encuentra el archivo actualiza_dll.bat y lo vamos a ejecutar. Dependiendo del nivel se usuario será necesario que se ejecute como administrador, para lo cual vamos a presionar clic derecho sobre el archivo actualiza_dll.bat y vamos a seleccionar Ejecutar como administrador Una vez realizado el registro nos va a devolver un mensaje diciendo que el módulo ha sido instalado correctamente. Si esto no fuera así entonces hacer lo siguiente: 1. Ir a la carpeta Sprinter de su equipo y: a. Copiar desde la carpeta S:\ los siguientes archivos: i. Actualiza_dll.bat ii. Config.fpw b. Crear una nueva carpeta con el nombre librerias. 2. Copiar en la carpeta datos que acaba de crear, desde la carpeta S:\librerias los siguientes archivos: a. Flexcell.ocx b. PDF417.dll c. Zxing.dll d. ChilkatAx win32.dll 3. Ejecutar desde la carpeta Spinter de su equipo el archivo actualiza_dll.bat como administrador

13 Facturación Electrónica en Sprinter Una vez realizado el registro nos va a devolver un mensaje diciendo que las librerías se copiaron y registraron correctamente. +

14 17-14 Facturación Electrónica en Sprinter Configuración de Parámetros en Sprinter 1 1. En la opción de Configuración de Sprinter seleccionar CPE 2. Datos de Emisor Aquí se llena los datos de la empresa así como del usuario secundario que se creó en el Portal de Sunat para facturación electrónica 3. Firma Digital Aquí se debe seleccionar la ubicación donde encuentra el Certidicado Digital (carpeta S:\Certificados) 4. Otros Parámetros Aquí se activa la funcionalidad de facturación electrónica en Sprinter: - Activar Facturación Electrónica, activar. - Tipo de Servidor, se debe seleccionar Producción - Procesamiento en Línea: o Cuando está activo, los CPE serán enviados a SUNAT inmediatamente al ejecutar la opción Guardar. o Cuando no está activado, los CPE deberán ser enviados a SUNAT desde la opción de Envío CPE 5. Envío Correo Electrónico Son los datos de la cuenta de correo electrónico desde donde se enviarán los documento XML y PDF al cliente final

15 Facturación Electrónica en Sprinter Actualización de Correos Electrónicos de Clientes En la sección contactos se debe agregar los datos del contacto que recibirá los documentos XML y PDF del comprobante de pago electrónico Es necesario activar la columna CPE, lo cual indica que es un contacto para recibir los CPE

16 17-16 Facturación Electrónica en Sprinter Procesos Emisión de CPE desde la opción de Facturación El proceso de registro de un comprobante de pago seguirá siendo el mismo que hasta ahora se viene realizando. Al momento de guardar el documento, y el parámetro Procesamiento en Línea está activado, Sprinter se encargará de realizar el proceso de envío del CPE a SUNAT que consiste en: - Generación del archivo XML - Firma del archivo XML - Envío del CPE a SUNAT - Recepción del archivo CDR de SUNAT - Generación del archivo PDF (representación impresa) - Envío por correo electrónico al cliente de los archivo XML y PDF - Subir a esprinter CLOUD los archivo XML, PDF y CDR Terminado el proceso, se observará que: 1. El ícono de archivos adjuntos indicará que se tiene archivos adjuntados

17 Facturación Electrónica en Sprinter En la pestaña Historial se verá la cronología ejecutada del CPE

18 17-18 Facturación Electrónica en Sprinter Emisión de CPE desde la opción de Factura Post-Venta El proceso de registro de un comprobante de pago seguirá siendo el mismo que hasta ahora se viene realizando. Al momento de guardar el documento, y el parámetro Procesamiento en Línea está activado, Sprinter se encargará de realizar el proceso de envío del CPE a SUNAT que consiste en: - Generación del archivo XML - Firma del archivo XML - Envío del CPE a SUNAT - Recepción del archivo CDR de SUNAT - Generación del archivo PDF (representación impresa) - Envío por correo electrónico al cliente de los archivo XML y PDF - Subir a esprinter CLOUD los archivo XML, PDF y CDR

19 Facturación Electrónica en Sprinter Emisión de CPE desde la opción de Facturación Vehículos El proceso de registro de un comprobante de pago seguirá siendo el mismo que hasta ahora se viene realizando. Al momento de guardar el documento, y el parámetro Procesamiento en Línea está activado, Sprinter se encargará de realizar el proceso de envío del CPE a SUNAT que consiste en: - Generación del archivo XML - Firma del archivo XML - Envío del CPE a SUNAT - Recepción del archivo CDR de SUNAT - Generación del archivo PDF (representación impresa) - Envío por correo electrónico al cliente de los archivo XML y PDF - Subir a esprinter CLOUD los archivo XML, PDF y CDR

20 17-20 Facturación Electrónica en Sprinter Emisión de CPE desde la opción de Factura Transportista El proceso de registro de un comprobante de pago seguirá siendo el mismo que hasta ahora se viene realizando. Al momento de guardar el documento, y el parámetro Procesamiento en Línea está activado, Sprinter se encargará de realizar el proceso de envío del CPE a SUNAT que consiste en: - Generación del archivo XML - Firma del archivo XML - Envío del CPE a SUNAT - Recepción del archivo CDR de SUNAT - Generación del archivo PDF (representación impresa) - Envío por correo electrónico al cliente de los archivo XML y PDF - Subir a esprinter CLOUD los archivo XML, PDF y CDR

