Capítulo 4. Planificar Mensajes Comerciales. Prof. María L. Moctezuma 10/06/2015

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1 Capítulo 4 Planificar Mensajes Comerciales Prof. María L. Moctezuma 10/06/2015

2 Objetivos Identificar cuatro principios básicos de la redacción comercial, resumir el proceso 3 x 3 y explicar cómo este proceso ayuda al escritor. Reconocer los componentes de la primera fase del proceso de escritura (prescritura), analizar el propósito, anticipar la audiencia, seleccionar el mejor canal y considerar como adaptar el mensaje al receptor. Aplicar efectivamente el punto de vista tú para beneficiar a la audiencia y utilizar lenguaje conversacional, pero profesional. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 2

3 Objetivos Emplear efectivamente un tono cortés y positivo, lenguaje sin discrimen, expresiones simples y vocabulario vigoroso. Entender el enfoque en proyectos colaborativos y cuáles herramientas de apoyo existen para la escritura en equipo. Resumir las responsabilidades legales y éticas de la comunicación comercial en las áreas de seguridad, inversiones, mercadeo, recursos humanos y leyes de derechos de autor. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 3

4 Qué es redacción comercial? 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 4

5 Proceso de Escritura Guffey 3-x-3 Analiza Anticípate Adapta Prescritura Redacción Investiga Organiza Compone Edita Coteja Evalúa Revisar Los pasos se pueden alterar, abreviar o repetir. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 5

6 Programar el Proceso de Escritura Tiempo estimado a dedicar a cada fase del proceso de escritura Prescritura (pensar y planificar) 25% Revisar (45% revisando y 5% cotejando) 50% Redactar (organizar y componer) 25% 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 6

7 Elegir el Mejor Canal para un Mensaje Cuan importante es el mensaje? Cuánta retroalimentación se requiere? Con qué rapidez se necesita la retroalimentación? ? Mensaje instantáneo? Carta? 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 7

8 Elegir el Mejor Canal para un Mensaje Es necesario un récord permanente? Cuánto se puede gastar? Cuan formal es el mensaje? Cuan sensitivo o confidencial es el mensaje? Memo? Mensaje de voz? 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 8

9 Teoría de la Riqueza del Medio Describe la extensión en la cual un canal o medio recrea o representa la información expuesta en el mensaje original. Especifica que el medio más rico, como una conversación cara a cara, permite más interacción y retroalimentación. Especifica que el medio menos indicado, como un informe o propuesta, presenta el mensaje de forma unidimensional. Especifica que el medio más rico permite al remitente proveer más claves verbales y visuales y adaptar el mensaje. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 9

10 Teoría de la Riqueza del Medio Blog Seleccionando Canales de Comunicación Canal Uso Cuando una persona necesita presentar información digital a otros. Conversaciones presenciales Reuniones presenciales Cuando necesitas feedback, pero no inmediatamente. La falta de seguridad lo hace problemático para mensajes personales, emocionales o privados. Cuando necesitas un medio rico e interactivo. Se usa para mensajes persuasivos, personales y malas noticias. Cuando decisiones y consenso son importantes. Es ineficaz para solo distribuir información. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 10

11 Teoría de la Riqueza del Medio Fax Seleccionando Canales de Comunicación Canal Mensajes instantáneos Cartas Uso Cuando el mensaje debe cruzar zonas de horarios o fronteras internacionales, cuando es significativo un récord por escrito o la rapidez es importante. Cuando estás en línea y necesitas una respuesta rápida. Es útil para conocer cuando alguien está disponible para una conversación telefónica. Cuando se requiere formalidad o mantener un récord por escrito, especialmente con clientes, el gobierno, suplidores u otra organización externa. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 11

12 Teoría de la Riqueza del Medio Seleccionando Canales de Comunicación Memo Canal Llamada telefónica Informes o propuestas Uso Cuando se requiere récord por escrito para explicar políticas, discutir procedimientos o recopilar información dentro de la organización. Cuando necesitas hacer llegar o recopilar información, rápidamente, cuando no es importante la comunicación no verbal y cuando no conocemos personalmente a alguien. Cuando hay que entregar cantidades de datos interna o externamente. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 12

13 Teoría de la Riqueza del Medio Seleccionando Canales de Comunicación Canal Mensajes de voz Video-audioconferencia Wiki Uso Cuando se desea dejar información importante o rutinaria que el receptor puede responder a conveniencia. Cuando las decisiones y el consenso grupal es importante, pero algunos miembros del grupo están dispersos geográficamente. Cuando hay que hacer disponible información digital a otros. Es útil para colaboración porque los participantes pueden añadir, remover y editar el contenido fácilmente. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 13

14 La Internet ha aumentado la necesidad de destrezas sólidas de redacción. Muchos negocios ayudan a los clientes con chats en tiempo real, los cuales requieren representantes de venta que puedan escribir respuestas claras, concisas, conversacionales y correctas. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 14

15 Técnicas para crear un tono positivo en el mensaje. Enfoca los beneficios a la audiencia. Por ejemplo, la garantía comienza para usted inmediatamente. Cultiva el punto de vista del receptor. Por ejemplo, su cuenta ya está abierta. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 15

16 Técnicas para crear un tono positivo en el mensaje. Sea conversacional, pero profesional. Por ejemplo, su informe está bien escrito, en vez de, su informe es totalmente genial Exprese los pensamientos positivamente. Por ejemplo, usted estará feliz de, en vez de, no se lamentará de 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 16

17 Técnicas para crear un tono positivo en el mensaje. Sea cortés. Por ejemplo, por favor, complete el informe, en vez de, tiene que completar el informe! Esfuércese en utilizar lenguaje sin prejuicios; evite prejuicios por género, raza, edad o incapacidad. Por ejemplo, trabajadores de oficina, en vez de, las chicas de la oficina 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 17

18 Técnicas para crear un tono positivo en el mensaje. Use lenguaje simple y palabras familiares. Por ejemplo, salario y no remuneración Emplee palabras precisas, vigorosas. Por ejemplo, envíeme el fax, en vez de, contácteme 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 18

19 Desarrollar los beneficios del lector a base del punto de vista tú Yo y Nosotros Nos place anunciarle un acuerdo que hicimos con HP que nos permite ofrecer impresoras con descuento en la tienda de los estudiantes. Tú El acuerdo con HP te permite a ti y a otros estudiantes adquirir impresoras con descuento en tu tienda de estudiantes. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 19

20 Desarrollar los beneficios del lector a base del punto de vista tú Yo y Nosotros Estamos haciendo un reembolso. Tengo unas preguntas de las cuales quiero feedback. Tú Recibirá un reembolso. Porque su opinión es importante, por favor, conteste algunas preguntas. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 20

21 Fases para el Proceso de Escritura en Grupo Fase 1 Prescritura Los miembros trabajan en unión para determinar el propósito, audiencia, contenido y organización. Fase 2 Redacción Los miembros trabajan separadamente. Fase 3 Revisión Los miembros trabajan juntos para sintetizar, pero una sola persona podría hacer el cotejo final. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 21

22 Adaptarse a Responsabilidades Legales y Éticas Cuando comuniquemos datos de inversión, evite información engañosa, exageraciones y medias verdades. Cuando comuniquemos información preventiva, advierta a los consumidores de los riesgos en un lenguaje claro y simple. Cuando comuniquemos datos de mercadeo, evite aseveraciones que anuncien precios inexactos, capacidad de ejecución, calidad u otras características falsas del producto. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 22

23 Adaptarse a Responsabilidades Legales y Éticas Presuma que todo tiene derechos de autor. Entienda que los ítems de Internet NO son de dominio público. Observe las restricciones en el uso. 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 23

24 Factores de Prueba para Evaluar el Uso Justo Propósito y carácter del uso Se utilizará o no el ítem con propósitos de lucro? Naturaleza La información, es del trabajo con derechos necesaria para el bien de autor público? $ 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 24

25 Factores de Prueba para Evaluar el Uso Justo Cantidad sustancial de la porción usada La cantidad a ser copiada, de un trabajo extenso es pequeña o es una porción sustancial de un escrito breve? Efecto potencial en el mercado o Interfiere el uso justo con las valor del trabajo ganancias potenciales del con derechos de autor del original? $ autor 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 25

26 Cómo asegurar el uso justo? Pregunta Cómo puedes estar siempre a salvo? Contestación Pide permiso! 10/06/2015 Guffey, M. E. y Loewy, D. (2011). Business Communication Process & Product. Cap. 4, pág. 26