21 Facturación Electrónica en Sprinter Emisión de CPE desde la opción de Guía Transportista - Paquetería El proceso de registro de un comprobante de pago, en la sección Datos Adicionales Datos Factura seguirá siendo el mismo que hasta ahora se viene realizando. Luego los CPE generados desde la Guía Transportista se enviarán a SUNAT desde la opción de Envío CPE, el mismo que se describe en la pág. 25 de este manual

22 17-22 Facturación Electrónica en Sprinter Envío del Resumen de Boletas Se debe procesar el Resúmenes de Boletas al final del día, luego que se haya verificado el registro de todos los documentos incluidas las notas de crédito y débito asociadas a boletas de venta. Si hay boletas que deben ser anuladas, éstas se anularán previamente antes de hacer el Resumen de Boletas Para procesar el Resumen de Boletas, hacer lo siguiente: 1. Dar clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Ingresar la fecha del Resumen de Boletas, 3. La glosa se llena automáticamente 4. Dar clic en el botón Procesar 5. Dar clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. El proceso de Resumen de Boletas generará los archivos XML, en el siguiente orden: - XML por las boletas de venta, si hubieran más de 500 boletas se generará tantos archivos XML por cada 500 boletas - XML para las notas de crédito y débito asociadas - XML por los documentos anulados 6. Para recuperar el archivo de respuesta de Sunat, dar clic en el botón RECUPERAR CDR, y se tendrá un archivo CDR por cada XML que se haya generado Imagen ejemplo de un resumen de boletas 6 Con el botón Víncular se puede observar los archivos XML y CDR generados en el proceso

23 Facturación Electrónica en Sprinter Emisión de Comunicaciones de Baja Las comunicaciones de baja son exclusivamente para facturas o notas asociadas a facturas. Para realizar una comunicación de baja, necesariamente el documento a dar de baja debió ser comunicado a Sunat previamente Para registrar una Comunicación de Baja hacer lo siguiente: 1. Dar clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Ingresar la fecha de la comunicación de baja 3. Ingresar el motivo por el cual se da de baja al o los documentos 4. Dar clic en el botón Insertar Detalle de la barra de herramientas 5. En la columna Código, seleccionar el cliente (F2 para buscar) 6. En la columna Referencia, seleccionar el documento que se desea dar de baja 7. Dar clic en el botón Guardar de la barra de herramientas 8. Para recuperar el archivo de respuesta de Sunat, dar clic en el botón RECUPERAR CDR 8

24 17-24 Facturación Electrónica en Sprinter Envío CPE Proceso de envío masivo de los CPE A través de este reporte se puede llevar el control de los CPE generados y enviados a SUNAT, las columnas de la sección Procesado muestran la información de la fecha de envío y la respuesta de SUNAT Para enviar en forma masiva los documento hacer lo siguiente: 1. Seleccionar el rango de Fecha 2. Seleccionar el Tipo de Documento, se puede seleccionar (Todos) 3. Dar clic en el botón Mostrar 4. Seleccionar el Tipo de Procesamiento: a. Envío SUNAT, con este procesamiento, el botón Procesar ejecutará el Envío de los CPE a SUNAT además se subir al portal y enviar el correo a l cliente. Sólo se ejecutará para aquellos documentos que aún no se envían b. Recuperar CDR, este tipo de procesamiento, es para aquellos documentos que se enviaron a SUNAT pero no se tiene el archivo de respuesta. c. Subir al Portal, para subir los documentos seleccionados al Portal web d. Enviar Correo, para enviar los documentos seleccionados al cliente e. Portal + Correo, ejecuta el Subir al Portal y Enviar Correo en conjunto 5. Entonces, en este caso seleccionar Envío CPE y marcar los documentos que se requiere enviar 6. Dar clic en el botón Procesar

25 Facturación Electrónica en Sprinter Resumen de Contingencia Este resumen contiene la información de aquellos comprobantes: facturas, boletas de venta, ticket, notas de crédito y débito emitidos en formatos físicos, ante la imposibilidad de emitirlos electrónicamente por causas no imputables al contribuyente, en cuyo caso, existe la obligación de remitir a la SUNAT este Resumen cada vez que ocurran eventos que lleven a aplicar el procedimiento de contingencia. Para generar el Resumen de Contingencia hacer lo siguiente: 1. Módulo Gestión de Ventas, opción Procesos\Registro de Contingencia 2. Dar clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas 3. Llenar los datos de Registro como se ve en la imagen, se debe realizar uno por día 4. Dar clic en el botón Procesar 5. Dar clic en el botón Guardar de la barra de herramientas 6. Finalmente dar clic en el botón Generar TXT (está en la parte inferior) En la carpeta S:\Documentos se guarda el archivo generado: " RF-YYYYMMDD- 99"

26 17-26 Facturación Electrónica en Sprinter Luego seguir los siguientes pasos: 1. Cargue el programa SUNAT-PEI. En el siguiente link puede descargar el ejecutable. 2. Ingrese sus datos RUC, usuario y clave SOL 3. Clic en el botón VALIDA Y ENVIAR 4. Seleccione el archivo que generó en Sprinter 5. Clic en el botón Validar

27 Facturación Electrónica en Sprinter Clic en el botón Enviar 7. Descargue sus declaraciones

28 17-28 Facturación Electrónica en Sprinter esprinter - Cloud Acceso Para acceder a los CPE de la nube de esprinter, abrir el navegador de su preferencia e ingresar a Iniciar sesión por primera vez utilizando su número de RUC como usuario y contraseña.

29 Facturación Electrónica en Sprinter Cambio de Contraseña Seleccionar Configuración / Editar Perfil, y luego dar clic en Cambiar Contraseña Ingrese su contraseña actual y luego digitar las contraseñas y dar clic en el botón Actualizar

30 17-30 Facturación Electrónica en Sprinter Consulta de los CPE